基于AB崗工作制的高職院校行政管理效率探究

浦穎娟

【摘 要】行政管理效率是高職院校發(fā)展過(guò)程中至關(guān)重要的因素。面對(duì)當(dāng)前高職院校行政管理效率不高的現(xiàn)狀，實(shí)行AB崗工作制可以有效解決這一問(wèn)題。但AB崗工作制的有效運(yùn)作還需要明確職責(zé)、梳理流程；出臺(tái)制度、加強(qiáng)培訓(xùn)；列入考核、啟用激勵(lì)等措施加以保障。

【關(guān)鍵詞】AB崗工作制；高職院校；行政管理；效率

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展，高職教育已撐起高等教育的半壁江山，2014年召開(kāi)的全國(guó)職業(yè)教育工作會(huì)議明確提出加快發(fā)展職業(yè)教育，國(guó)家各層面對(duì)高職教育的重視程度前所未有。在我國(guó)的高職院校中，除了與科研、教學(xué)息息相關(guān)的教師之外，行政管理人員是為院校學(xué)生、教學(xué)及科研活動(dòng)服務(wù)的主力人群，是維系學(xué)生與院校關(guān)系，推動(dòng)院校建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。如何抓住良好的歷史發(fā)展機(jī)遇，助力提升高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量，是當(dāng)前高職院校行政管理的目標(biāo)與任務(wù)，歸根結(jié)底則是要提升行政管理效率。

1 影響高職院校行政管理效率的重要因素

1.1 高效理念不夠深入

高職院校多屬于公辦事業(yè)單位性質(zhì)，由于歷史原因，公辦事業(yè)單位的行政管理過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏較慢，往往會(huì)忽視工作效率，行政管理人員都或多或少存在工作效率不高的問(wèn)題。同時(shí)，在傳統(tǒng)的教學(xué)體制之下，高職院校行政管理人員的效率理念和時(shí)間觀念與企業(yè)人員相去甚遠(yuǎn)，在完成工作時(shí)，并不以小時(shí)或者天數(shù)來(lái)計(jì)算，往往以時(shí)間截止日期為參考，導(dǎo)致工作拖拉?？傮w上看，高職院校行政管理人員的管理效率不高，提倡效率的理念并不深入。

1.2 分工問(wèn)題存在扯皮

在提倡建立現(xiàn)代大學(xué)制度的大背景下，高職院校的機(jī)構(gòu)設(shè)置也日趨合理，但仍然存在權(quán)責(zé)劃分不明晰，機(jī)構(gòu)重疊、職能交叉、職責(zé)不清等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致相互推諉扯皮現(xiàn)象頻繁，行政效率下降。在部門內(nèi)部，為營(yíng)造團(tuán)結(jié)融洽的氛圍，多數(shù)部門會(huì)提倡“分工不分家”，但從另一個(gè)角度來(lái)看，也會(huì)出現(xiàn)個(gè)人職責(zé)范圍不固定，分工不明晰，工作存在交叉或者遺漏的現(xiàn)象，從而影響效率。

1.3 制度執(zhí)行不夠到位

在追求規(guī)范化辦學(xué)的過(guò)程中，大部分高職院校都已經(jīng)建立起一套全面的制度體系，基本能涵蓋管理過(guò)程中涉及的流程、步驟。但是，制度出臺(tái)之后的普及是無(wú)法量化的空白區(qū)域，大多數(shù)行政管理人員只對(duì)與自己工作相關(guān)的制度感興趣，當(dāng)有人員換崗、換部門時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)新崗位制度不清楚，辦事效率降低的情況。此外，制度體系還缺乏有效的監(jiān)督和責(zé)任機(jī)制，監(jiān)督機(jī)構(gòu)不健全、不到位，無(wú)法評(píng)判制度執(zhí)行情況，當(dāng)制度執(zhí)行不到位、不順暢時(shí)，工作效率會(huì)相應(yīng)降低。

2 源于企業(yè)的AB崗工作制

在企業(yè)管理中，為了保證日常工作不斷檔，提升工作效率，通常會(huì)設(shè)置AB崗來(lái)保持工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。AB崗工作制是指在合理設(shè)置部門工作崗位、完善部門工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在部門內(nèi)各崗位中，分別設(shè)置兩個(gè)崗位承擔(dān)人，分別為A、B兩個(gè)角色，A崗承擔(dān)人是該職位的正崗/責(zé)任人，B崗承擔(dān)人是該崗位的頂替崗/備崗責(zé)任人，當(dāng)A崗承擔(dān)人因出差、開(kāi)會(huì)、休假等情況離崗時(shí)，由明確的B崗承擔(dān)人代替其履行工作職責(zé)。

3 AB崗工作制對(duì)提高行政管理效率的重要性

高職院校行政管理人員的崗位相對(duì)穩(wěn)定，從而造成知識(shí)單一，全方位工作經(jīng)驗(yàn)不足，實(shí)行AB崗工作制可以解決這一問(wèn)題，使部門內(nèi)行政人員都成為工作中的“多面手”，以適應(yīng)不同部門不同模塊工作。同時(shí)，實(shí)行AB崗工作制能夠有效避免在崗位輪換時(shí)出現(xiàn)工作拖拉、錯(cuò)誤等問(wèn)題，新上任的人員可以在B崗的幫助下快速有效適應(yīng)新崗位工作。第三，長(zhǎng)期從事單一的工作容易使行政管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不積極進(jìn)取，工作效率日益降低，實(shí)行AB崗工作制可以有效激發(fā)行政管理人員學(xué)習(xí)的積極性，拓寬自己的職業(yè)路徑，在AB崗工作制實(shí)行過(guò)程中，部門負(fù)責(zé)人可以更多了解部門內(nèi)人員的水平和潛力，為培養(yǎng)部門儲(chǔ)備人才、后備力量提供參考。最后，對(duì)于整個(gè)部門來(lái)說(shuō)，AB崗人員之間相互幫助、共同提高，可以大大促進(jìn)部門團(tuán)隊(duì)綜合實(shí)力，有利于培育良好的團(tuán)隊(duì)文化。

4 AB崗工作制在行政管理中的有效運(yùn)作

上文已經(jīng)提出，目前影響高職院校行政管理效率的因素，既有個(gè)人的理念問(wèn)題，也有實(shí)際工作中分工不明確的問(wèn)題，還有整個(gè)制度體系不健全的問(wèn)題。實(shí)行AB崗工作制的本質(zhì)就是要提升行政管理效率，因此，為有效運(yùn)作AB崗工作制，提升行政管理效率，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手。

4.1 明確部門及崗位職責(zé)，梳理工作流程

分工明晰是制定AB崗工作制、提高工作效率的前提條件。高職院校行政管理工作千頭萬(wàn)緒，很多工作都會(huì)牽涉多個(gè)部門，只有厘清部門之間的工作職責(zé)，才能避免推諉扯皮現(xiàn)象。而在部門內(nèi)部，部門負(fù)責(zé)人同樣應(yīng)該界定清楚每位行政管理人員的崗位職責(zé)，且明確各類事務(wù)的操作流程。

4.2 科學(xué)制定AB崗工作制，加強(qiáng)制度培訓(xùn)

出臺(tái)制度是保障工作運(yùn)轉(zhuǎn)、提高工作效率的重要載體。高職院校各行政管理部門應(yīng)該在明確自身部門及部門內(nèi)崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，制定出臺(tái)AB崗工作制度。在制定過(guò)程中，應(yīng)該充分考慮崗位與崗位之間的聯(lián)系、人員之間的長(zhǎng)處和劣勢(shì)，此外也要考慮行政管理人員的家庭因素、年齡因素等等。例如，可以把工作相近或者在工作中合作較多的人員互相設(shè)為AB崗，或者以同一辦公室的人員均互相設(shè)為AB崗，也可以用一老一年輕的形式搭配。在制定制度之后，要定期進(jìn)行培訓(xùn)，A崗人員應(yīng)該采用面授、PPT講解等多樣化的形式對(duì)B崗人員進(jìn)行培訓(xùn)，并留出一段時(shí)間進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)，最終由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，從而保障B崗人員全方位了解、掌握每一項(xiàng)工作的操作步驟。在AB崗工作制的實(shí)施過(guò)程中，部門負(fù)責(zé)人和A崗人員還要對(duì)B崗人員進(jìn)行監(jiān)督反饋，保障制度運(yùn)行順暢。

4.3 列入年度考核指標(biāo)，啟用激勵(lì)機(jī)制

列入年度考核是AB崗工作制常態(tài)化、長(zhǎng)效性的必要條件。人都有惰性，會(huì)優(yōu)先完成事關(guān)自身的工作，而往往會(huì)忽視那些不需要考核的工作。因此，只有將AB崗工作制列入年度考核指標(biāo)，才能引起行政管理人員的充分重視，這也是提高工作效率的條件。高職院校在制定相關(guān)考核指標(biāo)時(shí)，還應(yīng)該融入激勵(lì)元素，例如完成B崗職責(zé)，等于完成一定的工作量，給予加班或者抵消請(qǐng)假的獎(jiǎng)勵(lì)等。

高職院校行政管理工作在院校的建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中有著舉足輕重的作用，提高行政管理效率勢(shì)在必行。推行AB崗工作制可以在很大程度上解決高職院校效率低下的現(xiàn)狀，從而推動(dòng)教學(xué)、科研等核心工作的快速發(fā)展。

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[責(zé)任編輯：王楠]