高職院校檔案的現(xiàn)代化管理

李芬

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

?

高職院校檔案的現(xiàn)代化管理

李芬

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

高職檔案的現(xiàn)代化管理是高職院校檔案工作發(fā)展的目標(biāo)，因此推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低,缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員,檔案管理投入不足等問題。需要通過加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng),加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

高校;檔案管理;現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作。一是資料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服務(wù)方式單調(diào)。只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展結(jié)合起來的意識(shí)，電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)結(jié)合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化了文件對(duì)社會(huì)的記憶和再現(xiàn)功能?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，做好檔案管理工作，必須立足于管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情,使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

1　檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(室)設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí),管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí),就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中,檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀,依靠先進(jìn)的科技手段,前沿的管理方法,切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念,實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法,使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

2　實(shí)現(xiàn)高職檔案管理現(xiàn)代化策略

2.1加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高職檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代,檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等,都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn),遵循標(biāo)準(zhǔn),推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性,管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力,不但涉及數(shù)據(jù)格式,還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素,本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題,更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中力量,鍥而不舍,不斷推進(jìn)。

2.2加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

要按照《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定精神,制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施,規(guī)范和指導(dǎo)全校檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作,使全校檔案信息化建設(shè)有章可循,有規(guī)可守,保障學(xué)校檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展。

2.3加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí),還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì),大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn),把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn),采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn),優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中,檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì),還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn),加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐,促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

2.4加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

逐步完善檔案信息安全管理體制,在嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理,確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導(dǎo),保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中,要增強(qiáng)安全意識(shí),防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上網(wǎng),在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù),要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施,確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.5完善相應(yīng)制度體系

加強(qiáng)制度建設(shè)、建立良性運(yùn)行機(jī)制,是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。要從宏觀立法和微觀運(yùn)行方面,完善有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度,形成推進(jìn)工作創(chuàng)新、促進(jìn)科學(xué)化水平提高的制度約束和政策導(dǎo)向。從黨和政府來說,要把推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃,納入干部實(shí)績(jī)考核的重要內(nèi)容。從一個(gè)部門、單位來說,要重視檔案管理工作,完善相應(yīng)工作機(jī)構(gòu),落實(shí)工作責(zé)任制,注重發(fā)揮檔案工作的作用,為檔案工作科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。具體到檔案管理部門,要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感,從檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié),建立相應(yīng)管理制度,使整個(gè)工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,同時(shí)深化內(nèi)部體制機(jī)制改革,通過職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等具體措施,激發(fā)內(nèi)部潛力,增強(qiáng)工作活力,充分調(diào)動(dòng)干部職工的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

2.6提高職高隊(duì)伍整體素質(zhì)

檔案管理是一門科學(xué),特別是新形勢(shì)下檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè),對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。檔案管理人員不僅應(yīng)具備基本操作技能(具體包括檔案文書立卷,檔案整理、編目、鑒定,檔案著錄、標(biāo)引,檔案的保護(hù)、開發(fā)等),而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),同時(shí)還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細(xì)致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。要適應(yīng)新的形勢(shì)和要求,重視加強(qiáng)政治理論、業(yè)務(wù)知識(shí)和各類新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí),提高學(xué)習(xí)能力,建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案管理隊(duì)伍。樹立“檔案工作也是生產(chǎn)力,檔案管理同樣出效益”的觀念,不斷創(chuàng)新管理方式、方法,拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅(jiān)持“人才是第一資源”,重視檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn),努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊(duì)伍,為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。

[1]郭志敏.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].山東檔案,2003.5:19.

李芬(1972.10-)，女，黃梅，副研究館員，方向：檔案。

G271.6

A

1671-1602(2016)16-0268-02