基于PDCA循環(huán)理論的高職質(zhì)量工程項(xiàng)目管理機(jī)制研究

劉晴

（廣州體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510650）

基于PDCA循環(huán)理論的高職質(zhì)量工程項(xiàng)目管理機(jī)制研究

劉晴

（廣州體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510650）

PDAC循環(huán)理論普遍運(yùn)用于質(zhì)量管理，高職質(zhì)量工程具有PDCA循環(huán)理論的適應(yīng)性。本文從高職質(zhì)量工程項(xiàng)目管理特點(diǎn)出發(fā)，探討項(xiàng)目化管理中出現(xiàn)的組織運(yùn)行機(jī)制、溝通機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制與資源共享機(jī)制等若干問(wèn)題，并闡述PDCA循環(huán)理論在高職質(zhì)量工程項(xiàng)目管理機(jī)制建設(shè)中的具體實(shí)施。

PDCA;質(zhì)量工程項(xiàng)目管理；循環(huán)理論

項(xiàng)目化管理是推動(dòng)學(xué)校變革的巨大引擎，是提高學(xué)校運(yùn)行效能的基本途徑，是集中攻克復(fù)雜問(wèn)題的必要手段，是提高項(xiàng)目建設(shè)效能的必然選擇。國(guó)家、省市關(guān)于大力開(kāi)展職業(yè)教育的實(shí)踐證明，高職院校普遍通過(guò)項(xiàng)目化的方式來(lái)實(shí)施教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程（簡(jiǎn)稱質(zhì)量工程）建設(shè)，從決策開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束的全過(guò)程，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行了計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)。通過(guò)項(xiàng)目化的建設(shè)與管理，促進(jìn)了高職院校管理水平的不斷提升和管理機(jī)制的創(chuàng)新，促進(jìn)了各項(xiàng)建設(shè)目標(biāo)的順利達(dá)成。但是，高職院校在質(zhì)量工程項(xiàng)目管理機(jī)制并不完善，在工作中還有很多科學(xué)立項(xiàng)、組建團(tuán)隊(duì)、過(guò)程控制、經(jīng)費(fèi)使用、績(jī)效考核等管理問(wèn)題值得深入研究。而引入PDCA理論探討項(xiàng)目管理機(jī)制的建立與完善，將促進(jìn)高職院校質(zhì)量工程項(xiàng)目管理、建設(shè)及驗(yàn)收，并對(duì)高職院校專業(yè)、實(shí)訓(xùn)、課程、科研等眾多宏觀和微觀項(xiàng)目化管理有積極意義和借鑒作用。

PDCA循環(huán)理論或稱戴明環(huán)，20世紀(jì)20年代由美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士提出，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。戴明環(huán)認(rèn)為，全面質(zhì)量管理活動(dòng)的全部過(guò)程，就是質(zhì)量計(jì)劃的制訂和組織實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是按照“計(jì)劃——執(zhí)行——檢查——處理”（Plan-Do-Check/Study-Act）這樣一個(gè)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)模型循環(huán)，不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)的。PDCA循環(huán)的主要特點(diǎn)有三個(gè)：第一，大環(huán)套小環(huán)。在PDCA循環(huán)的四個(gè)階段中，每個(gè)階段都有自己小的PDCA循環(huán)。第二，循環(huán)前進(jìn)，階梯上升。它可以在組織的每一個(gè)過(guò)程中展開(kāi)，也可以在整個(gè)過(guò)程的系統(tǒng)中展開(kāi)。每轉(zhuǎn)動(dòng)一周，質(zhì)量就提高一步。第三，推動(dòng)PDCA循環(huán)的關(guān)鍵是“處理”階段，四個(gè)階段是相對(duì)的，并不截然分開(kāi)。它的優(yōu)點(diǎn)是適用所有領(lǐng)域，既包括專業(yè)工作，也包括日常生活。尤其在項(xiàng)目管理中，運(yùn)用PDCA循環(huán)，管理流程少，管理手段簡(jiǎn)單，能準(zhǔn)確把握住管理活動(dòng)的主要規(guī)律。這對(duì)高職院校質(zhì)量工程項(xiàng)目管理機(jī)制的完善有著積極的借鑒。

一、高職院校“質(zhì)量工程”管理特點(diǎn)

（一）從管理范圍看來(lái)，牽涉面廣，制約因素多。高職“質(zhì)量工程”一般由上級(jí)教育部門主管，地方財(cái)政保障，校內(nèi)外專家指導(dǎo)，高職院校具體實(shí)施。管理以項(xiàng)目負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)，通過(guò)專門的組織，實(shí)施全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和目標(biāo)的系統(tǒng)管理。院校的具體建設(shè)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人總負(fù)責(zé)，院辦公室、人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、后勤處等各職能部門配合，專任教師和管理人員執(zhí)行，并牽涉行業(yè)企業(yè)，甚至是政府有關(guān)部門。與一般項(xiàng)目管理不同，質(zhì)量工程的管理還必須遵循高職教育的人才培養(yǎng)規(guī)律。

（二）從管理主體來(lái)看，對(duì)管理人員要求較高。高職院校“質(zhì)量工程”管理部門通常是教務(wù)處或者科研處教育教學(xué)管理或研究人員。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了要參與具體建設(shè)工作，還要統(tǒng)籌人力和財(cái)力，對(duì)項(xiàng)目提出整體設(shè)計(jì)與規(guī)劃，對(duì)建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督。這就要求他們具備較高的業(yè)務(wù)水平，不僅能準(zhǔn)確把握高職教育教學(xué)規(guī)律，而且能熟練掌握與運(yùn)用現(xiàn)代教育技術(shù)，同時(shí)具備協(xié)調(diào)能力、溝通能力和創(chuàng)新能力。

（三）從管理模式開(kāi)看，屬于矩陣型管理模式。通常質(zhì)量工程的項(xiàng)目是一個(gè)為完成學(xué)院專門的內(nèi)涵建設(shè)任務(wù)而出現(xiàn)的橫向系統(tǒng)。這個(gè)橫向系統(tǒng)突破了學(xué)院原有的管理模式，與學(xué)校原來(lái)的業(yè)務(wù)垂直領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)就組成了一個(gè)矩陣。在質(zhì)量工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)矩陣管理中的具體任務(wù)承擔(dān)者是雙線匯報(bào)的模式。其管理主體有兩個(gè)，一個(gè)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，一個(gè)是承擔(dān)任務(wù)的建設(shè)者（通常是教師），其原有的管理歸屬部門。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體建設(shè)項(xiàng)目和建設(shè)任務(wù)的日?？己?，而其原有的管理歸屬部門負(fù)責(zé)對(duì)教師晉升、任免的考核。

二、管理機(jī)制存在的若干問(wèn)題

（一）組織運(yùn)行機(jī)制

高職院校質(zhì)量工程管理部門一般是學(xué)院教務(wù)處或科研處，部分示范性高職院校放在示范性建設(shè)項(xiàng)目辦公室和高職教育研究所。在統(tǒng)籌管理學(xué)院質(zhì)量工程項(xiàng)目上，這些管理部門應(yīng)該具有絕對(duì)權(quán)力。但是在需要學(xué)院其他職能部門和教師配合的情況下，質(zhì)量工程管理部門往往并沒(méi)有權(quán)威。尤其是示范性建設(shè)項(xiàng)目辦公室，一般作為學(xué)院的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，在常規(guī)意識(shí)中不具備一般職能部門的行政職權(quán)，造成很多項(xiàng)目執(zhí)行不到位，任務(wù)拖拉。很多項(xiàng)目具有周期性、創(chuàng)新性并相互依賴，難免與日常教育教學(xué)管理產(chǎn)生沖突。從申報(bào)、審批、立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)，在人員、經(jīng)費(fèi)分配上需要統(tǒng)籌，把改革發(fā)展與學(xué)院常規(guī)管理工作結(jié)合起來(lái)。很多時(shí)候，質(zhì)量工程實(shí)施自上而下的行政命令大于學(xué)院自身發(fā)展的需要，缺乏不同高職院校及不同發(fā)展階段的分類指導(dǎo)，造成項(xiàng)目實(shí)施與日常教育教學(xué)改革、教學(xué)改革部門與行政處室之間以及中層領(lǐng)導(dǎo)間的多重矛盾。另外，對(duì)于項(xiàng)目的內(nèi)容、進(jìn)程、溝通、人力資源、經(jīng)費(fèi)等管理，處于分散狀態(tài)。

（二）溝通機(jī)制

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人通常是專業(yè)帶頭人或者骨干教師，在行業(yè)企業(yè)有一定的影響，在教學(xué)或?qū)W術(shù)研究中有一定的造詣，在項(xiàng)目管理和建設(shè)中發(fā)揮著核心帶頭作用。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常要求年齡、學(xué)歷、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，具有良好的合作基礎(chǔ)，有相對(duì)穩(wěn)定的運(yùn)作。而實(shí)際上，在立項(xiàng)之初，有些項(xiàng)目完全由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主導(dǎo)，缺乏團(tuán)隊(duì)研討與溝通，而導(dǎo)致項(xiàng)目立項(xiàng)以后具體任務(wù)無(wú)法落實(shí)，變成一個(gè)人或者少數(shù)幾個(gè)人的任務(wù)，建設(shè)進(jìn)程受阻，影響建設(shè)成效；有些項(xiàng)目建設(shè)期較長(zhǎng)，面對(duì)不斷改革的新形勢(shì)和新的具體任務(wù)的挑戰(zhàn)，團(tuán)隊(duì)成員壓力較大，容易產(chǎn)生倦怠、回避和推諉，造成項(xiàng)目整體攻關(guān)能力降低。

（三）績(jī)效考核機(jī)制

很多高職院校在貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市有關(guān)管理制度外，一般都制定了關(guān)于質(zhì)量工程實(shí)施意見(jiàn)和管理制度，比如例會(huì)制度、項(xiàng)目考核制度、資金使用制度等?？傮w來(lái)說(shuō)，與之相應(yīng)的績(jī)效管理不足，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人榮譽(yù)過(guò)高，項(xiàng)目參與者的權(quán)責(zé)利不對(duì)等，科研獎(jiǎng)勵(lì)和津貼的公平性較差。另外，很多項(xiàng)目與個(gè)人職稱評(píng)定和職務(wù)晉升關(guān)系密切，因此，一旦項(xiàng)目立項(xiàng)，團(tuán)隊(duì)滿足于先前良好的成績(jī)和工作能力，項(xiàng)目最初的建設(shè)目標(biāo)逐漸模糊，甚至偏離教育教學(xué)改革的初衷而越來(lái)越功利化。

（四）資源共享機(jī)制

缺乏項(xiàng)目管理必要的信息化保障平臺(tái)建設(shè)，項(xiàng)目管理中信息不對(duì)稱，信息化水平較低，項(xiàng)目成果共享效率不高。比如，目前建設(shè)的很多專業(yè)共享資源庫(kù)和專利發(fā)明，前期投入了大量人力物力，甚至很多項(xiàng)目舉全校之力，但實(shí)際資源“共享”利用率和社會(huì)效益很低，“投入產(chǎn)出”不成正比。

三、PDCA循環(huán)理論在質(zhì)量工程管理機(jī)制中的具體實(shí)施

任何事物都有內(nèi)在的邏輯規(guī)律，高等職業(yè)教育項(xiàng)目也不例外，一般要經(jīng)歷可行性研究、方案論證、立項(xiàng)、項(xiàng)目始終的準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目驗(yàn)收等階段，而每個(gè)階段都有自己特定的任務(wù)和相應(yīng)的要求。按照高職教育內(nèi)在規(guī)律，質(zhì)量工程運(yùn)用PDCA建立科學(xué)的管理機(jī)制具體實(shí)施如下。

（一）科學(xué)立項(xiàng)與系統(tǒng)策劃

PDCA循環(huán)理論的首要環(huán)節(jié)是計(jì)劃，其中資料收集、目標(biāo)的確認(rèn)和分析是該環(huán)節(jié)的主要工作。計(jì)劃階段也可以形成自己小的PDCA循環(huán)。日本著名質(zhì)量管理專家池澤辰夫主張靈活運(yùn)用PDCA方法，可先從CA入手，然后再進(jìn)入PDCA循環(huán)，即先“檢查”、“處置”（改進(jìn)）前一循環(huán)的實(shí)施效果后，再進(jìn)入“策劃”階段。質(zhì)量工程管理運(yùn)用的核心理念在于結(jié)合學(xué)院實(shí)際以及人才培養(yǎng)需求和服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)需求，準(zhǔn)確把握各建設(shè)內(nèi)容的目標(biāo)，分析亟待解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并制定科學(xué)的實(shí)施與經(jīng)費(fèi)使用方案。比如在制定專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目階段性目標(biāo)及實(shí)施計(jì)劃方案時(shí)，應(yīng)回顧上階段專業(yè)建設(shè)的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況，即對(duì)上階段的PDCA循環(huán)效果進(jìn)行充分驗(yàn)證后，再制定本階段的計(jì)劃。運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，能有效避免憑主觀意識(shí)設(shè)計(jì)規(guī)劃項(xiàng)目，同時(shí)具有較強(qiáng)的針對(duì)性，有利于實(shí)現(xiàn)質(zhì)量工程建設(shè)的通盤考慮，統(tǒng)籌項(xiàng)目策劃與學(xué)院發(fā)展頂層設(shè)計(jì)，高職院校現(xiàn)階段改革攻關(guān)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，質(zhì)量工程項(xiàng)目實(shí)施與日常教育教學(xué)等多重關(guān)系。

（二）資源的合理配置和共享

規(guī)模效應(yīng)理論認(rèn)為，如果將組織內(nèi)各要素的數(shù)量和比例進(jìn)行合理配置，科學(xué)控制整體規(guī)模，可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)成本的最小化和經(jīng)濟(jì)效益的最大化，其實(shí)質(zhì)就是在固定投入的前提下確保擴(kuò)大產(chǎn)出。目前，高職院校質(zhì)量工程建設(shè)基礎(chǔ)還比較薄弱，普遍存在規(guī)模較小、占地面積偏小、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)條件不足、雙師結(jié)構(gòu)不合理等突出問(wèn)題。從院校內(nèi)部，勢(shì)必要采取集中采購(gòu)來(lái)節(jié)約辦學(xué)的經(jīng)常性成本，以集約管理、專業(yè)分工來(lái)降低日常的教育管理成本；從院校外部，必須以院校為主體，以創(chuàng)新、合作、參與等方式聯(lián)合其他職教主體、行業(yè)、企業(yè)、中介組織（職教研究機(jī)構(gòu)、協(xié)會(huì)、人才交流機(jī)構(gòu)等），并充分吸收其優(yōu)質(zhì)資源，并將資源配置到“刀刃”上，形成集群發(fā)展力，實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育資源的深度開(kāi)發(fā)，最大限度地提高高等職業(yè)教育的運(yùn)行質(zhì)量和核心競(jìng)爭(zhēng)力，打造高等職業(yè)教育辦學(xué)“一加一大于二”的聚合效應(yīng)。最終通過(guò)院校內(nèi)外部的雙循環(huán)，以及存量資源的優(yōu)化組合來(lái)獲得可觀的規(guī)模經(jīng)濟(jì)和辦學(xué)效益。PDCA作為一個(gè)始終循環(huán)的管理系統(tǒng)，有利于高職院校增強(qiáng)內(nèi)部與外部循環(huán)質(zhì)量監(jiān)控，能有效阻止一直存在的經(jīng)費(fèi)、教學(xué)設(shè)備、專業(yè)、課程、師資等資源的內(nèi)部分散與競(jìng)爭(zhēng)，控制內(nèi)耗所導(dǎo)致的辦學(xué)成本，有效整合優(yōu)質(zhì)職業(yè)教育資源，保障質(zhì)量工程建設(shè)的“質(zhì)量”。

（三）有效的執(zhí)行和驗(yàn)收

Do階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵與核心。該階段的任務(wù)是按照規(guī)劃的要求組織實(shí)施。按照高職質(zhì)量工程教育項(xiàng)目的主要內(nèi)容和建設(shè)規(guī)律，需重視三個(gè)方面的工作。首先，實(shí)施強(qiáng)有力的組織管理。組織是一切管理活動(dòng)取得成功的基礎(chǔ)，但實(shí)際工作中沒(méi)有任何一種組織結(jié)構(gòu)和機(jī)制能適用于質(zhì)量工程項(xiàng)目管理。高職院校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際，選擇適當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制。根據(jù)目前高職院校質(zhì)量工程項(xiàng)目管理運(yùn)行實(shí)踐，大多數(shù)采取二級(jí)或者三級(jí)管理模式。學(xué)校按照各級(jí)批復(fù)的項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，統(tǒng)籌規(guī)劃并組織項(xiàng)目實(shí)施，統(tǒng)籌指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展；負(fù)責(zé)各類別項(xiàng)目的職能部門制定各項(xiàng)目立項(xiàng)指南，進(jìn)行政策指導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)，組織立項(xiàng)申報(bào)、中期檢查及驗(yàn)收；二級(jí)教學(xué)單位或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施和時(shí)間、費(fèi)用、溝通、質(zhì)量、團(tuán)隊(duì)等管理。

其次，建立良性循環(huán)的項(xiàng)目運(yùn)行保障機(jī)制。健全的項(xiàng)目管理制度是執(zhí)行的重要保障。質(zhì)量工程項(xiàng)目有別于學(xué)校的日常教育運(yùn)轉(zhuǎn)活動(dòng)，有一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持，團(tuán)隊(duì)成員打破了專業(yè)、院系和教研室的限制。除了認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、省級(jí)相關(guān)管理制度外，有必要根據(jù)學(xué)校實(shí)際，出臺(tái)相關(guān)質(zhì)量工程項(xiàng)目管理辦法、經(jīng)費(fèi)使用辦法。按照有關(guān)財(cái)務(wù)制度，科學(xué)合理地使用建設(shè)資金。同時(shí)，建立科學(xué)的考核與評(píng)價(jià)機(jī)制，明確獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員積極性，促成團(tuán)隊(duì)協(xié)作。同時(shí)，遵循項(xiàng)目管理的一般規(guī)律，實(shí)行“分級(jí)管理、責(zé)任到人、全程監(jiān)督、定期考核”，層層分解項(xiàng)目，強(qiáng)化責(zé)任人意識(shí)。

最后，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督。主要通過(guò)信息化平臺(tái)，建立信息、資金與佐證材料的監(jiān)控。建立網(wǎng)絡(luò)化的信息發(fā)布平臺(tái)，針對(duì)部分類別的項(xiàng)目建設(shè)申報(bào)系統(tǒng)，通過(guò)定期的項(xiàng)目會(huì)議，對(duì)各階段關(guān)鍵任務(wù)和困難進(jìn)行充分溝通，共享經(jīng)驗(yàn)和成果，暢通溝通渠道；收集質(zhì)量工程建設(shè)的相關(guān)檔案，與建設(shè)過(guò)程同步，作為教學(xué)改革的重要憑證，細(xì)化材料歸檔目錄；做好經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)控，接受教育、財(cái)政、審計(jì)、監(jiān)察等部門對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和結(jié)果的資金審計(jì)。通過(guò)信息、資金與佐證材料三個(gè)主要內(nèi)容的監(jiān)控，一方面掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程，督促項(xiàng)目及時(shí)完成，另一方面協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)糾偏，保證目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

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