大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作者的影響及應(yīng)對(duì)措施

■金 瓊

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作者的影響及應(yīng)對(duì)措施

■金 瓊

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案職業(yè)以及檔案工作者產(chǎn)生了極大的沖擊，但也加快了檔案職業(yè)改革與發(fā)展的進(jìn)度。在這一背景下研究對(duì)檔案工作者的影響及應(yīng)對(duì)措施，有助于改善其生存狀態(tài)及發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也有助于創(chuàng)新檔案理論，豐富檔案實(shí)踐，促使檔案職業(yè)獲得更大的發(fā)展動(dòng)力。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作者的影響

（一）檔案工作者管理方式的轉(zhuǎn)變

一方面，檔案工作者的管理方式在“時(shí)間”層面發(fā)生轉(zhuǎn)變。在長(zhǎng)期的檔案工作實(shí)踐中，大多數(shù)檔案工作者將自身職能定位為“傳”與“承”，過(guò)多注重檔案信息資源的過(guò)去與未來(lái)，通常保持著一種“重藏輕用”的思想，因此勢(shì)必會(huì)造成其與實(shí)踐相脫節(jié)，工作聲譽(yù)遭受損害，從而影響檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們的檔案意識(shí)提高，對(duì)檔案信息資源的需求逐漸增加，檔案工作也顯現(xiàn)出向開(kāi)放型、服務(wù)性、指導(dǎo)型轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)，此時(shí)，檔案工作者的職能在“時(shí)間”這一層面上由“傳”與“承”向“傳”“承”“用”的觀(guān)念轉(zhuǎn)變，“重藏輕用”的思想逐漸淡化，不僅注重過(guò)去和未來(lái)，同時(shí)也開(kāi)始注重現(xiàn)在。

另一方面，檔案工作者的管理方式在“空間”層面發(fā)生轉(zhuǎn)變。長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作者的管理在“空間”層面上多局限在“館”“室”之中，不論是檔案的來(lái)源還是檔案工作者所服務(wù)的對(duì)象、范圍也局限在一定的區(qū)域中，例如傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案信息資源多來(lái)源于本單位的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，而檔案室的服務(wù)對(duì)象也多為本單位。大數(shù)據(jù)時(shí)代，在檔案服務(wù)中引入數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化等大數(shù)據(jù)技術(shù)讓利用者更為便捷地從海量檔案信息中找的到所需要的信息資源，此時(shí)，檔案的來(lái)源以及檔案工作者所服務(wù)的對(duì)象不再受區(qū)域的限制，其服務(wù)范圍也將遍及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。

（二）檔案工作者對(duì)檔案資源操控力的轉(zhuǎn)變

一方面，檔案工作者對(duì)檔案信息資源的控制力逐漸削弱。在過(guò)去的實(shí)踐中，由于檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資信息源的壟斷，人們對(duì)檔案信息的獲取多源于檔案管理機(jī)構(gòu)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們得到檔案信息的途徑增多，更多的檔案信息資源可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊下，檔案工作者對(duì)檔案信息資源的控制力逐漸弱化。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代信息文獻(xiàn)資源共享共建的特點(diǎn)使檔案原本具有的內(nèi)容機(jī)密、保管分散等缺陷日益顯現(xiàn)，檔案工作者必須要利用檔案信息數(shù)字化來(lái)彌補(bǔ)檔案的缺陷，從而不可避免地削弱了其對(duì)檔案信息資源的控制力。

另一方面，檔案工作者對(duì)用戶(hù)利用檔案資源的控制力逐漸削弱。長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，檔案管理部門(mén)主要為本單位或少數(shù)人提供檔案服務(wù)的機(jī)構(gòu)，致使大多數(shù)有檔案資源需求的人們不能及時(shí)有效地利用檔案。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，由于信息管理理念及管理方式的不斷革新，檔案管理的重心也隨之轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息公開(kāi)與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。檔案信息資源只要以不損害國(guó)家秘密、組織利益和個(gè)人隱私為前提，都應(yīng)最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開(kāi)和利用，只有這樣才能有效整合巨大的檔案信息資源，使檔案價(jià)值得以最大發(fā)揮，從而也自覺(jué)地削弱了檔案工作者對(duì)檔案信息資源利用的控制力。

（三）檔案工作者職責(zé)內(nèi)容和管理重心的轉(zhuǎn)變

一方面，檔案工作者職責(zé)內(nèi)容的拓展。傳統(tǒng)時(shí)期，檔案工作者更多注重的是檔案工作，在檔案形成之前的文書(shū)工作往往被忽視，致使檔案工作與文書(shū)工作之間存在著明顯的界限。信息時(shí)代的到來(lái)，電子文件和數(shù)字檔案等多種類(lèi)型的檔案資源隨之應(yīng)運(yùn)而生，文書(shū)工作幾乎依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，文書(shū)工作完成后就能夠即時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔，繼而形成檔案。檔案工作與文書(shū)工作之間的關(guān)系越來(lái)越密切，其界限也變得越來(lái)越模糊。電子文件和數(shù)字檔案的獲得、鑒定等工作與文件形成過(guò)程中的業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，為確保由電子文件和數(shù)字檔案具有原始性、真實(shí)性、可辨性與憑證性的特性，檔案工作者則需要“插手”文件的形成過(guò)程，即對(duì)電子文件等檔案資源與文書(shū)工作進(jìn)行監(jiān)督管理，進(jìn)而保障檔案信息的價(jià)值。因此，檔案工作者職責(zé)內(nèi)容也延伸到文件管理層面，把數(shù)字檔案信息管理要求貫穿文件的生成、流轉(zhuǎn)、管理、利用之中，檔案工作者將進(jìn)行“全程管控”。

另一方面，檔案工作者管理的重心發(fā)生改變。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案實(shí)體作為檔案工作者的管理對(duì)象，對(duì)其收集、整理、保管及利用的過(guò)程自然是檔案工作者所關(guān)注的部分，因此，對(duì)檔案實(shí)體的管理則成為檔案工作者的管理重心。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作者通過(guò)進(jìn)行收集、整理、鑒定、編研等工作，把檔案信息資源分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，當(dāng)用戶(hù)要從如此繁多的資源中找出自己想要的信息時(shí)，檔案工作者就需為其提供指導(dǎo)使其順利找到所要的內(nèi)容，或者將已篩選整理后的資源供人所使用。該意義上來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體已經(jīng)不是檔案工作者管理的唯一內(nèi)容。此種改變使得檔案工作者對(duì)檔案的管理重心由其對(duì)實(shí)體的管理向?qū)π畔ⅰ?duì)知識(shí)的管理轉(zhuǎn)變，由人工控制向智能控制轉(zhuǎn)變。

（四）對(duì)檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響

大數(shù)據(jù)背景下，電子文件和數(shù)字化檔案在檔案資源中的比重增加，檔案工作的開(kāi)展主要借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案的收集、整理、鑒定、編研、保管和利用等日常工作與傳統(tǒng)的檔案管理存在明顯差異。這就需要檔案工作者在熟悉傳統(tǒng)檔案管理方式的同時(shí)，充分掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)發(fā)展規(guī)律和大數(shù)據(jù)發(fā)展理念，在學(xué)習(xí)與實(shí)踐中形成大數(shù)據(jù)思維，提高自身對(duì)數(shù)據(jù)資源的敏感性。逐步增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具有熟悉新技術(shù)與靈活操作新設(shè)備的能力，比如掌握數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化等信息技術(shù)，使檔案資源最大程度得以開(kāi)發(fā)利用，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案工作者還需不斷改善自身的知識(shí)水平、溝通和表達(dá)能力，努力將自身打造成為專(zhuān)業(yè)化程度高、綜合素質(zhì)能力強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)人才。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作者方面的應(yīng)對(duì)策略

（一）增強(qiáng)檔案工作者能夠勝任本職工作的自信心

大數(shù)據(jù)的全面到來(lái)對(duì)社會(huì)中各種職業(yè)產(chǎn)生著多方面的影響，它在促使新型職業(yè)產(chǎn)生的同時(shí)也使一些傳統(tǒng)的職業(yè)面臨著挑戰(zhàn)。許多學(xué)者認(rèn)為，當(dāng)前處于發(fā)展瓶頸的檔案職業(yè)假設(shè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代依然以傳統(tǒng)的模式運(yùn)行，則在不久的未來(lái)，其極有可能被新型職業(yè)所取代甚至消失在歷史的舞臺(tái)。這無(wú)疑給廣大檔案工作者造成了一定的心理壓力。但是，回首檔案職業(yè)發(fā)展的歷史，不論檔案工作者的社會(huì)聲望與地位如何，他們一直在自己的本職崗位上竭盡所能，在一定程度上確保了社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與順利發(fā)展，同時(shí)使得大量歷史文化得以保存、流傳，使得優(yōu)秀文化與文明得以傳承。再者大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理模式，加大了檔案工作管理的難度，但是與此同時(shí)檔案工作也可憑借信息技術(shù)的力量延伸到生活的各個(gè)層面，從而提高檔案工作的影響力。況且在我國(guó)，黨、國(guó)家給予檔案職業(yè)高度重視，對(duì)廣大檔案工作者非常關(guān)心，且為這一職業(yè)的發(fā)展提供了良好的政治、制度條件。綜上原因，檔案工作者無(wú)需擔(dān)心檔案職業(yè)的將來(lái)，要努力思考大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案職業(yè)的生存趨勢(shì)和發(fā)展態(tài)勢(shì)，探討怎樣在社會(huì)變革期間尋求正確的改革途徑與發(fā)展模式，要提高對(duì)檔案職業(yè)的自信心，在詮釋自己社會(huì)使命的前提下增強(qiáng)對(duì)職業(yè)的自豪感和歸屬感，積極投身到對(duì)檔案職業(yè)不懈奮斗中，為檔案職業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展與不斷創(chuàng)新增添永恒的動(dòng)力和有利的保障。

（二）加快檔案工作者職責(zé)內(nèi)容和管理重心的轉(zhuǎn)變

一方面，要促進(jìn)檔案工作者職責(zé)內(nèi)容的擴(kuò)展。當(dāng)前信息技術(shù)迅猛發(fā)展，“檔案工作者的視角和職責(zé)必須從文件的歸宿擴(kuò)展至文件的源流， 將檔案管理的要求嵌入文件管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)文件檔案的一體化管理”。這就必然使得檔案工作者的職責(zé)不能再像傳統(tǒng)時(shí)期那樣以檔案實(shí)體為中心、保持一種“坐等檔案上門(mén)”的檔案管理模式，而是要不斷擴(kuò)展自己主動(dòng)對(duì)文件管理的履行職能，從而為自己爭(zhēng)取較大的生存環(huán)境。大數(shù)據(jù)背景下，在實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化的技術(shù)方面絕非難事，但是這也向檔案工作者提出了更高的要求，檔案工作者必須對(duì)自己?jiǎn)挝坏墓ぷ鞣绞健I(yè)務(wù)內(nèi)容以及文件流程有足夠精準(zhǔn)的掌握，積極參與到對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，將自身的職業(yè)理念轉(zhuǎn)化成信息語(yǔ)言向技術(shù)保障人員進(jìn)行提供，借助技術(shù)保障人員對(duì)檔案工作者需求的理解將職業(yè)理念得以最終實(shí)現(xiàn)，繼而促進(jìn)檔案工作者職責(zé)內(nèi)容的擴(kuò)展，重新找回“文件管理”這一職責(zé)。

另一方面，加快檔案工作者管理重心的轉(zhuǎn)變。首先，檔案工作者要具備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理水平。為了提高對(duì)檔案信息資源的管理，檔案工作者不僅要做好對(duì)檔案信息資源的保管、開(kāi)發(fā)與利用工作，而且還要主動(dòng)參加到處于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理規(guī)范的制定、檔案標(biāo)準(zhǔn)軟件的編定、檔案法規(guī)的規(guī)范等工作之中，并且還需加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的了解，特別是網(wǎng)絡(luò)科技與計(jì)算機(jī)科技的進(jìn)展程度，順應(yīng)當(dāng)下科技的發(fā)展趨勢(shì)，做好檔案管理中軟件、硬件方面更新的功課。其次，檔案工作者要不斷提高檔案信息服務(wù)的能力。大數(shù)據(jù)時(shí)代，僅僅依靠為檔案需求者提供檔案利用很難使檔案自身的作用與價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)，檔案工作者需進(jìn)一步研究檔案潛在的信息內(nèi)容，促進(jìn)檔案資源發(fā)掘的速度、深度及廣度，使自己變成真正意義上檔案資源的參謀者與提供者，從而能夠更好地為檔案需求者提供檔案信息服務(wù)。再次，檔案工作者要加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的指導(dǎo)工作。信息時(shí)代，檔案工作者需對(duì)檔案信息資源與計(jì)算機(jī)條件下的檢索技術(shù)有充分的掌握，然后為檔案利用者能夠迅速、準(zhǔn)確地查找到所需要的信息提供指導(dǎo)技巧。

（三）提升檔案工作者的專(zhuān)業(yè)水平

一方面，要促進(jìn)傳統(tǒng)技能與新技能的融合。傳統(tǒng)時(shí)代，檔案收集、整理、保管、鑒定、編研等技能的應(yīng)用通常是以紙質(zhì)檔案為主。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案資源的呈現(xiàn)形式及管理方式的變化，檔案工作者只有不斷對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行創(chuàng)新才可以適應(yīng)社會(huì)公眾的需求。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化科技的發(fā)展促使檔案呈現(xiàn)出數(shù)字信息的模式，而辦公自動(dòng)化與檔案信息管理兩個(gè)系統(tǒng)的普遍使用也促進(jìn)了電子文件和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕捉與即時(shí)歸檔，這些因素使得大數(shù)據(jù)時(shí)代的收集工作具備了前端控制、自動(dòng)性、即時(shí)性及一體化管理的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的整理工作受檔案信息系統(tǒng)信息自動(dòng)分類(lèi)一系列特性的影響，使信息自動(dòng)檢索、元數(shù)據(jù)標(biāo)引與數(shù)字檔案著錄等成為檔案整理中不可缺少的整理技能。在保管工作中，面對(duì)用戶(hù)對(duì)數(shù)字檔案信息資源長(zhǎng)久保存、資源穩(wěn)定性及信息真實(shí)性的重視程度，數(shù)據(jù)備份與遷移技術(shù)、信息保密技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)得以普遍利用。但是，在促進(jìn)檔案工作者專(zhuān)業(yè)技能創(chuàng)新的同時(shí)，還應(yīng)重視傳統(tǒng)技能的繼承發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)大量的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行鑒定與清理工作能夠防止生成許多數(shù)據(jù)垃圾，還可有效地防止隱私不受損害。同時(shí)，能夠保障數(shù)字檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。編研技能主要是把諸多數(shù)字檔案信息提取精華，進(jìn)行二次文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)，為檔案需求者提供優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)。處在轉(zhuǎn)型階段的檔案職業(yè)，只有將傳統(tǒng)技能與新技能相融合才能促使檔案職業(yè)的穩(wěn)定和有序發(fā)展。

另一方面，要建立專(zhuān)業(yè)的檔案工作者隊(duì)伍。一是注重檔案專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)與現(xiàn)有人員的培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作者的專(zhuān)業(yè)化程度提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作者結(jié)構(gòu)層次的差異以及能力素質(zhì)多樣化的狀況必須要逐步得到改善。不僅要注重對(duì)精通數(shù)據(jù)挖掘與存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)可視化等技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)，還要注重對(duì)當(dāng)前檔案工作者的培訓(xùn)，使其掌握新時(shí)期檔案職業(yè)的相關(guān)理論與工作方法，培育其大數(shù)據(jù)思維，增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息資源的敏銳度。二是要提升檔案工作者的職業(yè)道德水平。提升檔案工作者的職業(yè)道德水平是優(yōu)化檔案隊(duì)伍的前提，能夠使其不斷增強(qiáng)對(duì)自身職業(yè)的自信心、責(zé)任心與自豪感，檔案工作者應(yīng)將此作為自己畢生的信念與追求。三是完善人才培養(yǎng)模式。構(gòu)建檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度，可以正確的進(jìn)行人才錄用，提升該職業(yè)的準(zhǔn)入門(mén)檻，從根源處改變檔案工作者的結(jié)構(gòu)層次，提高職業(yè)道德水平，是改善檔案工作者綜合素質(zhì)的主要手段，尤其是邁向檔案職業(yè)化道路、促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

（作者單位：中國(guó)太原衛(wèi)星發(fā)射中心）