事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學(xué)技術(shù)局)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學(xué)技術(shù)局)

隨著事業(yè)單位的迅速發(fā)展和不斷壯大，需要管理的檔案也越來(lái)越多。提高檔案管理效率，對(duì)事業(yè)單位以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。而此時(shí)，信息時(shí)代的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)會(huì)，使檔案管理信息化建設(shè)成為可能。但是，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施中存在著不足與漏洞，難以使檔案管理的效率達(dá)到理想目標(biāo)。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，找出該項(xiàng)信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并對(duì)此提出優(yōu)化建設(shè)方案，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理工作中形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有利用價(jià)值與保存價(jià)值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體；而檔案管理的信息化建設(shè)是指對(duì)檔案的原始內(nèi)容不做任何更改，再次基礎(chǔ)上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案本身及其形式等相關(guān)信息進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，形成更符合現(xiàn)代化社會(huì)需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過(guò)渡階段，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的必要前提和轉(zhuǎn)折點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案便捷、高效的管理模式，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)淡薄

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要投入人力、物力和財(cái)力的項(xiàng)目，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持。然而，大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行較為系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理效率對(duì)單位和職工的利益關(guān)系。這樣就導(dǎo)致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據(jù)的相應(yīng)規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設(shè)，不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率，也阻礙了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓(xùn)人才的現(xiàn)象，但是他們卻忽略了對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有更高的要求。但是目前，檔案管理工作卻顯得不被重視，對(duì)工作人員的職業(yè)素質(zhì)也沒(méi)有嚴(yán)格要求。這就導(dǎo)致了檔案管理人員的實(shí)際工作能力與時(shí)代要求之間的差距，再加上很多檔案管理人員對(duì)工作不夠重視而缺乏責(zé)任心，使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設(shè)人才短缺導(dǎo)致檔案信息資源得不到合理開(kāi)發(fā)、及時(shí)更新與有效維護(hù)，無(wú)法為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.檔案管理形式降低工作效率

雖然我國(guó)已經(jīng)具備檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)條件和硬件設(shè)施基礎(chǔ)，但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質(zhì)模式進(jìn)行檔案管理，這樣不利于檔案的備份，使受損或遺失的檔案無(wú)法有效修復(fù)。同時(shí)，也不利于縮小檔案存放的空間，當(dāng)單位需要對(duì)某些檔案查詢(xún)使用時(shí)，還會(huì)增加檔案查詢(xún)工作量、降低工作效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的升級(jí)，不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案，還有利于保障檔案的完整與安全。用戶(hù)可以在信息化管理模式下登錄資源庫(kù)，并有效檢索所有相關(guān)檔案，不僅簡(jiǎn)化了檢索檔案的工作量，也提高了信息資源的利用率。同時(shí)，在檔案的使用過(guò)程中不會(huì)打亂檔案的排序，不會(huì)影響后者對(duì)檔案的檢索，同時(shí)也減少了檔案管理人員整理檔案的難度，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行資源更新、數(shù)據(jù)檢查與保存。

三、如何有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

1.建立完善制度，加大建設(shè)投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，需要強(qiáng)有力的制度指導(dǎo)。因此，各事業(yè)單位的管理人員要正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重大意義。根據(jù)單位實(shí)際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，并在建設(shè)過(guò)程中加大實(shí)施力度與資金投入。在嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員工作的同時(shí)，為信息化建設(shè)提供必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化與資源更新，以提高檔案信息資源利用率，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

2.提高人員素質(zhì)，促進(jìn)軟件開(kāi)發(fā)

檔案管理信息化的建設(shè)固然不可缺少技術(shù)人員支持，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，很多檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需求。因此，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)是不可輕視的，這是軟件開(kāi)發(fā)的前提和信息安全的維護(hù)者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時(shí)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等不良因素對(duì)資源的盜竊與破壞。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步與科技發(fā)展的必然結(jié)果，各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行大難管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需求只等總體規(guī)劃，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保障檔案管理的安全性和機(jī)密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中抓住機(jī)遇，在自我發(fā)展的同時(shí)為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展注入活力。

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，(16)：128-129.

[2]李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析探討[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014，(19)：163-164.