事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析

劉 俊

（重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán) 黨政辦，重慶 400010）

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析

劉 俊

（重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán) 黨政辦，重慶 400010）

隨著信息化時(shí)代的到來，社會(huì)各行各業(yè)的運(yùn)行模式都受時(shí)代的影響，發(fā)生了很大的變化，相應(yīng)的，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了新的要求。在企業(yè)日常運(yùn)行和發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理工作是不可缺少的一部分，在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題日漸突出，工作效率和管理制度等方面也越來越跟不上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。為了對(duì)我國事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，本文將根據(jù)現(xiàn)代化發(fā)展形勢(shì)下的特點(diǎn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后根據(jù)社會(huì)發(fā)展的形式，對(duì)其工作的創(chuàng)新進(jìn)行探討并提出具體的創(chuàng)新措施，以期在事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)無紙化和信息化的同時(shí)，其工作效率也越來越高，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新措施

當(dāng)前，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了很大的發(fā)展，各行各業(yè)管理技術(shù)和理念受時(shí)代發(fā)展的影響也越來越先進(jìn)，使得我國事業(yè)單位檔案管理工作面臨著各個(gè)方面的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，技術(shù)落后導(dǎo)致工作效率和準(zhǔn)確率較低，對(duì)檔案信息的使用很不利。［1］因此，在目前的事業(yè)單位檔案管理工作中，很多事業(yè)單位采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案工作。而檔案管理工作引入現(xiàn)代化技術(shù)之后，不僅能夠擴(kuò)大檔案信息的使用范圍，還能夠降低事業(yè)單位檔案信息管理中的儲(chǔ)存要求，使檔案信息管理工作在開展過程中越來越簡(jiǎn)捷。是以，事業(yè)單位檔案管理工作模式和技術(shù)的創(chuàng)新是當(dāng)前事業(yè)單位管理者予以重視的主要問題。

一、現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作問題

（一）檔案管理制度不夠完善

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，常常會(huì)出現(xiàn)組卷統(tǒng)一性弱、檔案序號(hào)和標(biāo)題不符合、檔案袋中沒有相關(guān)目錄等不良現(xiàn)象，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作在執(zhí)行過程中有很多問題，另一方面，這些問題也體現(xiàn)出目前事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善。而且，在不完善的檔案管理制度下，很多檔案信息在收集工作和保密工作過程中產(chǎn)生很多不利因素，對(duì)檔案信息的正常使用造成很大的負(fù)面影響。另外，在事業(yè)單位中，很多高層管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，使大家對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，缺乏應(yīng)有的檔案管理意識(shí)。雖然在一些事業(yè)單位中，加大了檔案工作制度的建設(shè)力度，但是由于各個(gè)方面因素的制約，導(dǎo)致其在具體執(zhí)行過程中大多是流于形式，使檔案管理工作的價(jià)值受到很大的限制。

（二）檔案管理模式落后

在現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理工作中，為了跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，檔案管理技術(shù)和手段逐漸趨于信息化的方向進(jìn)行發(fā)展，但是，在我國事業(yè)單位管理中，如今仍然沒有一個(gè)完善的檔案管理模式，無法建設(shè)起一個(gè)信息化檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)形式層次不一，各行其是。事業(yè)單位檔案管理模式中，在規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性、共享性方面有顯著的不足之處，從而使檔案信息資源共享無法滿足要求，導(dǎo)致地區(qū)之間聯(lián)系的強(qiáng)化受到影響，對(duì)區(qū)域性經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展造成很大的限制作用。近年來，各個(gè)地區(qū)的事業(yè)單位管理部門雖然采取了一系列的改革措施，在其工作中將檔案信息管理信息化也實(shí)施到一定的程度，使事業(yè)單位檔案管理在后續(xù)的工作中逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展；但是，由于歷史等因素的影響，檔案管理工作部門的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)并沒有取得令人滿意的效果，檔案管理中的案卷質(zhì)量較低，［2］尤其是各類檔案的目錄細(xì)則相容性較差，管理模式不固定，檔案管理信息化無統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，很難對(duì)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)行全面的實(shí)施和推廣，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展產(chǎn)生直接的負(fù)面影響。

（三）工作人員綜合素質(zhì)較低

事業(yè)單位檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政策性和技術(shù)性。因此，從事檔案管理工作的職工也要具有較高的專業(yè)知識(shí)技能和職業(yè)素養(yǎng)。然而，在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中，很多管理人員的職業(yè)知識(shí)掌握得并不熟練，實(shí)踐技能水平也不高，且職業(yè)素質(zhì)較低，加之還有一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，出現(xiàn)一崗多職的現(xiàn)象，使很多檔案管理工作人員疲于應(yīng)付日常事務(wù)，對(duì)新的管理技術(shù)和管理理念沒有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，管理模式也跟不上時(shí)代進(jìn)步的步伐，僅僅滿足于傳統(tǒng)單一陳舊的管理模式，長此以往，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率較低，在日常工作很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成一定程度的消極影響。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在目前信息化的事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員僅僅滿足于淺顯的計(jì)算機(jī)操作技能，導(dǎo)致很多事業(yè)單位檔案管理部門在日常工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，對(duì)檔案信息處理復(fù)合型人才的需求量越來越大。因此，管理人員職業(yè)技能水平較低導(dǎo)致即使引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備也難以在事業(yè)單位檔案管理工作充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。

二、現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

（一）優(yōu)化檔案管理制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理制度對(duì)工作效率的高低具有決定性的影響作用。因此，在經(jīng)過創(chuàng)新的信息化檔案信息管理制度中，可以增加有關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的規(guī)章制度，除了要求管理部門定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)之外，有關(guān)檔案管理內(nèi)部的規(guī)章制度還要根據(jù)自身所在的事業(yè)單位發(fā)展特點(diǎn)來進(jìn)行科學(xué)合理的修改和完善，通過根本上的創(chuàng)新和完善，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)來制定出有效的檔案管理模式，從而提高檔案管理工作效率。［3］另外，在不同的事業(yè)單位之中，由于其職能的不同，一味地照搬信息化檔案管理系統(tǒng)很難達(dá)到相應(yīng)的效果，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也不能夠完全適用。因此，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理制度對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，是一種根本性和長久性發(fā)展的必要因素。此外，還要保障相關(guān)規(guī)章制度的實(shí)用性和簡(jiǎn)明性，有利于在實(shí)際工作中執(zhí)行；還要確保制度約束的地位平等化，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和普通職工地位之間的平等，提高管理人員對(duì)工作的積極性；在檔案管理規(guī)章制度中，還要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，使事業(yè)單位中的檔案管理工作做到真正意義上的有功必將，有過必罰，從而促進(jìn)檔案管理制度的順利執(zhí)行。

（二）完善檔案管理模式

目前，在時(shí)代信息化發(fā)展的影響下，我國事業(yè)單位的檔案管理工作模式有所轉(zhuǎn)變，但是，由于各個(gè)方面的因素，檔案管理工作的改革創(chuàng)新并不徹底，所以，在目前的檔案管理模式中仍然存在各個(gè)方面的問題，對(duì)檔案管理模式的完善也就勢(shì)在必行。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作模式的創(chuàng)新，首先要從檔案管理工作的效率開始，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行完善，以此來促進(jìn)工作效率的提高。例如，在管理工作中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采用一定的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施來引起檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，在檔案管理工作中要利用現(xiàn)代化檔案管理理念和管理技術(shù)來對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，從而有效提高檔案管理效率。事業(yè)單位雖然是一種公益性、服務(wù)性的單位，但是在發(fā)展上，還是要順應(yīng)市場(chǎng)特點(diǎn)，才能使事業(yè)單位各項(xiàng)工作任務(wù)的開展更加順利有效。在事業(yè)單位工作中，檔案管理工作的主要內(nèi)容就是記錄社會(huì)發(fā)展足跡，對(duì)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有很大的推動(dòng)作用。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要完善檔案管理的工作模式，提高對(duì)檔案管理工作的重視度，將檔案信息管理工作的價(jià)值和作用充分發(fā)揮出來，使檔案信息得到最大化利用。

（三）加強(qiáng)工作人員的綜合素養(yǎng)

近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益出新，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作技術(shù)和手段也造成很大的影響。在檔案管理工作中，壓縮技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠節(jié)約大量的虛擬空間，還大大提高了檔案管理技術(shù)水平；而數(shù)字化技術(shù)的利用，能夠把傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，不僅能夠長久儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，還能夠?qū)⑵鋲嚎s為內(nèi)存十分小的電子文件，使檔案管理成本大大縮小，提高了檔案信息管理準(zhǔn)確度。然而，先進(jìn)的技術(shù)也需要人為進(jìn)行操作，這時(shí)候，負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案管理的工作人員職業(yè)知識(shí)技能和綜合素質(zhì)就十分重要了。［4］因此，事業(yè)單位檔案管理工作在引進(jìn)新進(jìn)的信息技術(shù)的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。在此形勢(shì)下，事業(yè)單位人事部門可以通過讓工作人員參加職業(yè)相關(guān)的培訓(xùn)、進(jìn)修等活動(dòng)來加強(qiáng)相關(guān)工作人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)。例如，鼓勵(lì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的電子信息培訓(xùn)活動(dòng)，使其在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，跟上時(shí)代進(jìn)步的腳步。還有，事業(yè)單位檔案管理工作部門在進(jìn)行人才招聘時(shí)，要增強(qiáng)面試力度，要選擇具有實(shí)用性的專業(yè)人才，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí)優(yōu)化等，并對(duì)一些職業(yè)技能較弱的員工由專業(yè)人才進(jìn)行培訓(xùn)，從各個(gè)方面采取有效措施以提升檔案管理工作隊(duì)伍水平，為我國事業(yè)單位檔案管理工作打造一個(gè)專業(yè)而強(qiáng)大的專業(yè)隊(duì)伍。除此之外，還要讓檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的意義和價(jià)值進(jìn)行全面而正確的了解，通過完善的檔案管理制度，采用科學(xué)合理的檔案管理模式，使工作人員能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的作用充分發(fā)揮出來，使工作人員能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，從而有效提高檔案管理的工作效率。

綜上所述，在現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理理念的影響下，事業(yè)單位檔案管理工作必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。根據(jù)現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作中的問題，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，利用高效率的信息技術(shù)和管理手段來完善檔案管理模式，提高相關(guān)工作人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，通過優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理技術(shù)，建立一體化的檔案管理體系，將檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用充分發(fā)揮出來，促進(jìn)事業(yè)單位的內(nèi)部改革，使每個(gè)工作部門都能跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，從而促進(jìn)事業(yè)單位在新的社會(huì)形勢(shì)中能夠健康快速發(fā)展。

［1］白文紅.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施分析［J］.中國管理信息化，2016（04）：177-178.

［2］夏麗穎.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及強(qiáng)化管理措施分析［J］.才智，2016（13）：274.

［3］王雪.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.才智，2015（07）：352.

［4］陳濤.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法［J］.赤子（上中旬），2015（09）：179.

G271

A

1674-8883（2016）16-0382-02