尹莊
新時(shí)期深化醫(yī)院辦公室工作的實(shí)踐與思考
尹莊
辦公室是醫(yī)院對(duì)外交流的窗口和對(duì)內(nèi)服務(wù)的綜合部門,其管理能力和服務(wù)能力等不僅關(guān)系著醫(yī)院的對(duì)外形象和聲譽(yù),也關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)部管理的科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化。作為醫(yī)院的樞紐科室,辦公室也面臨著管理上的創(chuàng)新、理念上的更新和服務(wù)上的轉(zhuǎn)型。筆者將從醫(yī)院辦公室工作的特點(diǎn)、存在的問題與挑戰(zhàn)等方面進(jìn)行分析,并結(jié)合工作實(shí)踐,認(rèn)真探討辦公室工作的新方法與新路徑,以期為新時(shí)期醫(yī)院辦公室工作的開展與創(chuàng)新提供參考。
新時(shí)期;醫(yī)院;辦公室;實(shí)踐;思考
隨著公立醫(yī)院改革的逐步推進(jìn)和現(xiàn)代管理理論的日漸深入,醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中新的機(jī)制體制給醫(yī)院的管理理念、經(jīng)營模式和運(yùn)行機(jī)制等帶來了新的挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,醫(yī)院需不斷提高自身業(yè)務(wù)能力,對(duì)醫(yī)院行政服務(wù)能力及效率進(jìn)行強(qiáng)化[1]。醫(yī)院辦公室在院內(nèi)具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用,有效提高辦公室綜合服務(wù)能力,在為院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供決策參考建議,積極推進(jìn)政策落實(shí),服務(wù)臨床和患者等方面具有重要意義。
1.1 辦公室工作的窗口性
醫(yī)院辦公室是醫(yī)院與上級(jí)衛(wèi)生行政主管部門、兄弟醫(yī)院等外部單位聯(lián)系最為緊密的科室之一,是對(duì)外展示醫(yī)院形象的重要窗口。辦公室人員在對(duì)外接待上要既顯尊重,也要恪守原則底線,不僅需要注重語言上的溫?zé)峥捎H、不卑不亢,還要注重行為上的舉止有度、彬彬有禮,切實(shí)在待人接物上彰顯醫(yī)院風(fēng)采。
1.2 辦公室工作的政策性
新時(shí)期的衛(wèi)生體制改革,各項(xiàng)政策指導(dǎo)性文件較多,需要及時(shí)學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)和把握,這也要求辦公室人員需要具備扎實(shí)的理論功底和較強(qiáng)的文字寫作能力,并要善于學(xué)習(xí)、樂于學(xué)習(xí),具備先進(jìn)的科學(xué)管理理念,使之更好的具有全面把握改革政策導(dǎo)向性、內(nèi)涵性的大局意識(shí),以積極協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)好各項(xiàng)方針、政策,并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見建議,有利于推進(jìn)決策措施的落實(shí),促進(jìn)醫(yī)院改革發(fā)展和創(chuàng)新。
1.3 辦公室工作的服務(wù)性
做好辦公室工作既要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,也要服務(wù)好職能行政科室,更要服務(wù)好臨床一線的廣大醫(yī)務(wù)人員。辦公室人員在服務(wù)上要主動(dòng)、細(xì)致、周密、靈活,做事一絲不茍,高度負(fù)責(zé),同時(shí)要注重服務(wù)的效率和質(zhì)量,統(tǒng)籌做好事務(wù)安排,力求當(dāng)日事當(dāng)日畢,并學(xué)會(huì)將手中的事務(wù)謀劃做、超前做、抓緊做和配合做,真正為科室解難,為一線醫(yī)務(wù)人員服務(wù)。
1.4 辦公室工作的繁雜性
辦公室工作涉及綜合協(xié)調(diào)、應(yīng)急事件處置、來訪接待、會(huì)務(wù)安排、文字材料準(zhǔn)備、文件流轉(zhuǎn)、督查督辦、檔案管理、車輛管理等事項(xiàng),工作瑣碎、事務(wù)繁雜。且承辦的臨時(shí)性事項(xiàng)較多,機(jī)動(dòng)性強(qiáng)、預(yù)見性弱,這需要辦公室人員端正工作態(tài)度,在事務(wù)處理上要學(xué)會(huì)抓“大”也要學(xué)會(huì)辦“小”,認(rèn)真踏實(shí)地細(xì)化工作各環(huán)節(jié)要素,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,積極推進(jìn)事項(xiàng)落實(shí)。
1.5 辦公室工作的協(xié)調(diào)性
辦公室工作的協(xié)調(diào)涉及到對(duì)外和對(duì)內(nèi)兩個(gè)層次。在對(duì)外上,主要是保持好與上級(jí)主管部門和兄弟單位的溝通協(xié)調(diào)。同時(shí)醫(yī)院作為一個(gè)重要的社會(huì)組織和特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu),必然受到新聞媒體和社會(huì)輿論的關(guān)注和監(jiān)督[2],辦公室還要與社會(huì)媒體保持有效的溝通、維護(hù)和樹立好醫(yī)院形象。在對(duì)內(nèi)上,須做好與院領(lǐng)導(dǎo)、各部門及同事之間的的溝通協(xié)調(diào),當(dāng)好協(xié)調(diào)上下的“傳感器”和協(xié)調(diào)左右的“磨合器”。
1.6 辦公室工作的執(zhí)行性
辦公室在推動(dòng)工作落實(shí)過程中,工作人員需具備高度的責(zé)任感和大局意識(shí),處處以身作則、率先垂范,當(dāng)好表率。認(rèn)真貫徹黨的路線方針政策、執(zhí)行上級(jí)有關(guān)文件、指示、規(guī)定和院管會(huì)、辦公會(huì)確定的各項(xiàng)決定、決議等,并負(fù)責(zé)部署落實(shí)、做好工作執(zhí)行的督促檢查。
1.7 辦公室工作的綜合性
辦公室是處理醫(yī)院事務(wù)的綜合性部門,這要求辦公室人員要具備多樣化的知識(shí)體系,對(duì)醫(yī)院基本情況和主要工作了然于胸。能夠深入基層一線調(diào)研醫(yī)院發(fā)展實(shí)際問題,為領(lǐng)導(dǎo)提出合理化的建議。在推進(jìn)具體工作中又要不斷解放思想,敢于實(shí)踐,善于總結(jié)創(chuàng)新,以把握工作的規(guī)律性和主動(dòng)性。
醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院行政管理的中樞機(jī)關(guān),緊密的聯(lián)系著全院各部門,有力地推動(dòng)著醫(yī)院的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著醫(yī)改的深入推進(jìn)和新政策的不斷出臺(tái),醫(yī)院辦公室工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。尤其是移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代的到來,辦公室日常工作中的服務(wù)方式與工作方法已遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院管理和發(fā)展的需要,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
2.1 制度規(guī)范不到位
新時(shí)期一些醫(yī)院在辦公室制度建設(shè)上缺乏創(chuàng)新,辦公室仍停留在“辦文、辦會(huì)、辦事”等日常工作中,有的只是簡單地移植或照抄其他醫(yī)院的一些制度和做法,與工作實(shí)際出入較大,缺少針對(duì)性和可行性。有的制度建設(shè)與管理松散,缺少制度應(yīng)有的嚴(yán)謹(jǐn)性和可持續(xù)性,讓辦公室人員難以適從,相關(guān)制度也難以得到很好的執(zhí)行。因缺乏一整套科學(xué)、有效的制度體系對(duì)日常工作進(jìn)行規(guī)范,一些工作方法和工作流程明顯滯后,急需加強(qiáng)。
2.2 職能落實(shí)不到位
辦公室是醫(yī)院的行政樞紐,加之新形勢下管理理念、服務(wù)理念的更新以及領(lǐng)導(dǎo)要求的提高,需要辦公室人員具備專業(yè)的衛(wèi)生管理和醫(yī)院管理知識(shí),并具有一定的溝通協(xié)調(diào)能力。院辦公室人員多為院內(nèi)調(diào)配和畢業(yè)生分配兩種,由畢業(yè)生分配入職的員工一般都是學(xué)習(xí)管理學(xué)出身,而院內(nèi)調(diào)配的員工來源則多種多樣,有臨床、護(hù)理、醫(yī)技等[3],但這些人員中真正學(xué)醫(yī)院管理或衛(wèi)生管理的很少,素質(zhì)也參差不齊,難以滿足新時(shí)期辦公室工作的需要。同時(shí)辦公室需要面對(duì)的問題和處理的事情多而繁雜,辦公室人員常常會(huì)因工作繁忙漸漸淪為工作上的“救火隊(duì)員”或“傳話筒”,從而出現(xiàn)職責(zé)履行不到位的情況,其自身的作用和價(jià)值難以得到應(yīng)有的體現(xiàn),辦公室的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量大打折扣。
2.3 考核機(jī)制不到位
醫(yī)院行政事務(wù)的部署與落實(shí)多由辦公室傳達(dá),但實(shí)際工作落實(shí)的到位與否卻缺少有效的監(jiān)督考核。一是辦公室人員不足,難以對(duì)部署的事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督,導(dǎo)致事情完成與否一個(gè)樣,做好做壞沒說法,嚴(yán)重打壓了基層工作人員的積極性。二是監(jiān)督考核機(jī)制缺少科學(xué)性。雖然建立了監(jiān)督考核機(jī)制,也有相應(yīng)的監(jiān)督考核,但一些涉及多部門協(xié)同的事情,或因沒有明確規(guī)定,或因職責(zé)不明確,出現(xiàn)難以監(jiān)督、無法考核的現(xiàn)象,造成管理上的真空,導(dǎo)致工作落實(shí)偏于松軟,服務(wù)效能低下。
2.4 非常規(guī)態(tài)勢下的應(yīng)急機(jī)制不到位
近年來,公共衛(wèi)生事件和醫(yī)患矛盾日益成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn),尤其是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和普及,上述的非常規(guī)事件突發(fā)后,除了在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中產(chǎn)生極大的影響外,在網(wǎng)絡(luò)輿情中也會(huì)產(chǎn)生巨大的影響力,并直接左右著事件的發(fā)展方向。辦公室往往在應(yīng)對(duì)和處置非常規(guī)事件上缺乏快速反應(yīng)機(jī)制、防控預(yù)判機(jī)制、輿情引導(dǎo)機(jī)制及應(yīng)急處置機(jī)制等,易于丟失事件的話語權(quán),難以掌控潛在的社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)。
3.1 加強(qiáng)制度建設(shè),提高辦公室綜合服務(wù)能力
一是切合醫(yī)院實(shí)際,完善規(guī)章制度,優(yōu)化工作流程,并以制度的形式進(jìn)行固化,方便工作人員掌握。主要是從工作目標(biāo)、服務(wù)流程、文檔管理等方面入手,制定各種科學(xué)可行的規(guī)章制度,健全完善如《總值班制度》、《辦公會(huì)、院周會(huì)制度》、《檔案保管制度》、《復(fù)印、打印管理規(guī)定》、《車輛使用規(guī)定》、《接待管理制度》等一整套內(nèi)容完善、目標(biāo)明確并切實(shí)可行的制度、方法和程序。二是運(yùn)用信息化手段提高管理水平。借助OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院辦文流程進(jìn)行再造,實(shí)現(xiàn)文件傳閱工作的全信息化,各節(jié)點(diǎn)可實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控。規(guī)范檔案管理,提高檔案信息化管理水平,實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院文檔的全信息化管理。三是根據(jù)管理學(xué)原理,對(duì)辦公室事務(wù)按重要性和緊迫性進(jìn)行4種分類,即重要且緊急的事項(xiàng)、重要不緊急的事項(xiàng)、緊急不重要的事項(xiàng)、不重要且不緊急的事項(xiàng),以分清主次,集中精力做好既定任務(wù)中真正重要的事情,從而有效節(jié)省時(shí)間,實(shí)現(xiàn)工作時(shí)間利用和事務(wù)處理效能的最大化。四是創(chuàng)新管理思維,適時(shí)轉(zhuǎn)換工作思路。建立AB角色管理制度,有緊急事務(wù)需要處理時(shí),如遇主角不在崗,副角可臨時(shí)替代主角,對(duì)相關(guān)事務(wù)進(jìn)行處理,確保工作的延續(xù)性。積極營造“無邊界組織”工作生態(tài),打破辦公室內(nèi)部崗位之間的橫向和縱向邊界,消除崗位差別,工作人員之間進(jìn)行溝通交流,并相互支持配合,及時(shí)完成既定工作任務(wù)。五是深化網(wǎng)絡(luò)輿情管理。健全醫(yī)院微博平臺(tái),市12345、12320熱線及網(wǎng)絡(luò)投訴的應(yīng)對(duì)與處置機(jī)制,并在實(shí)際工作中通過PDCA循環(huán)對(duì)衛(wèi)生應(yīng)急事件的處置流程進(jìn)行完善,提高辦公室應(yīng)對(duì)突發(fā)事件能力。
3.2 提高服務(wù)意識(shí),發(fā)揮好辦公室參謀助手作用
在工作中積極創(chuàng)新,努力培樹主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí),盡可能把工作想在前面,行動(dòng)走在前面,做到既能辦文又能辦事、既能出謀劃策又能綜合處理全院信息。側(cè)重于“抓大事、議大事、謀大事、辦大事”,積極提供決策依據(jù),把管理層從事務(wù)性工作中解放出來從事戰(zhàn)略層面的思考[4]。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃,圍繞醫(yī)院重點(diǎn)工作和具有全局性、戰(zhàn)略性、前瞻性的一些重大問題,主動(dòng)深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研。調(diào)查研究是辦公室工作的一個(gè)重要工作方法,是做好一切綜合協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)[5]。通過調(diào)研尋找問題解決辦法,撰寫調(diào)研文章,擬定工作預(yù)案,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考建議。
3.3 加強(qiáng)網(wǎng)格管理,實(shí)現(xiàn)行政辦公無縫化覆蓋
辦公室牽頭推進(jìn)醫(yī)院行政人員網(wǎng)格化服務(wù)管理工作,即根據(jù)醫(yī)院各黨支部所轄科室,將全院臨床、醫(yī)技科室劃分為若干網(wǎng)格和片組,設(shè)定了網(wǎng)格長-網(wǎng)格小組組長-組員的垂直管理體系,并推行院領(lǐng)導(dǎo)參加基層科室早會(huì)、科務(wù)會(huì)制度。具體是:網(wǎng)格長負(fù)責(zé)所在片組內(nèi)“網(wǎng)格化管理、分組式服務(wù)”工作的組織、實(shí)施和檢查工作,并帶領(lǐng)小組成員主動(dòng)深入片組內(nèi)臨床一線,主動(dòng)了解工作生活情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,并幫助解決工作中遇到的困難。網(wǎng)格小組組長負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)參加本組內(nèi)科室的科務(wù)會(huì)、早會(huì),協(xié)調(diào)解決科室運(yùn)行中出現(xiàn)的問題,并做相關(guān)記錄。對(duì)收集到的意見建議則由網(wǎng)格長統(tǒng)一下派至各職能科室,并將辦理意見匯總后統(tǒng)一反饋給相關(guān)科室。網(wǎng)格化管理,將行政辦公和行政服務(wù)延伸到臨床一線,實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院行政工作的層級(jí)對(duì)接和分片監(jiān)管,保障了醫(yī)院工作的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.4 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),確保督查督辦到位
一是借助網(wǎng)格化管理,細(xì)化各網(wǎng)格考核。將各責(zé)任網(wǎng)格、片組的工作狀況與具體行政人員考評(píng)對(duì)接,實(shí)行缺陷管理考核,可促使醫(yī)院職能管理部門深入基層,發(fā)現(xiàn)問題解決問題,提高執(zhí)行效率[6]。二是及時(shí)對(duì)醫(yī)院年度計(jì)劃、階段性目標(biāo)任務(wù)等進(jìn)行細(xì)化分解,設(shè)定完成時(shí)限,明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室和具體責(zé)任人,根據(jù)各時(shí)間節(jié)點(diǎn)有序進(jìn)行督導(dǎo)。三是對(duì)各類行政會(huì)議定下的決議、任務(wù),做好記錄,并借助OA辦公系統(tǒng)中的督查督辦功能,將任務(wù)細(xì)化為各科室責(zé)任清單,在線推送督辦,系統(tǒng)可實(shí)時(shí)了解責(zé)任科室和責(zé)任人的任務(wù)執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋,保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利落實(shí)。
新形勢下,辦公室涉及的工作面更寬、任務(wù)更多、要求更高,綜合性更強(qiáng)。從宏觀上看,醫(yī)院辦公室需要全面了解醫(yī)院運(yùn)行態(tài)勢,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)黨和國家的路線、方針、政策等,處理好與上級(jí)部門、兄弟單位、社會(huì)團(tuán)體等關(guān)系,聚焦社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)上關(guān)于醫(yī)院的熱點(diǎn)信息,有效做好輿論引導(dǎo),提高醫(yī)院形象。從微觀上看,辦公室在做好具體行政管理工作的同時(shí),還要承擔(dān)院領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù),要求能圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖做好任務(wù)的分解落實(shí)和督查督辦工作。為更好的適應(yīng)新形勢、新常態(tài),做好辦公室工作應(yīng)注重以下幾個(gè)方面:
4.1 切實(shí)加強(qiáng)辦公室人員的團(tuán)隊(duì)意識(shí)培養(yǎng)
辦公室工作的特點(diǎn)要求辦公室人員對(duì)工作要及時(shí)響應(yīng)性并具有協(xié)同配合意識(shí),其中人是首要因素。但辦公室人員所受教育層次不同,文化背景和價(jià)值理念各有差異,將每個(gè)人統(tǒng)一到共同的價(jià)值目標(biāo)上來,打造高品質(zhì)的服務(wù),塑造良好的團(tuán)隊(duì)精神至關(guān)重要。組織精神良好,表示組織所釋放出來的能量大于個(gè)人投入努力的總和[7]。一是加強(qiáng)辦公室人員管理知識(shí)、業(yè)務(wù)技能等方面的培訓(xùn),搭建適合個(gè)人發(fā)展需求的學(xué)習(xí)平臺(tái),提升個(gè)人人文素養(yǎng)和工作能力,促進(jìn)相互之間的溝通、配合,提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)增強(qiáng)工作協(xié)同性;二是明確職責(zé),量化管理,在大的工作任務(wù)下確定各自的職責(zé)和分工,做到事事有人負(fù)責(zé),件件以制度辦事,努力營造和諧的工作氛圍,進(jìn)一步加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)的凝聚力、向心力。
4.2 切實(shí)提高辦公室的精細(xì)化管理水平
在深化公立醫(yī)院改革的新常態(tài)下,辦公室應(yīng)當(dāng)積極引入和踐行國內(nèi)外先進(jìn)的科學(xué)管理理念,不斷提升院管理人員管理水平與技能。針對(duì)性地分析醫(yī)院改革與發(fā)展存在的困難和問題,增強(qiáng)危機(jī)感和憂患意識(shí),立足崗位,落實(shí)職責(zé),創(chuàng)新思路,精細(xì)管理,不斷提高工作效率。將職責(zé)任務(wù)與獎(jiǎng)懲考核掛鉤,把醫(yī)院重點(diǎn)目標(biāo)任務(wù)的執(zhí)行情況、履崗盡責(zé)等細(xì)化為關(guān)鍵考核指標(biāo),通過持續(xù)跟進(jìn)管理進(jìn)行考核,以適時(shí)推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)制度和任務(wù)的貫徹落實(shí)。同時(shí)建立PDCA反饋回路機(jī)制,及時(shí)糾偏、修正在管理決策、任務(wù)落實(shí)過程中的一些誤差,促進(jìn)醫(yī)院各部門有效提升執(zhí)行力,最終贏得管理水平、醫(yī)療質(zhì)量的全面改進(jìn)和患者滿意度的大幅度提升,促進(jìn)醫(yī)院整體工作跨上新臺(tái)階。
4.3 在做好監(jiān)督的基礎(chǔ)上強(qiáng)化工作創(chuàng)新
一是圍繞醫(yī)院中心工作,并根據(jù)醫(yī)院年度、月度、周計(jì)劃及院領(lǐng)導(dǎo)批示,對(duì)各部門承辦的具體工作進(jìn)行事前、事中和事后督查,定期通報(bào)進(jìn)展情況,以鼓勵(lì)先進(jìn),鞭策后進(jìn),推動(dòng)醫(yī)院工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二是做好輿情收集,及時(shí)指導(dǎo)官方回復(fù),接受群眾監(jiān)督,做到與群眾的良性互動(dòng),從管理層面拉近群眾與醫(yī)院之間的距離感。三是深化工作創(chuàng)新。創(chuàng)新首先是一種思想及在這種思想指導(dǎo)下的實(shí)踐,是一種原則以及在這種原則指導(dǎo)下的具體活動(dòng)[8]。新常態(tài)下醫(yī)院辦公室要擺脫傳統(tǒng)管理模式,從管理職能向服務(wù)職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變,通過管理體制、服務(wù)體制及服務(wù)平臺(tái)的創(chuàng)新,建立與實(shí)際工作相契合的科學(xué)高效地服務(wù)模式,以滿足新時(shí)期醫(yī)院工作的需要。
總之,作為醫(yī)院的綜合部門,辦公室在日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)非預(yù)見性和計(jì)劃性的狀況,需要隨機(jī)應(yīng)變,恰當(dāng)處置。近年來,我們對(duì)新時(shí)期辦公室工作的探索與實(shí)踐已初見成效。但隨著醫(yī)療體制改革的進(jìn)一步深入,醫(yī)院的運(yùn)行模式和管理模式仍在探索中前進(jìn),面對(duì)可能出現(xiàn)的新情況、新問題,辦公室要勇于面對(duì),敢于挑戰(zhàn),以與時(shí)俱進(jìn)的管理思維,不斷創(chuàng)新管理的方法舉措,推進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展,讓群眾在醫(yī)院發(fā)展中得到真正的實(shí)惠。
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R197.322
B < class="emphasis_bold">doi:1
10.3969/j.issn.1671-332X.2016.09.046
尹 莊:鎮(zhèn)江市第四人民醫(yī)院/鎮(zhèn)江市婦幼保健院 江蘇鎮(zhèn)江212001