事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方略談

趙春峰

洮南市社會福利服務(wù)中心，吉林　洮南　137100

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事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方略談

趙春峰*

洮南市社會福利服務(wù)中心，吉林洮南137100

摘要：本文對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行簡要的闡述，說明數(shù)字管理的基本方法并提出檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵事項(xiàng)。希望本文能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理

事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位組織建構(gòu)、發(fā)展以及人員調(diào)動、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時(shí)期，檔案管理擔(dān)負(fù)著為事業(yè)單位的進(jìn)步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責(zé)任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進(jìn)行思考和探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展

(一)檔案形式的變化

事業(yè)單位的檔案傳統(tǒng)形式是紙質(zhì)，一份員工個(gè)人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財(cái)務(wù)會計(jì)檔案可以通過數(shù)字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到；重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進(jìn)行記錄，客觀性更強(qiáng)。

(二)檔案管理模式的變化

事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價(jià)值提升，檔案不再是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當(dāng)做資料進(jìn)行分析，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供相關(guān)的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數(shù)字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法

(一)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建立

數(shù)字化的檔案管理即通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，包括原有的檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調(diào)取以及分析應(yīng)用等。這一系列的數(shù)字化的管理是項(xiàng)綜合活動，涉及多方面的內(nèi)容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，并要涉及設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，即在單位內(nèi)部建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，時(shí)期成為一個(gè)聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲庫，使所有檔案數(shù)據(jù)都成為這個(gè)存儲庫中的一部分，以便統(tǒng)一管理。

(二)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程比較復(fù)雜，同時(shí)由于事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來越多、分類也越來越詳細(xì)。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會給工作人員造成巨大的負(fù)擔(dān)，因此，應(yīng)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨(dú)立勝任所有的管理工作，而是要求在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應(yīng)將其劃分為一至二人的專項(xiàng)工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務(wù)，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。

(三)對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作并非是檔案管理部門獨(dú)立的工作，除了對企業(yè)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將會計(jì)財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃檔案等進(jìn)行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外；還需要根據(jù)事業(yè)實(shí)際需要，對各類檔案的提交格式、提交時(shí)間等進(jìn)行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制，即根據(jù)檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設(shè)置相關(guān)的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進(jìn)行檔案的自主提交；另外，對檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的程序，例如，對員工檔案設(shè)置統(tǒng)一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調(diào)取。

(四)積極推進(jìn)檔案安全管理

數(shù)字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進(jìn)檔案的安全管理，是做好數(shù)字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字庫建設(shè)時(shí)選擇合適的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要注意檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)無論是在結(jié)構(gòu)還是硬件的組成上都要嚴(yán)格依據(jù)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)要求，從而為日后功能的升級打下基礎(chǔ)性條件；同時(shí)要根據(jù)檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護(hù)級別，進(jìn)而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

三、進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵

事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進(jìn)一步推進(jìn)該項(xiàng)工作，還需要把握住兩個(gè)關(guān)鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)開班業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班、業(yè)務(wù)比拼競賽等，通過這種方式使

檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要；第二，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)施添置，根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設(shè)施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的潮流，就需要以數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)為主要發(fā)展方向，根據(jù)檔案管理的特殊性以及數(shù)字化建設(shè)需求，進(jìn)行管理系統(tǒng)建立、責(zé)任分配、工作標(biāo)準(zhǔn)化建制等各項(xiàng)工作，以確保數(shù)字化檔案管理工作行之有效。

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中圖分類號：D630.1；G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)01-0235-02

*作者簡介：趙春峰(1965-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市社會福利服務(wù)中心中級館員，研究方向：檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。