淺析如何通過加強合同管理來強化風險防范

張思怡　朱慧子

摘要：企業(yè)管理是一項系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的方方面面，但是，無論是哪一方面，都是企業(yè)按照市場反映出來的社會需求。西方有句諺語說：財富的一半來自合同。合同管理是企業(yè)管理的重要方面。本文闡述了現(xiàn)階段公司合同管理中存在的問題，并提出針對性的建議來加強合同管理，強化風險防范，助推企業(yè)步入良性發(fā)展軌道，獲得理想的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：合同管理 風險防范

合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)只有依法簽訂合同，堵塞合同管理中的漏洞，才能將經(jīng)營的風險降至最低。筆者所在的公司是集采購、銷售、倉儲、中轉(zhuǎn)、配送于一體的專業(yè)化物資供應(yīng)企業(yè)，每年的交易額數(shù)十億元，因此，加強與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式——合同的管理，將風險防范的關(guān)口前移，就顯得尤為重要。

一、現(xiàn)階段公司合同管理中存在的問題

（一）合同簽訂不及時

合同的簽約沒有覆蓋到公司經(jīng)營的方方面面，在物資采購以外的經(jīng)營活動中，口頭合同、不簽訂合同甚至事后補簽合同的現(xiàn)象依然存在。僅憑對方的電話、發(fā)貨通知單就進行產(chǎn)品的加工、交易，很可能給合同履行帶來隱患。因為盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦對方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。原本是信任對方而想圖省事，卻有可能因此付出更多的時間、精力來彌補、處理這些當初圖省事而造成的后果，實際上得不償失。

（二）合同文本格式不夠規(guī)范

除工業(yè)品買賣合同采用的是規(guī)范文本，并已納入計算機信息系統(tǒng)管理外，其余的合同文本尚不夠規(guī)范，條款約定不夠清晰，漏項時有發(fā)生。公司目前的合同類型比較多，有工業(yè)品買賣合同、修理修繕合同、租賃合同、加工合同、代理協(xié)議及其他買賣合同。因為有些類型的合同沒有規(guī)范的文本可用，因此，業(yè)務(wù)人員在合同簽訂過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)因業(yè)務(wù)不熟或談判經(jīng)驗不足而對合同標的約定不明確，合同條款不完善，責權(quán)利表述不清晰，甚至在合同內(nèi)容中出現(xiàn)漏項，如質(zhì)量約定不明確、履行地點不明確、計量方法不明確、檢驗標準不明確等。

（三）公司的信用管理體系不夠健全

合同能否正常履行，與合同主體的信用度密切相關(guān)，隨著公司外部市場開拓力度的不斷加大，建立企業(yè)信用管理體系顯得愈來愈迫切。物資供應(yīng)企業(yè)的特點是兼買賣于一身，作為買方，因為公司是“國家級的守合同重信用企業(yè)”，而且與供應(yīng)商建立了長期合作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，因此基本上是先貨后款；但作為賣方，因為公司對外部市場用戶的信用情況不太清楚，在具體銷售過程中，往往希望先款后貨，或是要求對方提供擔保，因為擔心合同履行中的風險，從而給交易的成功造成種種障礙。哪些企業(yè)的誠信度非常好，可以放心地進行經(jīng)濟往來？哪些企業(yè)需要提供擔保？這是需要企業(yè)研究的一個課題。

二、合同履行過程中存在的潛在風險

合同一經(jīng)簽訂，即具有法律效力，雖然雙方當事人都有嚴格按合同執(zhí)行的意思表示，卻不能保證合同的履行一帆風順。因為合同的履行有一個過程，在此期間會出現(xiàn)一些意想不到的情況。因此，需要合同簽訂部門、合同主管部門加強跟蹤管理，及時協(xié)調(diào)、解決履行過程中出現(xiàn)的問題，盡量避免扯皮、糾紛事件的發(fā)生。合同履行過程中存在的潛在風險如下所述。

（一）采購過程中的風險

（1）質(zhì)量風險。公司承擔的是受用戶委托進行采購的角色，一般不直接使用產(chǎn)品，所以，很容易出現(xiàn)購買者和使用者脫節(jié)的問題。如果不能在產(chǎn)品的檢驗期或保質(zhì)期內(nèi)提出產(chǎn)品的質(zhì)量問題，就會失去有利的索賠時機。

（2）產(chǎn)品進度風險。生產(chǎn)商原材料供應(yīng)不暢；日程安排過于緊張，未考慮合理的生產(chǎn)周期；生產(chǎn)工藝的改變、外部因素的影響（如政策法規(guī)、勞動力問題、氣候條件等）等都可能導致延期交貨，影響工程如期竣工。

（3）預付款的風險。部分或全部貨款已付，但交付的產(chǎn)品不符合質(zhì)量標準，若退貨則面臨貨款回收難度。

（二）銷售過程中的風險

（1）空頭支票風險。對方履行經(jīng)濟合同時，以支票付款提貨，但有意支付不符合要求的支票，利用銀行支票承付的時間差騙取貨物。

（2）信譽欺詐風險。對方先以良好的信譽履行前期小額合同，騙取信任，在履行后期大額合同時拒付貨款。

三、加強制度落實、強化風險防范

雖然在合同履行的各個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)風險，但企業(yè)不能因噎廢食而對外部市場產(chǎn)生畏懼心理。對于合同履行中的潛在風險，公司可以通過加強管理力爭將風險降至最低。

（一）做好合同簽訂前、簽訂時的審查工作

在公司內(nèi)部必須加強各類經(jīng)濟合同的管理，各級合同管理員要嚴格按照《合同管理辦法》對職責范圍內(nèi)的各類合同從對方的信譽、履約能力及對方經(jīng)辦人的資格進行審查、監(jiān)督履行；合同主管部門要嚴格執(zhí)行“未經(jīng)審計不得簽約、未經(jīng)審計不得付款”，并對合同的形式、主要條款、擔保及有關(guān)手續(xù)進行審查，防范不法分子利用合同進行欺詐。

（二）盡量使用格式文本

因為合同講究咬文嚼字，而格式合同一般是在總結(jié)大量的實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上起草的，對雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較均衡，因此，要求有規(guī)范文本的必須使用規(guī)范文本，沒有規(guī)范文本的也應(yīng)用準確明晰的合同文字來體現(xiàn)雙方的真實意思。

（三）加強合同的全過程管理

合同一經(jīng)簽訂，即具有法律效力，為此，公司的合同管理部門應(yīng)及時了解和掌握合同履行的情況，適時記載因不可抗拒原因或人為因素致使合同不能如期履約的信息，并及時簽認，變被動為主動。要建立合同履行部門、財務(wù)部門和合同管理部門信息溝通機制，及時把合同履行、結(jié)算等信息反饋到合同管理部門，使合同管理部門及時掌握情況，適時處理履行過程中出現(xiàn)的問題。

（四）確保按時、保質(zhì)交貨

作為買方，公司在履行合同過程中應(yīng)確保按時取得合同約定的賣方應(yīng)交付的貨物。如果賣方遲延交貨，公司可根據(jù)合同約定，要求賣方承擔違約責任；確屬特殊情況，無法按時交貨，經(jīng)雙方協(xié)商應(yīng)及時簽訂延遲交貨的補充協(xié)議或解除合同。如果賣方提供的產(chǎn)品質(zhì)量有缺陷，而公司視情況采取了相應(yīng)的措施，如同意利用但降低貨物價格、交付替代貨物、拒收或退貨等，那么，無論采取哪種方式，公司都應(yīng)及時與賣方簽訂補充協(xié)議，明確違約責任、補償方式，以維護公司合法權(quán)益。

（五）確保貨款回籠

作為賣方，公司在履行合同過程中應(yīng)確保在交付貨物之后順利取得用戶支付的貨款。一般情況下，都是公司先交付貨物，用戶在驗收貨物之后才支付貨款。為此，在對社會市場銷售過程中，公司應(yīng)對用戶的資信情況進行充分了解后再進行貨物的交易，必要的話，可以要求用戶提供擔保；若用戶使用支票，則接受支票的人員必須仔細核實用戶提供的有關(guān)資料，并設(shè)法與其開戶行取得聯(lián)系，以查詢其賬戶上是否有足額存款，并及時貼現(xiàn)，防打時間差。節(jié)假日無法查詢、貼現(xiàn)時要特別慎重，一定要等到銀行正常辦公時間再進行貨物交易。對出票人真實情況了解不深時，最好讓出票人提供擔保物或擔保人，或者不要接受對方的支票。為了預防“空頭支票”，現(xiàn)在相當多的企業(yè)規(guī)定收到支票3天后方發(fā)送貨物。

四、充分利用法律手段應(yīng)對合同糾紛的發(fā)生

合同訂立后，公司要密切跟蹤合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)，注意搜集相關(guān)資料，在對方違約包括預期違約時及時采取有效法律手段，避免和減少自身損失的發(fā)生，維護自身合法權(quán)益。

五、結(jié)論

企業(yè)要生存和發(fā)展，開拓市場獲取利潤固然重要，但如何保證權(quán)益不被侵害更為重要。具有法律保障和降低法律風險的合同條款是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要保證，企業(yè)應(yīng)當把依法治企、提高企業(yè)競爭力和維護企業(yè)合法權(quán)益有機地結(jié)合起來，通過強化合同管理，樹立“外講信用、依法經(jīng)營，內(nèi)講制度、依法管理”的形象，使企業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)健地發(fā)展。

（作者單位：張思怡，英國杜倫大學；朱慧子，中石油東部管道有限公司財務(wù)處）