關(guān)于電子檔案歸檔管理的幾點(diǎn)思考
——以開灤集團(tuán)檔案館為例

■ 王 麗

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關(guān)于電子檔案歸檔管理的幾點(diǎn)思考
——以開灤集團(tuán)檔案館為例

■ 王 麗

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，電子檔案歸檔管理中存在的問題也日益顯現(xiàn)，本文以開灤檔案館為例，探討現(xiàn)代檔案管理如何加強(qiáng)電子檔案歸檔管理的問題，即應(yīng)選擇科學(xué)的電子檔案歸檔方式與途徑，建立切實(shí)有效的電子檔案歸檔管理體系，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

近年來，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，隨著開灤集團(tuán)公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投入應(yīng)用，電子文檔的管理與歸檔已成為檔案工作的重點(diǎn)。2005年起，開灤集團(tuán)檔案館及其下屬單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，進(jìn)行綜合檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，到2014年開灤直屬區(qū)域和下屬27個(gè)基層單位已實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)上共享。

如此，電子檔案將逐漸取代紙質(zhì)檔案成為開灤企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要工具和真實(shí)記錄。而如何將電子檔案進(jìn)行安全、有效、科學(xué)的管理與歸檔成為我們檔案管理者面臨的一個(gè)亟待解決的課題。

一、電子檔案歸檔管理中會(huì)出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案具備眾多優(yōu)點(diǎn)，如網(wǎng)絡(luò)傳輸可靠性、通用性，檔案處理方式自動(dòng)化等，并且不怕潮濕、強(qiáng)光、高溫和蟲害等，復(fù)制備份也非常容易，具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是由于歷史原因，加之電子檔案自身的特殊性，我們?cè)趯?shí)際工作中發(fā)現(xiàn)電子檔案也同樣存在許多不可忽視的問題。

1、電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性問題

準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性是電子檔案應(yīng)當(dāng)具備的重要屬性，是電子檔案之所以成為檔案的必要條件。但是，電子檔案的載體穩(wěn)定性差、易損壞，實(shí)踐證明，利用磁盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并移交的方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。

這里，數(shù)據(jù)丟失包括兩方面的含義：第一，由于介質(zhì)本身的遺失所造成的數(shù)據(jù)丟失，這種數(shù)據(jù)丟失通常會(huì)造成無法彌補(bǔ)的后果。第二，由于介質(zhì)質(zhì)量所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)無法讀取，如磁道損壞等，雖然這種數(shù)據(jù)丟失通?？梢圆捎媚承┘夹g(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，但介質(zhì)破壞程度較為嚴(yán)重時(shí)也無法進(jìn)行完全恢復(fù)。

為了防止數(shù)據(jù)丟失，我們檔案管理人員通常需要制作多份備份盤進(jìn)行歸檔，這樣做不僅加大了工作量，而且增加了存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量，從而造成了存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)。因此，選擇簡捷而安全的歸檔方式成為電子檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2、電子檔案歸檔管理體系的有效性問題

近年來，開灤綜合檔案信息管理平臺(tái)建立后，關(guān)于電子檔案的研究取得了不少成果，如《電子檔案的集成管理與體系創(chuàng)新》曾獲河北省煤炭行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新應(yīng)用成果一等獎(jiǎng)。然而，與理論發(fā)展相比，實(shí)踐的進(jìn)展卻較為滯后。我們?cè)谥笇?dǎo)基層時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員通常不知道如何對(duì)電子檔案進(jìn)行正確而有效地管理，存在“不想管”、“不會(huì)管”的疑慮，從而造成許多歸檔電子檔案自生自滅和管理失控。

出現(xiàn)這種電子檔案歸檔管理不力的原因兩個(gè)方面，即缺少可操作性強(qiáng)和與電子檔案歸檔管理相配套的制度，檔案管理人員無法對(duì)電子檔案歸檔進(jìn)行有效的管理。所以，有效的電子檔案歸檔管理需要建立有效的管理體系，這依賴于具有較強(qiáng)的可操作性及較強(qiáng)配套性的管理制度。

雖然，開灤檔案管理遵循關(guān)于國家電子檔案歸檔管理的法規(guī)及規(guī)范，如《電子檔案歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但是在根據(jù)這些宏觀制度制定本單位制度的過程中未能依據(jù)本單位實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化，而是復(fù)制國家級(jí)法律法規(guī)，從而致使一些檔案管理制度在實(shí)際工作中未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

另外，由于電子檔案歸檔所涉及到的檔案和檔案管理在體制上分屬兩個(gè)體系，落實(shí)到基層單位也存在文和檔管理制度不協(xié)調(diào)的問題，由此檔案部門難以對(duì)電子檔案的前端工作實(shí)際實(shí)行有效的控制。就開灤檔案部門內(nèi)部來說，電子檔案歸檔管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也存在諸多不協(xié)調(diào)之處。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性問題

開灤檔案館館藏十分豐富，實(shí)施數(shù)字化掃描工作后，開灤系統(tǒng)電子檔案數(shù)量為331130卷，602291件，439GB，占據(jù)了較大的比例，但其取代紙質(zhì)檔案仍有待時(shí)日。因此，電子檔案和紙質(zhì)檔案將共存于檔案管理體系中，兩者不是對(duì)立的，而是相輔相成的，紙質(zhì)檔案彌補(bǔ)了電子檔案在安全性方面的不足，可以作為真實(shí)穩(wěn)定的檔案?jìng)浞葸M(jìn)行管理，而電子檔案則發(fā)揮其易于檢索和易于傳遞等優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)飛速發(fā)展的信息技術(shù)的需要。

目前，在我國現(xiàn)行的檔案管理體系中，通常根據(jù)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存狀態(tài)的不同，實(shí)行雙軌制和雙套制兩種體制。雙軌制的特點(diǎn)是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)產(chǎn)生且同時(shí)流轉(zhuǎn)，如在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中執(zhí)行發(fā)文流程，不僅需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的編制和審批，還需要按照發(fā)文處理流程將紙質(zhì)檔案同時(shí)報(bào)送公文處理人員。而雙套制的特點(diǎn)是，檔案在歸檔之后以電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式存在，如在辦公自動(dòng)化中的收文流程結(jié)束時(shí)，將接收的電子檔案歸檔，同時(shí)將電子檔案轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。

因此，雙軌制和雙套制如果配合使用，能夠使電子檔案和紙質(zhì)檔案相互結(jié)合，并建立相應(yīng)的配套制度是進(jìn)行電子檔案歸檔管理的重要任務(wù)。

二、電子檔案歸檔管理的建議

為了更科學(xué)、安全、合理和充分的利用電子檔案以滿足現(xiàn)代檔案工作的需求，針對(duì)電子檔案歸檔管理工作中存在的問題，我們應(yīng)采取以下措施：

1、使電子檔案以網(wǎng)絡(luò)傳輸為主介質(zhì)移交為輔，加強(qiáng)信息安全工作

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，但是電子檔案的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此簡便而安全的歸檔方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存儲(chǔ)。

第一，隨著開灤各所屬單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要檔案被傳輸上網(wǎng)。而這些檔案是各業(yè)務(wù)管理部門在工作中形成的，反映了企業(yè)職能活動(dòng)的概況，也按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了檔案格式的統(tǒng)一規(guī)范，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，這是歸檔的重點(diǎn)。

第二，對(duì)于那些未上傳到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上卻具有保存價(jià)值的電子檔案，則應(yīng)由電子檔案形成部門編目整理并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門移交歸檔，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子檔案歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

但是，無論利用何種途徑進(jìn)行電子檔案歸檔，必須由電子檔案形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后再移交給檔案部門，而非由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，借此保證電子檔案形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。因此，選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸作為主要的電子檔案?jìng)鬏敺绞?，輔以磁盤等電子介質(zhì)的移交，是適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

需要注意的問題是，要加強(qiáng)對(duì)信息安全的重視，如介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用系統(tǒng)安全等幾個(gè)方面。對(duì)于具有一定保密級(jí)別的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)禁其在開放性網(wǎng)絡(luò)上載錄交流并嚴(yán)格控制其訪問與管理權(quán)限，且必要時(shí)可以對(duì)這些檔案進(jìn)行加密處理，并對(duì)密鑰進(jìn)行定期或隨時(shí)的更換。

2、建立切實(shí)有效的電子檔案的歸檔管理體系

第一，要制定電子檔案與紙質(zhì)檔案的配套管理辦法，這些方法應(yīng)該涉及電子檔案的歸檔范圍、歸檔整理要求、電子檔案?jìng)浞菀蟆㈦娮訖n案移交與保管、電子檔案介質(zhì)要求、電子檔案的提供與利用和檔案管理人員職責(zé)要求等方面，例如運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理、行政管理。

電子檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將這些重要憑證性和依據(jù)性的電子檔案制作備份，電子檔案要與紙質(zhì)檔案形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，一個(gè)單位紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，兩種載體的基本保管單位要標(biāo)注互見號(hào)，紙質(zhì)檔案要標(biāo)注電子檔案的檔號(hào)，而電子檔案則標(biāo)注紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，以便于利用。

第二，特別應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案管理體系構(gòu)建中從電子檔案的形成到歸檔跨越了多個(gè)部門，這些部門通過了電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互相交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)組織管理，由主要部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)并指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。

第三，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案歸檔所涉及的問題更加廣泛，僅靠檔案部門很難獨(dú)立完成，應(yīng)采取電子檔案形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。

電子檔案形成部門應(yīng)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子檔案的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)。檔案部門應(yīng)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子檔案的形成單位又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子檔案歸檔制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)當(dāng)相互滲透、揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子檔案的歸檔中結(jié)成一體，共同形成質(zhì)量過關(guān)的電子文檔。

3、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

第一，隨著信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的進(jìn)步，管理信息化已是現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要方向，如今，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理信息化已勢(shì)在必行。檔案管理信息化主要包括軟硬件環(huán)境建設(shè)和人員培訓(xùn)兩個(gè)主要方面，軟硬件環(huán)境建設(shè)主要是指數(shù)字檔案管理軟件、辦公自動(dòng)化軟件和系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。筆者建議購買技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定、標(biāo)準(zhǔn)安全的軟件產(chǎn)品或系統(tǒng)，或者組織自有的開發(fā)人員根據(jù)檔案管理需求自行開發(fā)，且盡可能使各種軟件在一個(gè)集成的、一體化的和安全的環(huán)境中運(yùn)行。與此同時(shí)，應(yīng)該進(jìn)一步完善電子檔案和計(jì)算機(jī)軟硬件的保管設(shè)施和環(huán)境。

第二，人員培訓(xùn)主要是指應(yīng)通過各種形式的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠掌握檔案管理的理論知識(shí)、政策法規(guī)以及與電子檔案歸檔管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且能夠因地制宜地制定和執(zhí)行電子檔案乃至檔案管理規(guī)章，使檔案管理工作逐漸適應(yīng)新形勢(shì)、新環(huán)境和新挑戰(zhàn)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）