改進文書檔案管理，迎合醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展

張艷艷

摘 要：在醫(yī)院管理過程中，檔案管理工作非常重要。如何科學地結(jié)合信息化管理方法和技術(shù)合理管理醫(yī)院文書檔案、醫(yī)院檔案又如何為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務，是當前醫(yī)院管理者努力探索的熱點問題。本文針對目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出解決和改進的對策，并對醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理進行一番探討，以期促進醫(yī)院的檔案管理更加符合現(xiàn)代化醫(yī)院管理的進程。

關(guān)鍵詞：改進;檔案管理;迎合;醫(yī)院發(fā)展

引言

醫(yī)院文書檔案屬于醫(yī)院主要文件資料，記載著醫(yī)院重大活動及事件，是檔案管理中的主要部分。目前，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，文書檔案在醫(yī)院管理中也具有重要的作用，強化文書檔案管理，也能夠促進醫(yī)院現(xiàn)代化的持續(xù)發(fā)展。在實際文書檔案管理過程中，因為對于檔案管理沒有足夠的重視，從而導致檔案管理工作存在部分問題。實現(xiàn)文書檔案科學管理，充分發(fā)揮檔案資源中的作用，從而實現(xiàn)醫(yī)院的良性發(fā)展。

1 當前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度的不健全

據(jù)了解，有部分醫(yī)院檔案管理制度僅設(shè)置在醫(yī)院辦公室，其他職能科室設(shè)有該科室應承擔的相關(guān)職能制度，無檔案管理制度。并且在醫(yī)院目標管理考核方案中，也沒有將檔案管理納入目標考核，檔案管理監(jiān)管不嚴，易降低檔案的收集率。

1.2專業(yè)知識水平較弱

大部分檔案管理人員對文書檔案質(zhì)量管理的意識不強，滿足于收集、整理、查詢利用等常規(guī)性工作，沒有真正思考如何提升業(yè)務質(zhì)量。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員的兼職現(xiàn)象較為普遍，未接受專業(yè)檔案培訓的人員較多，雖然近年來隨著檔案專業(yè)人才的引進緩解了這一壓力，但實踐經(jīng)驗匱乏也是新進專業(yè)人才的短板。

1.3檔案的存放保管條件有限

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。醫(yī)院的病歷檔案由專門科室管理，財務檔案由財務科管理、其它基建、后勤、科研、黨務、行政等檔案由辦公室統(tǒng)一管理，各自制訂過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，檔案資料以紙質(zhì)、人工歸檔方式實行的保密制度和措施，與當前飛速發(fā)展的信息化管理不相適應。

2 探討醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的幾點建議

2.1創(chuàng)新管理意識，提高服務質(zhì)量

理念決定成果，為了保證醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的目標達成，首先要從理念建設(shè)入手。院方要對內(nèi)部各個部門、各個崗位乃至每名員工的意識進行創(chuàng)新，特別是對文書檔案管理人員，更要積極開展理念創(chuàng)新教育，才能確保文書檔案管理人員的工作理念得到革新，確保相關(guān)工作得到確切落實，有效提升醫(yī)院文書檔案管理的水平。為達成目標，院方可以借助管理創(chuàng)新經(jīng)驗分享以及技術(shù)創(chuàng)新講座去培養(yǎng)管理人員的管理創(chuàng)新意識，并且融入第三方審核的方式，確保文書檔案管理體系得到全面的監(jiān)管，并且在實際工作過程中嚴格落實獎懲，嚴格遵照法規(guī)行事，不可姑息徇私舞弊的行為，以確保內(nèi)部的管理體系優(yōu)化，這是必要的一步。

2.2創(chuàng)建完善文書檔案管理制度

醫(yī)院文書檔案管理要求相應管理制度支撐，使醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院管理目標中，醫(yī)院領(lǐng)導人員要重視醫(yī)院檔案管理，要求各醫(yī)院科室相互配合，使工作過程中的問題能得以解決，為檔案管理工作人員提供物力及人力支持。另外，醫(yī)院要對檔案管理人員管理理念改變進行引導，創(chuàng)新傳統(tǒng)理念，具備先進檔案管理理念。醫(yī)院引導檔案管理人員能夠與時俱進，不能夠只是重視管理忽視服務，要求具備高度服務意識。檔案管理人員還要正視工作過程中所遇到的問題，并且制定有效解決對策，實現(xiàn)服務及管理創(chuàng)新，從而使基于信息化管理的檔案管理工作能夠為醫(yī)院及社會提供豐富及便捷的服務。

2.3創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質(zhì)

管理人員隊伍是管理工作的主體，決定著管理工作的質(zhì)量，醫(yī)院文書檔案管要想真正得到創(chuàng)新必須從人入手，才能夠真正達成管理目標，確保文書檔案的整體安全性。首先，要從專業(yè)意識入手去開展思想建設(shè)，通過思想教育講座、經(jīng)驗分享等教育形式，確保管理人員具備嚴謹認真、誠實守信的工作意識，擺正工作態(tài)度，充分重視這項工作。其次是必須要進一步培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)應用能力，要開展信息技術(shù)講座，確保管理人員能夠合理利用信息技術(shù)去管理相關(guān)文書檔案。在實際工作過程當中，要確保逐步實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的智能化、信息化、先進化，醫(yī)院必須要確保以當前的工作需求去開展信息化的教育，融入當前應用最廣泛的信息化技術(shù)，以此促進管理人員素養(yǎng)的提升。此外要積極組織管理人員開展技術(shù)交流，分享實際的工作成果與經(jīng)驗，這是未來開展工作的主要依據(jù)。要確保工作質(zhì)量，這是必要的過程，是不可忽視的重要環(huán)節(jié)，特別是對于文書檔案管理人員來說，以上所談及的必備素養(yǎng)培養(yǎng)是重要且必要的，對于其管理工作成果影響重大。

2.4加大醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量保障力度

根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理的需要，加大醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的人、財、物的投入力度。首先，根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理數(shù)量及質(zhì)量，加大檔案專業(yè)人才的引進力度。在各業(yè)務科室設(shè)立1名專門的文書檔案兼職人員，專職做好文書檔案資料的收集，尤其是前期文書檔案質(zhì)量的把關(guān)工作，嚴把文書檔案收集的入口質(zhì)量關(guān)。其次，要加大文書檔案管理所需的儀器、設(shè)備的資金投入力度，增添計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機等文書檔案信息化管理所需的儀器設(shè)備，改善醫(yī)院文書檔案保管場所的環(huán)境建設(shè)。此外，要加快文書檔案管理的數(shù)字化、信息化進程，通過現(xiàn)代信息技術(shù)保障文書檔案管理的制度化、標準化。建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，提升文書檔案管理的自動化水平。加強文書檔案管理系統(tǒng)的定期殺毒及系統(tǒng)升級，完善文書檔案管理系統(tǒng)功能。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理工作，出臺相應的管理制度，嚴格執(zhí)行文書檔案管理流程規(guī)范和標準要求。

結(jié)語

綜合上述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要依據(jù)，隨著信息化和科技技術(shù)的進步，醫(yī)院管理手段的不斷進步，檔案管理必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的管理模式的轉(zhuǎn)變，適應電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要，發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，為醫(yī)院發(fā)展壯大提供積極的保障作用。

參考文獻

[1]吳儼明.醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理方法初探[J].祖國，2017（18）：96.

[2]陳海英.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：123.

[3]陳復霞.淺談醫(yī)院文書檔案收集工作的意義和原則[J].中國經(jīng)貿(mào)導刊，2015（8）：52—53.

（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）