高職院校二級學(xué)院綜合辦公室管理工作探析

林 華，黃冠蘭

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高職院校二級學(xué)院綜合辦公室管理工作探析

林 華，黃冠蘭

（深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 深圳 518000）

近年來，我國職業(yè)教育事業(yè)快速發(fā)展，體系建設(shè)穩(wěn)步推進，二級學(xué)院作為高職院校獨立的教學(xué)部門發(fā)揮著越來越重要的作用。在此過程中，二級學(xué)院綜合辦公室（簡稱“綜合辦”）的地位也顯得尤為突出，之所以稱為“綜合辦”是因為相比其他教學(xué)部門它承擔(dān)了更多界限模糊、內(nèi)容繁雜又非常重要的任務(wù)。文章從工作特點、存在問題、解決對策三個方面對綜合辦工作的現(xiàn)狀及未來發(fā)展進行了探析。

高職院校；二級學(xué)院；綜合辦公室

發(fā)展高等職業(yè)教育是提高勞動者素質(zhì)、推動經(jīng)濟社會發(fā)展、促進就業(yè)的重要途徑，自國務(wù)院發(fā)布關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定以來，高職教育更是朝著結(jié)構(gòu)規(guī)模更加合理、院校布局和專業(yè)設(shè)置更加適應(yīng)經(jīng)濟社會需求、辦學(xué)水平普遍提高的目標(biāo)奮力邁進。作為高職院校的主要組成部分，二級學(xué)院承擔(dān)了推動學(xué)校前進的“發(fā)動機”的任務(wù)，而綜合辦公室則是其運轉(zhuǎn)過程中不可或缺的“潤滑油”。

一、二級學(xué)院綜合辦公室工作的特點

目前，我國高職院校大部分實行二級學(xué)院管理制度，普遍采用“兩級管理、以院為主”的學(xué)院制管理模式。伴隨著學(xué)校各職能部門權(quán)力的下移，二級學(xué)院綜合辦與傳統(tǒng)意義上的辦公室工作職能不同，它承擔(dān)著學(xué)院教學(xué)運行、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、科研教研、產(chǎn)學(xué)研用、對外培訓(xùn)、對外接待、合作辦學(xué)、師資對外管理、人事考核、資產(chǎn)設(shè)備、對外宣傳、會務(wù)組織、財務(wù)管理、行政監(jiān)督等多方面的工作。除了為學(xué)院教職工服務(wù)，還要對口學(xué)校的各個職能部門，是承上啟下、平衡左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系各方的工作樞紐，此外,還承擔(dān)著對學(xué)院規(guī)劃、決策、計劃，及與上、下級各單位貫徹實施情況進行匯集、分析和處理的責(zé)任[1]。這使得綜合辦公室的工作任務(wù)量大、工作難度高、復(fù)雜性強，表現(xiàn)出以下特點：

（一）二級學(xué)院綜合辦公室工作的重要性

二級學(xué)院辦公室是一個綜合性的管理機構(gòu)，對外和對內(nèi)都起著上下協(xié)調(diào)、左右溝通的作用。一方面，綜合辦公室是各類信息的集散地。國家出臺的新教育政策、方針，學(xué)校發(fā)布的重大決定、會議通知、工作部署，學(xué)院各部門實施學(xué)校、學(xué)院決策的情況反饋材料等均首先匯集到綜合辦公室，再由綜合辦及時整理并分發(fā)出去。另一方面，二級學(xué)院綜合辦公室協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)工作。綜合辦不僅需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、出謀劃策，還需要對院領(lǐng)導(dǎo)部署的工作協(xié)助貫徹落實并監(jiān)督成效，對工作的推進情況及時掌握、分析、反饋、處理、督辦等。因此，綜合辦工作在學(xué)院正常運轉(zhuǎn)中起著非常重要的作用。

（二）二級學(xué)院綜合辦公室工作的服務(wù)性

二級學(xué)院綜合辦公室作為站在一線教師背后的服務(wù)部門，具有服務(wù)性特征，教師和學(xué)生是其服務(wù)的主要對象。高校任課教師實行不坐班制，一般很少出現(xiàn)在學(xué)院辦公室，因此辦公室必須利用資源為教師做好服務(wù)工作，保證其順利完成學(xué)院各類科研、教研任務(wù)[2]。同時，綜合辦公室承擔(dān)著學(xué)生學(xué)籍管理、考務(wù)管理、課程選修等重要任務(wù)，也需要工作人員盡心盡力服務(wù)好每位學(xué)生，保證其順利學(xué)習(xí)和畢業(yè)。

（三）二級學(xué)院綜合辦公室工作內(nèi)容的廣泛性

二級學(xué)院綜合辦公室需要處理繁雜的事務(wù)性工作，每天面對的信息量非常大，內(nèi)容十分廣泛。具體事務(wù)如人事考核、科研立項、教學(xué)協(xié)調(diào)、承辦賽事、財務(wù)報賬、接待來訪、安排會議、材料匯編、文件歸檔等，隨機事務(wù)如領(lǐng)導(dǎo)交辦事情的及時反饋、重大活動的組織協(xié)調(diào)、突發(fā)事件的應(yīng)急處理等，瑣碎但非常重要。這就要求綜合辦工作人員必須妥善處理各種事情，做到面面俱到，在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)需要身兼數(shù)職的情況。綜合辦公室工作內(nèi)容廣泛，事無巨細，雖然繁雜，卻決定著學(xué)院教學(xué)、科研、人事、行政等工作能否順利、有效開展[3]。

（四）二級學(xué)院綜合辦公室工作的靈活性

從宏觀上講，二級學(xué)院綜合辦公室的工作對象可以劃分為“物”和“人”兩大類。“物”主要涉及到設(shè)備管理、設(shè)備清查與報廢、辦公用品采購、管理與分發(fā)等，要求做到記錄完備，條理清晰。而對“人”，則要求綜合辦工作人員具備靈活性特征。上至院領(lǐng)導(dǎo)下至全院師生，綜合辦服務(wù)的是一個具有獨立思想的不同個體，因此，在工作中除了要把握任務(wù)輕重緩急，安排先后順序，也要照顧到每個人的差異，根據(jù)不同對象的特點，選擇恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣绞?，靈活處理人與人之間的關(guān)系。

二、二級學(xué)院綜合辦公室工作現(xiàn)存問題

長期以來，二級學(xué)院綜合辦公室支撐著學(xué)院各項工作的正常運行，扮演著至關(guān)重要的角色。然而，伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，職業(yè)教育改革的不斷推進，高職院校的辦學(xué)環(huán)境、辦學(xué)條件、辦學(xué)模式在不斷的發(fā)生變化，綜合辦公室在適應(yīng)新形勢的過程中，不可避免地暴露出一些問題。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）溝通協(xié)調(diào)不順暢，增加工作流程

溝通協(xié)調(diào)不順暢主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面是學(xué)校各職能部門下達到二級學(xué)院綜合辦公室的通知不清晰、不及時，或重復(fù)性送達、或朝令夕改而不做詳細說明，以致綜合辦公室工作重復(fù)性高、流程復(fù)雜。另一方面是學(xué)院綜合辦公室與學(xué)生的溝通和傳導(dǎo)機制不流暢。學(xué)?；?qū)W院的通知經(jīng)常要通過二至三層的轉(zhuǎn)達才能通知到學(xué)生，加上學(xué)生本身習(xí)慣于被動等通知，不主動查找自身需要的信息，比如各種通知經(jīng)常在截止期后才來詢問，自己不主動關(guān)注相關(guān)的網(wǎng)站信息，導(dǎo)致很多信息的傳達嚴(yán)重遲滯甚至失效。

（二）工作任務(wù)重，價值認同低

學(xué)院綜合辦工作人員從事的是不為人們所關(guān)注的幕后服務(wù)性工作，主要是為廣大師生服務(wù)，在學(xué)院運行中起著穿針引線的作用。長期以來人們所形成的觀念是“辦公室人員就是跑跑腿、打打雜”，以致綜合辦工作人員個人能力難以得到肯定，也常常成為被批評、被埋怨的對象，地位較低，最終導(dǎo)致高校辦公人員思想有波動，工作不積極，人員流失較大[4]。

（三）人員配備不合理，工作難開展

綜合辦公室工作內(nèi)容頭緒多、要求細，需要專業(yè)人員負責(zé)專門事務(wù)，有時又需要一個人同時負責(zé)多項事務(wù)，因此，合理的人員構(gòu)成尤為重要。目前，大部分綜合辦公室出現(xiàn)人員數(shù)量相對不足、性別比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)、年齡結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員在具體工作中，只能夠按部就班工作以保證按時完成，很難創(chuàng)新性解決事務(wù)，提高日常工作的效率。除此之外，當(dāng)前高校將著眼點放在提高專任教師學(xué)歷和層次上，對二級學(xué)院綜合辦公室管理崗人員發(fā)展問題重視不夠，大多存在學(xué)歷偏低、職稱偏低，晉升難度大等問題，部分崗位缺乏專門的教育管理人才，嚴(yán)重影響年輕職員的積極性。

（四）信息化水平不高，工作效率低

綜合辦公室由于工作性質(zhì)的特殊性，需要上與學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通，下與院內(nèi)師生聯(lián)系，外與其他部門、單位聯(lián)絡(luò)，關(guān)系龐雜，需要不斷提升自身的信息化水平，才能保證自身發(fā)展順應(yīng)當(dāng)下信息快速化、信息大爆炸的時代現(xiàn)狀。目前，大部分學(xué)院綜合辦公室信息化水平仍舊偏低，主要體現(xiàn)在：一是通訊手段落后，雖然大部分學(xué)校有開發(fā)信息化平臺，鼓勵教師網(wǎng)上辦公，但因為沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)，教師難以掌握網(wǎng)上流轉(zhuǎn)方式，所以仍然利用電話通知、發(fā)送郵件、短信提醒等形式發(fā)布和接收消息，導(dǎo)致信息傳達滯后。二是信息化平臺之間不兼容，針對各個業(yè)務(wù)模式開發(fā)了多個小系統(tǒng)，系統(tǒng)之間難以完全隔離，業(yè)務(wù)對接時數(shù)據(jù)的傳導(dǎo)經(jīng)常發(fā)生紕漏，很多時候不得不以手工方式通過其他渠道反復(fù)查證，而不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)又分屬不同部門管理，數(shù)據(jù)錄入和交割時間一般由各部門自行安排，統(tǒng)籌不到即有拖延，影響后續(xù)工作。三是辦公室工作人員自身負責(zé)的文件、資料自成一體，信息共享不足，遇急事時必須本人到場才能處理，極大地降低了工作效率。

三、二級學(xué)院綜合辦公室管理工作對策探析

(一)完善管理制度，優(yōu)化溝通機制

綜合辦公室要想實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效的辦公目的，首先，上級職能部門必須建立健全而又具可行性的規(guī)章制度和辦事流程，并將該制度貫徹執(zhí)行，不可朝令夕改，讓下級部門無所適從。其次，要求校級和院級各部門工作人員明確自身崗位職責(zé)，并清晰劃分崗位權(quán)責(zé)，從而有效杜絕溝通不暢、推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生[5]。再次，各級部門要正確處理公文，統(tǒng)一各類公文寫作格式、學(xué)會正確行文、條理分發(fā)各類材料，準(zhǔn)確、及時、安全地完成各道程序，高效完成公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。最后，學(xué)生工作方面，學(xué)院綜合辦公室在完善與學(xué)生溝通途徑的同時，專業(yè)教師、輔導(dǎo)員應(yīng)通過集體講座、個別指導(dǎo)等方式方法，幫助學(xué)生樹立主動獲取信息的意識，以保證學(xué)生及時獲得信息，順利完成各項學(xué)業(yè)。

(二)提高人員待遇，給予晉升空間

學(xué)校和學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)對綜合辦公室管理人員的工作性質(zhì)和工作重要性，需要有更清醒的認識。首先，要將綜合辦工作人員和學(xué)院科研、教學(xué)人員放在同等重要的位置，維護綜合辦工作人員的工作地位。其次，鼓勵綜合辦工作人員在自身崗位上結(jié)合工作經(jīng)驗進行一定程度的理論研究，鼓勵其外出進修、學(xué)習(xí)，促進個人發(fā)展。再次，引入靈活的工作機制，給予綜合辦工作人員一定的自主性和靈活性，為辦公室工作注入活力。最后，優(yōu)化綜合辦工作人員的評級制度和激勵機制，如部分工作實行按勞取酬，多勞多得，優(yōu)質(zhì)高薪的分配獎勵制度，激發(fā)工作動力，給二級學(xué)院管理人員晉升的空間。

(三)優(yōu)化人員構(gòu)成，提升人才素質(zhì)

人員管理難度大，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，目前已成為綜合管理辦公室工作不出彩、不出色的重要原因。要改善此局面需要從兩個方面做起：

一方面，學(xué)校需要建立健全完善的人才留用體系，合理分配綜合辦人員類型。建立老、中、青相結(jié)合的人才模式，使得綜合辦公室工作有序、有效、有創(chuàng)新、有突破。另外，大部分綜合管理辦公室女性較多，隨著二胎政策的放開，休假帶來的工作擱置問題將會越來越突出，因此應(yīng)考慮適當(dāng)增加人員配備。

另一方面，提高綜合辦公室工作人員的素質(zhì)。一是政治素養(yǎng)，二級學(xué)院綜合辦公室作為二級學(xué)院的總樞紐，工作中經(jīng)常遇到政治性較強的工作，要求工作人員時刻關(guān)注國家政策、政治動向，保有高度的政治敏感性，以保證所從事的工作與黨和國家的要求相一致，因此要定期對綜合辦公室管理人員進行政治培訓(xùn)和教育；二是業(yè)務(wù)能力，綜合辦公室工作人員不僅要學(xué)習(xí)崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，還需要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。因此，領(lǐng)導(dǎo)可以以集體研討、單獨匯報、定期考核等形式組織辦公室工作人員學(xué)習(xí)管理學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)、文秘以及服務(wù)專業(yè)等方面的知識；三是工作作風(fēng)，由于二級學(xué)院綜合辦公室工作內(nèi)容比較瑣碎、復(fù)雜，這就要求培養(yǎng)工作人員認真負責(zé)的工作態(tài)度，做到思維敏捷，有條不紊地完成本職工作[6]。

（四）發(fā)展信息化管理，提高工作效率

在數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的現(xiàn)在，信息對每個單位、部門都起著越來越重要的作用?！案咝鬟f信息”在綜合辦公室管理工作中的地位也越來越凸顯。綜合辦工作人員在工作中應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，適應(yīng)新發(fā)展，爭取做到管理信息化，用更新穎、有效，吸引人的新載體去開創(chuàng)工作的新局面。在此，本文提出幾點想法：一是由學(xué)校牽頭建立起“教—學(xué)”、“師—生”、“校—院”的一體化信息平臺與終端服務(wù)，辦公管理不同環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息量匯入大的一體化平臺中，并最終可直接到達每一個師生終端用戶；二是綜合辦公室內(nèi)部可建立一個云共享平臺，分享保密性質(zhì)的日常材料（校園通訊錄、學(xué)生名單、辦事流程等），以此減少部分工作人員外出而導(dǎo)致手頭工作停滯、信息封閉帶來的不便；三是辦公室工作人員在使用電話、郵箱、短信等常規(guī)媒介外，還可以借助QQ、微信等作為補充，促進信息上傳下達；四是由于新技術(shù)更新快，工作人員往往難以快速掌握新方法、操作新技術(shù)，有必要組織專項的學(xué)習(xí)活動對其進行培訓(xùn)，保證每位工作人員都能及時收發(fā)、編輯信息材料，提高工作效率。

二級學(xué)院綜合辦公室的根本任務(wù)是服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生，它在高職院校適應(yīng)國家經(jīng)濟發(fā)展要求、加大專業(yè)改革力度、推進職業(yè)教育人才培養(yǎng)的過程中起著關(guān)鍵作用。綜合辦公室只有與時俱進，改進工作模式，從各方面提升自身服務(wù)水平，才能推動學(xué)校為國家經(jīng)濟發(fā)展提供匹配和優(yōu)質(zhì)的人力資源。

[1]杜世平，趙凱.提升農(nóng)林高校二級學(xué)院綜合辦公室業(yè)務(wù)績效的對策選擇——以西北農(nóng)林科技大學(xué)農(nóng)學(xué)院為例[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2013（8）：64-67.

[2]秦悅悅.高校二級學(xué)院綜合辦公室職能特點及工作創(chuàng)新途徑研究[J].科教導(dǎo)刊，2015（4）：16-17.

[3]李偉，徐蓉.對高校二級學(xué)院綜合辦公室管理工作效率的研究與思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（32）207.

[4]賀杰.新時期高校二級學(xué)院辦公室管理研究[J].淮海工學(xué)院學(xué)報，2013（3）：114-116.

[5]蘇雪原.高校二級學(xué)院辦公室工作淺析[J].首都醫(yī)科大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2012（00），56-57.

[6]侍可可.淺談獨立學(xué)院綜合辦公室工作[J].科技信息，2011（3）：131.

General Office Management Analysis of the Secondary Institute in Higher Vocational Colleges

LIN Hua，HUANG Guan-lan

（Shenzhen Polytechnic College, Shenzhen, Guangdong 518000, China）

In recent years, vocational education in our country has been developing rapidly and system construction has been steadily progressed. As an independent teaching department of higher vocational colleges, the secondary institute is playing an increasingly important role. During this process, the secondary instuture general office （the " SIGO" for short ）appears to be extremely significant. Called " SIGO" because comparing with the others, it is taking more lines-blurred, content-complicated and very important tasks. This artical analyzed the general office’s present situation and future development from the work characteristics, problems and solving countermeasures.

higher vocational college; secondary institute; general office

（責(zé)任編輯 呂玉英）

G647

A

1008—6129（2016）05—0068—04

2016—09—09

深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院教育教學(xué)研究項目——“二級學(xué)院綜合辦公室管理創(chuàng)新研究與實踐”，項目編號：1522J19029。

林華（1965—），女，海南萬寧人，深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子與通信工程學(xué)院，助理研究員。