改進高校檔案管理的服務(wù)功能探析

曹丙貴

(鎮(zhèn)江高等專科學(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江　212003)

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改進高校檔案管理的服務(wù)功能探析

曹丙貴

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江212003)

摘要：高校檔案管理具有為學(xué)校管理提供有效憑證，為學(xué)校的建設(shè)、教學(xué)、管理、科研、評估等提供相應(yīng)的信息支持等服務(wù)功能。采取加強領(lǐng)導(dǎo)、強化管理理念、注重人才建設(shè)、完善管理制度、重視硬件建設(shè)等措施，改進高校檔案管理服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；服務(wù)功能；措施

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，高等教育取得了顯著成績。高校的檔案建設(shè)也應(yīng)與時俱進，并在有效繼承的前提下注重改革與創(chuàng)新，從而推動高校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，更好地為高校和社會提供服務(wù)[1]。高校檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)功能是指，運用科學(xué)的管理理念和現(xiàn)代化的管理方法，整合檔案資源，創(chuàng)新服務(wù)模式，產(chǎn)出豐富的管理成果，提高檔案的利用價值，確保檔案服務(wù)功能同高等教育、社會經(jīng)濟發(fā)展的要求相適應(yīng)。

1高校檔案管理的服務(wù)功能

1.1為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策服務(wù)

高校領(lǐng)導(dǎo)形成正確的意識、科學(xué)的決策，與自己的資歷、經(jīng)驗、學(xué)識、分析問題的能力有關(guān)，更與學(xué)校的檔案管理工作分不開。實踐證明，正確的管理與決策離不開信息的支持。對高校而言，這些信息大多來源于各種檔案材料。檔案是歷史的發(fā)展、政策的延續(xù)、經(jīng)驗的總結(jié)、教訓(xùn)的記載，決策脫離了檔案依據(jù)，必然缺乏成功的借鑒基礎(chǔ)，難免產(chǎn)生一些偏差，嚴(yán)重的甚至影響大局，貽誤高校發(fā)展的最佳時機，造成損失。因此檔案可以為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。

1.2為學(xué)校師生提供教科研服務(wù)

高校管理指的是高校為了培養(yǎng)人才、服務(wù)社會而采取的一系列計劃、決策、指揮、組織、實施、控制活動，內(nèi)容主要包括教學(xué)管理、科研管理等[2]。高校的管理工作是由相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)共同組成的有機系統(tǒng)工程。要保證這個系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)和諧、高效運轉(zhuǎn)，必須借助于管理信息的有效共享。這些管理信息的主要載體是相關(guān)報告、文件、協(xié)議、統(tǒng)計資料，以及各種材料等，工作成果通常是通過文字材料這一形式展現(xiàn)的[3]。高校的檔案室或者檔案館負(fù)責(zé)收集、鑒定這方面的文件材料，并將有價值的文件材料整理成為有序檔案資源，加以妥善保管并實現(xiàn)充分利用。高校檔案管理工作能夠?qū)我坏摹⒎稚⒌?、孤立的文件材料轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的、集中的、系統(tǒng)的資料。在此基礎(chǔ)上，借助于科學(xué)編輯，把蘊含其中的有價值的信息提取出來，形成豐富的檔案信息資源，為高校廣大師生的科學(xué)研究等提供相應(yīng)的信息支持，為高校的教學(xué)改革與創(chuàng)新提供直接的參考依據(jù)。例如，檔案館(室)定期發(fā)布相關(guān)教學(xué)信息資料和兄弟院校的教改經(jīng)驗，可以方便教師備課，整理教案，減少教學(xué)的盲目性，還可以讓青年教師少走彎路，較快進入角色。

1.3為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展服務(wù)

高校檔案主要來源于科研、招生、教學(xué)、設(shè)備、基建管理等工作環(huán)節(jié)，伴隨高校的成立而產(chǎn)生，隨著高校事業(yè)的發(fā)展而不斷累積。高校檔案是高校發(fā)展的重要歷史記錄，具有重要價值，甚至是難以替代的，透過它，人們可以看到高校的歷史風(fēng)貌。高校檔案也是其他許多方面的資料無法取代的重要記載材料[4]。所以高校檔案是非常重要的信息資源，能夠為高校的黨政管理提供有效的憑證。高校檔案管理工作是高校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是實現(xiàn)高校建設(shè)與發(fā)展的前提條件之一[5]。

1.4為高校各類評估服務(wù)

1985年5月頒布的《中共中央關(guān)于教育體制改革的決定》中提出：“國家及其教育管理部門要加強對高等教育的宏觀指導(dǎo)和管理。教育管理部門還要組織教育界、知識界和用人部門定期對高等學(xué)校的辦學(xué)水平進行評估……”在教育管理部門的組織下，各高校積極響應(yīng)，近年來相繼開展了教學(xué)、科研、校園治安綜合管理、校園文明建設(shè)等項目的評估工作。高校檔案是學(xué)校歷史活動的真實記載，是隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而日積月累起來的。高校檔案真實記錄了學(xué)校歷年的辦學(xué)指導(dǎo)思想、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、辦學(xué)成果等[6]。隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和教育改革的日益深化，高校檔案作為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的重要參考依據(jù)，在各項評估工作中的地位也越來越突出，作用越來越大，直接影響各項評估的結(jié)果[7]。評估專家組要對高校進行公正、客觀、全面的評判，除了實地考察外，還需要大量的檔案信息和材料作為可靠、有力的憑據(jù)。高校檔案可以把學(xué)校以往的各項工作系統(tǒng)、準(zhǔn)確地再現(xiàn)在評估材料中，把學(xué)校工作的閃光點展現(xiàn)在專家面前。如果拿不出真實可信的檔案材料，任憑學(xué)校的匯報材料寫得多么華麗，匯報人的“三寸不爛之舌”多么厲害，評估專家組都不會采納，最終的處理結(jié)果只能是減分或不給分。

1.5為各類咨詢查證服務(wù)

隨著社會經(jīng)濟和高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案管理工作為教育、為社會服務(wù)的功能逐漸凸顯。高校檔案不僅是學(xué)校的資源，更是社會的公共資源。高校檔案管理部門不僅要為校內(nèi)廣大師生服務(wù)，而且要為社會用戶提供一定的服務(wù)。除了傳統(tǒng)的學(xué)校教師查閱教學(xué)和科研方面的檔案資料外，用人單位、社會中介機構(gòu)、少數(shù)團體和個人的咨詢、查證，如校友的學(xué)籍、學(xué)歷查詢，也是高校檔案社會化服務(wù)的重要工作內(nèi)容。在校生和畢業(yè)生是高校教務(wù)檔案使用的主體，他們主要查閱成績單、學(xué)籍卡、招生錄取名冊、網(wǎng)上學(xué)歷注冊信息等。學(xué)歷信息鑒定是用人單位、學(xué)歷論證機關(guān)、中介機構(gòu)和其他學(xué)校進行咨詢、查證的重要方面，這些單位大多通過持介紹信上門、電話、傳真、函件等方式請學(xué)校檔案館(室)針對畢業(yè)證書、學(xué)位證書等學(xué)籍、學(xué)歷材料進行真?zhèn)舞b定。高校檔案管理人員要根據(jù)形勢的變化，改變服務(wù)理念，不斷完善服務(wù)功能，最大限度地發(fā)揮自身的服務(wù)作用。

2改進高校檔案管理服務(wù)功能的措施

2.1加強組織領(lǐng)導(dǎo)

高校應(yīng)當(dāng)成立由校長擔(dān)任組長，分管副校長擔(dān)任副組長，各個院系、職能部門的負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，集中負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的總體指揮，制訂本校的檔案管理辦法，組織落實學(xué)校的檔案管理規(guī)范化工作。各個院系、職能部門的檔案工作應(yīng)納入院系、職能部門的工作計劃。學(xué)校在舉行重大活動、進行教學(xué)科研、建設(shè)工程項目等，需要院系、職能部門配合時，對檔案工作要進行重點檢查、驗收、總結(jié)。高校的校長辦公會應(yīng)當(dāng)專題研究檔案管理工作，確定檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)，協(xié)調(diào)解決具體問題。這樣，可以形成校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮，檔案管理部門主要負(fù)責(zé)實施，各個院系、職能部門分工明確、各司其責(zé)的管理體制和工作機制，實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。

2.2強化管理理念

2008年8月20日，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，自2008年9月1日起施行。高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、研究《高等學(xué)校檔案管理辦法》，強化檔案管理意識，提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作思路。當(dāng)前我國高校正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要歷史階段，檔案管理工作有著不容忽視的現(xiàn)實意義和重要價值。近年來，高校陸續(xù)參加德育工作評估、校園文明建設(shè)評估、人才培養(yǎng)工作評估等，日益意識到檔案的重要性。檔案管理可以說是高校發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件。高校應(yīng)當(dāng)積極準(zhǔn)備，認(rèn)真對待檔案工作的專項檢查，嚴(yán)格進行自我對照檢驗，并借助于高規(guī)格、多層次、全方位的技能培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

2.3重視人才建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)在檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下成立不同層面的檔案管理辦公室，如學(xué)校層面的綜合性的檔案管理辦公室，各院系、職能部門負(fù)責(zé)管理的院系、部門檔案室，形成一定的架構(gòu)體系，負(fù)責(zé)全校范圍內(nèi)的檔案工作。高校應(yīng)當(dāng)組建專職與兼職相結(jié)合的檔案管理工作隊伍，經(jīng)常針對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。確保各檔案室承擔(dān)起檔案管理和檔案利用的服務(wù)職能，確保各項制度得以落實。在人員聘用方面，應(yīng)當(dāng)選聘事業(yè)心強、思想作風(fēng)端正、具備專業(yè)技能的人員到檔案管理工作崗位。高校應(yīng)當(dāng)重視檔案培訓(xùn)工作，推行持證上崗制度，激勵檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識，熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力、知識水平[8]。除了業(yè)務(wù)培訓(xùn)之外，高校還應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供各種交流機會，如委派檔案管理人員接受上級部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強與兄弟院校業(yè)務(wù)部門的合作，促進檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。

2.4完善管理制度

高校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理工作制度，包括檔案鑒定、收集、整理、歸檔、銷毀、利用、借閱、保密、庫房管理等，確保檔案從生成到銷毀都有章可循、有法可依。工作人員要嚴(yán)格遵守檔案庫房的出入管理制度，定期檢查庫房安全狀況，健全檔案查詢的相關(guān)手續(xù)，保證檔案完整、安全。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)當(dāng)推進檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。高校應(yīng)當(dāng)重點監(jiān)管具有長期保存價值的檔案資源，重視不同載體、不同類型的檔案資料的收集整理。高校應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案的接收工作，根據(jù)高校的發(fā)展變化狀況，對檔案的征集、接收范圍進行相應(yīng)調(diào)整，并通過自查整改，將部分重要的、分散在不同院系、職能部門的檔案收入學(xué)校綜合檔案館(室)，進行統(tǒng)一管理。這樣，可以形成以高校綜合檔案館(室)為主體，各個院系、職能部門檔案室為補充，內(nèi)容豐富、門類齊全、管理科學(xué)的高校檔案管理服務(wù)格局。

2.5重視硬件建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)實施檔案庫房、檔案管理人員辦公室、檔案查閱室分立。檔案庫房必須配備存儲柜、空調(diào)、去濕機、濕度計、滅火器、吸塵器等，同時安裝報警與防盜裝置。除此之外，還需要配備計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機、照相機、碎紙機、攝像機等常用的辦公設(shè)備，并配置辦公桌椅、閱檔桌、文件柜等相關(guān)辦公家具。

高校應(yīng)增加投入，整合電子辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子公文和電子文件的網(wǎng)上收集、發(fā)布、保存，同時，做好電子文件的積累、歸檔、著錄、保存等工作，提升檔案信息化管理水平。高校應(yīng)當(dāng)將電子檔案材料和紙質(zhì)檔案材料同步歸檔，檔案組卷等工作盡可能通過檔案管理軟件完成。高校還應(yīng)當(dāng)加強信息化建設(shè)，完善高校檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，開通檔案查詢服務(wù)的專門網(wǎng)站，拓寬檔案信息完善和利用的服務(wù)途徑。

3結(jié)束語

綜上所述，高校的檔案管理工作需要持續(xù)創(chuàng)新，以確保適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展要求，服務(wù)社會。檔案管理部門需要不斷提高服務(wù)質(zhì)量，保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定有序發(fā)展。

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〔責(zé)任編輯： 盧蕊〕

收稿日期：2016-04-03

作者簡介：曹丙貴(1974—)，男，江蘇鹽城人，檔案館員，主要從事檔案管理研究。

中圖分類號：G271

文獻標(biāo)志碼：C

文章編號：1008-8148(2016)03-0062-03

Analysis on the service function of archives management in universities

CAO Binggui

(Teaching Affairs Department, Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China)

Abstract:Archives management in universities provides valid certificate for their management. It also functions as an important service for the development, teaching, management, scientific research, teaching quality appraisal, etc.. This thesis gives a brief introduction of improving service functions of college archives management from the following aspects: enhancing the leadership and management, attaching importance to talents construction, perfecting management system and hardware construction.

Key words:universities； archives management； service function； measure