基層央行辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)實(shí)踐與思考

侯春梅

辦公設(shè)備配置與管理是支持央行履職的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)保障正常業(yè)務(wù)運(yùn)行和辦公管理具有重要的作用。近年來(lái)，政府部門(mén)辦公設(shè)備的配置與管理情況日益成為各級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域，在此背景下，開(kāi)展辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)具有較為重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合實(shí)際，從辦公設(shè)備配置與管理的視角對(duì)如何構(gòu)建辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行了探討，并以某地市中支辦公設(shè)備配置與管理情況為例，評(píng)價(jià)了辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性，深入分析了影響績(jī)效的因素，提出了提高辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效的意見(jiàn)和建議。

一、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建

（一）審計(jì)目標(biāo)及評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建的原則

辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)的主要目的是，促進(jìn)基層央行進(jìn)一步完善制度、改善管理、節(jié)約資源，提高資源配置與管理的水平和效能。根據(jù)確定的審計(jì)目標(biāo)，在設(shè)定評(píng)價(jià)指標(biāo)中需遵循以下四項(xiàng)原則：

1相關(guān)性原則。審計(jì)目標(biāo)是選取評(píng)價(jià)指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。選定的評(píng)價(jià)指標(biāo)必須與審計(jì)目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，能說(shuō)明和實(shí)現(xiàn)審計(jì)要達(dá)到的目的，否則，再易于可得的指標(biāo)都不是恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)。

2全面性和關(guān)鍵切入點(diǎn)相結(jié)合原則。審計(jì)指標(biāo)不可能面面俱到，事無(wú)巨細(xì)，這里借鑒“關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI：Key Performance Indicator）”法中“二八原理”的管理理念，從每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中找出“關(guān)鍵點(diǎn)”或“關(guān)鍵影響因素”，設(shè)置績(jī)效指標(biāo)，以達(dá)到以點(diǎn)帶面、以小見(jiàn)大的效果。

3可操作性原則。一是選定的評(píng)價(jià)指標(biāo)要科學(xué)合理、客觀(guān)公正，即達(dá)到審計(jì)的目的，又要得到被審計(jì)單位的認(rèn)可，要清晰簡(jiǎn)明、實(shí)用，易于判斷、理解和接受。二是評(píng)價(jià)指標(biāo)要便于計(jì)算和采集，是可測(cè)和可獲得的。

（二）指標(biāo)體系框架構(gòu)建

根據(jù)“關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)法”理論，構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的總體思路為（如下圖）：

明確審計(jì)目標(biāo)

確定關(guān)鍵審計(jì)領(lǐng)域

設(shè)計(jì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)

評(píng)價(jià)該審計(jì)領(lǐng)域績(jī)效

具體為：辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系分為三個(gè)層次。第一層次是關(guān)鍵審計(jì)領(lǐng)域，它是實(shí)現(xiàn)審計(jì)整體目標(biāo)主要組成部分，分為4個(gè)方面，即配置與管理的基本情況、經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性。第一個(gè)方面主要為合規(guī)性?xún)?nèi)容，后三個(gè)方面主要為績(jī)效性?xún)?nèi)容。第二層次是對(duì)4個(gè)方面的關(guān)鍵影響因素的進(jìn)一步分解，確定為14個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)。第三層次是對(duì)每個(gè)關(guān)鍵影響因素再次進(jìn)行具體的分解，確定為34個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)。同時(shí)，對(duì)各個(gè)指標(biāo)賦權(quán)采用較為簡(jiǎn)單實(shí)用的德菲爾法（Delphi Technique），即函詢(xún)調(diào)查法，將辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)的目的及評(píng)價(jià)指標(biāo)架構(gòu)表，用函的方式向相關(guān)領(lǐng)域具有管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家提出，先讓他們根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)給每個(gè)指標(biāo)確定權(quán)數(shù)，然后把他們答復(fù)的意見(jiàn)進(jìn)行綜合，再反饋給他們，如此反復(fù)多次，直到認(rèn)為合適的意見(jiàn)為止。辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)評(píng)分體系表如下：

評(píng)價(jià)項(xiàng)目評(píng)價(jià)指標(biāo)主要分類(lèi)指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)分值

實(shí)際得分

（一）辦公設(shè)備配置與管理基本情況（20%）

1人員配置的科學(xué)性（20%）

辦公設(shè)備的管理人員配置是否到位，是否按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（50%）100

集中采購(gòu)管理委員會(huì)成員和集中采購(gòu)評(píng)審人員庫(kù)成員是否符合規(guī)定。（50%）100

2規(guī)章制度的健全性（20%）各項(xiàng)工作制度、業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)等內(nèi)控管理制度是否健全，更新是否及時(shí)。（100%）100

3制度執(zhí)行的有效性（40%）

設(shè)備采購(gòu)制度執(zhí)行有效性（40%）

是否按規(guī)定編制需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算（20%）100

應(yīng)納入集中采購(gòu)范圍的設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目是否均實(shí)施集中采購(gòu)（40%）100

評(píng)審、簽約、驗(yàn)收、付款、入庫(kù)等重要環(huán)節(jié)的操作是否合規(guī)（40%）100

設(shè)備管理制度執(zhí)行有效性（30%）

是否健立相應(yīng)的登記簿，對(duì)固定資產(chǎn)或低值易耗品進(jìn)行有效管理。（100%）100

監(jiān)督機(jī)制的有效性（30%）

是否按規(guī)定的內(nèi)容、頻率等要求進(jìn)行清查和監(jiān)督檢查。（50%）100

監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題未進(jìn)行有效整改。（50%）

100

4賬務(wù)信息的可靠性（20%）

賬務(wù)處理不及時(shí)。（20%）100

賬、實(shí)不符，存在有賬無(wú)實(shí)或有實(shí)無(wú)賬的現(xiàn)象。（80%）100

（二）辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性（30%）

1辦公設(shè)備采購(gòu)或取得的節(jié)約情況。（50%）

辦公設(shè)備購(gòu)置支出增減率（20%）

電子設(shè)備購(gòu)置支出增減率（40%）100

機(jī)械器具購(gòu)置支出增減率（30%）100

其他辦公設(shè)備購(gòu)置支出增減率（30%）100

辦公設(shè)備購(gòu)置支出人均增減率（20%）

電子設(shè)備購(gòu)置支出人均增減率（40%）100

機(jī)械器具購(gòu)置支出人均增減率（30%）100

其他辦公設(shè)備購(gòu)置支出人均增減率（30%）100

采購(gòu)成本市場(chǎng)差異度（20%）

電子設(shè)備采購(gòu)成本市場(chǎng)差異度（40%）100

機(jī)械器具采購(gòu)成本市場(chǎng)差異度（30%）100

其他辦公設(shè)備采購(gòu)成本市場(chǎng)差異度（30%）100

零星采購(gòu)率（20%）

電子設(shè)備零星采購(gòu)率（40%）100

機(jī)械器具零星采購(gòu)率（30%）100

其他辦公設(shè)備零星采購(gòu)率（30%）100

集中采購(gòu)資金節(jié)約率（20%）100

2辦公設(shè)備配置數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)合理情況。（30%）

辦公設(shè)備人均占有數(shù)（35%）

電子設(shè)備人均占有數(shù)（50%）100

其他辦公設(shè)備人均占有數(shù)（50%）100

不當(dāng)配置比率（35%）電子設(shè)備不當(dāng)配置比率（100%）100

庫(kù)存率（30%）

電子設(shè)備庫(kù)存率（50%）100

其他辦公設(shè)備庫(kù)存率（50%）100

（二）辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性（30%）

3辦公設(shè)備后續(xù)消耗的適當(dāng)性（20%）

辦公設(shè)備后續(xù)支出平均量（100%）

打印機(jī)、復(fù)印機(jī)年平均消耗用紙量（25%）100

打印機(jī)、復(fù)印機(jī)年平均消耗硒鼓量（25%）10

計(jì)算機(jī)年平均消耗光盤(pán)量（25%）100

電話(huà)機(jī)年平均通話(huà)費(fèi)（25%）100

（三）辦公設(shè)備配置與管理的效率性（30%）

1辦公設(shè)備集中采購(gòu)效率（50%）

集中采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行率（35%）100

集中采購(gòu)計(jì)劃外采購(gòu)比率（35%）100

集中采購(gòu)任務(wù)及時(shí)完成率（30%）100

2辦公設(shè)備日常管理效率（50%）

設(shè)備利用率（25%）100

設(shè)備更新率（25%）

電子設(shè)備更新率（40%）100

機(jī)械器具更新率（30%）100

其他辦公設(shè)備更新率（30%）100

設(shè)備日常維護(hù)滿(mǎn)意率（25%）100

設(shè)備故障平均維修天數(shù)（25%）100

（四）辦公設(shè)備配備與管理的效果性（20%）

1員工滿(mǎn)意度（20%）100

2設(shè)備配置滿(mǎn)足率（20%）

電子設(shè)備滿(mǎn)足率（40%）100

機(jī)械器具滿(mǎn)足率（30%）100

其他辦公設(shè)備滿(mǎn)足率（30%）100

3設(shè)備完好情況（20%）100

4超期正常使用率（20%）

電子設(shè)備超期正常使用率（50%）100

機(jī)械器具超期正常使用率（50%）100

5非正常損失率（20%）

電子設(shè)備非正常損失率（40%）100

機(jī)械器具非正常損失率（30%）100

其他辦公設(shè)備非正常損失率（30%）100

（三）評(píng)價(jià)指標(biāo)分值計(jì)算和評(píng)價(jià)結(jié)果設(shè)定

上述評(píng)價(jià)指標(biāo)架構(gòu)計(jì)分系統(tǒng)按照指標(biāo)層級(jí)分三個(gè)計(jì)分層次，采用加權(quán)計(jì)算方法，按百分制計(jì)分。首先計(jì)算每個(gè)主要分類(lèi)指標(biāo)的實(shí)際得分。定量評(píng)價(jià)指標(biāo)主要采用查閱資料、現(xiàn)場(chǎng)核查、統(tǒng)計(jì)計(jì)算、比較分析等方法，分別計(jì)算出每個(gè)指標(biāo)的實(shí)際分值；定性指標(biāo)主要采用資料查閱、詢(xún)問(wèn)、座談等方法，由審計(jì)人員根據(jù)審計(jì)情況進(jìn)行定性賦值。其次，根據(jù)加權(quán)計(jì)算法，設(shè)定績(jī)效評(píng)價(jià)關(guān)鍵領(lǐng)域分值為A、權(quán)重為a，關(guān)鍵影響因素分值為B、權(quán)重為b，關(guān)鍵評(píng)價(jià)指標(biāo)分值為C、權(quán)重為c。每個(gè)層次指標(biāo)計(jì)算如下：

C=關(guān)鍵評(píng)價(jià)指標(biāo)實(shí)際得分×c

B=∑ni=1C×b

A=∑ni=1B×a

績(jī)效評(píng)價(jià)總分值=∑ni=1A

依據(jù)上述評(píng)價(jià)指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算綜合評(píng)價(jià)分值，按分值將評(píng)價(jià)結(jié)果設(shè)定為 A、B、C、D四個(gè)級(jí)次。A級(jí)，綜合評(píng)價(jià)計(jì)分值在90分以上，辦公設(shè)備配置與管理情況較好，能夠科學(xué)地配置并充分利用辦公設(shè)備，控制管理規(guī)范，工作效果明顯。B級(jí)，綜合評(píng)價(jià)計(jì)分值在80-89分，能夠合理地配置和利用辦公設(shè)備，控制管理有效，在配置與管理過(guò)程中存在著一些缺陷和弱點(diǎn)，但對(duì)績(jī)效管理工作影響較小。C級(jí)，綜合評(píng)價(jià)計(jì)分值在70-79分，能夠較合理地配置和利用辦公設(shè)備，管理比較規(guī)范，但工作效果不明顯，在配置與管理過(guò)程中存在著一些缺陷和弱點(diǎn)，對(duì)績(jī)效管理工作產(chǎn)生了比較明顯的負(fù)面影響。D級(jí)，綜合評(píng)價(jià)計(jì)分值在69分以下，辦公設(shè)備沒(méi)

有得到合理的配置和利用，管理控制弱化，存在著較大資產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)。

二、辦公設(shè)備配置與管理情況評(píng)價(jià)

以對(duì)某地市中支2011年、2012年辦公設(shè)備配置與管理績(jī)效審計(jì)為例，根據(jù)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合上述構(gòu)建的評(píng)價(jià)指標(biāo)，綜合評(píng)價(jià)結(jié)果為B級(jí)。即：審計(jì)期內(nèi)，辦公設(shè)備內(nèi)部管理制度較為健全，管理較規(guī)范；但在辦公設(shè)備配置的經(jīng)濟(jì)性、管理的效率性和效果性方面還存在一定不足，影響了辦公設(shè)備配置與管理的績(jī)效。具體如下（如圖1）：

（一）辦公設(shè)備配置與管理基本情況分析

辦公設(shè)備配置與管理的基本情況，主要從人員配置的科學(xué)性、規(guī)章制度的健全性、制度執(zhí)行的有效性、賬務(wù)信息的可靠性四個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。從審計(jì)結(jié)果分析看，該行存在以下問(wèn)題：一是對(duì)低于2000元，達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的打印機(jī)、碎紙機(jī)、傳真機(jī)、保險(xiǎn)柜、辦公桌椅等辦公設(shè)備，缺乏領(lǐng)用、清查、報(bào)廢等日常管理制度及措施，存在資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)。二是個(gè)別電子設(shè)備賬務(wù)上已做報(bào)廢處理，實(shí)際仍在繼續(xù)使用，但沒(méi)有載體對(duì)此進(jìn)行后續(xù)登記管理，存在報(bào)廢管理漏洞。三是存在個(gè)別固定資產(chǎn)信息登記或更新不及時(shí)的現(xiàn)象。上述問(wèn)題表明，該行辦公設(shè)備配置管理的規(guī)范性需進(jìn)一步加強(qiáng)。

（二）辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性分析

辦公設(shè)備配置與管理的經(jīng)濟(jì)性，主要從辦公設(shè)備采購(gòu)或取得的節(jié)約情況、辦公設(shè)備配置數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)合理情況、辦公設(shè)備后續(xù)消耗的適當(dāng)性三個(gè)方面來(lái)評(píng)價(jià)。從審計(jì)結(jié)果分析看，該行存在微型機(jī)人均配置數(shù)量較多，個(gè)別筆記本電腦配置標(biāo)準(zhǔn)較高，打印機(jī)配置結(jié)構(gòu)不合理，個(gè)別采購(gòu)的相機(jī)庫(kù)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等經(jīng)濟(jì)性不足等問(wèn)題，需進(jìn)一步改進(jìn)。

（三）辦公設(shè)備配置與管理的效率性分析

辦公設(shè)備配置與管理的效率性，主要從辦公設(shè)備采購(gòu)和日常管理的效率性?xún)蓚€(gè)方面來(lái)評(píng)價(jià)。從審計(jì)結(jié)果分析看，該行存在以下影響效率性的問(wèn)題：一是集中采購(gòu)管理計(jì)劃性不足，審計(jì)期內(nèi)實(shí)際執(zhí)行的26項(xiàng)辦公設(shè)備采購(gòu)中，有15項(xiàng)是第四季度追加的，占比達(dá)5769%，采購(gòu)項(xiàng)目的計(jì)劃性有待進(jìn)一步增強(qiáng)。二是個(gè)別科室閑置微型機(jī)、傳真機(jī)未交回科技部門(mén)處理或調(diào)劑使用，影響了辦公設(shè)備日常管理效率。