國家綜合檔案館電子文件備份中心建設(shè)研究

盛曉娟，梁　磊，董　爽，裴一蕾（北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院）

國家綜合檔案館電子文件備份中心建設(shè)研究

盛曉娟，梁磊△，董爽，裴一蕾
（北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院）

在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，分析電子文件備份中心建設(shè)中存在的頂層設(shè)計(jì)導(dǎo)致制度和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)方面欠缺、機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不匹配等問題，提出電子文件備份中心應(yīng)從國家戰(zhàn)略的視角去籌劃，并按高級災(zāi)備中心的標(biāo)準(zhǔn)去設(shè)計(jì)，兼具完備的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)條件和技術(shù)運(yùn)維管理，按照信息安全等要求進(jìn)行安全技術(shù)體系構(gòu)建等相應(yīng)對策。

國家綜合檔案館；電子文件備份

2009年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》，其意義不僅在于國家綜合檔案館將履行起區(qū)域電子文件容災(zāi)備份的職責(zé)，而且可通過集中備份電子文件的方式來打破現(xiàn)行文件和檔案之間以歸檔為標(biāo)志的界限，并建構(gòu)起管理和服務(wù)的新范式。［1］

1　電子文件備份中心的現(xiàn)狀

筆者所在的課題小組調(diào)研了遼寧、山東、安徽、江蘇、上海等地的電子文件備份中心。其中，遼寧省檔案館電子文件（檔案）容災(zāi)備份工作起步較早、動(dòng)作較快，且已產(chǎn)生實(shí)際效果，為全國電子文件備份中心建設(shè)工作提供了參考借鑒，從電子文件備份中心“什么樣、具備哪些功能、如何建設(shè)”三方面提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。安徽省檔案館在2004年啟動(dòng)了安徽省電子文件中心建設(shè)，開展分布式基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，研究起草了《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》《電子文件長期保存格式需求》等標(biāo)準(zhǔn)并通過相關(guān)評審。［2］2012年，經(jīng)過升級改造的紹興市檔案與電子文件登記備份管理系統(tǒng)平臺通過測試，正式投入使用，改造依據(jù)的是浙江省檔案局下發(fā)的《檔案與電子文件登記備份工作規(guī)范（試行）》的要求。山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心總投資1860萬元，總建筑面積3700平方米，在省檔案館原有戰(zhàn)備庫的基礎(chǔ)上建成。具有規(guī)模大、覆蓋廣、功能全、理念新的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了各級電子文件（檔案）重大災(zāi)難后全部數(shù)據(jù)的集中備份管理以及可恢復(fù)，填補(bǔ)了省內(nèi)電子檔案容災(zāi)備份領(lǐng)域的空白，可為互為異地備份基地的外省檔案館提供備份支持。2015年底上海市建成的電子文件災(zāi)備中心是目前國內(nèi)最大的政府災(zāi)備中心，機(jī)房在張江高科技園區(qū)，機(jī)房面積達(dá)到12000多平方米。災(zāi)備中心提供了數(shù)據(jù)級災(zāi)備、應(yīng)用級容災(zāi)、介質(zhì)異地存放等災(zāi)備功能。

從調(diào)研的情況看，根據(jù)國家檔案局提出的各地檔案局建設(shè)電子文件備份中心的原則，我國各級綜合檔案館已分別進(jìn)行電子文件備份中心的項(xiàng)目建設(shè)，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加上電子文件數(shù)量和質(zhì)量規(guī)模的制約，各地普遍存在市、縣首先規(guī)劃建設(shè)電子文件備份中心，省級往往滯后于其所轄市、縣的現(xiàn)象。而且正在建設(shè)和已在運(yùn)行的電子文件備份中心建設(shè)項(xiàng)目，大多聚集在經(jīng)濟(jì)強(qiáng)盛的地區(qū)，如上海電子文件備份中心、山東省電子文件備份中心，原因?yàn)槠渥鳛橐孕畔⒒A(chǔ)設(shè)施為主體的項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)投入較大，對地方財(cái)政的要求相對較高。

2　電子文件備份中心的建設(shè)問題

2.1制度問題

根據(jù)電子文件備份中心的建設(shè)現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)由于未從國家視角統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，各地電子文件備份中心建設(shè)方式模式各異，并且缺乏法律保障。

（1）管理職能亟待理清。電子文件備份中心大多以檔案部門作為管理建設(shè)的主導(dǎo)方，但政府的電子政務(wù)管理職能又會(huì)有一部分和電子文件備份中心的職能相重合，管理模糊，職能不清。以常州為例，對于同一個(gè)電子文件備份中心來說存在著兩套班子，一是常州市檔案館信息技術(shù)科對電子文件備份中心進(jìn)行管理，二是常州市機(jī)要局對電子文件備份中心進(jìn)行協(xié)調(diào)和使用。而考察電子文件備份中心的人員配置和經(jīng)費(fèi)來源，也可以看出各地都分屬不同部門。如，同在江蘇省張家港市電子文件備份中心的人員由檔案局信息技術(shù)科組成，而丹陽市電子文件備份中心的工作人員由丹陽市檔案局直接調(diào)配兼職。由此可見，我國電子文件備份中心的建設(shè)模式由地方檔案局自行組織管理，管理模式混亂，制度不清。

（2）現(xiàn)行電子文件備份中心的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)較為簡單。目前我國各地電子文件備份中心的管理規(guī)范與國際領(lǐng)先標(biāo)準(zhǔn)相比過于簡單。比如，歐盟電子文件的相關(guān)管理功能需求標(biāo)準(zhǔn)厚達(dá)150多頁，美國國家檔案與文件署（NARA）項(xiàng)目的功能需求標(biāo)準(zhǔn)多達(dá)800多條，而我國電子文件備份中心管理軟件的功能需求條款可查閱的也就幾十條。［3］雖然這些管理?xiàng)l例為電子文件備份中心現(xiàn)有的建設(shè)帶來了易操作等便利，但是同時(shí)也存在著很多缺陷，如隨意性比較強(qiáng)，管理效率很低。

（3）法律盲點(diǎn)導(dǎo)致制度缺失。電子文件備份中心建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)都是宏觀規(guī)定，缺乏具體的操作標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)踐應(yīng)用。在《電子文件管理暫行辦法》第五章第4條規(guī)定“電子文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行備份制度。”但“應(yīng)當(dāng)”缺乏強(qiáng)制性，而作為國家綜合檔案館來說，并沒有行政執(zhí)法權(quán)，導(dǎo)致“要建設(shè)電子文件備份中心”這個(gè)問題落不到實(shí)處。［4］

2.2資金、人才問題

由于電子文件備份中心建設(shè)涉及高成本以及高科技設(shè)備，后期維護(hù)成本較高，對于環(huán)境也有較高的要求，故需要投入大量資金。國家綜合檔案館作為公益機(jī)構(gòu)，其經(jīng)費(fèi)來源都來自政府的財(cái)政撥付，對于這筆建設(shè)資金的投入難以為繼。

電子文件備份中心的技術(shù)層面應(yīng)包括檔案信息外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的維護(hù)管理、備份數(shù)據(jù)安全及數(shù)據(jù)庫維護(hù)管理等，目前存在的問題是編制較少，存在身兼數(shù)職的情況。故應(yīng)配備信息安全、硬件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫等方面人才。目前電子文件備份中心人員知識結(jié)構(gòu)有待完善，尚未滿足實(shí)際工作需要。［5］

2.3技術(shù)問題

（1）國家綜合檔案館對于電子文件備份中心的建設(shè)亟待規(guī)劃和設(shè)計(jì)。國家綜合檔案館由于建設(shè)年代較早，在技術(shù)需求上考慮較少，沒有設(shè)立專門的機(jī)房，保管條件和技術(shù)手段也落后于技術(shù)的發(fā)展，急需要通過重新建設(shè)得以改善。例如有的電子文件備份中心沒有獨(dú)立機(jī)房，或有的機(jī)房位置放置在綜合館外；有的電子文件備份中心的功能分區(qū)不清，導(dǎo)致責(zé)任劃分不明等。

（2）電子文件的激增與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、空間之間的矛盾。現(xiàn)今電子文件的數(shù)量激增，電子文件備份中心面臨著數(shù)據(jù)文件的資源總量太大、而數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不能及時(shí)滿足的矛盾。還有很多電子文件備份中心還使用傳統(tǒng)的服務(wù)器，面對存儲(chǔ)空間不足等現(xiàn)狀，只能采用擴(kuò)容的辦法來解決?？蛇@種方式會(huì)帶來新問題，如整個(gè)系統(tǒng)的可靠性、數(shù)據(jù)如何保證備份的安全以及數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)移等。

（3）電子文件備份中心的安全防護(hù)問題。電子文件備份中心數(shù)據(jù)區(qū)必定會(huì)成為黑客攻擊的目標(biāo)。目前很多檔案館只具備防火墻、內(nèi)外網(wǎng)隔離、防病毒系統(tǒng)等初級保護(hù)，并沒有針對系統(tǒng)突發(fā)事件、攻擊、崩潰、嚴(yán)重自然災(zāi)害等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和預(yù)警。

3　電子文件備份中心的建設(shè)對策

3.1制度對策

（1）電子文件備份中心建設(shè)需保密、信息、規(guī)劃、檔案等部門共同合作推動(dòng)。建議組建以省檔案局（館）為中心的全省性電子文件備份中心，由政府牽頭，各級專業(yè)主管部門設(shè)立電子文件備份分中心保存?zhèn)浞莸奈募?，建立區(qū)域電子文件備份中心網(wǎng)絡(luò)，各級政府統(tǒng)一協(xié)調(diào)規(guī)劃。國家綜合檔案館從管理、利用檔案和電子文件的角度提出相關(guān)建設(shè)需求分析，并參與擬定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，由財(cái)政部門以及信息部門提供相關(guān)支持。在國家綜合檔案館下建設(shè)省電子文件備份總中心。建成運(yùn)行后由檔案館管理備份電子文件數(shù)據(jù)。

（2）參照相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)信息模型和功能模型，開發(fā)管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)各部門對電子文件流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理和前端控制。國家盡快出臺電子文件備份中心標(biāo)準(zhǔn)，積極鼓勵(lì)各級單位進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)研究，為實(shí)踐提出理論依據(jù)。

（3）國家檔案局會(huì)同政府信息部門及時(shí)出臺相關(guān)政策、法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)范和要求各地、各級電子文件備份中心建設(shè)承擔(dān)所面臨的責(zé)任，建議采取政策標(biāo)準(zhǔn)先行，法規(guī)跟進(jìn)的模式以穩(wěn)步推進(jìn)我國電子文件備份中心的總體規(guī)劃。

3.2資金、人才對策

必須由當(dāng)?shù)卣雒鎱f(xié)調(diào)以保障電子文件備份中心建設(shè)順利進(jìn)行，應(yīng)將其所需工作經(jīng)費(fèi)列入同級財(cái)政預(yù)算以提供經(jīng)費(fèi)保障，后期維護(hù)時(shí)還需持續(xù)提供費(fèi)用。同時(shí)，采用在職培訓(xùn)教育或?qū)I(yè)技術(shù)人員實(shí)地培訓(xùn)的方式提高已具備專業(yè)知識人員的實(shí)際操作能力。通過建立激勵(lì)機(jī)制，有目的、有計(jì)劃地培養(yǎng)人才，還可通過交流引進(jìn)等方式進(jìn)行補(bǔ)充，培養(yǎng)高素質(zhì)的綜合型檔案人才。

3.3技術(shù)對策

（1）國家檔案館電子文件備份中心是高端數(shù)據(jù)災(zāi)難備份中心，電子文件備份中心的機(jī)房宜單獨(dú)新建，并應(yīng)該用高標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)，建議使用Tier 3＋，級別更高的還可以選用Tier 4標(biāo)準(zhǔn)要求來進(jìn)行設(shè)計(jì)?？紤]電子文件備份中心的安全需要最好選擇獨(dú)立的建筑物并和周邊隔離，機(jī)房結(jié)構(gòu)良好，空間要充足。對電子文件備份中心的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配置不用一步到位，應(yīng)根據(jù)近期的數(shù)據(jù)量需求逐步增加，并為了以后的空間需要做最大或接近最大的預(yù)留。在電子文件備份中心機(jī)房的設(shè)計(jì)上還要考慮功能分區(qū)。

（2）電子文件備份中心容災(zāi)備份體系可以先選擇數(shù)據(jù)級災(zāi)難備份方式，管理需求和業(yè)務(wù)增長后逐步擴(kuò)展到應(yīng)用級。前者在源端、備份介質(zhì)服務(wù)器、存儲(chǔ)端通過重復(fù)數(shù)據(jù)刪除技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)和服務(wù)器操作系統(tǒng)等本地、異地備份，并且可在遠(yuǎn)程容災(zāi)中心恢復(fù)數(shù)據(jù)。后者通過構(gòu)建統(tǒng)一存儲(chǔ)管理平臺，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)持續(xù)性和存儲(chǔ)資源虛擬化的容災(zāi)保護(hù)，適用于復(fù)制保護(hù)高時(shí)效性的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)，運(yùn)行后可繼續(xù)完成數(shù)據(jù)處理工作。

（3）作為敏感的信息系統(tǒng)，電子文件備份中心應(yīng)按照涉密系統(tǒng)的分級保護(hù)安全規(guī)范進(jìn)行建設(shè)。這方面可選用的安全技術(shù)分別有：XML技術(shù)（該技術(shù)具有自我描述能力，可以把對信息的描述與信息的處理隔離開并分別處理）、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、P2P技術(shù)、網(wǎng)格技術(shù)等。其次還要按照信息安全等要求構(gòu)建安全技術(shù)體系，包括電子文件備份中心的病毒防控、電子簽名、訪問控制權(quán)限、身份認(rèn)證、安全審計(jì)、備份與恢復(fù)以及防火墻技術(shù)等安全技術(shù)體系。

［1］肖秋會(huì)．我國數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)述評［J］．檔案學(xué)通訊，2008（6）：11－15.

［2］李明娟，等.蘇南模式與安徽模式電子文件中心的比較研究［J］．檔案管理，2010（6）：37－39.

［3］余厚洪．2004年~2010年我國電子文件中心建設(shè)研究述評［J］．檔案管理，2011（3）：43－45.

［4］劉勁松.關(guān)于我國電子文件中心建設(shè)規(guī)范性的思考［J］．廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（8）：80－82.

［5］戴旸，李文媛．電子文件規(guī)范化移交研究［J］．檔案學(xué)通訊，2013（1）：57－59.

Research on the Construction of the Electronic File Backup Center of the National Comprehensive Archives

Sheng Xiao-juan，Liang Lei，Dong Shuang，Pei Yi-lei

Based on the investigation,this article analyzes the existing problems during the construction of electronic file backup center such as disunity of system and standards,lack of overall planning and design,backward management condition,unmatched infrastructure construction of computer rooms and some security issues.It suggests carrying out construction of electronic file backup center from the national strategic perspective and following the standards of advanced disaster recovery center standard,which ensures the center with both complete network transmission technology conditions and technical operation and maintenance management.

National Comprehensive Archives;Electronic File Backup

G253

B

1005－8214（2016）10－0077－03

本文系北京市檔案局項(xiàng)目“國家綜合檔案館建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號：2013-01）的階段性研究成果之一。

△梁磊。

盛曉娟（1982－），女，博士，北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院副教授，研究方向：電子商務(wù)；梁磊（1970－），女，北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院講師；董爽（1969－），女，北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院副教授；裴一蕾（1980－），女，北京聯(lián)合大學(xué)管理學(xué)院副教授。

2016－01－20［責(zé)任編輯］李金甌