村集體記賬憑證的填制與審核

魏黎明

村集體記賬憑證的填制與審核

魏黎明

近幾年來，筆者利用暑期實習(xí)的機(jī)會，和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理部門的有關(guān)同志一起，對部分村集體經(jīng)濟(jì)組織和農(nóng)民專業(yè)合作社的會計核算工作進(jìn)行了檢查，發(fā)現(xiàn)記賬憑證的填制與審核很不規(guī)范，亟待進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范完善。下面，根據(jù)《村集體經(jīng)濟(jì)組織會計制度》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》之規(guī)定，對記賬憑證的填制與審核方法談點個人意見。

一、記賬憑證的基本內(nèi)容

記賬憑證是會計人員根據(jù)審核的原始憑證或原始憑證匯總表，按記賬的要求歸類整理而編制的。各種記賬憑證的格式、內(nèi)容不盡相同，但編制記賬憑證的目的，在于反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，確定會計科目，便于登記賬簿和日后查閱。因此，所有記賬憑證都必須具備以下幾個方面的內(nèi)容：

1、憑證的名稱。如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。

2、憑證的編號。記賬憑證要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編制號碼。若采用通用憑證，可統(tǒng)一編號；若分別采用收、付、轉(zhuǎn)憑證，可采用分類編號方法，即按收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證分收、付、轉(zhuǎn)三類編號，或細(xì)分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬五類編號。憑證編號后，便于裝訂保管和登記賬簿，也便于日后檢查。

3、填制憑證的日期。記賬憑證是在哪一天編制的，就寫哪一天。記賬憑證的填制日期與原始憑證的填制日期可能相同，也可能不同。記賬憑證應(yīng)及時填制，但一般稍后于原始憑證的填制。

4、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要。摘要應(yīng)能清晰地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，同時要簡明扼要。

5、會計科目及借、貸方金額（包括總賬科目、明細(xì)科目）。即會計分錄。

6、所附原始憑證張數(shù)。原始憑證是編制記賬憑證的根據(jù)，缺少它就無從審核記賬憑證正確與否。

7、有關(guān)人員的簽章。凡是與記賬有關(guān)的人員，包括會計主管人員和復(fù)核、記賬、編制人員，都要在憑證上簽章，有關(guān)收款和付款的憑證還要有出納人員的簽章，以明確有關(guān)人員的責(zé)任，有利于相互牽制和監(jiān)督。

二、記賬憑證的填制要求

填制記賬憑證，就是由會計人員將各種記賬憑證要素按規(guī)定方法填制齊全，便于登記賬簿。各種記賬憑證的填制要點如下：

1、記賬憑證的日期應(yīng)一律填寫編制記賬憑證的日期。由于種種原因，有些會計核算單位的原始憑證傳遞、報銷很不及時，隔月甚至隔年報銷、記賬的問題時有發(fā)生。這種情況下，記賬憑證的日期也要填寫編制記賬憑證的日期。為了清楚起見，可將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期在摘要欄內(nèi)注明。

2、記賬憑證必須連續(xù)編號。記賬憑證的編號方法有多種，可以按現(xiàn)金收付、銀行存款收付和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類分別編號；使用通用復(fù)式記賬憑證的也可以不分收入、付出和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)而統(tǒng)一編號等。但無論采取哪一種編號方法，都應(yīng)按月順序編號，不得漏號和重號，即每月都從1號編起，順序編至月末。一筆復(fù)合分錄需要編制兩張以上會計憑證時，可以采用“分?jǐn)?shù)編號法”。另外，還應(yīng)注意，每月最后一張記賬憑證的旁邊還應(yīng)寫“全”字，以免記賬憑證散失后造成匯總、對賬困難。

3、必須在摘要欄內(nèi)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容做出簡要說明。摘要應(yīng)與原始憑證的內(nèi)容一致，能正確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，表達(dá)簡短精練。一般摘要欄應(yīng)反映三個方面的內(nèi)容：即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的說明、對方單位或個人名稱和重要憑證的號碼。通過摘要，應(yīng)能使閱讀人了解該項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、特征，判斷出會計分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢問有關(guān)人員。為此，對于摘要欄的書寫，應(yīng)力求做到以下幾點：（1）要用簡練的文字和含義清楚的詞句，簡單明了地說明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，切忌沒有文字說明的記賬憑證；（2）要突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重點內(nèi)容和核心，使人看后一目了然，避免冗長累贅的敘述；（3）要詳略得當(dāng)，該詳則詳，應(yīng)略則略，既能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，又要便于日后監(jiān)督；（4）摘要應(yīng)與原始憑證的內(nèi)容一致，能正確地反映出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，表述簡短精練。應(yīng)能使閱讀的人通過摘要就能了解該項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、特征，判斷出會計分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢問有關(guān)人員。

4、必須使用會計制度統(tǒng)一規(guī)定的會計科目。應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶的對應(yīng)關(guān)系要清晰，總賬科目或明細(xì)分類科目的名稱和金額必須列全，作為登記日記賬、總賬和明細(xì)分類賬的依據(jù)。一定要寫會計科目的全稱，不得擅自變動名稱，也不得隨意簡化。如果一個總賬科目下直接有幾個明細(xì)科目，可以只寫第一行總賬科目的名稱，其他各行直接填寫明細(xì)科目名稱即可。

5、金額欄的數(shù)字應(yīng)與相應(yīng)行平行填寫。角分欄不要留空白，也不要劃一橫線“一”，可寫“00”。然后將金額合計填在合計欄的金額內(nèi)，合計金額第一位數(shù)前應(yīng)添加人民幣符號“￥”。不得把不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合并填入一張記賬憑證，盡量避免填制“多借多貸”會計分錄的記賬憑證，做到賬戶對應(yīng)關(guān)系清晰。

6、記賬憑證的附件張數(shù)必須注明清楚。所附原始憑證的張數(shù)，一般以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。對于附件張數(shù)的填寫，應(yīng)按以下要求進(jìn)行：（1）記賬憑證附件張數(shù)應(yīng)是所附的附件總張數(shù)，包括直接附件（指直接作為編制記賬憑證依據(jù)的附件）和間接附件（指不直接作為編制記賬憑證依據(jù)的附件）的張數(shù)。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表，則應(yīng)把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數(shù)一起計入附件的張數(shù)內(nèi)。但報銷差旅費的零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張原始憑證。（2）如附件中有重要資料今后需要利用或某些原始憑證過多不易裝訂時，也可以另行裝訂或單獨保管，但要在記賬憑證附件處注明“附件另存”字樣。對于另存的附件，應(yīng)詳細(xì)注明所屬憑證的日期和編號，以便日后查找。（3）如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在其他記賬憑證上注明附有原始憑證的記賬憑證編號。（4）結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證，可以不附原始憑證。（5）記賬憑證附件張數(shù)一律填寫大寫數(shù)字。

7、記賬憑證填寫錯誤的處理。記賬憑證不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)，更不準(zhǔn)用化學(xué)藥水涂改。記賬憑證填錯時，如在記賬前發(fā)現(xiàn)的，一律作廢重新填制。記賬憑證填寫錯誤且又已經(jīng)登記入賬的，如果在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填錯時，應(yīng)用紅字填寫一張原來記賬憑證相同的記賬憑證，并在摘要欄內(nèi)注明“注銷某月某日某號憑證”。如果填錯的記賬憑證科目運用正確，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)整增加金額用藍(lán)字，調(diào)整減少用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證的錯誤時，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。

8、空行的處理。記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處畫斜線注銷（規(guī)范的方法是自空行下一行分位線右上角開始畫，畫至合計欄上一行的萬位線左下角，中間可以畫成“ㄣ”形式，其拐彎處的橫最多只占三個角分線）。

9、簽章。記賬憑證填寫完畢，必須由有關(guān)人員簽章。實行會計電算化的村集體經(jīng)濟(jì)組織或農(nóng)民專業(yè)合作社，其機(jī)制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合記賬憑證的一般要求，并應(yīng)認(rèn)真審核，做到會計科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出來的機(jī)制記賬憑證上，要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員和會計主管人員的印章或者簽字，以明確責(zé)任。

10、以付款業(yè)務(wù)為主。對于只涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”這兩個賬戶的業(yè)務(wù)，應(yīng)以付款業(yè)務(wù)為主，只填制付款憑證，不填制收款憑證。如從銀行存款中提取現(xiàn)金或以現(xiàn)金存入銀行等，只需填制付款憑證，而不再填制收款憑證，以免重復(fù)記賬。

三、記賬憑證的填制方法

填制記賬憑證時，首先應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)憑證的原始憑證，然后根據(jù)原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，運用借貸記賬法，確定應(yīng)借應(yīng)貸的會計科目和金額，最后再按記賬憑證的內(nèi)容、格式及填制要求逐項填寫。

1、收款憑證的填制方法。收款憑證是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款增加的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制的。填制收款憑證的要求是：（1）由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制，必須是先收款，后填憑證。（2）在憑證左上方的“借方科目”處填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”（如為現(xiàn)金收款憑證，填寫“現(xiàn)金”；如為銀行存款收款憑證，填寫“銀行存款”）。（3）在日期欄填入記賬憑證的日期（實際收款的日期）。（4）在憑證編號欄為該筆記賬憑證編號。（5）在憑證摘要欄填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。（6）在憑證“貸方科目”欄總賬科目、明細(xì)科目欄填寫引起“現(xiàn)金”或“銀行存款”增加的會計事項所使用總賬科目、明細(xì)賬科目。（7）在“金額”欄填寫與會計科目相對應(yīng)的金額。（8）在憑證的右側(cè)填寫所附原始憑證的張數(shù)。（9）在憑證的下方由相關(guān)責(zé)任人簽字、蓋章。（10）“記賬”欄應(yīng)在已經(jīng)登記賬簿后劃“√”符號，表示已經(jīng)入賬，以免發(fā)生漏記或重記錯誤。

2、付款憑證的填制方法。付款憑證的格式及填制方法與收款憑證基本相同，只是將憑證上的“借方科目”與“貸方科目”欄目交換位置；填制時先填寫“貸方科目”的“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，再填寫作為與付出現(xiàn)金或銀行存款相對應(yīng)的總賬科目或明細(xì)科目。

3、轉(zhuǎn)賬憑證的填制方法。轉(zhuǎn)賬憑證是根據(jù)不涉及現(xiàn)金和銀行存款的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)原始憑證填制的。轉(zhuǎn)賬憑證的格式與收、付款憑證的格式的不同之處在于，憑證左上角不設(shè)主體科目（或稱設(shè)證科目），而將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的對應(yīng)科目按先借后貸的順序全部填入“總賬科目”和“明細(xì)科目”欄目，并通過將各科目金額按記賬方向填入相應(yīng)的“借方金額”或“貸方金額”來確定科目的對應(yīng)關(guān)系。

在填制轉(zhuǎn)賬憑證時，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中所涉及的全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“總賬科目”和“明細(xì)科目”，并按應(yīng)借、應(yīng)貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄。其他項目的填列與收、付款憑證相同。

4、通用記賬憑證的填制方法。通用記賬憑證的填制方法與轉(zhuǎn)賬憑證的填制方法基本相同。所不同的是在記賬憑證上，采用按照發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的先后順序編號的方法。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及兩張以上記賬憑證時，可以采用分?jǐn)?shù)編號法。

四、記賬憑證的審核要點

記賬憑證編制完成后，為了保證會計信息的質(zhì)量和會計賬簿記錄的正確性，在記賬之前必須由專人負(fù)責(zé)對記賬憑證進(jìn)行認(rèn)真的審核。審核的內(nèi)容包括以下幾個方面：

1、內(nèi)容是否真實。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據(jù)，所附原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證是否一致等。

2、項目是否齊全。審核記賬憑證各項目的填寫是否齊全，如日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)及有關(guān)人員簽章等。

3、科目是否正確。審核記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對應(yīng)關(guān)系，所使用的會計科目是否符合會計制度規(guī)定，同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所使用的一級科目、二級科目及明細(xì)科目是否一致，以保證取得正確的匯總資料。

4、金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關(guān)金額是否一致、計算是否準(zhǔn)確，原始憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計是否相符等。

5、書寫是否正確。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數(shù)字清晰，是否按規(guī)定進(jìn)行更正等。

只有經(jīng)過審核無誤的記賬憑證，才能據(jù)以登記賬簿。如發(fā)現(xiàn)差錯必須及時查明原因，并按規(guī)定予以更正。

（作者單位：河北融投創(chuàng)業(yè)投資有限公司）