論談判會的籌備與組織技巧

何占華

(江西旅游商貿(mào)職業(yè)學院，江西 南昌 330000)

論談判會的籌備與組織技巧

何占華

(江西旅游商貿(mào)職業(yè)學院，江西 南昌 330000)

談判會的籌備與組織工作通常是由做東的談判方承擔的。東道主可以是談判會的發(fā)起者，但發(fā)起者可以不是東道主。如果發(fā)起方在談判會的籌備和組織中運用恰當?shù)牟呗耘c技巧，會給談判各方帶來意想不到的收獲。本文試圖分析談判會的籌備工作與組織工作的內(nèi)容以及在談判籌備與組織中如何運用相關(guān)的談判策略與技巧。

談判會;籌備;組織;策略與技巧

談判作為一種人類交際活動，是談判各方為了解決彼此的矛盾和沖突，在相互協(xié)商和妥協(xié)讓步的基礎上，達成一致意見并簽訂協(xié)議的行為過程。然而，這個談判的過程是具體的，它必須是在一定的時間和一定的地點進行的。談判選擇在何時和何地進行，是談判籌備工作的內(nèi)容；談判會在何時何地舉行，則是談判的實施過程。在談判會的籌備和組織中，貫穿著一系列的談判策略與技巧的運用。

1 談判會的籌備的技巧

談判會的籌備工作，包括談判通則議程的制定和談判各方的食宿安排。通則議程卻是對談判時間、談判地點以及談判各階段的議題和工作進程的安排。

1.1 如何確定談判會的地點

談判會的舉辦，面臨選擇地點的問題。如果地點選擇得好，有可能促進談判順利進行，取得談判成功。談判會在何處舉辦，要根據(jù)談判各方的關(guān)系以及各方對談判結(jié)果的期待進行選擇。一般說來，發(fā)起方要么是談判各方中實力較強的一方，要么是在談判各方中持中立態(tài)度者。當發(fā)起方是談判各方中實力較強的一方時，談判多選在實力較強的這一方所在地，這時，發(fā)起方是東道主。例如，1945年的國共和談，就在當時的執(zhí)政黨國民黨政府的陪都重慶舉行。共產(chǎn)黨那時還是在野黨，實力相對國民黨要弱一些。當發(fā)起方是在談判各方中態(tài)度相對溫和、立場相對中立時，會談的地點通常選在中立方所在地。例如，胡溫時代朝核六方幾輪會談都是由中國發(fā)起，在北京舉行。這是由當時中國在朝核問題上的中立態(tài)度決定的。中國的中立立場，決定了中方能在美、日、韓與朝、俄之間進行斡旋，因此，中方最適合擔任六方會談的發(fā)起者角色，在北京舉辦會談也能為各方所接受。巴勒斯坦的馬哈茂德·阿巴斯(阿布-馬贊)在其著作《奧斯陸之路：巴以和談內(nèi)幕》中披露，“1988年11月21日，瑞典外交大臣斯通·安德松邀請巴解組織和美國猶太人的代表來到斯德哥爾摩”。他還提到，“瑞典外交大臣出席了第一輪會談，瑞典官員出席了其余各次會談。”這表明巴勒斯坦人與美國猶太人在中立的第三方所在地——瑞典首都舉行過會談，這時，中立方不僅充當了東道主，而且作為協(xié)調(diào)和斡旋者參加了會談。有時，實力較弱的一方也會做東組織談判會，如1971年以前，美國總統(tǒng)尼克松通過時任羅馬尼亞總統(tǒng)的齊奧塞斯庫和時任巴基斯坦總統(tǒng)的葉·罕亞向中國轉(zhuǎn)達訪華的愿望，眾所周知，美國的綜合國力強于中國，但是，中國在了解到美國方面的意愿，邀請了尼克松。雙方的談判在北京舉行，這時國力相對較弱的中國充當了東道主。

在選定了談判地點后，還要確定談判會址。談判會址可以是籌辦方的會議室、會客廳和辦公室，也可以是酒店的會議室。1971年7月尼克松秘密訪華期間最具歷史意義的會談是在毛澤東主席的書房舉行的，書房海量的藏書和簡樸布置讓美方代表震驚而敬佩。

1.2 確定談判議題的技巧

談判議題是談判各方共同關(guān)心并且需要努力解決的問題，是洽談的重要內(nèi)容。在不同的階段，需要解決的問題是不同的，所以，在不同的階段談判議題也是不同的，也就是說，談判是有多個議題的，談判各方必須逐一解決。

確定談判議題的步驟和技巧是：

第一步，列出問題清單；

第二步，對清單上的所有問題進行比較分析；

第三步，在比較分析的基礎上歸納整理出主要問題和次要問題；

第四步，將主要問題確定為重要問題，即必須重點討論和解決的問題。

清單上的問題可以按重要程度列出，討論卻不一定按所列順序進行。要根據(jù)談判的氣氛和談判的目的以及其他實際情況確定討論議題的順序。有時要根據(jù)突發(fā)事件改變議題討論順序。

1.3 確定談判進程的技巧

談判進程是將談判分為幾個階段和對每個階段工作的內(nèi)容以及每個階段時長的安排。對談判進程的巧妙安排，可以提高己方的談判實力，削弱對方的談判實力。東道方經(jīng)驗豐富的談判行家常常在談判的前期時間里，安排一些與談判無關(guān)的內(nèi)容，如游覽、參觀、酒會等，盡可能地推遲進入實質(zhì)性談判，這種安排是為了消耗去客方代表的大部分時間和體力，使之在匆忙和疲勞中從事談判活動，其目的就是要縮短雙方討價還價的時間。客方談判者與東道方談判者相比，在時間限制方面的力量要弱得多，常常不得不在時間壓力下匆忙做出決定。日本人最擅長運用這方面的技巧。例如，不少談判教材多次引用這樣一個案例，說的是90年代，大阪電器株式會社的代表山田與片岡和美國家用電腦公司代表總經(jīng)理助理高韓的談判經(jīng)歷。作為賣方的高韓在下飛機后與前來迎接他的山田和片岡閑聊，不經(jīng)意地給對方看了自己的返程機票，泄露了自己將在日本呆上十一天的日程安排。日方代表利用己方是東道主的優(yōu)勢，調(diào)整了談判日程表，他們在前九天帶著高韓參觀了東京及其附近的景點，只用三天時間討論買賣事宜，逼迫高韓降價讓步。在用車送高韓去機場的路上，雙方以美國公司能夠接受的最低價成交了。當高韓回到公司以后，他的老板告訴他，他拿回的價格比原先日本公司愿意成交的價格相差70萬美元，公司由此遭受了70萬美元的損失?！斑@是日本人自偷襲珍珠港以來的第一次大勝利?！彼睦习迦缡钦f。

1.4 預訂酒店與客房

作為東道主的談判方，在談判會的籌備階段，要為各方談判者預訂酒店和客房，解決他

們在會談期間的食宿問題。這時，東道主要打電話或通過電子郵件等手段向各方詢問參加談判會的人數(shù)及性別情況，根據(jù)參會的人數(shù)和性別情況安排房間與床位，并安排他們就餐的酒席桌數(shù)，以便在各方談判者抵達報到時能順利住進酒店，就餐也不致出現(xiàn)意外。

2 談判會的組織及其技巧運用

談判會的組織工作，包括會前接待、主持談判會、控制談判過程、簽訂談判合同以及歡送客方談判者進機場或車站等。

2.1 接待客方談判者的原則和技巧

接待客方談判者原則和技巧是：首先，遵守身份、地位對等原則。要根據(jù)客方談判團隊負責人的身份與職位等級，派出與之身份和職位對等的人員負責接待事宜。這是一種不卑不亢的做法，因為如果接待者地位高于對方，雖然能夠表達出己方對談判的重視，但也可能讓對方輕視己方；如果接待者地位低于客方談判者，又讓對方覺得東道方輕視他們。所以，要堅持對等原則，切不可妄自菲薄，也不能妄自尊大。其次，要將接待工作做細。所謂做細，就是派人到機場或車站出口處迎接客方談判代表，將他們安頓進酒店，側(cè)面打聽或直接詢問他們有無特殊需求。百度文庫和互動百科都提到日本首相田中角榮訪華期間，周恩來總理打聽到他習慣17.8度，所以中方將室溫調(diào)到17.8度，田中首相身心愉快，雙方的談判非常順利。再次，真心實意地關(guān)懷客方談判代表。向他們介紹本地的一些風土人情及出行注意事項，避免可能的一些不愉快事件發(fā)生。有時也可派專人陪同他們出行，幫助他們辦理一些手續(xù)，盡可能減少不必要的麻煩。

在洽談會召開的前半個小時，要派專人將客方代表導引進會場，并安排他們?nèi)胱?。這時，導引者要注意走在客方代表的前側(cè)方，并要經(jīng)?；仡^與客方代表保持互動；在客方代表和主談人入座后，主方主談人才可坐下。如果會址在東道方的會議室或辦公室，那么，在落座過程中，東道方主談人或者其他成員要給參會代表倒茶；如果會址在酒店的會議室，那么，也可以由酒店服務員倒茶，不過，筆者認為，由東道方的談判人員倒茶更合適。

2.2 主持談判會的技巧

(1)開場技巧。談判會一般由負責人或主談人或首席代表主持。在洽談會的開場時段，主持人要“介紹在場人”，回顧談判背景，通報談判的內(nèi)容及程序，使雙方有個共同的工作目標和節(jié)奏。“介紹在場人”，主要指雙方主談人的自我介紹和對各自的談判成員的介紹，介紹成員時要談及他們的優(yōu)點和成就，要注意體態(tài)語言運用，手勢和眼神以及口頭語言要協(xié)調(diào)；回顧談判背景時，要多說過去的愉快合作，敘說以往的談判成果；通報談判的內(nèi)容要盡量簡明扼要，使參會者容易理解。

在開場階段，要注意建立良好的談判氣氛。富有經(jīng)驗的主談人或首席代表通常會在“介紹在場人”前后講一些輕松的話題，如氣候變化，國際國內(nèi)正在舉辦的體育賽事，博覽會等，或者開一個無傷大雅的玩笑，切不可談論政治人物尤其是有爭議的政治人物，也不要談論別人的隱私，對別人的宗教信仰和個人愛好不要進行評論。

(2)展開技巧。在洽談過程中，主談人要導引談判深入展開。洽談展開的技巧就是確認要討論哪些問題。這些問題應該記錄下來，以防丟三落四，遺漏某些問題沒有被討論。這時，前文提到的問題清單就派上用場了。對要深入討論的問題，要做到求同存異，只有這樣談判才能開展下去，不致破裂中斷。

2.3 控制談判過程的技巧

控制談判過程的技巧在于：(1)抓住雙方爭論的關(guān)鍵。按照辯證法的原理，就是要抓主要矛盾的主要方面。這就需要主談人厘清各種觀點及各種觀點的分歧點，并要分析出分歧的實質(zhì)是什么。(2)提出休會或新議題。如果分歧太大，陷入僵局時，主談人可以提出休會，也可提出新的議題。當各方在休會后冷靜下來或者在新議題上達成一致后，回過頭來討論陷入僵局的議題，這種做法常常被經(jīng)驗豐富的主談人所采用。我們在看庭審影片或電視劇時，總是有這樣一個場面：當證人、被告、原告暈倒或者情緒太激動時，法官就會宣布休庭，其道理和談判陷入僵局宣布休會一樣。(3)控制談判節(jié)奏。一般說來，在談判初期，節(jié)奏要快，因為這時談判各方精力充沛，談判熱情極高；在談判中期，節(jié)奏要穩(wěn)健，因為這時工作激情已經(jīng)過去，需要談判人員冷靜穩(wěn)重，工作要按部就班；在談判后期，節(jié)奏要快慢結(jié)合，因為這時各方可能疲勞，需要稍作休整，然后促成達成共識，簽訂協(xié)議。

2.4 協(xié)定或合同簽訂技巧

談判的結(jié)果有兩種：一是破裂；一是成交。成交的成果就是協(xié)定或合同簽訂。要簽訂協(xié)定或合同，首先要擬定協(xié)定文本或合同文本。合同條文是否齊全，格式是否規(guī)范規(guī)范，需要技術(shù)主談人、商務主談人和法律主談人把關(guān)。各方代表需要推敲文本內(nèi)容乃至文本字句，特別是對重量包括凈重和毛重、體積、產(chǎn)品數(shù)量以及價格的規(guī)定必須明確無誤，如規(guī)定幾噸就是幾噸，規(guī)定多少立方米就是多少立方米，規(guī)定幾件產(chǎn)品就是幾件產(chǎn)品，切不可出現(xiàn)語意模糊的字句，如“100件上下”、“5噸左右”等等，也不可在關(guān)鍵字句上出現(xiàn)病句和錯別字的低級錯誤，如把“貨到付款”寫成“貸到付款”字樣，這些模糊的字句和錯誤病句、錯別字，會引發(fā)日后的經(jīng)濟糾紛。避免協(xié)定與合同文本出現(xiàn)錯誤的方法是反復閱讀文本，檢查有無紕漏，直至確認沒有病句、錯別字和涂改現(xiàn)象為止。

如果是涉外談判，還要注意文本是采用一國文字還是兩國文字或是多國文字。如果文本采用了非母語文字時，談判者更要小心謹慎，要字斟句酌，防止幾種語言文字的文本表達出現(xiàn)歧義，以免日后爭執(zhí)不斷。

如果是簽訂商務談判合同時，各方要查看對方的合法證件，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、介紹信、工作證、身份證以及授權(quán)書副本，等等。

總之，談判會的籌備與組織是一項系統(tǒng)工程，承辦方要高度重視。在籌備和組織過程中，要做好各方的物質(zhì)供應(包括食宿和出行)，要提請客方代表注意安全，要將談判內(nèi)容細化，要從大局出發(fā)，滿足各方的需要，實現(xiàn)各自的利益，這樣才會有彼此長期的合作。

[1] 百度百科.互動百科.

[2] 汪徐和.外交回憶錄.

[3] 自考教材.貿(mào)易談判.

[4] (巴勒斯坦)馬哈茂德·阿巴斯(阿布-馬贊)著.奧斯陸之路：巴以和談內(nèi)幕.李成文，拱振喜，張明譯.世界知識出版社出版.

何占華(1964-)，女，漢族，江西豐城人，教授，大學本科，在江西旅游商貿(mào)職業(yè)學院從事教學工作，研究方向:經(jīng)濟管理。

F715.4

A

1671-1602(2016)24-0244-02