強(qiáng)化高校教學(xué)檔案管理，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升

胡　紅

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江　212003)

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強(qiáng)化高校教學(xué)檔案管理，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升

胡紅

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江212003)

摘要：教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作的綜合體現(xiàn)，在一定程度上反映了高校教學(xué)質(zhì)量、管理水平和辦學(xué)實(shí)力。規(guī)范教學(xué)檔案管理，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)高校科學(xué)化、制度化管理教學(xué)工作，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案；檔案管理；教學(xué)管理

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究及其他活動(dòng)中形成的圖表、文字、聲像等不同形式、不同載體的有保存價(jià)值的文件材料[1]。作為記錄高校人才培養(yǎng)工作的重要載體，檔案在一定程度上反映了高校教學(xué)管理水平和辦學(xué)實(shí)力[2]。高校教學(xué)檔案管理效能直接影響教學(xué)質(zhì)量的提升，對(duì)高校教學(xué)改革、科學(xué)研究、教學(xué)評(píng)估等有著極其重要的促進(jìn)作用。

1高校教學(xué)檔案的特性

1.1記錄的成套性

教學(xué)是有目的、有計(jì)劃、有組織的人才培養(yǎng)活動(dòng)。教學(xué)檔案是教學(xué)工作的重要組成部分，它是在教學(xué)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。教學(xué)檔案的內(nèi)容十分豐富，既有指令性的文件材料，如招生指標(biāo)，又有依據(jù)性的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃；既有原始性的資料，如相關(guān)課程的講義、試題，又有成果性的資料，如教材、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)；既有規(guī)章性的文件資料，如人才培養(yǎng)方案，又有憑證性的文件資料，如錄取新生名冊(cè)、畢業(yè)生畢業(yè)驗(yàn)印名冊(cè)；既有實(shí)踐性的材料，如學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)總結(jié)，又有理論性的材料，如教學(xué)法論著，等等。教學(xué)具有一定的規(guī)律性、系統(tǒng)性，教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)工作的完整記錄，具有一定的成套性。

1.2內(nèi)容的多學(xué)科性

教學(xué)檔案的內(nèi)容十分豐富，囊括了教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究等方面的文件材料。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，學(xué)科之間的相互交叉、相互滲透，新興學(xué)科不斷涌現(xiàn)，高校也會(huì)不斷更新課程設(shè)置，融入更多的新興學(xué)科，其教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富，教學(xué)檔案內(nèi)容也開(kāi)始呈現(xiàn)多學(xué)科屬性。

1.3渠道的分散性

高校教學(xué)檔案來(lái)源于高校內(nèi)部，收集渠道較為分散，主要有：1) 教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，如招生錄取、畢業(yè)就業(yè)、學(xué)籍管理等；2) 院系，如優(yōu)秀畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、典型實(shí)驗(yàn)報(bào)告等；3) 教師本人，如講義、教材、學(xué)術(shù)專著或論文等。所以高校教學(xué)檔案的集中、統(tǒng)一管理困難重重，文件材料的不完整、不系統(tǒng)、不集中，讓查詢者也深感不便。必須制訂相應(yīng)的管理辦法，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，確保教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化[3]。

2高校教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)工作的促進(jìn)作用

2.1保障高校教學(xué)有序化

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)不可分割的一部分，它是在教學(xué)過(guò)程中形成的，是衡量教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志，它不僅可以保障教學(xué)有序推進(jìn)，而且可以為教學(xué)管理、教學(xué)改革積累經(jīng)驗(yàn)和素材。高校教務(wù)部門每學(xué)年根據(jù)學(xué)校布置的教學(xué)工作任務(wù)和課程實(shí)施安排，制定教學(xué)計(jì)劃和開(kāi)課計(jì)劃，分配教學(xué)任務(wù)，編排課程表，并形成完整的教學(xué)檔案，以保證教學(xué)有序進(jìn)行。在學(xué)期中，及時(shí)記錄教學(xué)工作檢查落實(shí)、跟蹤、反饋等情況。在學(xué)期結(jié)束時(shí)，對(duì)學(xué)生的考試成績(jī)、對(duì)教師的評(píng)價(jià)，以及本學(xué)期教學(xué)、學(xué)習(xí)效果評(píng)估等活動(dòng)材料實(shí)施建檔處理，使教育教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)都形成教學(xué)檔案。

2.2促進(jìn)教學(xué)管理、教學(xué)研究

教學(xué)檔案完整、客觀地記錄了教學(xué)過(guò)程各項(xiàng)活動(dòng)的具體內(nèi)容。教學(xué)檔案可以為教師改進(jìn)教學(xué)方法提供依據(jù)，幫助教師有效提升教學(xué)質(zhì)量，還可以為管理者的教學(xué)計(jì)劃安排、工作決策提供參考，幫助管理者完善日常教學(xué)管理。教學(xué)檔案長(zhǎng)期積累的真實(shí)材料，可以為高校學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、課程與教材建設(shè)提供珍貴的第一手材料；也可以幫助高校教務(wù)、人事師資部門恰當(dāng)評(píng)價(jià)教師，有效規(guī)劃師資隊(duì)伍建設(shè)和教師專業(yè)成長(zhǎng)。

2.3有利于教學(xué)評(píng)價(jià)和評(píng)估

高校的教學(xué)評(píng)價(jià)和評(píng)估直接關(guān)系到高校辦學(xué)水平和績(jī)效，而教學(xué)評(píng)價(jià)和評(píng)估的直接依據(jù)就是教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的材料收集、管理水準(zhǔn)及應(yīng)用水平直接反映高校的辦學(xué)理念和辦學(xué)質(zhì)量。連續(xù)、完整、系統(tǒng)的教學(xué)檔案是高校教學(xué)評(píng)價(jià)和評(píng)估的基礎(chǔ)，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化，可以為教學(xué)評(píng)價(jià)和評(píng)估提供更多的有利條件[4]。

2.4促進(jìn)信息交流和傳遞

教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究等活動(dòng)中會(huì)源源不斷地產(chǎn)生新的文件材料，及時(shí)收集、歸檔，可以不斷擴(kuò)充教學(xué)檔案，使教學(xué)檔案成為數(shù)量龐大的、內(nèi)容豐富的、動(dòng)態(tài)變化的信息寶庫(kù)。這不僅是教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理的重要信息資源，也是校內(nèi)和校際交流的重要工具。借助教學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，形成一個(gè)緊密的教育教學(xué)信息平臺(tái)，可以使教師和學(xué)生快速、準(zhǔn)確地查詢、交流、傳遞信息，及時(shí)了解高校教學(xué)改革的最新成果和教學(xué)研究的最新動(dòng)態(tài)。高校教學(xué)檔案還能夠有效推動(dòng)高校之間進(jìn)行教學(xué)交流活動(dòng)。如高校的教學(xué)改革或評(píng)估大多處于不同的時(shí)間，不同高校可以相互交流評(píng)估期間形成的教學(xué)檔案，借鑒彼此的經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、共同提高[5]。

3高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1法制觀念欠缺

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”[6]2008年8月20日，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，自2008年9月1日起施行，其中第24條規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！盵1]但是部分教職員工檔案法制意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理屬于高校檔案管理部門的工作范疇，與自己毫不相干，所以經(jīng)常事不關(guān)己，高高掛起；也有部分教職員工為了一己之利，為了自己查找資料方便，經(jīng)常把本該歸檔管理的資料自己收藏和保管。部分教學(xué)檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有將教學(xué)檔案管理工作融入部門規(guī)劃，致使教學(xué)檔案資料難以收集或收集不完整。

3.2管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理中部分從業(yè)人員所學(xué)專業(yè)不是檔案管理專業(yè)，雖然經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，但檔案管理專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏，專業(yè)技能水平不高，不能滿足檔案管理的需要。對(duì)教學(xué)檔案的收集、編研、管理等方面的具體要求缺乏必要的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單收集資料、裝訂入庫(kù)，因而在實(shí)際工作中，不能嚴(yán)格按照規(guī)范操作，隨意性較大，檔案收集缺乏系統(tǒng)性、時(shí)序性。部分檔案管理人員對(duì)待檔案問(wèn)題不能堅(jiān)持原則，責(zé)任感和敬業(yè)精神還有待加強(qiáng)。

3.3檔案資源開(kāi)發(fā)利用率低

高校教學(xué)檔案的重要價(jià)值體現(xiàn)在它的使用性上。完整、系統(tǒng)的教學(xué)檔案是高校教學(xué)管理、決策的重要參考依據(jù)。檔案資料若沒(méi)有后續(xù)的整合、挖掘、使用，就會(huì)失去自身的價(jià)值，有可能變成“死檔”。目前教學(xué)檔案管理中存在的主要問(wèn)題是材料歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理不規(guī)范。材料收集不完整、歸檔不及時(shí)，檔案管理缺乏規(guī)范性、科學(xué)性，檔案材料缺乏必要的整理和挖掘，致使檔案材料長(zhǎng)期處于封閉或半封閉狀態(tài)，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的有效應(yīng)用。

3.4檔案管理缺乏信息化手段

科技的發(fā)展、信息化技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了各類檔案材料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，制度建設(shè)不斷加強(qiáng)，在此過(guò)程中形成的各類電子文檔數(shù)量越來(lái)越多，對(duì)這類電子材料的歸檔、管理提出了更高的要求。目前關(guān)于教學(xué)電子檔案的形成、格式、模塊，以及刪除和銷毀還沒(méi)有形成統(tǒng)一的制度。教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還不夠完善，沒(méi)有形成優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺(tái)，檔案的使用率比較低。

4強(qiáng)化高校教學(xué)檔案管理的路徑

要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案高效管理和應(yīng)用，必須提高認(rèn)識(shí)，健全管理，明確權(quán)責(zé)，完善服務(wù)，并加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)[7]。

1) 重視教學(xué)檔案管理工作。教學(xué)檔案具有很高的保存和使用價(jià)值，教學(xué)檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要組成部分。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，并建立、健全教學(xué)檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，把教學(xué)檔案管理納入高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作任務(wù)，而不是可有可無(wú)或可管可不管的一項(xiàng)工作。其次，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，建立健全檔案管理辦法，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，不斷提高管理水準(zhǔn)[1]。

2) 提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。教學(xué)檔案信息量大，內(nèi)容豐富，涉及面廣，收集、整理教學(xué)檔案是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)該具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)、現(xiàn)代化管理技能[1]。因此檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，以提高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，強(qiáng)化管理人員的檔案意識(shí)，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案催交、收集、整理、歸檔等工作。其次，積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員參加各種培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案的相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)，提高檔案管理、服務(wù)能力。再次，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，整合、挖掘相關(guān)信息，提高教學(xué)檔案利用率，以充分發(fā)揮教學(xué)檔案的重要作用，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升。

3) 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用讓檔案管理具有了新的特點(diǎn)。要想全面提升檔案管理的水平，必須加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。首先，更新理念，緊跟時(shí)代的發(fā)展，熟悉檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，強(qiáng)化科學(xué)管理，立足當(dāng)前，放眼未來(lái)。其次，強(qiáng)化電子信息歸檔意識(shí)，提高專兼職檔案管理人員的信息技術(shù)水平。最后，將檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入數(shù)字化校園的建設(shè)規(guī)劃，創(chuàng)建檔案信息管理軟件系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、開(kāi)發(fā)、服務(wù)。

4) 提高管理、服務(wù)水平，提高檔案資源利用率。加強(qiáng)教學(xué)檔案編輯和研究工作，科學(xué)規(guī)劃，系統(tǒng)收集、整理。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)教學(xué)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，提高檔案資源的利用率。利用教學(xué)檔案信息和目錄數(shù)字化等，實(shí)現(xiàn)信息共享，通過(guò)各種渠道為教師和學(xué)生服務(wù)，方便師生查詢，滿足教師對(duì)教學(xué)和科研的需求。

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〔責(zé)任編輯： 盧蕊〕

收稿日期：2016-04-10

作者簡(jiǎn)介：胡紅(1968—)，女，上海人，檔案館員，主要從事檔案管理研究。

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：C

文章編號(hào)：1008-8148(2016)03-0065-03

Strengthening teaching archives management to promote teaching quality improvement

HU Hong

(Teaching Affairs Department, Zhenjiang College, Zhenjiang 212003,China)

Abstract:Teaching archives is a comprehensive reflection of the school’s teaching and to some extent is an important measure of teaching quality, management level, and school management strength. Standardizing management of teaching archives and improving professional quality of management staff and service quality have great significance and value for promoting the scientific management and institutionalization of teaching.

Key words:college teaching archives; archives management; teaching management