學(xué)校檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略研究

何 慶

（武漢科技大學(xué)城市學(xué)院檔案館，湖北 武漢 430083）

學(xué)校檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略研究

何 慶

（武漢科技大學(xué)城市學(xué)院檔案館，湖北 武漢 430083）

學(xué)生在學(xué)校里各種重要的經(jīng)歷都會(huì)被記錄在學(xué)生檔案中，其是記錄學(xué)生綜合素質(zhì)的一種載體，因而具有原始性和真實(shí)性，同時(shí)也具有一定的法律效應(yīng)。而文章將圍繞存在于學(xué)校檔案管理中的弊端進(jìn)行分析，并將相關(guān)的研究策略闡述出來(lái)。

學(xué)校檔案管理；存在弊端；應(yīng)對(duì)策略

一、研究背景

學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在學(xué)校中各種經(jīng)歷的記錄，如：身體健康狀況、思想情況以及學(xué)習(xí)情況等，是重要的一種原始憑證，因而具有原始性、真實(shí)性，以及一定的法律效應(yīng)。用人單位在人才招聘時(shí)會(huì)將學(xué)生檔案中重要的記錄作為參考，其是與學(xué)生職業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系的，因而無(wú)論是對(duì)學(xué)生，還是對(duì)社會(huì)、高校而言都是十分重要的，因此必須做好學(xué)生檔案的管理工作。

二、學(xué)生檔案管理的重要意義

在國(guó)家相關(guān)法律文件的管理之下，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)包括黨組織關(guān)系資料、畢業(yè)生登記表、高中檔案、學(xué)籍檔案、入學(xué)登記表、獎(jiǎng)懲記錄以及體檢表等內(nèi)容。一份完整的學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生各方面素質(zhì)的反映，通過(guò)檔案的查閱，能夠?yàn)槿粘５墓芾砉ぷ魈峁┮欢ǖ囊罁?jù)，從而有助于提高學(xué)校整體的管理水平。對(duì)于用人單位來(lái)講，學(xué)生檔案的查閱，能夠?qū)W(xué)生成長(zhǎng)的情況、綜合素質(zhì)進(jìn)行全面了解。因而，高效的學(xué)生檔案管理水平能夠同時(shí)滿(mǎn)足社會(huì)、學(xué)生以及高校等不同需求。

三、存在于管理中的弊端

（一）劃分不清的管理部門(mén)。雖然在相關(guān)的高等學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理的工作作出了規(guī)定，但由于缺乏約束力，因而并沒(méi)有在高校中引起足夠重視，甚至有的高校沒(méi)有將檔案館建立起來(lái)?，F(xiàn)階段，很多高校的學(xué)生檔案管理工作沒(méi)有一定的標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂的局面，如：有的是學(xué)生所在學(xué)院直接管理，有的則是由教務(wù)部門(mén)來(lái)管理。

（二）缺乏學(xué)生檔案的管理意識(shí)。學(xué)生沒(méi)有足夠重視到檔案的重要性，在檔案中潦草書(shū)寫(xiě)，錯(cuò)誤地填寫(xiě)個(gè)人信息；對(duì)于自己檔案的管理意識(shí)缺乏，對(duì)檔案的歸檔內(nèi)容不了解，甚至有的學(xué)生對(duì)于檔案的存放也極不關(guān)心，在畢業(yè)離校后不知道檔案被放置在何處。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失。國(guó)家并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)定高中以后學(xué)生檔案的走向，因而在不同的省份有著不同的學(xué)生檔案對(duì)待方式，其中所涉及的內(nèi)容詳細(xì)程度也會(huì)有所差異，各個(gè)高校均是按照自身所在省份的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行收集和歸納。

（四）保護(hù)隱私不到位。學(xué)生真實(shí)的信息被記錄在學(xué)生檔案之中，其中涉及學(xué)生隱私的信息，如：家庭住址、身體健康狀況等。在整體的檔案管理中，有很多人能夠接觸到學(xué)生隱私的信息，對(duì)于高校學(xué)生檔案的管理工作者來(lái)講，必須對(duì)學(xué)生隱私的保護(hù)引起足夠重視。然而在實(shí)際的管理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)管理人員并沒(méi)有具備學(xué)生隱私保護(hù)的意識(shí)，甚至還將隱私泄露給他人，從而給學(xué)生造成了傷害。

四、學(xué)生檔案管理意識(shí)和水平的提高

（一）設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。各高校應(yīng)當(dāng)將學(xué)生檔案館以及檔案管理部門(mén)設(shè)置出來(lái)，并由檔案管理部門(mén)全面負(fù)責(zé)管理學(xué)生的檔案信息。通過(guò)檔案管理部門(mén)以制度化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理檔案。另外，在對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，需要在檔案館的批準(zhǔn)下進(jìn)行，這樣才能夠確保所收集檔案內(nèi)容的完整性。

（二）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一制定。國(guó)家相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在各個(gè)高校學(xué)生檔案實(shí)際管理情況之下，將滿(mǎn)足其管理特色的標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)，要求各個(gè)高校按照所頒布的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行管理任務(wù)，以便于將學(xué)生檔案管理的工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進(jìn)。

（三）學(xué)生檔案意識(shí)的提高。為了提高高校整體檔案管理的水平，就必須將學(xué)生自我檔案管理的意識(shí)提高。如：學(xué)?？梢圆扇n案知識(shí)競(jìng)賽、課堂講座以及教學(xué)等方式有意識(shí)地提高學(xué)生檔案管理的意識(shí)，從而減少學(xué)生檔案在學(xué)校滯留的情況。

（四）信息化檔案管理的推進(jìn)。對(duì)于高校學(xué)生檔案的管理工作而言，也需要將信息化技術(shù)引入進(jìn)來(lái)。國(guó)家檔案部門(mén)在將系統(tǒng)化檔案管理的軟件制作出來(lái)后，可以在這樣的背景下將更多的檔案管理的系統(tǒng)或軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)，從而以電子化的方式對(duì)檔案進(jìn)行處理，并將相關(guān)學(xué)生的信息進(jìn)行歸納和統(tǒng)計(jì)后有效地在檔案管理的總系統(tǒng)中導(dǎo)入，便于長(zhǎng)時(shí)間保存。

五、總結(jié)

綜上所述，對(duì)于高校檔案管理的工作而言，管理的核心是學(xué)生檔案的管理部分，因?yàn)槭恰耙匀藶楸尽苯逃枷牒屠砟畹闹匾w現(xiàn)，因而在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用下，我們需要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，以便將學(xué)生檔案管理的工作做好。

[1]趙磊.學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化策略[A].中國(guó)武漢決策信息研究開(kāi)發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.軟科學(xué)論壇——工程管理與技術(shù)應(yīng)用研討會(huì)論文集[C].中國(guó)武漢決策信息研究開(kāi)發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2015:2.

[2]鄧茵.企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,(20):70+84.

[3]湯惠玲.淺談中職學(xué)校教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,(07):165+167.

[4]陳晶.淺議中職學(xué)校檔案管理工作的問(wèn)題與策略[J].新課程(下),2015,(05):228.

G271

A

1007-0125(2016)12-0224-01