工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立與意義

趙曼宇，李 響，李玉芝

（中國寰球工程公司 遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立與意義

趙曼宇，李 響，李玉芝

（中國寰球工程公司 遼寧分公司， 遼寧 撫順 113006）

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，在計算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展之下，化工行業(yè)的檔案管理工作不僅需要適應(yīng)時代的需求，也要找到自身前進(jìn)的方向。以中國寰球工程公司遼寧分公司工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建立的實踐為研究內(nèi)容，闡述了新的檔案管理理念和建立工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的意義，及通過工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立提高檔案的工作效率和利用效率。

工程設(shè)計；數(shù)字檔案；數(shù)據(jù)庫

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案是項目工程建設(shè)活動的記錄，它是直接以電子形式產(chǎn)生和存在的具有保存價值的文字和圖紙。這一定義主要體現(xiàn)了其產(chǎn)生的原創(chuàng)性和其存在形式的唯一性，即數(shù)字是其唯一存在形式?，F(xiàn)今計算機(jī)已經(jīng)成為檔案工作的主要工具，正是在這樣的工作背景下，給當(dāng)今的檔案部門和檔案工作者都提出了新的問題，也給檔案部門和檔案工作者提供了創(chuàng)新空間，而且這些在以計算機(jī)生成的工程設(shè)計原生數(shù)字檔案中更為突顯。

在一家部門和管理體制成熟的工程公司中，一套完整的工程設(shè)計原生數(shù)字檔案的產(chǎn)生是需要由很多部門分工及配合才能完成的，在其過程中如何能有序、完整、科學(xué)、安全的使原生數(shù)字檔案進(jìn)行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計及建立起數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，并最終提高利用效率是需要樹立新的檔案管理理念和形成新的檔案管理模式，這是作為當(dāng)今化工設(shè)計行業(yè)中檔案工作者勢在必行的一項工作。

1 檔案管理理念

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)以無縫式工作程序為基礎(chǔ)，所謂的無縫式工作程序是指在工作理念、工作管理模式和無縫體系三個方面的無縫化。

1.1 實現(xiàn)檔案部門與設(shè)計人員在理念上的無縫對接

自從計算機(jī)全面進(jìn)入到設(shè)計工作的每一個環(huán)節(jié)以來，工程設(shè)計檔案管理工作也在經(jīng)歷著變革，其管理方向和管理理念及載體都在改變，即由之前的無要求被動的收集工程設(shè)計檔案到以自身需求主動、清晰、有要求的收集工程設(shè)計檔案；由之前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到現(xiàn)今的數(shù)字化檔案。在此環(huán)境之下，工程設(shè)計原生數(shù)字檔案的無縫化管理的建立宗旨應(yīng)是使用人員參與度高、滿意度高的檔案服務(wù)模式，其中設(shè)計人員的積極參與能夠更好的為檔案提供工作方向，同時設(shè)計人員反饋出的結(jié)果也能更好的完善檔案部門的服務(wù)方式和質(zhì)量，從此在服務(wù)與被服務(wù)之間進(jìn)行良性循環(huán)，由此達(dá)成設(shè)計人員與檔案部門在理念上的無縫式銜接，實現(xiàn)兩者之間雙贏的局面。

1.2 實現(xiàn)檔案管理模式的無縫化

在計算機(jī)信息化時代里，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在承受著巨大的壓力，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今檔案工作的需求，革新已經(jīng)勢在必行。此番改革不僅僅是各個部門檔案工作方式的改革，更是對于整個檔案工作模式的完善和優(yōu)化。管理模式無縫化的最終目標(biāo)是為減少設(shè)計人員和檔案人員在流程處理上的時間，以簡化為導(dǎo)向為設(shè)計人員實實在在服務(wù)，同時實現(xiàn)各部門之間的無縫化銜接、實現(xiàn)檔案部門與其他部門由不連續(xù)到連續(xù)的轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)無紙化辦公，降低工作溝通成本和節(jié)約工作溝通時間。

1.3 實現(xiàn)工程設(shè)計原生數(shù)字檔案體系的無縫化

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案體系的無縫化最主要的特征為“一站式”，通過建立完整的檔案信息技術(shù)共享平臺來減輕設(shè)計人員和檔案人員的工作負(fù)擔(dān)。此體系的建立需要由設(shè)計人員、檔案工作者及相關(guān)人員積極參與，提出具體、實際的需求，通過相關(guān)管理軟件建立銜接無縫的辦公體系，解決設(shè)計人員與檔案部門及相關(guān)人員或部門之間的流程繁復(fù)、審批過多、設(shè)計收尾工作耗時過長等問題，并且更加有利于檔案部門方便快捷地收集檔案、統(tǒng)計檔案和利用檔案。在數(shù)據(jù)庫的建立中，我們一共應(yīng)用了三種全方位的檔案管理軟件，首先是針對于工程設(shè)計原生數(shù)字檔案“一站式”收集的Poweron項目管理信息平臺，其次是針對于工程設(shè)計數(shù)字檔案所涉及的相關(guān)資料“一站式”收集的ProjedtWise工程內(nèi)容管理系統(tǒng)軟件，最后是針對于保存工程設(shè)計數(shù)字檔案和工程設(shè)計原生數(shù)字檔案的檔案管理軟件[1-3]。

2 實踐操作流程

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立，一共分為兩個部分三個階段，第一部分為收集部分，其涉及工程設(shè)計原生檔案的和相關(guān)資料的收集與整理，并包含兩個階段：Poweron階段和ProjedtWise階段；第二部分為保存與利用部分，涉及檔案電子管理軟件階段，它也是工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的核心。

2.1 Poweron階段

Poweron項目管理信息平臺是分公司生產(chǎn)管理工作的整合系統(tǒng)（圖1），此軟件使檔案的收集工作變得更加方便、快捷，直接體現(xiàn)出工程設(shè)計原生數(shù)字檔案體系的主要特征“一站式”管理（圖2），與此同時，檔案統(tǒng)計工作也可以直接在此軟件上生成，提高了檔案管理中的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計的工作效率[4]。

圖1 Poweron 操作截面(1)Fig.1 Poweron section of operation(I)

圖2 Poweron 操作截面(2)Fig.2 Poweron section of operation(II)

2.2 ProjectWise階段

ProjectWise是一個三層構(gòu)架的工程內(nèi)容管理系統(tǒng)，專為滿足當(dāng)今工程作業(yè)流程的復(fù)雜需求而設(shè)計。它為工程項目的各個參與方提供一個信息平臺，對項目規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)過程中產(chǎn)生的工程內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)管理與有效控制，確保分散的工程內(nèi)容具備唯一、安全和可控性，幫助工程設(shè)計團(tuán)隊實現(xiàn)跨地域、跨專業(yè)的協(xié)同工作。打開ProjectWise操作軟件點擊“DMS”，進(jìn)入登入窗口（圖3）輸入檔案管理員的賬戶和密碼，此賬戶的唯一性也有效的保證了軟件上文件的安全性和保密性，進(jìn)入到軟件后找到檔案人員所管理的項目檔案號，項目檔案號里面分成不同的管理區(qū)域，如公共工作區(qū)、項目工作區(qū)、專業(yè)交換區(qū)、專業(yè)提交區(qū)、檔案管理區(qū)，此管理區(qū)域細(xì)致詳盡的收集了一個項目中所涉及的所有文件，這些文件的收集不單為了滿足檔案的收集需求，更能在今后的工作當(dāng)中得到運(yùn)用，例如對公司設(shè)計成品知識產(chǎn)權(quán)的維權(quán)和快速查詢設(shè)計要求。與此同時，在此管理平臺上我們還開設(shè)了一塊檔案人員的專門區(qū)域保存其收集的所有工程設(shè)計原生數(shù)字檔案，此區(qū)域也是工程設(shè)計原生數(shù)字檔案的備份區(qū)（圖4）。

圖3 Projectwise 操作截面（1）Fig.3 Projectwise section of operation(I)

圖4 Projectwise 操作截面（2）Fig.4 Projectwise section of operation(I)

2.3 電子信息庫檔案管理軟件階段

在此階段我們運(yùn)用了電子檔案管理軟件，這個部分是工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的儲存核心部分，在這里我們存放著從建院初始直至今天的所有項目的工程設(shè)計原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計數(shù)字檔案及其相關(guān)工程文件，同時通過電子檔案管理軟件我們可以快速定位所需要的工程設(shè)計檔案保存位置，并提高利用效率。

3 數(shù)據(jù)庫建立的意義和利用

3.1 原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建立的意義

隨著工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立，解決了許多傳統(tǒng)檔案管理所產(chǎn)生的問題，如庫房檔案積壓問題、再利用檔案底圖損壞問題及檔案人員職業(yè)健康問題等。

3.1.1 解決工程設(shè)計檔案存檔數(shù)量龐大致使的原有庫房使用緊張的問題

從建院至今，我們的項目數(shù)量已經(jīng)從零星的幾個項目發(fā)展到現(xiàn)今的2 400多個工程項目，檔案部門的工程設(shè)計檔案存檔數(shù)量也在以成倍的方式進(jìn)行增長，外加紙質(zhì)版檔案儲存密度小的原因，致使原有的檔案庫房使用緊張，無法滿足存檔需求，迫使工程設(shè)計檔案不能入柜，而是散放在檔案庫房。數(shù)據(jù)庫的建立不僅消除了這一問題，還節(jié)約了公司重新改造建立檔案庫房的開資，與此同時，更能在檔案制成費用和藍(lán)圖費用上節(jié)能增效近30萬元（表1、2、3）。

表1 藍(lán)圖制作費Table 1 Cost of blueprint preparation

表2 檔案盒費Table 2 Cost of file boxes

表3 l硫酸紙制圖費Table 3 Cost of acid paper print

3.1.2 解決了再次利用對工程設(shè)計檔案底圖損壞的問題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計檔案管理中，紙質(zhì)檔案載體性能較為穩(wěn)定、內(nèi)容真實可靠，外加其可長久保存等優(yōu)勢，所以一直適用至今，但在公司的日常工作需要當(dāng)中，工程設(shè)計檔案并不是一旦存入永不借閱和利用，無論是業(yè)主需求還是專業(yè)人員或管理人員的需求都會多次被提出、利用，這些行為都會使底圖檔案快速老化和破碎，并且反復(fù)修補(bǔ)，在這個過程當(dāng)中無論是在人力還是物力上都會造成了很多浪費，數(shù)據(jù)庫的建立正解決了這個問題，數(shù)據(jù)庫建立之后再利用的工程設(shè)計檔案就可以從數(shù)據(jù)庫中提取工程設(shè)計原生數(shù)字檔案或工程設(shè)計數(shù)字檔案。

3.1.3 解決傳統(tǒng)檔案管理對檔案人員職業(yè)健康影響的問題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計檔案管理當(dāng)中，由于藍(lán)圖生成的特殊性（藍(lán)圖生成需使用氨水）也給檔案人員在日常工作中帶來一些不可避免的傷害，檔案人員在整理藍(lán)圖時需要碰觸，并且會吸入藍(lán)圖上的一些殘留氨水，久而久之就會危害到檔案人員的身體健康，隨著公司對于HSE管理的重視，藍(lán)圖的使用也有悖于公司的工作理念，數(shù)據(jù)庫的建立正解決了此問題，檔案人員以后可以不再接觸藍(lán)圖，而是不再產(chǎn)生工程設(shè)計檔案藍(lán)圖，改為利用工程設(shè)計原生數(shù)字檔案或工程設(shè)計數(shù)字檔案。

3.1.4 避免了工程設(shè)計原生檔案收集過程中所存在的人為因素

在以往的工程設(shè)計檔案收集過程當(dāng)中，一個傳統(tǒng)的設(shè)計成品在設(shè)計完成之后需要通過校對人、審核人及會簽人的當(dāng)面審查和簽字才能存檔，在這個過程中設(shè)計人員所面對的最直接的一個問題就是其審核人、校對人及會簽人不在公司，而Poweron項目管理信息平臺中電子簽名的使用，完全解決這個實際困難，設(shè)計人員只需將設(shè)計成品以數(shù)字的形式通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審核和簽署，并最終上傳至 Poweron項目管理信息平臺進(jìn)行存檔就可以了。

3.1.5 解決工程設(shè)計檔案利用率低的問題

在傳統(tǒng)的工程設(shè)計檔案管理當(dāng)中，紙質(zhì)檔案形成時間長、整理慢、檢索速度慢等缺點也一直在困擾著檔案人員和專業(yè)人員，致使其利用效率較低，并使得保存完好的檔案無法最大限度地發(fā)揮自身的價值，更談不上在其基礎(chǔ)之上創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，而數(shù)據(jù)庫的建立則能提高利用效率[5]。

3.2 原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建立的利用

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立宗旨不僅是為了公司的節(jié)能增效，它的建立更為重要的作用就是利用。在工程設(shè)計檔案原生數(shù)字檔案和工程設(shè)計數(shù)字檔案利用中我們分為項目直接利用和工程設(shè)計檔案原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計數(shù)字檔案重新編研后再利用兩方面。

工程設(shè)計原生數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫在項目直接利用方面，給我們帶來的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益和直接提高的工作效率，它可以使檔案人員快速、精準(zhǔn)為需求者提供其所查詢的檔案和相關(guān)資料，使設(shè)計人員根據(jù)新項目的需求和標(biāo)準(zhǔn)，在同類項目工程設(shè)計原生數(shù)字檔案上進(jìn)行制圖、設(shè)計，減少工作時間、加快制圖效率。

例1：

山東菏澤玉皇項目在設(shè)備專業(yè)中需要設(shè)計一臺重要的再熱器，根據(jù)業(yè)主需求，致使設(shè)計時間緊迫，為此設(shè)備室設(shè)計人員直接利用同類項目工程設(shè)計原生數(shù)字檔案進(jìn)行設(shè)計，最終節(jié)約了一半的設(shè)計時間，更為公司節(jié)省日常開資近72萬元。

例2：

新陽科技集團(tuán)有限公司設(shè)計項目，項目非標(biāo)靜設(shè)備多、工期緊張，在這種情況下設(shè)計人員利同類專業(yè)工程設(shè)計原生數(shù)字檔案，最終提高了非標(biāo)靜設(shè)備的設(shè)計效率，共節(jié)省四分之一的設(shè)計時間。

在工程設(shè)計檔案原生數(shù)字檔案、工程設(shè)計數(shù)字檔案重新編研后再利用方面，我們通過以各專業(yè)為線索進(jìn)行施工圖、設(shè)計變更和竣工圖的編研，此類編研對于一個專業(yè)領(lǐng)域的積累是很有幫助的，因為在施工過程中由施工圖到竣工圖會產(chǎn)生一些設(shè)計變更，設(shè)計變更是工程施工過程中設(shè)計問題和客觀環(huán)境問題的一種體現(xiàn)，正是對它的編研可以使它成為各個專業(yè)在同類項目的輔助資料和參考學(xué)習(xí)資料，有利于提高同類項目的設(shè)計質(zhì)量和速度，這樣一個良性的循環(huán)也能間接的為公司帶來經(jīng)濟(jì)效益和軟實力——技術(shù)知識的提升。

［1］ 李海鷹. 原生數(shù)字檔案的特點與構(gòu)建原則[J]. 蘭臺世界，2015(6)：33．

［2］ 李海鷹. 原生數(shù)字檔案無縫隙管理模式的構(gòu)建目標(biāo)[J]. 蘭臺世界，2015(5)：36．

［3］ 高當(dāng). 中外電子檔案管理管理理念及模式對比研究[J]. 檔案管理，2015(11) 下：56-58

［4］ 劉念，唐一鴻，李名選. 基于電子檔號章的檔案安全保障系統(tǒng)研究與實踐[J]. 檔案學(xué)研究，2016(2)：115-117．

［5］ 李群，高振江. 提升檔案管理科學(xué)化水平六策[J]. 管理研究，2016(4)下： 44．

續(xù)表

4 結(jié)束語

本文闡述了現(xiàn)有的天然氣濾芯性能測試方法，對現(xiàn)有 SY/6883 濾芯過濾性能試驗方法中的不足之處進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其濾芯測試方法并未涉及全壓差下的濾芯性能測試，不能很好的反映出濾芯在實際工況下的過濾效率，所以提出了新的濾芯性能測試方法，將容塵效率測試加入天然氣濾芯性能中。結(jié)合天然氣濾芯自身運(yùn)行工況的特點，測量濾芯在25%、50%、75%和100%更換壓差時濾芯對于粉塵和液滴的過濾效率，反映了濾芯在不同壽命使用階段時的過濾性能。最后給出了具體的天然氣濾芯性能試驗流程，對天然氣濾芯測試和新型天然氣濾芯的研發(fā)，有一定的指導(dǎo)意義。

參考文獻(xiàn)：

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［3］ 畢思永. 長輸天然氣管道過濾器[J]. 石油科技論壇, 2014, 33(1): 55-57.

［4］ 中國石油天然氣管道工程有限公司. SY/T6883-2012 輸氣管道工程過濾分離設(shè)備規(guī)范[S]. 北京：石油工業(yè)出版社, 2012: 32.

［5］ 王雪偉, 張文軍, 胡格偉, 等. 煤泥離心過濾和機(jī)械壓濾的濾餅層粒度分布及其影響[J]. 煤炭學(xué)報, 2014, 39(10): 2087-2091.

Establishment and Significance of the Native Digital Archive Database for Engineering Design

ZHAO Man-yu，LI Xiang，LI Yu-zhi

（HQC (Liaoning) Company, Liaoning Fushun 113006，China）

Under the background of big data era, with the rapid development of computer technology, the archives management of the chemistry industry should not only satisfy the requirement of the times，but also find its own development direction. In this paper, the establishment process of original digital archives database in HQC(Liao Ning )Company was studied, and new concept of archive management was discussed as well as the significance of establishing the native digital archive database for engineering design. It's pointed out that, the establishment of original digital archives database for engineering design can improve the management working and utilizing efficiencies of archives.

engineering design ; digital archives; databases

G 271

A

1671-0460（2016）12-2865-04

2016-11-21

趙曼宇（1964-），女，遼寧省撫順市人，副總工程師，碩士研究生，2010年畢業(yè)于中國海洋大學(xué)項目管理專業(yè)，研究方向：項目管理。E-mail:zhaomanyu@hqcec.com。