論當(dāng)代信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用

■ 馮有輝

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論當(dāng)代信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用

■ 馮有輝

隨著我國教育制度改革進程的逐步推進，也有效帶動了高校成人教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。近年來，我國各地高校都紛紛建立了多形式、多渠道以及多層次化的高校成教辦學(xué)體系，并形成了以普通高等教育與成人教育共同發(fā)展、共同進步的新的教育格局。而高校成人教育檔案，它不僅是學(xué)生接受成人教育的真實記錄，同樣也是各高校成教管理水平的客觀、真實反映。為進一步提升高校成教檔案管理工作的管理水平和服務(wù)水平，就必須積極將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，從而確保檔案信息能被更深度的挖掘與利用，確保高校成人教育的招生錄取、學(xué)籍管理、教學(xué)管理等各項工作能更加順利、有序的開展。

一、高校成人教育檔案管理工作的特點

高校成人教育，是指我國各高校為滿足基礎(chǔ)教育事業(yè)發(fā)展的需要，以及滿足市場經(jīng)濟對更廣泛專業(yè)性人才的需要，為提升全民教育素質(zhì)所開辦的成人學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育。正是基于高校成人教育的辦學(xué)特點，這也決定了其檔案管理工作與普通高等教育檔案管理之間存在著較大的差異，并集中表現(xiàn)為以下幾方面：

（一）多樣性

“集中學(xué)習(xí)，分散管理，形式多樣”是高校成人教育的最為突出的特點。其多樣性表現(xiàn)為：一是辦學(xué)形式多樣，包括了成人函授教育、遠(yuǎn)程教育、業(yè)余教育、自學(xué)教育、各類成人培訓(xùn)班教育等等；二是受教育人員構(gòu)成多樣，接受高校成人教育的學(xué)生多來自于各行各業(yè)的工作者，其年齡層次不一，受教育程度不一，需要根據(jù)不同層次的學(xué)生設(shè)置教育課程。以上因素都導(dǎo)致了高校成教檔案具有形式多樣、內(nèi)容龐雜的特點。

（二）分散性

分散性則主要表現(xiàn)為地點分散和時間分散這兩個方面。其中地點分散是指目前各高校所開展的成人教育，其教學(xué)地點并不是集中在本校，而往往是分散于多個地點進行教學(xué)，且不少班次如遠(yuǎn)程教育、業(yè)余教育、成人培訓(xùn)班等都是由高校與外單位進行聯(lián)合性辦學(xué)，這都導(dǎo)致了成人教育的學(xué)籍檔案的存放單位、存放地點較為分散；而時間分散則是指由于成人教育教學(xué)形式的多樣性，各類學(xué)生接受教育的時間不一，學(xué)習(xí)的年限也不一致，這都導(dǎo)致了學(xué)籍檔案形成和歸檔的時間較為分散。

二、信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用策略

正是由于高校成人教育檔案的多樣性、分散性的特點，都在客觀上加大了成人教育檔案管理工作的難度。這就需要積極應(yīng)用信息技術(shù)，以提升成教檔案管理工作的信息化水平，確保高校成教的招生錄取、學(xué)籍管理、教學(xué)管理等各項工作能更加順利、有序的開展。

（一）強化檔案管理人員的信息化意識

當(dāng)前，仍然有少數(shù)高校成教檔案管理中，存在著信息化建設(shè)明顯滯后的問題，其最主要的原因就是部分檔案管理人員的信息化意識不強，而導(dǎo)致成教檔案管理在管理水平和服務(wù)水平上的滯后。

從當(dāng)前知識經(jīng)濟的形勢以及我國高校成人教育的發(fā)展來看，人們的檔案信息化管理意識正逐步增強，檔案信息服務(wù)也已然成為高校成人教育中所不可或缺的重要組成部分。為此，要進一步推動高校成教檔案管理的信息化進程，關(guān)鍵在于改變檔案管理人員原有的管理理念，提升其信息化意識。一方面，在工作中必須改變原有的“重保管，而輕利用”、“重物輕人”等，嚴(yán)重阻礙成教檔案管理信息化進程的管理思想，認(rèn)識到傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理、手工操作管理，已無法適應(yīng)當(dāng)前成人教育事業(yè)高速發(fā)展的需要；另一方面，在服務(wù)理念上，還應(yīng)始終堅持“以人為本”、“科學(xué)管理、有效服務(wù)”等新服務(wù)觀念，從而使得成教檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的被動式服務(wù)，積極向著主動式服務(wù)方向邁進，以更加深入的挖掘出檔案信息的利用價值，實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置，從而更好滿足當(dāng)今信息時代對高校成人教育發(fā)展的新要求。

（二）利用信息技術(shù)，規(guī)范成人教育學(xué)籍檔案管理

當(dāng)前社會中所屢屢出現(xiàn)的假文憑、假學(xué)歷問題，不僅嚴(yán)重影響到成人教育學(xué)籍檔案的真實性與權(quán)威性，而且對高校的聲譽、用人單位的正常錄用以及學(xué)生的就業(yè)都造成了極為惡劣的影響。為有效打擊與遏制這種不良現(xiàn)象，關(guān)鍵在于利用信息技術(shù)，以確保成人教育學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

一是要做好學(xué)歷證書的電子注冊工作。通過學(xué)歷證書的電子注冊，學(xué)生、用人單位、學(xué)校等社會各界人士，都可以進行學(xué)歷的網(wǎng)絡(luò)查詢，從而有效保證了學(xué)籍檔案信息的真實、權(quán)威與可靠。為此，成人教育檔案管理工作中應(yīng)高度重視學(xué)歷證書的電子注冊，一方面應(yīng)通過協(xié)調(diào)統(tǒng)一、優(yōu)化配置，利用多渠道、多形式的采集學(xué)生的檔案信息資源，以確保電子注冊工作所收集信息的完整與齊全；另一方面，還應(yīng)加強對學(xué)生與社會的廣泛性宣傳，通過學(xué)校網(wǎng)頁、媒體、信函、電話等方式通知學(xué)生進行電子注冊，以對每一名學(xué)生負(fù)責(zé)，并確保學(xué)歷證書電子注冊工作的順利進行。

二是要對學(xué)籍檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。一方面，應(yīng)規(guī)范化學(xué)籍檔案的錄入標(biāo)準(zhǔn)，可通過利用統(tǒng)一的檔案管理軟件“成人教育學(xué)籍管理系統(tǒng)”，以規(guī)范學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，從而保證學(xué)生的學(xué)籍檔案規(guī)范化、統(tǒng)一化和準(zhǔn)確化；另一方面，還應(yīng)規(guī)范化學(xué)籍檔案管理的各環(huán)節(jié)工作，通過積極利用信息技術(shù)，以確保從新生入學(xué)、注冊收費、成績管理、學(xué)籍變動、畢業(yè)審核直至證書發(fā)放，都符合相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并確保學(xué)生畢業(yè)資格審查的準(zhǔn)確與無誤。

（三）利用信息技術(shù)，提升高校成教檔案管理的信息化水平

高校成人教育檔案管理，是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和復(fù)雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統(tǒng)的手工操作，不僅耗時長、勞動強度大，而且往往容易出現(xiàn)差錯。為更好的保證高校成人教育檔案信息的完整性、原始性與機密性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，利用各種信息化、數(shù)字化的手段，以實現(xiàn)成教檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。

目前，高校成教檔案管理信息化建設(shè)的重點是，一是加強對成人教育檔案的信息化處理，即通過利用各類先進的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式從而使其能方便的存儲到計算機和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，更便于對成人教育檔案信息進行歸檔、管理、搜索與利用；二是加強對成人教育檔案的信息化軟件建設(shè)、硬件建設(shè)，如采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件、建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫、建立檔案管理網(wǎng)站等等。以檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為例，它作為高校成人教育檔案實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，各高校均應(yīng)加強其數(shù)字化建設(shè)，通過建立若干個標(biāo)準(zhǔn)性強、通用性好的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，以確保檔案信息的有效錄入存儲與管理利用。

（四）加強對高校成人教育檔案管理人員的培養(yǎng)

在信息化時代中，高校成人教育檔案管理工作，也正逐步向著檔案設(shè)備現(xiàn)代化、檔案類型多樣化以及檔案載體復(fù)雜化的方向發(fā)展，這都對成教檔案管理人員的信息化知識水平、業(yè)務(wù)能力等方面提出更高、更新的要求。為適應(yīng)信息化時代對高校成教檔案管理工作的要求，就必須加強對檔案管理隊伍的培養(yǎng)與建設(shè)，從而真正打造出一支既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得信息技術(shù)應(yīng)用的高素

質(zhì)人才隊伍。為此，一方面應(yīng)加強對高素質(zhì)人才的吸收與引進，積極招聘更多具備信息素養(yǎng)的人才，充實到成教檔案隊伍當(dāng)中；另一方面，還應(yīng)加強對原有檔案管理人員的培訓(xùn)教育，可通過積極開展信息技術(shù)專題講座、學(xué)術(shù)報告會議、信息技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)、外出參觀考察等各項活動，以進一步提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平。

總 結(jié)

當(dāng)前，高校成教檔案管理工作的信息化水平，已成為了衡量高校成人教育辦學(xué)水平的重要標(biāo)志之一。由于高校成人教育檔案的多樣性、分散性的特點，都在客觀上加大了成人教育檔案管理工作的難度。為進一步挖掘出檔案管理工作的利用價值，以確保高校成人教育的招生錄取、學(xué)籍管理、教務(wù)管理等各項工作能更加順利、有序的開展，就必須積極應(yīng)用信息技術(shù)，以提升高校成教檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)水平與管理水平的綜合性提升。

(作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院)