行駛在“信息高速公路”上的社保檔案

文／劉吉香

行駛在“信息高速公路”上的社保檔案

文／劉吉香

隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要。由于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)發(fā)展的日益成熟，各地區(qū)紛紛建立起互聯(lián)網(wǎng)及相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，檔案部門建立了各自局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)及相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，涵蓋了檔案部門各項(xiàng)職能活動(dòng)，如規(guī)范管理、業(yè)務(wù)查詢、掃描利用等，檔案管理進(jìn)入“信息高速公路”。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟應(yīng)用，推動(dòng)了無紙化辦公，加快了檔案信息化的步伐。吉林省延邊州根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》建立了社會(huì)保險(xiǎn)影像檔案管理系統(tǒng)和經(jīng)辦業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程管理服務(wù)系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料以影像的形式建立檔案管理信息，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，建立共享目錄數(shù)據(jù)庫。工作人員通過平臺(tái)管理模塊按照權(quán)限，通過檢索、查找功能調(diào)閱所需檔案資料信息，方便快捷，極大地提高了經(jīng)辦效率。經(jīng)辦業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程動(dòng)態(tài)管理,改變了傳統(tǒng)的實(shí)地檢查監(jiān)督管理模式，將縣（市）業(yè)務(wù)經(jīng)辦情況進(jìn)行了主動(dòng)集中控制和管理，能隨時(shí)全程監(jiān)控縣（市）的業(yè)務(wù)經(jīng)辦。還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的事前、事中、事后的即時(shí)監(jiān)控，更有利于履行州本級(jí)指導(dǎo)服務(wù)和監(jiān)督檢查的職能，促進(jìn)了業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)范化管理。

在促進(jìn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)范化的同時(shí)，由于該系統(tǒng)與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫鏈接，業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料與業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)也實(shí)現(xiàn)了同步收集、同步掃描、同步移交，具有社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理、離退休人員檔案管理、辦公管理三個(gè)功能，這也為實(shí)現(xiàn)經(jīng)辦管理的標(biāo)準(zhǔn)化打下了基礎(chǔ)。

首先是實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)經(jīng)辦的標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)影像檔案管理系統(tǒng)嵌入到經(jīng)辦系統(tǒng)中，成為業(yè)務(wù)辦理依據(jù)，在業(yè)務(wù)的經(jīng)辦過程中重新審計(jì)和監(jiān)督業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦更加規(guī)范，確保了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

其次是實(shí)現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。全州8個(gè)縣（市）統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理模塊，統(tǒng)一了檔案管理制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一了保管期限和歸檔范圍，統(tǒng)一了檔案的收集、整理、掃描、歸檔、上架等環(huán)節(jié)的操作流程。系統(tǒng)自動(dòng)生成移交清冊(cè)、案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表，真正地實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。

三是實(shí)現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化。經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料辦理完畢后通過掃描形成電子影像檔案永久存檔。影像檔案管理信息中心對(duì)檔案信息資源實(shí)行統(tǒng)一的管理，各縣（市）不具備修改權(quán)限，集中到中心進(jìn)行修改。參保人員、離退休人員的參加工作時(shí)間、出生時(shí)間等要件資料統(tǒng)一錄入后，成為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，防止了隨意更改基礎(chǔ)信息的違規(guī)操作，保證了業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)信息資料的真實(shí)性和完整性。

業(yè)務(wù)內(nèi)部的流程規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，便于推動(dòng)經(jīng)辦服務(wù)的人性化。 由于系統(tǒng)采用條碼技術(shù)，通過資料條碼、案卷?xiàng)l碼、庫房條碼三級(jí)條碼關(guān)聯(lián)，建立檔案索引系統(tǒng)，提高了檔案檢索定位的準(zhǔn)確性和檔案檢索的實(shí)效性。參保人員僅需提供身份證號(hào)和電腦序號(hào)就可以查閱到自己相關(guān)的檔案資料信息。同時(shí)可以通過已建立的社區(qū)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將查詢功能延伸到社區(qū)，工作人員在延吉市經(jīng)辦大廳或社區(qū)就可以查詢到州內(nèi)其他縣（市）參保人員或退休人員的相關(guān)信息。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，但在實(shí)際操作過程中，我們也發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中的一些問題。首先，全國(guó)業(yè)務(wù)檔案沒有建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)，影響了數(shù)據(jù)互相交流和信息資源共享?！渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的頒布只是確定了業(yè)務(wù)檔案管理辦法，包括年度、類別、保管期限的劃分等，卻沒有相應(yīng)建立一個(gè)全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案信息支持系統(tǒng)，全國(guó)大部分省份仍采用手工及半微機(jī)化進(jìn)行管理，這是檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的滯后導(dǎo)致的。

其次，檔案信息系統(tǒng)忽視了檔案的查詢統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)重影響了檔案的準(zhǔn)確利用率的統(tǒng)計(jì)工作。就延邊州檔案影像系統(tǒng)中的前臺(tái)統(tǒng)計(jì)模塊而言，只統(tǒng)計(jì)了掃描量、入庫量，沒有按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中的年度、類別、期限對(duì)所查詢并打印的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致檔案的統(tǒng)計(jì)工作無法精確。

三是檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)檔案信息的需求。

作者單位：吉林省和龍市社會(huì)保險(xiǎn)局