新公共管理理論下文檔工作革新的思考

◆程 晨

20世紀(jì)80年代以來，隨著西方新公共管理理論的發(fā)展以及我國對新公共管理理論研究的深入，新公共管理運(yùn)動(dòng)對傳統(tǒng)管理體制以及現(xiàn)代文檔工作都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。新公共管理運(yùn)動(dòng)要求對文檔工作進(jìn)行改革，以更有效率的管理方法指導(dǎo)文檔工作的開展，發(fā)揮文檔工作的社會(huì)價(jià)值。分析這一新型的管理模式，有助于為文書檔案工作更好地開展指明方向。

一、新公共管理理論的特征

新公共管理理論是以公共選擇理論、新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)理論和私營企業(yè)的管理理論和方法為理論基礎(chǔ)建立起來的，具有以下特征：

(一)新公共管理理論汲取經(jīng)濟(jì)學(xué)的相關(guān)理論成果。由于新公共管理理論更多地借鑒了經(jīng)濟(jì)學(xué)的理論，其目標(biāo)是追求3E，即Economy(經(jīng)濟(jì))、Efficiency(效率)、Effectiveness(效益)。此外，為了應(yīng)對傳統(tǒng)公共行政強(qiáng)調(diào)的統(tǒng)一管理和監(jiān)控對政府創(chuàng)造力的抑制，從而導(dǎo)致政府管理的形式化和僵化的問題，新公共管理理論引入了市場競爭機(jī)制，通過強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的優(yōu)越性，重新發(fā)掘市場與政府的關(guān)系，通過市場這只“看不見的手”，提升政府的創(chuàng)造性。

(二)新公共管理理論重新定位政府職能。新公共管理理論主張對政府職能進(jìn)行重新定位，提倡建立精簡而有效的服務(wù)型政府。首先，新公共管理理論認(rèn)為政府職能“應(yīng)是掌舵而不是劃槳”，政府應(yīng)通過政策的制定對全局進(jìn)行總體掌握，而具體的實(shí)施則應(yīng)由各自治機(jī)構(gòu)承擔(dān)。其次，新公共管理理論主張適度的分權(quán)與授權(quán)，賦予管理者有效的管理權(quán)威，解除對其過多的控制，以便更好地提升政府的管理效率與效能。再次，新公共管理理論打破了原有層級制的金字塔體系結(jié)構(gòu)，壓平組織結(jié)構(gòu)的層級，創(chuàng)建扁平制組織結(jié)構(gòu)。

(三)新公共管理理論強(qiáng)調(diào)用戶導(dǎo)向戰(zhàn)略。在傳統(tǒng)的政府管理模式中，公眾沒有選擇的權(quán)利，也沒有話語權(quán)。而新公共管理理論借鑒企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)，提倡政府對待公眾應(yīng)像企業(yè)對待顧客一樣，一切制度和決策的制定都以公眾的利益和價(jià)值取向?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)。用戶導(dǎo)向戰(zhàn)略引導(dǎo)公眾參與政府職能活動(dòng)，不僅提高了公眾的積極性，也是政府工作創(chuàng)新的出發(fā)點(diǎn)與動(dòng)力。

(四)新公共管理理論追求效率和結(jié)果。精確、迅速、明確、統(tǒng)一、嚴(yán)格的服從是傳統(tǒng)官僚體制的優(yōu)點(diǎn)，但隨著時(shí)代的變化，這些優(yōu)點(diǎn)已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。新公共管理理論強(qiáng)調(diào)效率和結(jié)果，忽視過程，重視技術(shù)在提高管理效率中的作用，提倡多種方法與手段的并用。給予了現(xiàn)代管理更多的靈活性，營造了更為寬松的環(huán)境與氛圍，實(shí)現(xiàn)了管理行為的創(chuàng)新，從而提高了管理的效率。

二、新公共管理理論對文檔工作的新要求

新公共管理理論賦予現(xiàn)代管理以效率為中心、技術(shù)至上的特點(diǎn)，這決定了現(xiàn)代文檔工作必將面臨深刻的形式變革，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)在以追求效率為目的的新公共管理理論下，文檔工作應(yīng)以電子文件的管理為工作中心。在韋伯的官僚體制中，傳統(tǒng)文檔維系與連接組織各部門之間的運(yùn)轉(zhuǎn)，體現(xiàn)出工具價(jià)值。而追求效率的新公共管理理論要求政府改變統(tǒng)治者的角色，提倡塑造服務(wù)型政府，由此為電子政府的出現(xiàn)提供了契機(jī)，可以說電子政府也是新公共管理理論的產(chǎn)物。電子政府通過網(wǎng)絡(luò)與公民互動(dòng)提供服務(wù)信息，需要大量電子文件作為支撐。電子文件實(shí)現(xiàn)了文檔的無紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，大大節(jié)約了資源，同時(shí)也改變了過去管理過程復(fù)雜、消耗時(shí)間長、資源浪費(fèi)的壁壘。

(二)在重視資源利用的新公共管理理論下，文檔工作應(yīng)以文檔的開發(fā)利用為工作重點(diǎn)。政府信息資源是最重要的社會(huì)資源。李克強(qiáng)總理近日指出，目前我國信息數(shù)據(jù)資源80%以上掌握在各級政府部門手里，“深藏閨中”是極大的浪費(fèi)。政府信息公開、建設(shè)服務(wù)型政府已經(jīng)在全國深入推開，“政務(wù)”走向透明化，“服務(wù)”漸成常態(tài)化。今天公眾對政府信息的需求，正在實(shí)現(xiàn)從關(guān)注數(shù)量到注重質(zhì)量，從欣賞姿態(tài)到追求實(shí)效的轉(zhuǎn)變。對政府文檔信息資源進(jìn)行開發(fā)，最大限度發(fā)揮政府信息數(shù)據(jù)滿足需求、解決問題的效用，為社會(huì)各方面的運(yùn)行提供支持，是新公共管理理論對文檔工作提出的新要求。

(三)在以用戶為導(dǎo)向的新公共管理理論下，文檔工作應(yīng)以為公眾服務(wù)為工作理念。過去，檔案局、檔案館等各級文檔部門以服務(wù)自身機(jī)構(gòu)為目的，秉持著保密、嚴(yán)格開放程序的工作原則。而在新公共管理理論下，文檔工作的服務(wù)對象不僅僅是自身的組織機(jī)構(gòu)，而是廣大公民，這就要求文檔工作應(yīng)實(shí)施用戶導(dǎo)向戰(zhàn)略。在宏觀層面，以服務(wù)為理念進(jìn)行檔案部門的組織規(guī)劃、政策制定、標(biāo)準(zhǔn)的擬定，以服務(wù)為宗旨對文檔工作進(jìn)行全局掌控。在微觀層面，要將服務(wù)理念貫穿于文檔工作的所有環(huán)節(jié)之中，將如何滿足公眾的利用需求作為工作的最終目標(biāo)。

(四)在整合企業(yè)管理思維的新公共管理理論下，文檔工作應(yīng)重視人力資源管理。目前，企業(yè)管理中普遍使用知識管理的方法，而在知識管理的三要素“人、信息資源、技術(shù)手段”中，人處于核心地位。而借鑒這一思想的新公共管理實(shí)踐也愈發(fā)重視人的作用，要求在文檔工作中重視人力資源管理，充分發(fā)揮人在知識管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人員的隱性知識價(jià)值。管理人員掌握的知識和創(chuàng)新能力為文檔工作提供了源源不斷的動(dòng)力。另一方面，通過績效評估的方法，提高管理人員的工作效率;通過獎(jiǎng)懲制度來規(guī)范管理人員的行為，培養(yǎng)其工作責(zé)任感。

(五)在追求經(jīng)濟(jì)效益的新公共管理理論下，文檔工作應(yīng)充分挖掘文檔信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。新公共管理理論的經(jīng)濟(jì)理念要求檔案部門應(yīng)改變過去完全依賴政府撥款的局面，充分挖掘所保管的文檔信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。對文檔信息進(jìn)行整合開發(fā)，生產(chǎn)信息產(chǎn)品，是文檔工作的新項(xiàng)目。例如現(xiàn)在的一些咨詢公司，就是通過挖掘分析信息，為用戶提供信息增值服務(wù)。檔案部門在開展經(jīng)營業(yè)務(wù)時(shí)，除了對自身所掌握的文檔信息進(jìn)行開發(fā)外，還應(yīng)在信息技術(shù)的作用下，廣泛、全面地搜集網(wǎng)絡(luò)信息，采用市場營銷的理念，充分挖掘文檔信息的經(jīng)濟(jì)效益，在為組織自身發(fā)展提供資金保障的同時(shí)，也為國家財(cái)政開源。

三、新公共管理理論下對文檔工作革新的思考

新公共管理理論尚處在并不成熟的階段，在運(yùn)用新公共管理思想進(jìn)行文檔工作革新時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)把握以下方面：

(一)重塑價(jià)值定位。新公共管理理論汲取經(jīng)濟(jì)學(xué)理論，引入市場機(jī)制，追求效益的最大化，容易造成組織對利益的盲目追求，而導(dǎo)致社會(huì)價(jià)值的缺失。我們在對文檔工作進(jìn)行改革時(shí)，應(yīng)采用新公共管理理論的經(jīng)濟(jì)理念，注重文檔資源的價(jià)值開發(fā)，構(gòu)建營利性機(jī)構(gòu)以實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)經(jīng)營模式的突破。值得注意的是，文檔工作必須始終堅(jiān)持作為國家文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的公益性質(zhì)，始終以為人民服務(wù)為工作理念，把握好經(jīng)濟(jì)創(chuàng)收占整體工作的比重，避免文檔工作的價(jià)值定位產(chǎn)生偏頗。

(二)優(yōu)化組織管理。新公共管理理論改變了傳統(tǒng)金字塔式的組織結(jié)構(gòu)，主張扁平化與分散化，在權(quán)利的分化與下放給基層管理人員帶來能動(dòng)性的同時(shí)，也容易引起上下層管理權(quán)失衡的問題，例如在管理中出現(xiàn)的“政府空心化”問題。因此，文檔管理部門應(yīng)正確處理權(quán)力控制和權(quán)利下放的問題，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、協(xié)調(diào)各部門間的溝通，為組織營造良好的管理環(huán)境。

(三)加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用。信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求文檔工作必須與時(shí)俱進(jìn)，大力引用技術(shù)手段，電子文件的產(chǎn)生、電子政府的興起、辦公自動(dòng)化的普及等都以技術(shù)手段作為保障。不可否認(rèn)，技術(shù)手段在現(xiàn)代文檔工作中發(fā)揮著重要作用。但是，也要清醒地認(rèn)識到，技術(shù)只是以工具的價(jià)值出現(xiàn)在文檔工作中，起到的是提高文檔工作效率的輔助作用。針對目前一些人所提出的技術(shù)至上主義，文檔工作必須正確處理技術(shù)手段在文檔工作中的應(yīng)用，切不可本末倒置。