數(shù)字時(shí)代，檔案信息化公共服務(wù)能力創(chuàng)新

譚偉貞

（湖南人文科技學(xué)院檔案館　湖南婁底　417000）

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數(shù)字時(shí)代，檔案信息化公共服務(wù)能力創(chuàng)新

譚偉貞

（湖南人文科技學(xué)院檔案館湖南婁底417000）

檔案信息化公共服務(wù)能力的提升，是“十三五”期間我國檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)，主要依托數(shù)字檔案館和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。通過對(duì)數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在服務(wù)方法、服務(wù)功能、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容等方面進(jìn)行比較分析，梳理了數(shù)字時(shí)代創(chuàng)新服務(wù)方法、對(duì)象、內(nèi)容、健全服務(wù)功能對(duì)提升檔案信息化公共服務(wù)能力的重要性，同時(shí)，探索出主動(dòng)向經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)出擊，不斷跟經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中出現(xiàn)的新領(lǐng)域是檔案公共服務(wù)能力創(chuàng)新的新動(dòng)態(tài)，提供特色和個(gè)性化服務(wù)是公共服務(wù)能力創(chuàng)新的新內(nèi)容。

數(shù)字時(shí)代 數(shù)字檔案館 公共服務(wù)能力 創(chuàng)新

檔案信息化公共服務(wù)能力顧名思義是檔案公共服務(wù)建立在信息化技術(shù)基礎(chǔ)之上，以檔案館和網(wǎng)絡(luò)為依托，為檔案公共服務(wù)提供的軟、硬件設(shè)備、檔案服務(wù)人員、檔案信息等，以滿足社會(huì)各界利用需求，所體現(xiàn)出來的服務(wù)技能。檔案信息化公共服務(wù)能力的提升是“十二五”期間，也是“十三五”期間我國檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)，由此可見公共服務(wù)能力的重要性。但是，由于受許多瓶頸因素如：檔案資源缺乏、綜合人才問題、觀念意識(shí)問題、標(biāo)準(zhǔn)化管理問題以及檔案信息化建設(shè)滯后等影響，檔案公共服務(wù)能力的提升受到了一定的限制，如何破解之些難題，將是我們檔案工作中亟待解決的新課題。下面就信息化公共服務(wù)能力的創(chuàng)新問題提出自己的見解以供讀者參考。

一、服務(wù)方式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式主要是以檔案查閱、外借、檔案編研、證明以及檔案目錄檢索等方式出現(xiàn)。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，公眾獲取檔案信息的方式和渠道呈現(xiàn)了廣泛性和多元性等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的服務(wù)方式很難適合公眾日益增長(zhǎng)的信息需求，檔案館必須不斷拓展服務(wù)方式，開辟服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式齊頭并進(jìn)；單一性與多元性相結(jié)合；有償服務(wù)與無償服務(wù)互為補(bǔ)充，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化公共服務(wù)形勢(shì)的多樣化。［1］同時(shí)還要從實(shí)際出發(fā)，以公眾滿意為目的，以公眾需求為核心，不斷創(chuàng)新公眾易親近、易接受、喜聞樂見的服務(wù)方式，把傳統(tǒng)的封閉式的 “死”檔案，變成數(shù)字的開放式的“活”檔案，把檔案服務(wù)從被動(dòng)、靜態(tài)服務(wù)變成主動(dòng)、動(dòng)態(tài)服務(wù)。［2］

1.從階段性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程服務(wù)

傳統(tǒng)的服務(wù)方式是一種階段性服務(wù)，主要有接收查閱信息、檔案查閱、檔案利用這三個(gè)階段，進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變成了一種知識(shí)性服務(wù)，強(qiáng)調(diào)全過程的服務(wù)。全過程服務(wù)不僅包括上述階段性服務(wù)，還包括檔案利用前期服務(wù)與檔案利用后期服務(wù)，前期服務(wù)即信息預(yù)測(cè)期，主要是了解和掌握公眾對(duì)信息的需求，并向其宣傳檔案有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，傳授檢索和利用技巧。后期服務(wù)即反饋信息期，主要是了解公眾對(duì)檔案利用的效果和新信息需求以及用戶對(duì)檔案館的建議和意見。［3］

2.利用網(wǎng)絡(luò)和檔案管理系統(tǒng)，為公眾提供咨詢互動(dòng)平臺(tái)

信息化高度發(fā)展的今天，各檔案館都各自選擇適合自己的管理軟件進(jìn)行檔案管理，為此，在選擇管理軟件時(shí)，檔案館必須高度重視服務(wù)互動(dòng)平臺(tái)的建立，只有這樣，用戶才能與檔案工作人員自由溝通、交流和意見反饋，這一平臺(tái)實(shí)際上也是對(duì)檔案館履行公共服務(wù)職責(zé)的一種監(jiān)督，同時(shí)也是對(duì)檔案館公共服務(wù)能力的一種提升?！凹媛爠t明，偏聽則暗”，檔案館只有不斷傾聽用戶意見，了解用戶心聲，才能提高公共服務(wù)能力和確立努力方向。除此之外，檔案館還可以開辟各種不同渠道，如：建立公眾微信號(hào)、QQ號(hào)、開通微博、博客等方式去了解用戶，為用戶提供多層次的服務(wù)。

二、健全服務(wù)功能

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，信息化給檔案館的服務(wù)帶來了新的機(jī)遇，健全檔案服務(wù)功能可更全面的提升和創(chuàng)新公共服務(wù)能力。

1.加快網(wǎng)上查閱功能的建立

網(wǎng)上查閱功能的建立是檔案現(xiàn)代化服務(wù)體系最基礎(chǔ)的功能內(nèi)容，檔案館要想最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，就必須在不斷收集檔案信息資源的基礎(chǔ)上，建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.安全監(jiān)控功能

數(shù)字化是信息化檔案公共服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案部門要實(shí)現(xiàn)資源共享，就必須全面推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性和檔案數(shù)字化加工過程中存在的一些不可控因素，過去簡(jiǎn)單的防護(hù)措施已不能解決數(shù)字時(shí)代信息檔案的安全保密要求，這就要求檔案部門必須運(yùn)用新的技術(shù)和管理手段來防范檔案的安全體系，因此，建立一個(gè)可靠的安全監(jiān)控系統(tǒng)就顯得尤為必要了。

第一、實(shí)行身份認(rèn)證和權(quán)限控制。主要是對(duì)身份和計(jì)算機(jī)進(jìn)行綁定，沒有授權(quán)的用戶和沒有認(rèn)證的計(jì)算機(jī)無法打開數(shù)字化文檔，嚴(yán)格對(duì)計(jì)算硬件進(jìn)行控制。

第二、在掃描和傳輸過程中實(shí)行加密。在掃描過程中，設(shè)計(jì)掃描完成自動(dòng)加密，同時(shí)采用隱性水印技術(shù)來記錄數(shù)字檔案的原始數(shù)據(jù)，以防數(shù)字化檔案被套改，同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)上審批系統(tǒng)，對(duì)水印數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，在檔案信息查閱或打印時(shí)顯示水印，以確保檔案信息的真實(shí)性和版權(quán)。

3.提高互聯(lián)網(wǎng)索引功能

數(shù)字檔案館所用的管理系統(tǒng)是一個(gè)高度可擴(kuò)展的數(shù)字檔案信息處理系統(tǒng)。在日常管理中，電子文檔的產(chǎn)生均依賴于不同計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺(tái)，呈現(xiàn)出不同的結(jié)構(gòu)性和多樣性。檔案管理系統(tǒng)必須支持多種存貯的外部系統(tǒng)平臺(tái)，數(shù)字檔案館也必須具備自己的存貯器用來集成管理檔案的異類信息。

三、服務(wù)對(duì)象創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來，由于受傳統(tǒng)思想的影響，各級(jí)檔案館總是以行政機(jī)關(guān)的附屬機(jī)構(gòu)而存在，其服務(wù)主要圍繞黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體，很少考慮到公眾的真實(shí)需要和利益。新時(shí)期在公共服務(wù)功能的拓展下，服務(wù)對(duì)象由黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體向公眾服務(wù)轉(zhuǎn)換，“以人為本”、“以公眾為主”、“親民”成了檔案公共服務(wù)的主要拓展方向。

1.信息化公共服務(wù)社會(huì)化、多元化

數(shù)字化時(shí)代，人們從事科研、生產(chǎn)等各種活動(dòng)已變得越來越復(fù)雜，因此，對(duì)各類信息的利用需求也變得越來越迫切，對(duì)檔案信息的利用必將被網(wǎng)絡(luò)檢索所獲得的綜合資料所代替。

2.主動(dòng)向經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)出擊

數(shù)字化時(shí)代，檔案館已不再是傳統(tǒng)的“保管室”，工作人員也不是 “保管員”，而是財(cái)富的集結(jié)中心和傳播者，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的今天，數(shù)字檔案館擁有科研、生產(chǎn)等原始且已數(shù)字化了的信息，只要檔案工作人員靈活運(yùn)用這些數(shù)字信息進(jìn)行綜合、加工、整理，并從中提煉出有價(jià)值的信息，形成檔案服務(wù)實(shí)體，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，主動(dòng)向社會(huì)開放利用，從而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3.不斷跟進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中出現(xiàn)的新領(lǐng)域

數(shù)字化時(shí)代，檔案部門這個(gè)財(cái)富的集結(jié)中心必須緊跟時(shí)代的步伐，主動(dòng)跟進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中可能出現(xiàn)的新領(lǐng)域，并不斷加強(qiáng)與新領(lǐng)域的主管部門的聯(lián)系，了解他們的動(dòng)態(tài)，預(yù)測(cè)新領(lǐng)域?qū)n案信息的需求，從而完善新領(lǐng)域的專業(yè)檔案，準(zhǔn)確、及時(shí)盡可能多地為他們的發(fā)展提供最專業(yè)、最全面的檔案信息與技術(shù)服務(wù)。

四、服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容由于受到服務(wù)對(duì)象、服務(wù)范圍以及服務(wù)意識(shí)等因素的影響，服務(wù)內(nèi)容也比較單一。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，檔案用戶需求日益社會(huì)化，由一般性檔案查閱、利用，轉(zhuǎn)向檔案咨詢、檔案文化、休閑、娛樂、檔案鑒定等；滿足用戶的一般需求，轉(zhuǎn)向依用戶的興趣、愛好、背景、角色等提供個(gè)性化服務(wù)；由被動(dòng)查詢服務(wù)，轉(zhuǎn)向提供主動(dòng)、知識(shí)性檔案服務(wù)；由館內(nèi)服務(wù)，轉(zhuǎn)向館際互借服務(wù)。面對(duì)紛繁復(fù)雜的用戶需求，對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容提出了更高的要求。［4］

1.加強(qiáng)信息資源建設(shè)

信息資源是信息化公共服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，檔案部門必須擁有內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源，才能創(chuàng)新檔案公共服務(wù)能力，否則，將會(huì)是一句空話、大話。

（1）庫存檔案信息數(shù)字化。這一過程是運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段取代了手工操作，多功能檔案信息采集平臺(tái)取代了枯燥無味的信息傳播方式。庫存檔案數(shù)字化是利用電子設(shè)備把檔案掃描，按存儲(chǔ)格式保存在檔案系統(tǒng)中。掃描后檔案信息可以轉(zhuǎn)換成各種存儲(chǔ)格式，包括文字，音頻、視頻、影像等建立各種數(shù)據(jù)庫。通過檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，把檔案公共服務(wù)部門與部門之間，地區(qū)與地區(qū)之間，以及整個(gè)社會(huì)統(tǒng)一聯(lián)系起來，進(jìn)而建立一個(gè)跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)甚至跨國界的共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。［5］

（2）加大征集力度，改善館藏結(jié)構(gòu)。數(shù)字化時(shí)代，人人都是檔案的生產(chǎn)者和擁有者，檔案部門要加大征集力度把分散在個(gè)人手中的數(shù)字檔案自動(dòng)采集歸檔。另外還要征集民間有特殊價(jià)值的名人家譜、簇譜等個(gè)人檔案；深挖優(yōu)秀傳統(tǒng)文化資源，如歷史人物、先進(jìn)事跡、名人檔案等；培植具有濃厚地方文化特色的文化品牌；拓展檔案寄存、代管等業(yè)務(wù)，來豐富館藏和改善館藏結(jié)構(gòu)。在館藏建設(shè)過程中重點(diǎn)體現(xiàn)出“你無我有”、“你有我獨(dú)”、“你獨(dú)我專”，不管數(shù)量、質(zhì)量還是品味都要體現(xiàn)出自己的特色和個(gè)性。

（3）整合檔案信息資源，加強(qiáng)館際之間的橫向聯(lián)系。數(shù)字化時(shí)代，知識(shí)和信息總量急劇增長(zhǎng)，檔案信息資源越來越豐富。面對(duì)如此浩大的信息海洋，任何單位、個(gè)人是無法全面收集和保管，因此，只有加強(qiáng)信息資源整合，著重頂層設(shè)計(jì)，建立一個(gè)完整的、先進(jìn)的社會(huì)化信息系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.依據(jù)本單位檔案特色，為公眾提供個(gè)性化服務(wù)

檔案的服務(wù)是“以人為本”，服務(wù)于人是檔案服務(wù)的根本，檔案工作人員面對(duì)越來越復(fù)雜、全面、具體的公眾需求，開展多層次公眾服務(wù)，充分利用自身豐富的館藏資源優(yōu)勢(shì)，結(jié)合并挖掘網(wǎng)絡(luò)信息，主動(dòng)提供多元化的傳播方式，開展具有自身特色的個(gè)性化檔案服務(wù)。例如：可以將具有濃郁地方特色的文化品牌檔案，特有的優(yōu)秀文化精神所包含的深刻內(nèi)涵進(jìn)行重新包裝和通俗解釋，使之以平民化的形象走進(jìn)百姓生活，這不僅可以宣傳檔案館獨(dú)特的文化特色，而且可以提高公眾的文化素養(yǎng)；還可以設(shè)置用戶服務(wù)采集平臺(tái)，自動(dòng)收集用戶的需求信息，然后根據(jù)用戶的需求，為用戶定制符合個(gè)人需要的檔案信息主動(dòng)傳送給他們。［6］特色和個(gè)性化服務(wù)是數(shù)字時(shí)代，檔案信息化公共服務(wù)創(chuàng)新的主要內(nèi)容。

3.堅(jiān)持公平、公正的原則，為公眾合理分配服務(wù)資源

檔案信息公共服務(wù)要堅(jiān)持公平、公正的原則，檔案工作人員要公平、公正地對(duì)待自己的職業(yè)特權(quán)，尊重用戶，不要因?yàn)槔谜叩穆殬I(yè)，家庭背景和個(gè)人收入而去歧視別人。不管是政府部門、社會(huì)團(tuán)體，還是個(gè)人都有享受檔案公共服務(wù)的權(quán)利，檔案工作人員要盡力維護(hù)用戶的檔案知情權(quán)和參與權(quán)。在公共服務(wù)過程中，不僅要重視大眾化服務(wù) ，也要重視小眾化，特別是弱勢(shì)群體的服務(wù)，要根據(jù)他們的要求為其量身定制出更貼切、更全面、更及時(shí)的服務(wù)。［7］

［1］.王靜.綜合檔案館公共文化服務(wù)研究［D］. 合肥：安徽大學(xué)，2014-40

［2］.朱丹.鐘楚巧.現(xiàn)代圖書館服務(wù)理念創(chuàng)新分析與研巧［J］.固書館論壇，2009（03）：120-123 。

［3］.陳舅.論電子政務(wù)環(huán)境下檔案用戶需求的新變化［J］.檔案學(xué)通訊，2006（4）：72-75

［4］.王媛媛.數(shù)字環(huán)境下檔案公共服務(wù)研究［D］. 合肥：安徽大學(xué)，2015。

［5］.饒露.加強(qiáng)館藏建設(shè)，打造真正意義上的公共檔案館［J.］山西檔案，2010（04）：25

［6］.劉思思.數(shù)字化時(shí)代背景下檔案館公共服務(wù)延伸研究［D］. 福建：華僑大學(xué)，2015。

譚偉貞，女、湖南人文科技學(xué)院檔案館、職業(yè)技術(shù)教育學(xué)碩士、副研究館員