淺談檔案管理工作的重要性

陳釗

摘 要：在各行各業(yè)的工作過程中，離不開檔案管理，檔案管理工作直接關(guān)系到各行各業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在工作中發(fā)揮了重要的作用。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理帶來了便捷，使檔案管理取得了較好的效果，但是仍然存在一些問題需要改進(jìn)，以達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案管理重要作用的目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 重要性

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（c）-0156-02

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是各行各業(yè)發(fā)展的寫照，也是各行各業(yè)發(fā)展的依據(jù)，可見，檔案管理工作關(guān)系到各行各業(yè)角色方向，在各行各業(yè)管理中發(fā)揮了重要的作用，研究檔案管理工作的重要性具有重要的意義與價(jià)值。本文從檔案管理工作的重要性與檔案管理工作的管理與防范入手展開研究，可以進(jìn)行整理匯編，做好整體規(guī)劃工作，為各行各業(yè)的發(fā)展提供支持，促進(jìn)各行各業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在工作中發(fā)揮了重要的作用。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理是各行各業(yè)健康發(fā)展的需要，是各行各業(yè)管理的重要組成部分，不僅關(guān)系到各行各業(yè)工作質(zhì)量與工作效率的提升，還關(guān)系到各行各業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此，做好檔案管理工作十分必要。檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下三個方面：第一，可以使各行各業(yè)管理人員及時了解各行各業(yè)的運(yùn)營狀況，根據(jù)檔案資料分析各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，從而明確發(fā)展及改進(jìn)方向，為各行各業(yè)的經(jīng)營角色奠定基礎(chǔ)。第二，可以真實(shí)反映各行各業(yè)的經(jīng)營成果，依靠結(jié)果決定各行各業(yè)資源配置，并通過不斷更新檔案管理理念，提高管理效率，革新各行各業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，提高各行各業(yè)在市場中的競爭力。第三，對檔案本身而言也具有重要的意義。檔案記錄的內(nèi)容會涉及各行各業(yè)隱私與各行各業(yè)的決策，關(guān)系到各行各業(yè)的發(fā)展，做好管理工作，確保檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性十分重要，通過引入現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，可以將檔案細(xì)化，便于查找，確保檔案的完整性，降低檔案損壞幾率，做好檔案管理工作。

2 檔案管理工作的管理與防范

2.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在檔案管理過程中，加強(qiáng)信息化建設(shè)是提高管理質(zhì)量的主要方式，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，可以運(yùn)用高新科技對檔案工作進(jìn)行改造與創(chuàng)新，滿足檔案信息化的新需求，促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)需要注意以下幾點(diǎn)，第一，采用先進(jìn)的技術(shù)手段創(chuàng)新管理方法，目前，電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等發(fā)展迅速，實(shí)現(xiàn)了對檔案的無紙化管理，不僅提高了工作效率，方便查找，還實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。此外，通過局域網(wǎng)絡(luò)，還可以開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，為檔案管理提供便利。第二，利用信息技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化管理，可以通過創(chuàng)建關(guān)鍵詞檢索，方便管理、方便查詢；還可以通過檔案排序，按照年份、重要程度進(jìn)行歸類等，實(shí)現(xiàn)信息化管理，注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，確保檔案管理質(zhì)量。

2.2 培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理人員自身的工作能力直接影響到檔案管理水平，因而，培養(yǎng)檔案管理人才是保障檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)，培養(yǎng)檔案管理人才十分重要。培養(yǎng)檔案管理人才需要從三個方面著手，第一，提高招聘門檻。對應(yīng)聘人員進(jìn)行全面的考核，確保應(yīng)聘人員具備耐心，較為細(xì)心，掌握檔案管理知識，具備檔案管理能力，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第二，加大培訓(xùn)力度。通過培訓(xùn)，可以增加管理人員的知識儲備，提升管理人員的管理能力，使管理人員意識到自己工作的要求，做好各類工作，明確職責(zé)與任務(wù)，達(dá)到培養(yǎng)檔案管理人才的目的。第三，對老員工進(jìn)行先進(jìn)管理技術(shù)培訓(xùn)。通過先進(jìn)的管理技術(shù)，可以提升員工的現(xiàn)代化管理能力，達(dá)到培養(yǎng)檔案管理人才的目的。

2.3 加大投入，提高管理標(biāo)準(zhǔn)

通過加大投入，可以提高管理標(biāo)準(zhǔn)，為各行各業(yè)檔案管理創(chuàng)造有利的條件，因此，加大投入，提高管理標(biāo)準(zhǔn)十分重要。加大投入，提高管理標(biāo)準(zhǔn)需要注意以下幾點(diǎn)，第一，提高管理者對檔案管理的重視程度，使檔案管理者意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理資金投入的重要性，從而加大資金投入，提高管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理創(chuàng)造有利的條件。第二，革新設(shè)備，對一些陳舊的保管設(shè)備進(jìn)行更換，確保檔案管理的完整性與有效性。同時，增添一些新的現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理的信息化創(chuàng)造有利的條件，實(shí)現(xiàn)信息化管理，促進(jìn)各行各業(yè)更好的發(fā)展。第三，加大資金投入，建立獎懲制度，利用獎懲制度調(diào)動員工工作的積極性，使員工重視檔案管理工作，認(rèn)真完成自身工作，實(shí)現(xiàn)員工的有效管理，規(guī)范員工行為，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。

3 結(jié)語

本文主要針對于檔案管理工作的重要性進(jìn)行了相關(guān)方面的分析和探討。通過本文的研究我們了解到，檔案管理工作在各行各業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也在不斷革新，將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，注重檔案管理人才的培養(yǎng)，可以提高檔案管理的有效性，確保檔案管理的方便性，提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)各行各業(yè)更好地發(fā)展。

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