檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探析

摘 要：隨著現(xiàn)代科技和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活和工作效率大大提高。檔案管理工作在這種趨勢下，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是時代和社會發(fā)展的必然要求。本文首先闡述檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性，分析我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的主要問題，并提出相應(yīng)的解決辦法和對策，以期加快我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)速度，使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提高，為國家和社會維持正常管理秩序和服務(wù)提供重要保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；問題；對策

檔案管理是保證我國相關(guān)部門正常運行、確保社會服務(wù)落實到位的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙張信息載體，雖然能夠提供實體化信息檔案，但是其具有收集整理難度較大、查詢和調(diào)用步驟繁瑣且極易出現(xiàn)檔案的遺失和損壞等缺點，對于檔案管理工作效率的提高和質(zhì)量的保證具有相當?shù)呢撁嬗绊?。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，能夠有效解決傳統(tǒng)管理辦法存在的問題。從當前我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況來看，仍存在著現(xiàn)代化建設(shè)意識不強、設(shè)施不夠完善、建設(shè)過程缺乏有效規(guī)劃以及專業(yè)人才的匱乏等問題。應(yīng)當針對當前存在的問題采取針對性的辦法和對策，才能確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)能夠有效開展，早日實現(xiàn)其現(xiàn)代化和高效化。

1 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

隨著我國社會的飛速發(fā)展，檔案的數(shù)量成飛速增長的狀態(tài)。運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，不僅檔案保管難度較大，且極易出現(xiàn)多種問題，造成管理效率的低下。同時，隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，檔案的載體和記錄方式成多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法實現(xiàn)對新型檔案的有效管理，如膠卷、磁盤、錄像帶、錄音帶等檔案存儲載體必須運用現(xiàn)代化設(shè)備和管理辦法才能實現(xiàn)其有效管理[1]。此外，隨著檔案工作在社會運行當中發(fā)揮的效用越來越大，提高其工作效率，滿足社會和時代發(fā)展，也是其現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的必然要求。

2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

2.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強

從當前我國許多檔案管理部門的現(xiàn)代化建設(shè)進程來看，許多仍然停留在觀望和研究的狀態(tài)，對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的認識十分有限，相關(guān)意識仍不強[2]。許多單位仍然固守傳統(tǒng)的管理辦法，不愿意進行改變。認為檔案管理現(xiàn)代化仍較遙遠，當前的管理模式和管理辦法足夠應(yīng)付現(xiàn)有的需求。同時，因檔案管理現(xiàn)代化需要投入大量的資金和人力物力，為節(jié)約資金和資源，許多單位故意忽視檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)準備和落實工作。

2.2檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)設(shè)施不完善

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要保證良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠保證其現(xiàn)代化過程擁有基礎(chǔ)的設(shè)備支持。然而，許多單位的檔案管理空間較為狹小，無法容納新購置的現(xiàn)代化設(shè)備。同時，許多單位雖然已經(jīng)運用到計算機和網(wǎng)絡(luò)開展相關(guān)工作，卻并未實際運用到檔案管理上。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)所需的軟件和硬件不到位，導(dǎo)致現(xiàn)代化建設(shè)無法有效開展。檔案管理設(shè)施現(xiàn)代化水平不高，也就造成檔案廣泛開發(fā)可利用得不到有效實施[3]。

2.3檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)缺乏有效規(guī)劃

就目前許多檔案管理單位的現(xiàn)代化建設(shè)情況來看，在得到上級的現(xiàn)代化建設(shè)要求之后，并沒有制定統(tǒng)一的實施規(guī)范和有效規(guī)劃，現(xiàn)代化建設(shè)過程多為自主開展，獨立完成，建設(shè)成果較差。在檔案管理軟件的購置上，各自選擇相應(yīng)的軟件，無法保證其與其他單位良好的兼容性，且安全性和實用性往往較差，無法保證高效高質(zhì)的工作效果。同時，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)上，網(wǎng)絡(luò)間的聯(lián)結(jié)和網(wǎng)絡(luò)安全都無法得到有效保證，檔案的安全性存在較大的隱患。

2.4檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)人才較匱乏

與傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理工作方式不同，現(xiàn)代化的檔案管理需要管理人員在具備基礎(chǔ)性的檔案管理知識之外，還能夠熟練掌握計算機技術(shù)和管理知識，才能確保最佳的工作效果。然而，目前許多檔案管理單位的管理人員并非專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)出身，對于檔案管理專業(yè)知識的掌握程度較低[4]。同時，在計算機技術(shù)和管理上的知識也較為匱乏，無法保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。相關(guān)培訓(xùn)的缺失，使得管理人員的知識儲備和技術(shù)水平得不到及時更新。

3.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)問題的對策

3.1提高對檔案管理現(xiàn)代化的認識

為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應(yīng)當實現(xiàn)的即提高檔案管理部門對于現(xiàn)代化建設(shè)的認識水平。應(yīng)改變其傳統(tǒng)的檔案管理觀念，使得其對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性和必要性有深刻認識，并能夠意識到當前形勢下現(xiàn)代化建設(shè)的緊迫性。在此基礎(chǔ)上，加強對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的投入，提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平和檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。同時，提高自身的服務(wù)意識，使得檔案管理工作能夠積極地參與到對于社會發(fā)展和國家建設(shè)的服務(wù)隊伍當中[5]。

3.2加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，加大資金投入，確?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)擁有充足的資金保障。應(yīng)當提高檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保網(wǎng)絡(luò)有效聯(lián)結(jié)和網(wǎng)絡(luò)的安全性[6]。同時，購置穩(wěn)定性較強且兼容性、安全性較高的檔案管理軟件，購置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，如計算機、打印機、掃描儀和安全監(jiān)控器、除塵器等。此外，還應(yīng)當引進先進的現(xiàn)代化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和縮微技術(shù)等，全面實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平的提高。

3.3加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的組織規(guī)劃

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要在統(tǒng)籌規(guī)劃和有效的組織之下，才能確保建設(shè)過程的科學(xué)性、有序性和高效性。檔案管理部門應(yīng)當明確現(xiàn)代化建設(shè)人員的責(zé)任和義務(wù)，使其能夠確?，F(xiàn)代化建設(shè)過程的有效性和高效性。同時，制定相應(yīng)的現(xiàn)代化建設(shè)實施計劃，使得基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、軟件硬件的購置和專業(yè)人才的引進和培訓(xùn)等都能夠擁有明確的實施計劃。此外，應(yīng)當保證其他部門在過程中的有效配合，使得檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程能夠在群策群力當中有效開展和推進。

3.4加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，確保檔案管理人員擁有較高的綜合素質(zhì)。首先，開展常規(guī)性的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓管理人員通過定期培訓(xùn)來更新其檔案管理的理念和方法。同時，制定相應(yīng)的激勵機制，使得檔案管理人員能夠自發(fā)而主動地進行自我學(xué)習(xí)和自我提升。同時，加強思想政治教育，使得管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德水準能夠得到有效提高，擁有崇高的個人追求。此外，針對現(xiàn)代化建設(shè)，加強對其信息素質(zhì)的教育，提高其對于信息技術(shù)的掌握和運用能力。

4 結(jié)語

社會在不斷發(fā)展，科技也在不斷進步，只有確保檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，才能保證其能夠跟上時代和社會發(fā)展的腳步，實現(xiàn)其較高的社會價值。針對當前我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的問題，應(yīng)采取針對性的辦法和措施，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認識，加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的組織規(guī)劃，并加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。只有這樣，才能保證檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)既擁有觀念和意志保障，又擁有足夠的人才和基礎(chǔ)設(shè)施保障，確保其現(xiàn)代化建設(shè)進程不斷加快，質(zhì)量和效率也擁有足夠保證。

參考文獻

[1]高峰.檔案管理信息化建設(shè)中的相關(guān)問題探討[J].黑龍江史志.2015（08）

[2]曲曉琳.檔案管理現(xiàn)代化標準研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012（17）

[3]徐桂香.加強現(xiàn)代化檔案管理工作[J].黑龍江科技信息.2011（20）

[4]牛麗.論檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J].城建檔案.2012（06）

[5]趙麗華.檔案管理現(xiàn)代化探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2013（08）

[6]劉娜.有關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012（24）

作者簡介

楊沅瑩（1982—），女，河北省石家莊市人，工作單位：國家新聞出版廣電總局七二三臺，職務(wù)：辦公室副主任，研究方向：檔案管理。