淺談高校經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目管理

許利明

摘要：隨著高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源的多元化，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨復(fù)雜，高校財(cái)務(wù)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理與控制顯得越來(lái)越重要。本文在分析項(xiàng)目管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目管理的新理念引入高校經(jīng)費(fèi)管理之中，并闡述了項(xiàng)目管理在高校經(jīng)費(fèi)管理中的主要內(nèi)容和具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：高校經(jīng)費(fèi) 項(xiàng)目 管理

隨著高校綜合改革的不斷深入和高校獨(dú)立法人地位的日漸確立，我國(guó)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的籌措機(jī)制和用途結(jié)構(gòu)已發(fā)生了很大的變化，這些都對(duì)高校財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，而將項(xiàng)目管理的基本原理應(yīng)用到高校經(jīng)費(fèi)管理實(shí)際中去，就能改變過(guò)去那種財(cái)務(wù)管理方式粗放和效率低下的問(wèn)題。下面就這一問(wèn)題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、項(xiàng)目管理的概念

項(xiàng)目管理是指在有限的資源條件約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和原理，對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行有效的管理和控制，以實(shí)現(xiàn)既定的項(xiàng)目目標(biāo)。實(shí)踐證明，在多個(gè)領(lǐng)域?qū)嵤╉?xiàng)目管理能使整體管理水平和工作效率得到有效加強(qiáng)和提高，于是項(xiàng)目管理的某些優(yōu)點(diǎn)逐步被財(cái)務(wù)管理工作所采用。特別是實(shí)行會(huì)計(jì)信息化后，項(xiàng)目管理在經(jīng)費(fèi)管理中的優(yōu)勢(shì)和作用就顯得十分明顯。一般來(lái)說(shuō)，高校經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目管理，就是以財(cái)務(wù)管理的要求作為出發(fā)點(diǎn)，在傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)科目核算下，通過(guò)掛靠一部分相應(yīng)的項(xiàng)目來(lái)實(shí)施輔助性的核算，目的是為管理者控制使用經(jīng)費(fèi)、提供更為詳實(shí)的會(huì)計(jì)信息資料服務(wù)。這里所指的“項(xiàng)目”，可以是一個(gè)責(zé)任單位、個(gè)人、科研課題、經(jīng)費(fèi)類(lèi)別等等。在剛剛頒布并實(shí)施的新《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》（財(cái)會(huì)[2013]30號(hào)）中，雖然對(duì)“項(xiàng)目”沒(méi)有給出更確切的定義，卻在頻繁地使用“項(xiàng)目”這個(gè)詞語(yǔ)。在《教育部直屬高等學(xué)校會(huì)計(jì)核算手冊(cè)（試行）》（教財(cái)司函[2014]259號(hào)）中，還明確規(guī)定了項(xiàng)目和部門(mén)編碼規(guī)則的內(nèi)容，供各高校自主選擇使用。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)特有的核算方式，專(zhuān)門(mén)用于解決現(xiàn)實(shí)中需要按“項(xiàng)目”進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的情況，它能起到會(huì)計(jì)科目所不能替代的核算作用，能有效彌補(bǔ)單一性會(huì)計(jì)科目核算方法的缺陷，更能清晰地反映出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的分級(jí)分類(lèi)的編碼實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)費(fèi)來(lái)源、性質(zhì)、管理特殊要求的屬性定義，避免會(huì)計(jì)科目編碼過(guò)長(zhǎng)和過(guò)分繁瑣，便于操作人員掌握和使用。例如科研項(xiàng)目核算，為了達(dá)到項(xiàng)目明細(xì)核算的要求，可以將項(xiàng)目名稱(chēng)設(shè)置為明細(xì)科目，即科研事業(yè)支出——A課題，B課題等，在A課題下再區(qū)分“設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、其他費(fèi)用”等，若再往下設(shè)明細(xì)，總賬科目下的余額表也會(huì)拉的很長(zhǎng)很長(zhǎng)，這種通過(guò)設(shè)置明細(xì)科目以達(dá)到分項(xiàng)目核算的方法使科目明細(xì)賬顯得極為繁雜，增加了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的冗余，同時(shí)也不利于各項(xiàng)目會(huì)計(jì)信息的歸集。例如要了解某項(xiàng)目當(dāng)年經(jīng)費(fèi)支出總額，需要匯總該項(xiàng)目在各支出科目下的發(fā)生額和余額，工作量會(huì)很大，不利于工作效率的提高。

二、項(xiàng)目管理體系的構(gòu)建

（一）規(guī)范項(xiàng)目編碼規(guī)則

1.項(xiàng)目編碼的設(shè)置分為顯示信息和控制信息兩個(gè)部分。顯示信息包括項(xiàng)目代碼和項(xiàng)目名稱(chēng)，是項(xiàng)目的最直觀反映?？刂菩畔⑹菍?duì)項(xiàng)目特征的定義，反映為項(xiàng)目編碼實(shí)施過(guò)程中所設(shè)置的屬性。

2.項(xiàng)目編碼顯示信息的規(guī)則：項(xiàng)目編碼采取部門(mén)代碼加項(xiàng)目代碼并由一定位數(shù)的數(shù)字組成，一般部門(mén)代碼占三位（具體位數(shù)根據(jù)實(shí)際需要，通過(guò)核算軟件的系統(tǒng)設(shè)置完成），按學(xué)院、機(jī)關(guān)部處、直屬單位等進(jìn)行編碼，自定位數(shù)屬性；項(xiàng)目代碼一般占六位（由于新《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》把一級(jí)會(huì)計(jì)科目由原先的三位擴(kuò)大到四位，所以項(xiàng)目代碼應(yīng)相應(yīng)擴(kuò)大位數(shù)以滿足實(shí)際需要），并自定位數(shù)屬性；項(xiàng)目名稱(chēng)則根據(jù)項(xiàng)目批復(fù)文件、合同以及管理等資料設(shè)置完成。

3.項(xiàng)目編碼控制信息的規(guī)則：由于控制信息是在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，不需要在項(xiàng)目編碼中直接反映，因此，項(xiàng)目編碼控制信息的內(nèi)容和數(shù)量，由各高校根據(jù)財(cái)政管理、預(yù)決算管理、決策信息提供等工作需求自主決定，但至少應(yīng)該包括資金性質(zhì)和預(yù)算類(lèi)別等內(nèi)容。

（二）設(shè)置項(xiàng)目編碼與會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系

梳理項(xiàng)目類(lèi)別，排定項(xiàng)目類(lèi)型。在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理中，把一組具有相同性質(zhì)或類(lèi)似性質(zhì)的項(xiàng)目歸為一個(gè)“項(xiàng)目大類(lèi)”進(jìn)行管理，可以通過(guò)項(xiàng)目大類(lèi)的劃分，對(duì)科研項(xiàng)目、日常預(yù)算經(jīng)費(fèi)等分別管理。不同項(xiàng)目大類(lèi)可設(shè)置不同的項(xiàng)目屬性以及相應(yīng)的附加信息，以滿足不同類(lèi)型項(xiàng)目管理要求。項(xiàng)目類(lèi)別劃分后，進(jìn)行項(xiàng)目類(lèi)型設(shè)定：教學(xué)類(lèi)項(xiàng)目，單位代碼按序依次給定，項(xiàng)目類(lèi)型依據(jù)單位性質(zhì)和經(jīng)費(fèi)管理要求等編排；科研類(lèi)項(xiàng)目，部門(mén)代碼宜掛靠項(xiàng)目負(fù)責(zé)人部門(mén)代碼，項(xiàng)目類(lèi)型可按項(xiàng)目性質(zhì)或資金來(lái)源部門(mén)設(shè)定。依此編碼規(guī)則，直至把所有收支項(xiàng)目全部納入項(xiàng)目管理之中。在確定項(xiàng)目類(lèi)別類(lèi)型之后，要仔細(xì)梳理項(xiàng)目并進(jìn)行排序，凡是單獨(dú)核定的支出項(xiàng)目都應(yīng)編碼管理。在設(shè)定項(xiàng)目代碼的同時(shí)，必須指定項(xiàng)目掛靠的科目。所有的項(xiàng)目支出都可以根據(jù)項(xiàng)目支出具體內(nèi)容掛靠到科目的最低一層，即末級(jí)科目。一般情況，只需限定在較高層次的幾個(gè)科目中，否則在實(shí)際核算中會(huì)帶來(lái)不便。當(dāng)然，各高?？梢愿鶕?jù)本單位財(cái)務(wù)管理精細(xì)化水平和要求而定。

（三）對(duì)項(xiàng)目實(shí)行分類(lèi)管理

根據(jù)高校的特點(diǎn)和經(jīng)費(fèi)管理方式的不同，可把項(xiàng)目分成三類(lèi)：日常維持經(jīng)費(fèi)、常規(guī)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、建設(shè)性專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，所有分類(lèi)是針對(duì)校內(nèi)二級(jí)單位而言的。對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類(lèi)管理的優(yōu)點(diǎn)，可使財(cái)務(wù)管理更加具有針對(duì)性和可控性，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高。從項(xiàng)目管理模式來(lái)劃分，可將項(xiàng)目分為三組：敞開(kāi)式項(xiàng)目、捆綁式項(xiàng)目和對(duì)應(yīng)式項(xiàng)目。它們的約束條件有一定層次，隨著條件滿足情況，其管理難度逐步升級(jí)。理想化的管理狀態(tài)是利用對(duì)應(yīng)式項(xiàng)目管理的模式進(jìn)行經(jīng)費(fèi)管理，但由于它對(duì)人員素質(zhì)、人員分工、領(lǐng)導(dǎo)管理水平、信息化程度、基礎(chǔ)工作支撐程度等要求甚高，所以此種管理模式很難在所有項(xiàng)目中實(shí)施，只能做到循序漸進(jìn)。目前只適應(yīng)于競(jìng)爭(zhēng)性項(xiàng)目和專(zhuān)項(xiàng)類(lèi)項(xiàng)目，其特點(diǎn)是經(jīng)過(guò)一定程序篩選上報(bào)并有可行性報(bào)告和完整預(yù)算報(bào)告的項(xiàng)目，此類(lèi)項(xiàng)目都有指定的牽頭單位或個(gè)人負(fù)責(zé)，預(yù)算支出內(nèi)容又經(jīng)專(zhuān)家或上級(jí)部門(mén)的審定，因而對(duì)其掛靠的支出科目可以具體指定，目的是為了項(xiàng)目實(shí)施后指標(biāo)對(duì)比檢查和防止經(jīng)費(fèi)互相挪用。

三、項(xiàng)目管理的具體應(yīng)用

1.經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)下達(dá)的核算：學(xué)校年度預(yù)算經(jīng)一定程序批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)向二級(jí)單位下達(dá)經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)并進(jìn)行賬務(wù)處理，其中預(yù)算分配到單位的經(jīng)費(fèi)在輸入會(huì)計(jì)科目的同時(shí)要輸入部門(mén)碼—項(xiàng)目碼。會(huì)計(jì)分錄如下：

借：預(yù)算收入—預(yù)算總戶

貸：預(yù)算分配—×單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)調(diào)整的核算：這里主要是二級(jí)單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)互相調(diào)整，包括切塊經(jīng)費(fèi)在各單位內(nèi)部二次分配，但不包括賬務(wù)串戶調(diào)整。會(huì)計(jì)分錄如下：

借：預(yù)算分配—甲單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

貸：預(yù)算分配—乙單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

3.發(fā)生各類(lèi)支出時(shí)核算：

借：××支出—××費(fèi)—×單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

貸：銀行存款（現(xiàn)金）

材料：

應(yīng)收及暫付款（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

這里需要特別注意的是：如果出現(xiàn)支出在不同項(xiàng)目之間的串戶現(xiàn)象，不能通過(guò)“預(yù)算分配”科目進(jìn)行調(diào)整，而是使用支出科目進(jìn)行調(diào)整，否則會(huì)導(dǎo)致支出明細(xì)科目反映的信息不準(zhǔn)確，不利于項(xiàng)目的成本核算。例如甲單位項(xiàng)目支出誤入乙單位項(xiàng)目支出，調(diào)整會(huì)計(jì)分錄如下：

借：××支出—××費(fèi)—甲單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

借：××支出—××費(fèi)—乙單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）（紅字）

4.單位或個(gè)人借款業(yè)務(wù)核算：對(duì)單位或個(gè)人發(fā)生借款業(yè)務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目核算，是為了防止由于借款未能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)而發(fā)生的經(jīng)費(fèi)透支現(xiàn)象。在借款時(shí)，即以借款金額扣除該項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)收回的余款，增加其經(jīng)費(fèi)預(yù)算指標(biāo)可用度。此時(shí)，可將單位或個(gè)人借款科目看作項(xiàng)目的支出類(lèi)科目。會(huì)計(jì)分錄如下：

借：其他應(yīng)收款—教育經(jīng)費(fèi)借款—×人（×單位）（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

貸：銀行存款（現(xiàn)金）

5.會(huì)計(jì)年末結(jié)賬核算：會(huì)計(jì)年度終了前，財(cái)務(wù)部門(mén)首先要對(duì)各類(lèi)項(xiàng)目進(jìn)行清理；其次，打印出項(xiàng)目收支賬及余額表進(jìn)行核對(duì)；最后進(jìn)行調(diào)賬、結(jié)轉(zhuǎn)、清理。該收回的項(xiàng)目指標(biāo)收回，該滾動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)下年使用的指標(biāo)結(jié)轉(zhuǎn)下年，該完工項(xiàng)目及時(shí)清理，年底預(yù)算經(jīng)費(fèi)指標(biāo)通過(guò)會(huì)計(jì)核算軟件結(jié)轉(zhuǎn)做清零處理。會(huì)計(jì)分錄如下：

借：預(yù)算分配—×單位（部門(mén)碼—項(xiàng)目碼）

貸：預(yù)算收入—預(yù)算總戶

總之，項(xiàng)目管理應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)管理尤其是高校經(jīng)費(fèi)管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的完美結(jié)合，大大提高了高校管理控制經(jīng)費(fèi)的水平，增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，標(biāo)志著高校財(cái)務(wù)管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

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（作者單位：合肥工業(yè)大學(xué)）