秘書人員的素質(zhì)和職業(yè)能力培養(yǎng)

郝懿

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

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秘書人員的素質(zhì)和職業(yè)能力培養(yǎng)

郝懿

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及其角色的多變性,除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外,還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴的要求,就如何加強秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),提高業(yè)務(wù)能力，做一些探討。

秘書；工作；問題；職業(yè)能力

秘書是掌管公文并全面輔助領(lǐng)導(dǎo)者管理日常工作的人員。這個概念初步揭示了目前我國各級各類秘書人員的本質(zhì)特征，即它的可讀性、輔助性、服務(wù)性和多能性，從而使秘書人員同其他行政工作人員有了質(zhì)的區(qū)別。文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；

1　較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是做好秘書工作的重要條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負責(zé)文字的加工整理；有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

2　提高秘書職業(yè)能力的策略

2.1加強秘書的創(chuàng)新意識

過去對秘書人員的創(chuàng)新意識明顯重視不夠,只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù),對報告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機和翻譯員,自然起不到“參與政務(wù)”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親,陷入煩瑣的事務(wù)性工作中,影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下,要發(fā)揮秘書人員的創(chuàng)造性,就要發(fā)揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法,分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作,做領(lǐng)導(dǎo)名副其實的參謀和助手;領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求,而應(yīng)給他們在其它方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機會。

2.2培養(yǎng)秘書的競爭意識

目前,秘書人員的文化層次呈上升趨勢,高學(xué)歷者越來越多,這固然是一個優(yōu)勢,但高學(xué)歷并不一定就有高水平,高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學(xué)習(xí),加強鍛煉,使理論和實際相結(jié)合,以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經(jīng)驗豐富,但知識老化,必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識,以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以,秘書人員無論文化層次高低、經(jīng)驗豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節(jié)奏,提高工作效率。

3　在市場經(jīng)濟體制下，秘書工作的服務(wù)應(yīng)與市場機制相結(jié)合

建立社會主義市場經(jīng)濟體制，對秘書工作充分發(fā)揮服務(wù)功能提出了很高的要求。按照市場經(jīng)濟體制的要求，政府的職能主要是統(tǒng)籌規(guī)劃，掌握政策，信息引導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)，提供服務(wù)和檢查督促。今后，黨政部門的秘書工作基本也應(yīng)從這些方面充分發(fā)揮參謀助手作用。

充分發(fā)揮參謀助手作用，核心問題是提高服務(wù)質(zhì)量。那么，在市場經(jīng)濟體制下，秘書工作怎樣進一步提高服務(wù)質(zhì)量？這里關(guān)鍵的問題是要把對服務(wù)的要求與市場機制作用密切聯(lián)系起來。應(yīng)該承認，在以往經(jīng)濟體制下的秘書工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量還是很高的。但是應(yīng)該看到，保證和維持那種水平的秘書工作的服務(wù)質(zhì)量，主要依靠人們的政治自覺性和責(zé)任感，并輔之以規(guī)章制度的約束，而不可能重視市場機制對秘書人員行動的激勵和制約作用。相反，許多應(yīng)該通過市場機制起作用的，往往被所謂思想教育和規(guī)章制度替代了。然而，在市場經(jīng)濟體制下，單靠人的自覺性和一般規(guī)章制度的約束，來要求人們做好秘書工作是不全面的，不合理的，是難以持續(xù)地、全面地達到提高服務(wù)質(zhì)量的。因此，在市場經(jīng)濟體制下，要把提高秘書工作的服務(wù)質(zhì)量落到實處，除了高度重視人員素質(zhì)、培養(yǎng)熱愛本職的精神外，還要從注入市場機制方面多做文章。

[1]金常德.影響秘書職業(yè)資格鑒定質(zhì)量的幾個問題.秘書,2003(1).

郝懿(1971.8-)，男，湖北英山人，副教授，研究方向：秘書實務(wù)、辦公室管理。

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1671-1602(2016)16-0126-01