高校檔案管理實(shí)務(wù)中若干法律問題的探討

■王 力

高校檔案管理實(shí)務(wù)中若干法律問題的探討

■王 力

自1987年頒布施行《中華人民共和國(guó)檔案法》（1996年修訂，以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）以來，我國(guó)檔案工作法制化建設(shè)逐漸步入正軌。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)快速發(fā)展，2008年教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》），為高校檔案管理工作提供了必要的制度保障。前者作為全國(guó)人大常委會(huì)制定的普通法律普遍適用于全國(guó)檔案工作；后者作為教育部部門規(guī)章則具體適用于高校系統(tǒng)的檔案工作。一般而言，這兩部法律法規(guī)的頒行基本上奠定了高校檔案管理的法律制度規(guī)范。

隨著我國(guó)改革開放事業(yè)的不斷深入，社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活變得更加多樣化、復(fù)雜化，檔案管理中涉及的法律問題也引起部分學(xué)者的關(guān)注。張世林在《檔案利用活動(dòng)中的法律問題研究》中，對(duì)檔案利用活動(dòng)中的法律關(guān)系、法律責(zé)任、檔案所有權(quán)、檔案著作權(quán)、公民隱私權(quán)、信息知情權(quán)等問題進(jìn)行了較為深入的探討。其對(duì)于厘清檔案利用活動(dòng)中所涉及的諸多法律問題有著十分重要的意義。

在高校檔案管理的研究中，連念的《學(xué)位論文檔案開發(fā)利用中若干法律問題探討》較早地注意到學(xué)位論文檔案所涉及的一些法律問題。該文就學(xué)位論文檔案的所有權(quán)、著作權(quán)等諸多法律問題進(jìn)行了分析、探討，提出“要完善各方面的法律法規(guī)”，來“協(xié)調(diào)社會(huì)利用、學(xué)校權(quán)益和學(xué)位論文權(quán)益保護(hù)這3方面的矛盾”，以便更好地利用學(xué)位論文檔案。此后，研究者較多地從宏觀角度對(duì)高校檔案管理中存在的困境進(jìn)行分析、探索，希望從“提高法治意識(shí)”“健全法規(guī)體系”“加強(qiáng)執(zhí)法力度”等方面入手來促成高校檔案法制化建設(shè)進(jìn)程。至于從檔案管理實(shí)踐層面以及具體法律層面來探討高校檔案法制化建設(shè)的研究則明顯不足。因此，本文擬就當(dāng)前高校檔案管理實(shí)踐中遇到的幾個(gè)法律實(shí)踐層面的問題提出探討，以就教于方家。

1.信息安全問題。身處信息化時(shí)代的我們?cè)谙硎苄畔肀憷耐瑫r(shí)，信息安全性的問題越來越受到關(guān)注。正如學(xué)者指出的那樣“信息技術(shù)的無孔不入，使人們對(duì)自身隱私的安全又有一種岌岌可危之感；檔案利用活動(dòng)中對(duì)隱私的保護(hù)不斷受到權(quán)利的干擾、技術(shù)的沖擊等因素的影響，在二者之間找到平衡的支點(diǎn)，只有法律的制衡”。對(duì)于高校檔案管理工作而言，浩瀚的學(xué)籍檔案資料牽涉到成千上萬條的個(gè)人信息，一旦管理不慎就會(huì)造成不可想象的后果。然而，既要保障這些信息的安全，又要不妨礙正常查檔工作的開展，這著實(shí)需要相關(guān)法律法規(guī)的明確支持。

在查詢學(xué)籍檔案的過程中，首當(dāng)其沖的是查檔者身份識(shí)別問題。根據(jù)《檔案法》第十九條“中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案”及《管理辦法》第二十八條“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案”兩項(xiàng)規(guī)定，查檔者只要持有合法證明即獲得查檔主體資格，就可以進(jìn)行相關(guān)檔案的查詢工作。這對(duì)于有檔案公開目錄的國(guó)家、地方綜合檔案館而言，這一規(guī)定的操作執(zhí)行并不太難。因其提供查詢利用的檔案在公布之前均已經(jīng)過必要的審查，對(duì)于可能侵犯國(guó)家、集體、個(gè)人權(quán)益的檔案已做過相應(yīng)的處理，檔案管理者只要依法依歸審查身份即可，不必考慮過多后果。然而，在高校學(xué)籍檔案的查詢過程中問題就不是這么簡(jiǎn)單了。

當(dāng)前，部分企事業(yè)單位在招聘人員之前會(huì)委托一些職業(yè)背景調(diào)查機(jī)構(gòu)對(duì)候選人進(jìn)行調(diào)查，被調(diào)查人在高校學(xué)習(xí)期間的信息自然是其中的一部分。但就高校檔案部門現(xiàn)有的技術(shù)手段而言，對(duì)這類機(jī)構(gòu)出示的證明進(jìn)行合法性審查則比較困難，而相關(guān)法律法規(guī)又沒有針對(duì)這一現(xiàn)象做出相應(yīng)的明確規(guī)定。此外，2010年7月1日施行的《中華人民共和國(guó)侵權(quán)責(zé)任法》（以下簡(jiǎn)稱《侵權(quán)責(zé)任法》）第二條明確指出所保護(hù)的“民事權(quán)益”包括“隱私權(quán)”。按照通說觀點(diǎn)，未經(jīng)公民許可，而公開其個(gè)人信息，即侵犯其隱私權(quán)，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。因此，若遇到不法機(jī)構(gòu)偽造證明后取得查詢者主體資格，再利用被調(diào)查人的相關(guān)信息從事不法活動(dòng)，這不僅會(huì)給當(dāng)事人造成不可估量的損失，而且也可能使高校檔案部門承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。由此，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)對(duì)這一問題在法制層面上進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充，如增加被調(diào)查人授權(quán)等內(nèi)容以便與《侵權(quán)責(zé)任法》相銜接。

2.出具檔案證明問題。盡管當(dāng)前檔案法律法規(guī)基本明確了高校檔案工作中“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，但在某些具體細(xì)節(jié)上并未見有相應(yīng)配套性的細(xì)則出臺(tái)。以出具檔案證明類文書為例?！豆芾磙k法》第三十二條規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”。該規(guī)定在帶來“賦予了高校檔案機(jī)構(gòu)在高校檔案證明中唯一的合法地位”及“有效增強(qiáng)了高校檔案工作的權(quán)威性，避免了現(xiàn)實(shí)管理中不必要的多頭管理以及‘證’出多門的現(xiàn)象發(fā)生”等積極意義的同時(shí)，也給高校檔案機(jī)構(gòu)帶來“剪不清，理還亂”的矛盾。

作為一項(xiàng)常規(guī)工作，各高校檔案部門肩負(fù)著學(xué)籍、檔案轉(zhuǎn)移、家庭關(guān)系等多門類檔案證明的出具?！胺彩且殉蔀闅v史的相關(guān)證明就應(yīng)當(dāng)由檔案館出具”——成為高校辦學(xué)活動(dòng)中利益相關(guān)人（包括師生員工及其親屬等）的具體認(rèn)識(shí)。從某種角度而言，這一認(rèn)識(shí)無可厚非，但在具體實(shí)踐中，其卻是值得商榷的。

現(xiàn)實(shí)中，部分利用者所需的材料原先就不存在或者原形成單位未予歸檔，而他們?cè)谥饔^上卻認(rèn)為此類材料肯定存在且就在檔案部門。若檔案機(jī)構(gòu)未能達(dá)到利用者的預(yù)期需求，他們就會(huì)認(rèn)為是檔案部門推諉、不作為，甚至認(rèn)為檔案部門未能遵守相關(guān)檔案法規(guī)的要求。由此造成許多不必要的矛盾。在具體工作中，檔案工作人員只能耐心地做好解釋工作，而無任何法律法規(guī)予以支持。更具吊詭意義的是，原本旨在加強(qiáng)高校檔案機(jī)構(gòu)權(quán)威性的法規(guī)，竟然還會(huì)使其保護(hù)的一方不經(jīng)意間背負(fù)起“違法”的罪名。這恐怕絕不是立法者的初衷。

因此，筆者認(rèn)為作為具體適用于高校檔案工作的《管理辦法》應(yīng)充分考慮到這一實(shí)際情況，在今后修法的過程中能夠?qū)Τ鼍邫n案證明類文件的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，如增加檔案部門僅能根據(jù)已移交檔案中的記載開具相應(yīng)的證明文件等條款。同時(shí)還最好引入義務(wù)性規(guī)范指引，如若館藏檔案中沒有相應(yīng)記錄，應(yīng)當(dāng)告知查詢利用者向原檔案形成單位咨詢等內(nèi)容，以達(dá)到權(quán)利與義務(wù)的平衡。

3.偽造、編造檔案問題?！稒n案法》第二十四條對(duì)具有“涂改、偽造檔案的”行為進(jìn)行處罰的規(guī)定。1）其一般處罰標(biāo)準(zhǔn)為“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”。2）對(duì)利用檔案館的檔案中，犯該項(xiàng)的則“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失”3）企業(yè)事業(yè)組織或者個(gè)人犯該項(xiàng)的則“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；有違法所得的，沒收違法所得；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購(gòu)所出賣或者贈(zèng)送的檔案”?！豆芾磙k法》第四十條規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。”

相比之下，《檔案法》對(duì)違法主體進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分，其處罰就較有針對(duì)性，而具體適用于高校檔案管理的《管理辦法》則明顯存在指向不明確的困境。但若直接按照《檔案法》的規(guī)定對(duì)變?cè)?、偽造高校檔案的違法主體進(jìn)行處罰時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，真正享有處罰權(quán)的主體是“縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門”。事實(shí)上，在實(shí)踐中也鮮見“縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門”對(duì)變?cè)?、偽造高校檔案進(jìn)行處罰的事例。究其原因，筆者認(rèn)為在現(xiàn)行檔案法律制度下，違法者變?cè)?、偽造高校檔案（如學(xué)歷證明、成績(jī)單等）所侵犯高校權(quán)益的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于高校啟動(dòng)一場(chǎng)處罰違法者的成本。

由此，部分利用者抓住這一機(jī)會(huì)，通過一定的技術(shù)手段偽造、變?cè)鞕n案在外“招搖撞騙”，高校檔案部門既不能沒收，又不能處罰，只能被動(dòng)地等待其他部門發(fā)現(xiàn)來再來證偽。這不僅反映了利用者偽造、變?cè)旄咝n案的違反成本低，而且也反映出高校檔案管理部門的弱勢(shì)地位。當(dāng)然，若具體適用于高校檔案工作的部門規(guī)章能夠賦予高校一定的處置權(quán)利，筆者認(rèn)為這一問題就會(huì)迎刃而解。

通過對(duì)高校檔案工作實(shí)務(wù)中出現(xiàn)的信息安全、出具檔案證明、偽變?cè)鞕n案三項(xiàng)內(nèi)容的探討，我們不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案法律法規(guī)在處理這些問題上仍存有一定瑕疵。當(dāng)然，隨著《檔案法》修訂工作的開展，高校檔案法制化建設(shè)道路也將趨于完善。因此，筆者希望通過前述的分析、探討能夠?qū)窈蟾咝n案法律法規(guī)體系的建設(shè)有所裨益。

（作者單位：華東理工大學(xué)檔案館）