論述高校辦公自動化現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

曹春良

（云南省普洱市職業(yè)教育中心 云南普洱 665000）

論述高校辦公自動化現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

曹春良

（云南省普洱市職業(yè)教育中心 云南普洱 665000）

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，人們的生活和學(xué)習(xí)獲得了極大的便利，本文對辦公自動化進行了闡述，分析了當(dāng)前高校辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，并針對性的提出其中存在的一些問題和解決方法，希望能對高校的自動化辦公起到積極地作用。

辦公自動化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢

一、辦公自動化概述

1.辦公自動化的概念

辦公自動化簡稱OA，是一種將計算機網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來的新型辦公方式，通俗意義上來講就是在傳統(tǒng)辦公室里由人主導(dǎo)的作用下，采用各種新設(shè)備、新機器及新技術(shù)進行辦公的技術(shù)。辦公自動化的實現(xiàn)，可以優(yōu)化現(xiàn)有的組織管理體系，提高協(xié)同辦公效率，增強決策的一致性。

2.辦公自動化的發(fā)展

我國的辦公自動化開始了大約只有三十多年的時間，它是從1985年開始起步的，到如今可大體分為三個階段。第一階段是準備階段，在此階段是進行設(shè)備的引進和技術(shù)的交流，實現(xiàn)了最基礎(chǔ)的文件管理和檔案管理等，并培養(yǎng)了一批可進行實踐操作的專業(yè)人士；第二階段是實施階段，在此階段辦公自動化逐漸被應(yīng)用到一些重要部門，例如公安、鐵路及銀行等，辦公自動化在應(yīng)用的過程中，也在不斷的進行探索創(chuàng)新，而且還出現(xiàn)了一大批專業(yè)性的人才，使我國的自動化辦公事業(yè)更上一層樓；第三階段是發(fā)展階段，伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展、科技的進步，辦公自動化技術(shù)已相當(dāng)?shù)某墒?，而且也被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。但是總體來說，我國的辦公自動化水平與發(fā)達國家相比還是有很大差距的，所以，我們還需要進一步的探索創(chuàng)新，為辦公自動化的發(fā)展提供一個新的平臺。

二、高校辦公自動化的現(xiàn)狀

在我國經(jīng)濟發(fā)達的今天，辦公自動化已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，現(xiàn)以我國高校辦公自動化為例來分析我國辦公自動化的現(xiàn)狀。

我國大部分高校采取的辦公形式是傳統(tǒng)辦公與自動化辦公相結(jié)合，目前來看，學(xué)校里像為學(xué)生批改作業(yè)、試卷等一部分工作還是需要老師親手來完成的，雖然早早就出現(xiàn)了填圖答題卡等方式可減輕老師的一部分負擔(dān)，但是像除了選擇題之外的題目還是不能實現(xiàn)自動化辦公，另外自動化辦公在學(xué)校里面還沒有被人們完全接受，這也是使人們困擾的一個現(xiàn)狀。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，近幾年也逐漸出現(xiàn)了在家辦公的現(xiàn)象，老師學(xué)生們可以不出家門，就可以進行上課考試等活動，方便快捷，當(dāng)然這種方式也需要學(xué)生極大的自覺能力。如今各大高校都開設(shè)了計算機課程，同學(xué)們可以進行基礎(chǔ)的自動化軟件的學(xué)習(xí)，同時學(xué)校還積極開展學(xué)生自主創(chuàng)新活動，為辦公自動化的發(fā)展提供了一個新的平臺。目前，國家也大力支持辦公自動化的發(fā)展，加大了資金的投入用于實現(xiàn)更高級的辦公自動化，另外，辦公自動化現(xiàn)不僅僅能在計算機上實現(xiàn)，還逐漸延伸到平板電腦、智能手機等更加方便快捷的設(shè)備上進行操作，使辦公自動化更加多樣化。

三、高校辦公自動化存在的問題及解決方法

1.辦公自動化的安全性

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，雖然辦公自動化的實現(xiàn)給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是近幾年來正因為科技的發(fā)展，使得不少不法分子乘虛而入，像電腦黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等嚴重影響了高校的辦公質(zhì)量，給高校帶來了嚴重的威脅，一些重要的數(shù)據(jù)文件經(jīng)常被盜取、損壞，試題的泄露、成績的被改已成為高校辦公自動化安全性的一大威脅。因此，加強學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全管理，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)盡量單獨使用極其重要。

2.辦公人員技術(shù)缺乏

高校辦公作為一個大系統(tǒng)，看似簡單，實則復(fù)雜，辦公自動化需要能對自動化軟件進行熟練操作的技術(shù)人員，但是在具體的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)校管理人員只是能對軟件進行一些簡單基礎(chǔ)性的操作，并沒有進行深入的學(xué)習(xí)，因此，學(xué)校辦公人員的專業(yè)素質(zhì)和文化水平都需要進一步的提高。

3.辦公軟件復(fù)雜

不少辦公人員反應(yīng)，自動化辦公軟件內(nèi)容復(fù)雜，在實際操作中能應(yīng)用到的功能很少，好多功能都不大用到，在學(xué)校里面此類情況也大有所在，過多的功能反而使辦公人員不知道如何下手，嚴重影響了辦公的效率，所以，簡化一些不常用的內(nèi)容可以緩解此類問題的發(fā)生。

4.辦公自動化管理不足

辦公自動化的實現(xiàn)使得辦公環(huán)境發(fā)生了重大的改變，如果管理不妥當(dāng)，大部分辦公人員很可能會做一些與辦公無關(guān)的事情，例如上網(wǎng)、聊天等，嚴重影響著做事效率，這是明顯的對學(xué)生不負責(zé)任的體現(xiàn)，因此，工作單位必須要簡歷切實可行的規(guī)章制度來約束學(xué)校辦公人員。

四、高校辦公自動化的發(fā)展趨勢

計算機新技術(shù)的出現(xiàn)實現(xiàn)了人與物、物與物之間的信息互聯(lián)，老師可以遠程教課、批改作業(yè)，可以不再受集體授課模式的限制。另外，每個老師、學(xué)生都可以建立自己的個人賬號，方便查看自己的教學(xué)、科研及成績等，并且老師學(xué)生之間進行互動交流協(xié)同工作，使師生關(guān)系更加和諧，學(xué)習(xí)氛圍更加濃厚。在網(wǎng)絡(luò)上老師學(xué)生還可以與其他高校的老師學(xué)生進行交流與合作，極大的促進了高校的辦學(xué)效果。

五、結(jié)語

綜上所述，高校辦公自動化在建設(shè)過程中一定要將老師和學(xué)生兩者的協(xié)同工作放到首位，充分發(fā)揮和挖掘其中存在的潛在優(yōu)勢，高校無論是從技術(shù)還是設(shè)備上都排在了其他行業(yè)的前列，這也是高校辦公自動化發(fā)展迅速的重要一點。因此，在高校良好的軟硬件基礎(chǔ)上，繼續(xù)完善其管理和技術(shù)定能使高校收到更加理想的辦學(xué)效果。

[1] 高蘭蘭，徐效麗，柴大萍．高校辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究[J]．東華大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2013（02）．

[2] 王明潔，張成洪，閆華．復(fù)旦大學(xué)信息化建設(shè)管理實踐[J]．教育信息化，2003（12）．

曹春良（1984—），男，彝族，云南江城人，中專助理講師，理學(xué)學(xué)士，計算機科學(xué)與技術(shù)。