中小型制造企業(yè)內(nèi)部采購信息流管理及相關(guān)工具設(shè)計

付敏，吳艷，張偉娜

（中廣核研究院有限公司北京分公司，北京 100086）

1 采購業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部扮演的角色

采購業(yè)務(wù)在企業(yè)中是保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，保持企業(yè)持續(xù)成本化，確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量滿足客戶需求，實現(xiàn)企業(yè)存貨投資和損失的最小化，提高公司的盈利水平和競爭地位的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點。采購工作涉及收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等，這些采購工作過程正是與企業(yè)內(nèi)部需求部門以及外部的供應(yīng)商共同合作而滿足各方需要的過程，那么作為一個企業(yè)內(nèi)外部溝通的樞紐，采購信息流的正確順暢傳遞顯得尤其重要，若信息傳遞過程中存在斷點信息，必然會出現(xiàn)組織間矛盾重重，影響項目進度，信息無法溯源，產(chǎn)生大量的核對工作。

2 中小型制造企業(yè)采購組織內(nèi)部信息傳遞過程存在的問題

沒有適合企業(yè)的軟件工具。隨著供應(yīng)鏈管理被國內(nèi)各大企業(yè)青睞，有些企業(yè)已開始購買并使用ERP系統(tǒng)，MDM公共數(shù)據(jù)編碼平臺等物流信息系統(tǒng)，起到了一定的信息化管理作用，但受各種條件的制，這些系統(tǒng)也存著不同的問題。比如有些大型企業(yè)引進了管理系統(tǒng)軟件，軟件的設(shè)計是站在集團的高度進行設(shè)計，而每個成員公司因業(yè)務(wù)不同存在著個體差異，加之平臺使用上存在人工配合的問題，使得軟件平臺使用的模塊并不能惠及所有成員公司的所有采購業(yè)務(wù)，某些工作還必須維持原有的工作模式，這樣就造成了信息共享不完全，不徹底的現(xiàn)狀。而有些中小企業(yè)由于資金問題無法引入這些軟件實現(xiàn)信息共享。

采購工作運轉(zhuǎn)效率低，對于采購品種繁多，采購頻率高，數(shù)量大的制造型中小企業(yè)，經(jīng)常發(fā)生原材料不能及時供應(yīng)容易出現(xiàn)整臺設(shè)備等個別零部件的停工待料現(xiàn)象，這種情況很難提前預(yù)警。由于原材料供應(yīng)不上造成拖期不僅使中小企業(yè)遭受拖期罰款的經(jīng)濟損失，而且給中小企業(yè)的聲譽造成很嚴重的影響。在采購信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象，各部門間存在溝通壁壘，扯皮現(xiàn)象嚴重。

3 企業(yè)內(nèi)部采購信息流整合

企業(yè)內(nèi)部的信息流主要包括企業(yè)內(nèi)原材料、半成品、產(chǎn)成品物流以及生產(chǎn)過程物流和與之相關(guān)的物流成本核算所產(chǎn)生的信息流動；企業(yè)間的信息流主要包括企業(yè)間訂貨、收貨、發(fā)貨、中轉(zhuǎn)、代理以及核算等活動所產(chǎn)生的物流信息。企業(yè)內(nèi)部采購整合的信息是采購業(yè)務(wù)連接各組織和供應(yīng)商各方的溝通載體，采購物項就是通過信息流這條紐帶將供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部各組織集成起來，供應(yīng)鏈中各個階段準確的信息是企業(yè)決策的有力支持和依據(jù)，能有效降低企業(yè)運作中的不確定性，提高采購過程中的反應(yīng)速度。

本文所述的企業(yè)內(nèi)部信息流主要是以項目采購訂單為驅(qū)動，刺激采購、入庫、制造、倉儲、對賬等一系列動作并如實記錄其相關(guān)信息的過程，實現(xiàn)信息流的不間斷流動，同時保證企業(yè)資金良性運轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)部采購信息流整合正是指將企業(yè)內(nèi)部的信息和部分外部可用信息串聯(lián)在一起為公司內(nèi)部各部門共享。

4 設(shè)計適合企業(yè)的信息共享工具

在中小企業(yè)中的采購工具無論是大型還是小型，無論是購買還是自行設(shè)計均需以不增加工作量，適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)，直觀發(fā)現(xiàn)問題等為原則開展，這樣鏈條上各種角色的人員才能夠積極配合，達到共同加快采購生產(chǎn)速度的目的。同時，為了規(guī)避大型軟件系統(tǒng)中存在的使用上的問題，需要對中小型企業(yè)內(nèi)部的采購流程，庫房入庫流程，支付流程，程序規(guī)定均有清晰的了解并能站在整個信息鏈路角度思考工具設(shè)計問題。本文提出了一種用VBA編程的方式設(shè)計EXCEL表格工具，該工具不僅可以減少每個環(huán)節(jié)的工作量，而且可以使信息流鏈條上每個人均能時時清晰獲知自己想要的信息，僅僅需要鏈條上各角色的人員配合使用。

4.1 物料信息工具設(shè)計

為了保證采購信息流中的組織和個人能夠直觀時時得到想要的信息，需要將時間信息轉(zhuǎn)換成直觀的文字信息，并組織信息流上的相關(guān)人員共同維護基礎(chǔ)信息，用excel編程的方式轉(zhuǎn)換成文字信息。在進行信息維護時需要人員進行錄入，為了減少錄入的工作量，本文用VBA編程的方式設(shè)計excel，使得維護人員僅需一個按鍵就可以完成相關(guān)工作。

按實際到貨及入庫情況進行信息維護后，在另一個sheet頁面可非常直觀地查看物料位置，跟催狀態(tài)，物料在采購組、在供應(yīng)商處、到貨在庫房停留的時間等信息.

4.2 支付環(huán)節(jié)的信息流工具設(shè)計

采購組還有一項工作就是支付環(huán)節(jié)，采購組每天均會接收很多發(fā)票，按照企業(yè)內(nèi)部要求，同一物項的資金支付需要發(fā)票和入庫文件，合同文件等文件信息同時具備時方可開展支付流程，而且每一個項目均在不同的時間點出現(xiàn)，這就造成了采購組每天都會接收到毫無關(guān)聯(lián)的碎片信息，為了更快速和直觀地發(fā)現(xiàn)哪些訂單滿足支付條件并快速定位該訂單的位置，本文提出了一種快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到發(fā)票和支付文件時均對其進行編號，并將信息錄入到excel表格中，以共有信息為基準公式自動找出發(fā)票對應(yīng)的文件信息。

4.3 BOM表統(tǒng)計與跟蹤工具

為項目物料統(tǒng)計工具，庫房管理人員可以在接到項目上確認的全部物料下單完成的通知，一鍵完成項目物料的統(tǒng)計，工具上可直觀地看到項目中任何一項物料是在采購階段還是在庫房，若在庫房，那么這項物料所在的位置號可直接顯示出來。最終可實現(xiàn)項目從BOM到產(chǎn)品的自動流轉(zhuǎn)。

表1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)優(yōu)化用時對比

5 結(jié)論

通過調(diào)研，我國中小生產(chǎn)企業(yè)數(shù)量眾多，采購物項存在種類繁雜、批量小、多批次等特點，若要提高企業(yè)的經(jīng)營效益，增強中小企業(yè)的市場競爭力，勢必需要提高采購效率，共享采購信息，達到企業(yè)快速運轉(zhuǎn)并滿足客戶的需求。適當(dāng)?shù)墓ぞ呤沁_到這一效果的有效途徑，工具的引進與設(shè)計因企業(yè)而異，不可一概而論，還需要從企業(yè)的實際情況出發(fā)來考慮。