大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源管理若干問(wèn)題的思考

周催影

（銅陵學(xué)院，安徽 銅陵 244000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源管理若干問(wèn)題的思考

周催影

（銅陵學(xué)院，安徽 銅陵 244000）

高等教育大眾化導(dǎo)向和規(guī)模擴(kuò)張使我國(guó)高校的檔案信息激增，海量的檔案信息標(biāo)志著高校檔案管理進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。高校在充分挖掘檔案信息潛能、建立健全高效便捷的檔案管理服務(wù)體系方面的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。積極變革觀念，創(chuàng)新組織管理和服務(wù)模式是大數(shù)據(jù)時(shí)代改進(jìn)高校檔案利用服務(wù)的必由之路。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校檔案資源；管理；思考

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》(中辦發(fā)〔2014〕15號(hào))（以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》）指出，當(dāng)前還存在著“不夠重視檔案工作”、“檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新”[1]等問(wèn)題；并把做好新形勢(shì)下檔案工作提高到“推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平”[1]的新高度。《意見(jiàn)》明確提出要建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系，進(jìn)一步完善體制機(jī)制，加大支持保障力度，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

高校檔案資源是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程的客觀見(jiàn)證，它忠實(shí)記錄了學(xué)校的歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)狀況，是國(guó)家信息資源和檔案管理體系的重要組成部分。這些信息資源對(duì)于評(píng)價(jià)高校的管理水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量、科學(xué)研究能力、社會(huì)服務(wù)與文化傳承的成效，對(duì)于維護(hù)師生員工的利益，推進(jìn)高等教育改革以及服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面發(fā)揮著不可或缺的重要參考和借鑒作用?！兑庖?jiàn)》的發(fā)布為審視高校檔案工作存在的問(wèn)題和改進(jìn)檔案資源的管理利用工作指明了方向。

一、改進(jìn)高校檔案資源管理的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景

“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長(zhǎng)和消費(fèi)者盈余浪潮的到來(lái)”[2]。近年來(lái)，大數(shù)據(jù)（big data）一詞已被頻頻作為當(dāng)今時(shí)代標(biāo)志性的特征提及，用以描述信息爆炸所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)、命名與之相關(guān)的技術(shù)創(chuàng)新。海量數(shù)量信息與當(dāng)前迅速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和信息行業(yè)的結(jié)合更促進(jìn)大數(shù)據(jù)及其相關(guān)產(chǎn)業(yè)的興起。大數(shù)據(jù)時(shí)代的決策將日益基于數(shù)據(jù)和分析而作出，而非基于經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)：“這是一場(chǎng)革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個(gè)領(lǐng)域開(kāi)始了量化進(jìn)程，無(wú)論學(xué)術(shù)界、商界還是政府，所有領(lǐng)域都將開(kāi)始這種進(jìn)程”[3]。

大數(shù)據(jù)的精髓在分析和決策方面帶來(lái)三個(gè)顛覆性觀念轉(zhuǎn)變：基于全部數(shù)據(jù)，而不是隨機(jī)采樣；確立大體方向，而不是精確制導(dǎo)；建立相關(guān)關(guān)系，而不是因果關(guān)系。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的基本特征是數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型繁多、數(shù)據(jù)價(jià)值密度相對(duì)較低（價(jià)值密度較低的海量信息需要通過(guò)強(qiáng)大的機(jī)器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價(jià)值“提純”）和數(shù)據(jù)處理速度快，時(shí)效性要求高；這也是大數(shù)據(jù)區(qū)分于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘最顯著的特征，傳統(tǒng)的組織和技術(shù)架構(gòu)，顯然無(wú)法高效處理如此海量的數(shù)據(jù)。為此，大數(shù)據(jù)時(shí)代既對(duì)數(shù)據(jù)的組織和駕馭能力提出更高要求，也為獲得更深刻、全面的洞察能力提供了前所未有機(jī)遇。

當(dāng)前，我國(guó)高等教育規(guī)模的迅速擴(kuò)張和大眾化定位使高校數(shù)量劇增，軟硬件規(guī)模急速擴(kuò)大，師生員工和利益相關(guān)者群體日益龐大和復(fù)雜，人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)與文化傳承工作的重要性愈加凸顯，所有這些最終都?xì)w結(jié)體現(xiàn)在高校各種檔案信息量的激增上，管理寄存海量信息的高校檔案系統(tǒng)也因此進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在新的時(shí)代背景下如何充分挖掘高校檔案信息潛能、建立健全高效便捷的檔案利用服務(wù)體系，使檔案資源成為大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶決策的高效、便捷的重要信息源，切實(shí)提升高校檔案利用服務(wù)工作水平，是一個(gè)值得深入探討的課題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源管理工作面臨的新

問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代基于互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，一方面大大地提高了高校檔案管理工作的效率，另一方面也給高校檔案管理部門(mén)帶來(lái)了新的問(wèn)題。與傳統(tǒng)的檔案館藏資源相比，現(xiàn)代高校檔案館中館藏資源具有載體形式多樣化、數(shù)量規(guī)模龐大的特點(diǎn)，尤其是電子文件數(shù)量激增，檔案資源的用戶多元化、用戶需求個(gè)性化、需求時(shí)效性強(qiáng)、供需互動(dòng)性問(wèn)題突出等，這些都對(duì)高校檔案利用服務(wù)工作提出了新要求。

（一）電子文件資源日漸成為館臧資源的主體要求改進(jìn)檔案管理服務(wù)方式

與傳統(tǒng)的館藏資源以有形的實(shí)物資源為主的時(shí)代不同，除了常用的紙質(zhì)、音像等信息載體外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及使用，高校在教學(xué)科研、學(xué)生管理、組織人事、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等日常工作過(guò)程中產(chǎn)生了海量的元數(shù)據(jù)和電子文檔信息，其中很大部分構(gòu)成了學(xué)校檔案館藏資源，這些摸不著看不到的電子數(shù)據(jù)信息的激增，甚至是“泛濫”帶來(lái)了傳統(tǒng)檔案管理、查詢和利用從未遇到的新問(wèn)題。不同信息載體、不同存儲(chǔ)系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行整合，需要統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息管理系統(tǒng)。

鑒于電子數(shù)據(jù)具有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴性和非人工識(shí)別性等方面的特點(diǎn)，這就要求高校檔案專兼職管理人員具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力；同時(shí)，由于電子文件數(shù)據(jù)具有復(fù)制便捷和容易篡改的特點(diǎn)，這就要求檔案管理系統(tǒng)必須有可靠的控制機(jī)制確保館藏電子檔案的信息安全和符合授權(quán)的傳播。因此，鑒于館臧電子文件日漸成為數(shù)字資源的主體，對(duì)管理人員的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)和管理方式都提出了新的要求。

（二）多樣化的信息資源需求對(duì)高校檔案管理服務(wù)工作提出新要求

傳統(tǒng)上，高校檔案部門(mén)的用戶主要是高校師生和教育主管部門(mén)等有限的群體，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)就是財(cái)富，高校豐富的檔案資源也蘊(yùn)含著巨大的價(jià)值，專門(mén)的教育問(wèn)題研究機(jī)構(gòu)、專門(mén)的社會(huì)組織、特定的企業(yè)，甚至很多社會(huì)公眾都已經(jīng)成為高校檔案資源的潛在用戶。

用戶多元化和需求個(gè)性化，使得在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到規(guī)定地點(diǎn)查閱資料的傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式難以適應(yīng)用戶需求。為此，高校檔案部門(mén)認(rèn)真分析用戶群的變化，深入思考用戶需求結(jié)構(gòu)，加大檔案資源的加工整理力度，建立交互式、高效便捷的信息供應(yīng)系統(tǒng)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)滿意的個(gè)性化服務(wù)。因此，與傳統(tǒng)時(shí)代檔案資源的用戶需求相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶需求具有開(kāi)放式、互動(dòng)性、研究性等特征。這就要求高校檔案部門(mén)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代變遷，建立需求導(dǎo)向的檔案資源管理和服務(wù)系統(tǒng)，提供符用戶需求的多樣化服務(wù)。

（三）傳統(tǒng)的檔案資源管理服務(wù)模式無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶的便捷需求

當(dāng)前，很多高校的檔案館管理，無(wú)論是實(shí)物檔案還是電子文件大都是分門(mén)別類、靜靜地放置在檔案館（室）不同的存儲(chǔ)部位，以實(shí)物存放保管為主，檔案的利用服務(wù)以現(xiàn)場(chǎng)查詢使用為主。這就極大地限制了高校檔案資源向利益相關(guān)者展示的空間、查詢的便利性和實(shí)際使用的能力。

一方面，高校的各種檔案資源沒(méi)有集成為系統(tǒng)綜合、分門(mén)別類的便利化、數(shù)字化的可查詢信息，導(dǎo)致高校檔案資源難以為校外眾多潛在用戶所知；另一方面，單純依賴現(xiàn)場(chǎng)查詢利用服務(wù)也提高了檔案資源的使用成本，降低檔案資源管理服務(wù)效率。兩個(gè)方面的因素共同導(dǎo)致當(dāng)前高校檔案資源利用率不高，資源閑置浪費(fèi)問(wèn)題較為突出。

（四）特殊檔案功能的發(fā)揮要求探索高校檔案資源遠(yuǎn)程傳送與控制問(wèn)題

高校是承擔(dān)特殊使命的社會(huì)機(jī)構(gòu)，既是人才和科技資源密集之地，更是海量資金的集散地。以一所萬(wàn)人規(guī)模的普通高校而言，根據(jù)生均教育撥款和相關(guān)經(jīng)費(fèi)供給計(jì)算，每年經(jīng)費(fèi)收支一般在2億元左右，而每所重點(diǎn)高校每年的經(jīng)費(fèi)收支則從數(shù)億元到上百億元不等，這些教育經(jīng)費(fèi)使用的合法性、合規(guī)性和效益性如何，是一個(gè)值得密切關(guān)注的重大現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

當(dāng)前政府機(jī)關(guān)對(duì)于高校的審計(jì)還都是基于現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的實(shí)地審計(jì)模式，這種審計(jì)模式囿于空局限性，易受人為干預(yù)，審計(jì)效率相對(duì)較低，審計(jì)效果很難保證。如果審計(jì)機(jī)關(guān)能隨時(shí)便捷地把高校會(huì)計(jì)檔案資料從高校的檔案系統(tǒng)自由調(diào)閱，實(shí)施遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)審計(jì)，這將有助于高校財(cái)務(wù)信息對(duì)審計(jì)機(jī)關(guān)的實(shí)時(shí)公開(kāi)，強(qiáng)化審計(jì)監(jiān)督的威懾力，促進(jìn)教育經(jīng)費(fèi)的合理使用和教育事業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)環(huán)境提供了這種可能，但要變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還需要高校檔案管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，把財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的遠(yuǎn)程傳輸利用建立在統(tǒng)籌解決財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的機(jī)密性、安全性與可授權(quán)性和便捷性的基礎(chǔ)之上。這無(wú)疑又對(duì)高校檔案管理工作提出了新問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代改進(jìn)高校檔案資源管理工作的對(duì)策

高校檔案資源管理服務(wù)是高校社會(huì)服務(wù)職能的一個(gè)重要組成部分，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，用新服務(wù)形式取代傳統(tǒng)服務(wù)形式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，優(yōu)化資源整合，改進(jìn)高校檔案利用服務(wù)方式。為此，不僅要深入進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，挖掘檔案數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系，而且要持續(xù)開(kāi)發(fā)檔案資源中蘊(yùn)藏的潛能，通過(guò)智能化的資源管理系統(tǒng)和界面友好型的服務(wù)平臺(tái)，最大限度地滿足使者需求，盡可能做到“檔案管理及內(nèi)容的價(jià)值全面提升”。具體來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代改進(jìn)高校檔案利用服務(wù)的途徑大致有如下幾個(gè)方面：

（一）更新高校檔案資源管理服務(wù)觀念，樹(shù)立公益性與市場(chǎng)性雙重理念

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案資源客戶群的開(kāi)放性和社會(huì)化決定了高校檔案部門(mén)既要有公益思想，又要具有市場(chǎng)意識(shí)，不斷更新服務(wù)理念，積極為資源需求者服務(wù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)有目的的和潛在的客戶群溝通，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、問(wèn)卷調(diào)查等方式，了解客戶需求，做好檔案資源供給服務(wù)，不斷完善資源查閱和提供方式，簡(jiǎn)化手續(xù)，合理收費(fèi)，最大限度滿足利用者需求。對(duì)于具有突出公益性的檔案資源，如銅陵學(xué)院“沈浩精神”傳承相關(guān)的檔案資源，包括實(shí)物、圖片、音像、訪談等方面的珍貴檔案資料，具有蕩滌靈魂、激發(fā)效仿的、鮮明的公益性，學(xué)?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)免費(fèi)進(jìn)行集成展示，免費(fèi)供用戶使用。而對(duì)于具有商品屬性的高校檔案資源，在提供時(shí)應(yīng)遵循市場(chǎng)規(guī)律，在盡可能滿足用戶需求時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值。

因此，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)把檔案服務(wù)的公益性和市場(chǎng)化有機(jī)集合起來(lái)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)，通過(guò)舉辦特色檔案資源展覽、發(fā)行音像制品、制作發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻等形式推介館藏的檔案資源，在為學(xué)校師生做好公益性檔案服務(wù)的同時(shí)，全方位為社會(huì)提供市場(chǎng)化的檔案信息服務(wù)。

（二）加大檔案資源整理和開(kāi)發(fā)力度，優(yōu)化高校檔案資源信息產(chǎn)品的供給

根據(jù)《意見(jiàn)》要求，高校檔案管理服務(wù)人員應(yīng)注重檔案資源的原始性價(jià)值與加工增值的統(tǒng)一。在加強(qiáng)原始檔案保存保護(hù)的同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究，強(qiáng)化基于客戶需求的二次加工和深度開(kāi)發(fā)工作，不斷提供滿足客戶個(gè)性化需求的高質(zhì)量檔案信息商品，深入發(fā)掘高校檔案資源的潛在價(jià)值，結(jié)合數(shù)字化校園建設(shè)，把看似雜亂無(wú)章的“死檔案”變成條理分明的“活信息”，把少人問(wèn)津的“檔案庫(kù)”變成引人關(guān)注的“資源庫(kù)”，更好為學(xué)校、師生和社會(huì)用戶的學(xué)習(xí)、生活、科學(xué)研究、商業(yè)決策等活動(dòng)提供有價(jià)值的參考信息。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著用戶群體的擴(kuò)大，對(duì)檔案資源的需求已不僅僅局限于原始的檔案資料本身，用戶需求也變得更加個(gè)性化和多樣化。比如，高校排名研究、學(xué)生就業(yè)研究、高校影響力研究、高校社會(huì)服務(wù)能力研究等不同的用戶群對(duì)高校檔案資源的需求，無(wú)論是需求內(nèi)容還是需求形式和資源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校檔案管理服務(wù)人員應(yīng)從識(shí)別各種可能的需求出發(fā)，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需求差異，有針對(duì)性地整理、加工和開(kāi)發(fā)檔案資源，在去偽存真、去粗取精的基礎(chǔ)上，將檔案資料整合成深層次、高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。同時(shí)，積極借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化互動(dòng)式服務(wù)理念，改進(jìn)和加強(qiáng)檔案編研工作，有條件地讓目標(biāo)客戶參與檔案編研,對(duì)于克服檔案工作人員視角的局限性，深入汲取檔案信息精華，更好地滿足用戶日需求具有重要意義。

（三）加快數(shù)字檔案館建設(shè)，推進(jìn)高校檔案資源管理服務(wù)的便利化，促進(jìn)資源共享，構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的高校檔案網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)服務(wù)新平臺(tái)

根據(jù)《意見(jiàn)》精神，高校檔案管理應(yīng)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，“要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”。

數(shù)字檔案館的技術(shù)系統(tǒng)一般包括檔案數(shù)據(jù)匯聚系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)庫(kù)一體化管理系統(tǒng)、在線服務(wù)系統(tǒng)、前臺(tái)服務(wù)系統(tǒng)和實(shí)體檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)等組成部分。它是以檔案信息的數(shù)字化資源為工作對(duì)象，“以知識(shí)服務(wù)為理念，采用先進(jìn)的數(shù)字信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，將多元、異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源集成整合在一起，使之能夠有效地被發(fā)現(xiàn)、保存和獲取，并將這些珍貴檔案數(shù)據(jù)以封裝的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)服務(wù)或直接訪問(wèn)接口提供給門(mén)戶系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的一體化管理”[4]，“在一體化管理系統(tǒng)支撐下，以原始的檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過(guò)在線服務(wù)系統(tǒng)和到館服務(wù)系統(tǒng)，向用戶提供不斷更新的服務(wù)。它具有業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化、館藏檔案數(shù)字化、信息組織標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)海量化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息社會(huì)化等特征”[4]。

數(shù)字檔案館的建設(shè)和使用，可有效整合高校的各種檔案信息資源，在一體化的信息系統(tǒng)管控下使信息的檢索、對(duì)話和利用變得更加快捷便利。因此，無(wú)論是大數(shù)據(jù)時(shí)代的時(shí)代潮流還是政府管理要求，都使得構(gòu)建數(shù)字檔案館成為高校檔案利用服務(wù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。

為更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案資源公益性和社會(huì)化服務(wù)功能，高校檔案管理應(yīng)該建立基于大數(shù)據(jù)的高校檔案資源網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)服務(wù)平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，高校檔案管理部門(mén)可以利用標(biāo)題信息、電子郵件服務(wù)、在線視頻播放、在線查詢等多種形式為用戶展示和提供信息資源，使高校檔案館藏信息資源實(shí)現(xiàn)超越時(shí)空的共享，推動(dòng)高校檔案館社會(huì)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

具體來(lái)說(shuō)，建立網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)手段開(kāi)展高校檔案社會(huì)化服務(wù)，可以使檔案信息資源的用戶超越時(shí)間和地域限制，及時(shí)地獲得自己需要的檔案信息。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步提高檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)滲透性和覆蓋率，使檔案館藏資源的內(nèi)容與服務(wù)更廣為人知，從而使檔案資源的潛在用戶、潛在需求現(xiàn)實(shí)化，不斷擴(kuò)大高校檔案用戶規(guī)模，提高高校檔案的社會(huì)認(rèn)知度和社會(huì)利用率。

為促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)服務(wù)平臺(tái)切實(shí)“動(dòng)”起來(lái)，網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)建設(shè)應(yīng)提供用戶與高校檔案管理人員、用戶與用戶之間交流協(xié)作的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)空間。檔案用戶通過(guò)免費(fèi)注冊(cè)賬戶登錄平臺(tái)，按約定向后臺(tái)工作人員提出獲取檔案信息的申請(qǐng)，后臺(tái)管理人員在驗(yàn)證用戶身份后，按照用戶的授權(quán)層級(jí)和需求情況、檔案資源的開(kāi)放程度等提供不同的服務(wù)安排：對(duì)滿足條件的用戶和信息直接提供所需資源，幫助其鏈接到檔案資源管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，提供只讀性全文，或提供相關(guān)檔案開(kāi)發(fā)資料；否則應(yīng)及時(shí)通知客戶相關(guān)授權(quán)信息。如果用戶申請(qǐng)使用的信息資源校內(nèi)的實(shí)體庫(kù)和數(shù)字資源庫(kù)都沒(méi)有，可從嘗試通過(guò)高校聯(lián)盟網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源共享服務(wù)。同時(shí)，用戶也可以通過(guò)平臺(tái)管理人員提出建議，促使高校檔案管理平臺(tái)做好相關(guān)的檔案服務(wù)工作，不斷滿足客戶個(gè)性化的服務(wù)需求。

建立高校檔案大數(shù)據(jù)互動(dòng)服務(wù)平臺(tái)既可以快捷地滿足檔案用戶的需求，又能調(diào)動(dòng)用戶參與積極性，不僅有利于提高館藏資源的利用率，還能不斷提升高校檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

（四）拓寬檔案資源利用思路，建立特殊檔案資源定向開(kāi)放使用的特殊聯(lián)結(jié)機(jī)制

針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息資源等具有高度敏感性、保密性強(qiáng)、只對(duì)特定部門(mén)或授權(quán)人員開(kāi)放，且其電子文本復(fù)制、實(shí)物調(diào)閱等均受到嚴(yán)格控制的特殊檔案信息資源，由于其中蘊(yùn)含著巨大的政治（尤其是在反腐敗方面）和經(jīng)濟(jì)等價(jià)值，如何開(kāi)發(fā)利用是一個(gè)值得檔案管理部門(mén)，甚至是黨和政府高度關(guān)注的問(wèn)題。

一個(gè)較為現(xiàn)實(shí)的選擇是，對(duì)于高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證等電子文本信息，在館藏信息資源中設(shè)立特殊的端口，在授權(quán)基礎(chǔ)上定向開(kāi)放，僅供經(jīng)上級(jí)教育主管部門(mén)、國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)授權(quán)的用戶才能申請(qǐng)，申請(qǐng)確認(rèn)后，在限定時(shí)間內(nèi)無(wú)條件提供查閱服務(wù)，但若復(fù)制信息文本或進(jìn)一步調(diào)閱實(shí)物資源，則需經(jīng)更進(jìn)一步授權(quán)才能實(shí)現(xiàn)。在保障特殊信息絕對(duì)安全的前提下，有限授權(quán)開(kāi)放，以充分發(fā)揮特殊檔案信息在高等教育管理中的特殊作用。

當(dāng)然，這項(xiàng)檔案資源利用改革涉及問(wèn)題復(fù)雜，影響重大，需要黨和政府統(tǒng)籌推進(jìn)，是加強(qiáng)高校治理的重要手段，在高校檔案資源管理層面，主要是做好授權(quán)審核、信息資源及時(shí)供給和做好記錄報(bào)備等相關(guān)工作，以此推動(dòng)高校教育經(jīng)費(fèi)的合理、有效利用。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)改變了人們的思維和生活方式，既對(duì)高校檔案信息資源的管理和利用提出了一系列新的問(wèn)題，也為便捷高效入地利用這些資源提供了廣闊空間。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)變成了相互連通的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)順應(yīng)環(huán)境變化，積極做出回應(yīng)，對(duì)服務(wù)定位、服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段等各方面做出符合時(shí)代特征的改進(jìn)，盡可能利用信息技術(shù)整合、開(kāi)發(fā)、管理和維護(hù)檔案信息資源，促進(jìn)高校檔案資源的有效利用。

[1]中共中央辦公廳,國(guó)務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn).[EB/OL].[2014-05-05].http://news.xinhuanet. com/politics/2014-05/05/c_126464500.htm.

[2]徐昊.大數(shù)據(jù)時(shí)代的經(jīng)營(yíng)[J].中關(guān)村,2015(2):46.

[3]君羊.“數(shù)據(jù)”就是“財(cái)富”[J].金融科技時(shí)代,2012(7):14.

[4]黃少芳,劉曉鴻,張俊芳.應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案館及其服務(wù)體系[J].國(guó)土資源信息化,2013(5):23.

Reflection on Some Issues of University Archives Resources Management in Big Data Era

Zhou Cui-ying
（Tongling University, Tongling Anhui 244000, China）

Because of the popularization orientation and the scale expansion of higher education, the university archives information surge in China. Vast amounts of archives information indicates that the archives management of universities have stepped into the era of big data. Both opportunities and challenges exist in fully tapping the potential of archives information, establishing and improving the efficient of archives utilization service system. Actively changing ideas, innovating organization management and service mode are the only way to improve archives resources utilization service in the era of big data.

big data era; university archives resources; management; reflection

G270.7

A

1672-0547(2016)06-0076-04

2016-10-20

周催影(1976-),女,安徽阜陽(yáng)人,銅陵學(xué)院工會(huì)秘書(shū),館員,研究方向:檔案管理。