醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的分析

王洪濤

德陽(yáng)市第二人民醫(yī)院，四川德陽(yáng)618000

醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的分析

王洪濤

德陽(yáng)市第二人民醫(yī)院，四川德陽(yáng)618000

在當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展下，醫(yī)院人事檔案管理備受關(guān)注，作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，醫(yī)院人事檔案需緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，從科學(xué)角度與社會(huì)發(fā)展角度出發(fā)，將信息化管理積極融入其中，將醫(yī)院人員檔案管理工作推向新的制高點(diǎn)。此外，從時(shí)代發(fā)展的角度分析，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)下，醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案實(shí)施信息化管理已經(jīng)成為考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)的主要依據(jù)，也成為了改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。為進(jìn)一步分析醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢(shì)與途徑，該文筆者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要分析醫(yī)院人事檔案管理實(shí)施信息化管理的重要性，并提出所存在的問(wèn)題與對(duì)策，旨在推動(dòng)醫(yī)院人事檔案的有序發(fā)展。

醫(yī)院；人事檔案；信息化管理；重要性

［Abstract］With the rapid development of the current society，the hospital personnel file management arouses many attentions，as the key of hospital sustainable development，the hospital personnel file needs to closely keep up with the pace of the times development，and positively integrate the information management into it and push the hospital personnel file management work to a new commanding height from the perspectives of science and social development，in addition，in the terms of the times development，with the current social development，the file information management has already been the major basis for examining the work state of medical staff，and also an important data for improving the personnel management system.In order to further analyze the advantages and ways of the implementation of information management of the hospital personnel files，the paper briefly analyzes the importance of the implementation of hospital personnel file management and puts forwards the issues and strategies in order to promote the orderly development of hospital personnel files combined with years of working experience of the writer.

［Key words］Hospital；Personnel file；Information management；Importance

在當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展下，人事檔案管理工作已經(jīng)成為備受關(guān)注的焦點(diǎn)，醫(yī)院作為主要的單位，其人事檔案管理需緊跟時(shí)代的步伐，從最基本的內(nèi)容出發(fā)，加強(qiáng)應(yīng)用信息化技術(shù)，提高其管理效率與管理質(zhì)量［1］。

1　新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要意義

1.1醫(yī)院人事檔案呈現(xiàn)出復(fù)雜性與混亂性

醫(yī)院作為救死扶傷的主要場(chǎng)所，其檔案管理關(guān)系到醫(yī)院工作的有序性與穩(wěn)定性。眾所周知，在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)容是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的工作進(jìn)行記錄，但是在近幾年新醫(yī)改制度提出之后，醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，并且醫(yī)務(wù)人員的績(jī)效考核方法不斷創(chuàng)新，長(zhǎng)此以往則導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的資料越來(lái)越多，無(wú)論是影像資料還是聲像資料，都需要采取信息化管理的方式，如此才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的有序性。

1.2醫(yī)院人事檔案服務(wù)性需求得到增多

從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)分析，醫(yī)院具有公益性與社會(huì)福利性，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)下其競(jìng)爭(zhēng)演變得越來(lái)越激烈，為從根本上提高醫(yī)院的影響力與知名度，則需要從人事檔案管理角度出發(fā)。通常情況下，醫(yī)院提供的醫(yī)療服務(wù)水平是由個(gè)人職業(yè)素質(zhì)以及醫(yī)院工作人員的職能所組成的，患者在選擇醫(yī)院的時(shí)候往往需要對(duì)醫(yī)護(hù)人員的資料進(jìn)行分析，假如醫(yī)院的人事檔案可以提供資料與服務(wù)，那么可以進(jìn)一步提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，幫助醫(yī)院樹(shù)立良好的形象［2-3］。

2　現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案信息化管理所存在的問(wèn)題

2.1信息量過(guò)大

眾所周知，醫(yī)院人事檔案所包括的內(nèi)容非常多，比如醫(yī)護(hù)人員的工作履歷、醫(yī)護(hù)人員的人事調(diào)配等，因醫(yī)院所涉及的部門比較大，從醫(yī)生到護(hù)士都是人事檔案管理的重要內(nèi)容，正因?yàn)槿绱?，信息量過(guò)大會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員在整理過(guò)程中出現(xiàn)困難，不僅會(huì)導(dǎo)致信息丟失，甚至還會(huì)導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確。從另外一個(gè)角度分析，因信息量過(guò)大，在查閱檔案資料時(shí)會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致紙張浪費(fèi)，甚至在查閱資料時(shí)因不小心會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)撕破現(xiàn)象，這種情況則需要重新進(jìn)行記錄，增加檔案管理人員的勞動(dòng)量。

2.2醫(yī)院人事檔案管理人員工作不到位

毋庸置疑，醫(yī)院人事檔案管理是一件比較枯燥、乏味的工作，檔案人員需每天與資料打交道，并且大量的時(shí)間都花費(fèi)在尋找資料、整理資料上，長(zhǎng)此以往則會(huì)讓檔案管理人員出現(xiàn)懶散與不積極的態(tài)度［4］。另外，從整體角度分析，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，很多醫(yī)院人事檔案管理人員并沒(méi)有清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，也沒(méi)有將檔案管理與醫(yī)院發(fā)展結(jié)合起來(lái)，從而無(wú)法保證醫(yī)院人事檔案管理的完整性，這樣一來(lái)會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展緩慢，甚至?xí)c社會(huì)脫節(jié)，阻礙醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3缺乏完善的檔案管理機(jī)制

眾所周知，管理機(jī)制關(guān)系到管理效率，在醫(yī)院人事檔案管理中管理機(jī)制決定了管理質(zhì)量，且檔案管理機(jī)制的好與壞從根本上決定了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，但是根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制存在不完善現(xiàn)象，并主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：其一是醫(yī)院人事檔案管理收集資料不完善；其二是醫(yī)院人事檔案歸檔資料過(guò)于被動(dòng)；其三是醫(yī)院人事檔案工作流程不嚴(yán)謹(jǐn)；其四是醫(yī)院人事檔案管理人員工作不規(guī)范。無(wú)論從宏觀角度還是微觀角度分析，因醫(yī)院缺乏完善的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致醫(yī)院人事管理存在缺陷，并且也存在一定的不足，這制約醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展。

3　新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理的途徑與方法

3.1制定完善的醫(yī)院人事檔案管理制度

制度是保證醫(yī)院人事檔案管理工作有序發(fā)展的基礎(chǔ)，正如上文所言，醫(yī)院人事檔案管理面臨外部因素與內(nèi)在環(huán)境的影響，是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工程，在發(fā)展體系中需要從最基本的內(nèi)容出發(fā)，要從人事檔案的利用需求出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況制定切實(shí)有效的人事檔案管理制度。此外，醫(yī)院人事檔案管理工作涉及到諸多部門，是一項(xiàng)綜合的工作，需從根本上保證各個(gè)部門之間的統(tǒng)一與和諧，實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的有序發(fā)展［5］。在當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)下，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的發(fā)展趨勢(shì)，積極開(kāi)展數(shù)字化工作成為了推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理的關(guān)鍵所在，筆者認(rèn)為醫(yī)院需要積極構(gòu)建完善的數(shù)字化管理制度，要實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人事檔案資料的掃描，并且要建立員工的個(gè)人檔案、變動(dòng)檔案、績(jī)效考評(píng)檔案等，并要分門別類地輸入到計(jì)算機(jī)之中。除此之外，還需要依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)檔案的提交格式以及時(shí)間加以規(guī)定，保證人事檔案管理的有序性與全面性。

3.2制定完善的醫(yī)院人事信息化檔案工作設(shè)備

從整體角度分析，工作設(shè)備關(guān)系到了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，只有保證工作設(shè)備的有序發(fā)展，才能從根本上推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理的有效性。要想真正推動(dòng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的發(fā)展，則需要保證硬件與軟件設(shè)備，其中硬件設(shè)備主要是指電腦、打印機(jī)、掃描儀等，而軟件設(shè)備則是各類辦公軟件。作為一名合格的醫(yī)院人事檔案管理人員，需要對(duì)信息化管理加以認(rèn)識(shí)，并要以檔案數(shù)字化的實(shí)際發(fā)展情況作為主要的基礎(chǔ)保證，要定期或不定期對(duì)醫(yī)院的人事檔案信息化管理的硬件設(shè)備與軟件設(shè)備加以分析，實(shí)現(xiàn)資源的最大利用化。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)，要清楚地了解到計(jì)算機(jī)在軟件管理中的重要意義，并且要從實(shí)際角度出發(fā)，從最基本的內(nèi)容出發(fā)，對(duì)醫(yī)院人事檔案工作加以分析，真正將信息化技術(shù)融入其中，真正發(fā)揮出檔案數(shù)字化的作用。

3.3創(chuàng)新醫(yī)院人事信息化檔案管理方法

眾所周知，醫(yī)院人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)便是檔案資料，檔案資料的信息化是保證檔案完整的關(guān)鍵所在，如果仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理資料，那么則會(huì)在一定程度上增加檔案管理人員的工作量，會(huì)阻礙醫(yī)院人事檔案管理的有序發(fā)展。因此筆者認(rèn)為在當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)下需要積極開(kāi)展檔案信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化管理，要對(duì)檔案的來(lái)源進(jìn)行分析［6-7］。除此之外，醫(yī)務(wù)人員的諸多信息均是人事檔案的主要內(nèi)容，在采取信息化管理的過(guò)程中需要嚴(yán)格按照數(shù)字化的要求，對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行分析與規(guī)范。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理人員還需要加強(qiáng)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，要認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的方法，從根本上提高醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.4提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的工作能力

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人需要認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，要將信息化管理提到日程之上，并通過(guò)宣傳與培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要意義。除此之外，還需要增強(qiáng)檔案人員的工作能力，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培養(yǎng)，使檔案人員能夠認(rèn)識(shí)到信息化管理與時(shí)代發(fā)展之間的關(guān)系，從全局角度出發(fā)與分析，提高醫(yī)院人事檔案管理人員的信息化素養(yǎng)與信息化能力［8］。醫(yī)院還需要積極招聘優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人員，或選聘優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人員到醫(yī)院開(kāi)展講座，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，使其能夠掌握計(jì)算機(jī)使用方法，能夠真正將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理之中。醫(yī)院需要將計(jì)算機(jī)人員的能力與績(jī)效考核掛鉤，采取獎(jiǎng)懲制度，不斷提高計(jì)算機(jī)人員的基本素養(yǎng)，提高其工作的積極性與創(chuàng)新性。

4　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作是推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保證，醫(yī)院人事檔案管理工作的有序發(fā)展不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的全面性，并且也會(huì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的有序性。在當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展下，科學(xué)技術(shù)得到了全面進(jìn)步，信息化技術(shù)的出現(xiàn)極大地改變了醫(yī)院人事檔案管理工作，從某種角度分析，醫(yī)院人事檔案管理工作不僅可以保證檔案資料的規(guī)范性與全面性，并且也會(huì)進(jìn)一步契合現(xiàn)代化的發(fā)展管理方式，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與進(jìn)步。

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Analysis of Implementation of Information Management in the Hospital Personnel File

WANG Hong-tao
Deyang Second People's Hospital，Deyang，Sichuan Province，618000 China

R197.3

A

1672-5654（2016）09（b）-0013-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.26.013

2016-06-20）