張立秋
(國(guó)網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司通遼供電公司 內(nèi)蒙古 通遼 028000)
新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理實(shí)踐與探索
張立秋
(國(guó)網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司通遼供電公司 內(nèi)蒙古 通遼 028000)
隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,社會(huì)生活的信息化水平越來(lái)越高,信息技術(shù)走入企業(yè)辦公,企業(yè)檔案管理的信息化水平提高。在電力企業(yè)中,檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重點(diǎn),做好檔案管理可以促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高,促進(jìn)企業(yè)工作效率的提高。在新時(shí)期里,信息化技術(shù)為電力企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展方向,檔案管理開始走向現(xiàn)代化方向。
電力企業(yè);檔案管理;重要性;實(shí)踐;探索
電力企業(yè)檔案是記錄電力企業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)寫照,伴隨著我國(guó)電力工業(yè)的飛速發(fā)展,以往的電力企業(yè)管理已經(jīng)不能應(yīng)對(duì)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展了。目前的電力企業(yè)已經(jīng)暴露出許多問題急需解決,尤其是電力企業(yè)檔案管理問題。為了更好的與社會(huì)發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng),電力企業(yè)必須做出調(diào)整,勇于創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn)。在解決電力企業(yè)檔案問題這個(gè)難題的同時(shí),也要將這次改革看成一種機(jī)遇,為未來(lái)的電力工業(yè)建立良好的發(fā)展平臺(tái)。
電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作不可或缺的一部分,也是電力企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié),是電力企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)的有力保證。一個(gè)科學(xué)有效的電力企業(yè)管理制度不僅可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,還可以為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。電力企業(yè)檔案記錄著電力企業(yè)活動(dòng)最原始的數(shù)據(jù),對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著十分重要的作用,是電力企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程的真實(shí)寫照。當(dāng)電力企業(yè)出現(xiàn)意外情況時(shí),可以通過查詢電力企業(yè)檔案找出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,這樣既提高了工作效率,還增加了工作經(jīng)驗(yàn)。換句話說(shuō),電力企業(yè)管理就是電力企業(yè)不可估量的寶貴財(cái)富。因此,就目前我國(guó)的電力企業(yè)管理情況來(lái)看,檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視,應(yīng)該以科學(xué)創(chuàng)新的理念,制定出適合現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案管理制度,加快企業(yè)檔案管理信息化步伐,為電力企業(yè)發(fā)展提供有力的資源,促進(jìn)電力企業(yè)向著更好更強(qiáng)的方向發(fā)展。
要提高檔案管理水平,那么首先必須有一支精干的檔案管理隊(duì)伍,電力企業(yè)要強(qiáng)化管理,優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行。
(1)提高思想認(rèn)識(shí),將檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)統(tǒng)籌工作來(lái)抓,在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建出多層管理體制,企業(yè)總經(jīng)理親自抓檔案管理工作,檔案管理部門負(fù)責(zé)人做好管理工作,各個(gè)科室的檔案人員做好各個(gè)檔案的收集、整理、保存等工作,形成三層檔案管理組織結(jié)構(gòu)。將檔案管理工作與員工的業(yè)績(jī)考核結(jié)合起來(lái),并輔之以合適的激勵(lì)機(jī)制,促使相關(guān)工作人員不斷提高自身素質(zhì),提高工作效率,促進(jìn)檔案的有序管理。
(2)規(guī)范管理工作流程。電力企業(yè)的檔案非常多,分為很多不同類型,因此,首先要對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分,然后對(duì)檔案進(jìn)行劃分,明確每種類型檔案的記錄、保存方式,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
(3)監(jiān)督指導(dǎo)到位。定期組織檔案管理人員對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行檔案管理指導(dǎo),定期對(duì)下屬公司進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在電力工程項(xiàng)目中,事前下發(fā)檔案管理任務(wù)書,事后監(jiān)督檢查檔案管理情況,事后驗(yàn)收檔案管理,全過程控制檔案管理,提高檔案管理水平。
在建立健全電力企業(yè)檔案管理制度的過程中,應(yīng)該嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī),在掌握電力企業(yè)檔案管理工作具體細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)上使現(xiàn)有的法律法規(guī)更加規(guī)范。同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)責(zé)任制,將明確的分工理念融入到檔案管理工作中去,嚴(yán)控管理流程。在實(shí)際管理中,不能僅僅依靠法律文件,還要結(jié)合具體而細(xì)化的責(zé)任管理方法,通過細(xì)化的責(zé)任編制方案可以避免出現(xiàn)資料整理上的麻煩,明確資料收集的方向。檔案管理制度的建設(shè)一定要突出較強(qiáng)的可操作性以及科學(xué)合理性,使其按照一定的順序進(jìn)行,對(duì)過程中的歸檔范圍和立卷歸檔以及交接驗(yàn)收進(jìn)行更加明確的規(guī)定。此外,還要落實(shí)檔案整理入檔責(zé)任制,以此提高員工的檔案意識(shí),保證檔案管理的內(nèi)容更加完整、服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)、系統(tǒng)信息傳遞更加準(zhǔn)確、操作流程更加規(guī)范。
信息技術(shù)已深入到社會(huì)生活的方方面面,電力企業(yè)電子檔案也越來(lái)越多,但是,電力企業(yè)卻并沒有為檔案管理建設(shè)起專門的信息化系統(tǒng)。在當(dāng)前形勢(shì)下,電力企業(yè)要加大檔案管理投入,利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行改革。首先,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性,并對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。其次,利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和信息數(shù)字設(shè)備,聘請(qǐng)專門人員來(lái)建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng),充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源,促進(jìn)信息化建設(shè)。最后,信息化系統(tǒng)投入運(yùn)行之后,要有專門的管理人員對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)管理,保證信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行,促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。
檔案管理的重點(diǎn)是提高檔案的利用水平,使歷史檔案真正為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。因此,企業(yè)要做好檔案利用服務(wù)工作。首先,檔案管理人員根據(jù)檔案管理制度來(lái)形成科學(xué)合理的檔案保存方法,建設(shè)完善的檔案檢索系統(tǒng),要利用檔案時(shí),可以迅速通過檢索系統(tǒng)獲知檔案的信息。其次,減少紙質(zhì)化檔案的利用,多利用電子檔案。使用電子檔案后,可以多個(gè)人同時(shí)利用一份檔案,也可以實(shí)現(xiàn)快速利用檔案的目的,節(jié)約時(shí)間。當(dāng)然,檔案的原件必須是以紙質(zhì)檔案存在,這樣避免因電子檔案丟失導(dǎo)致企業(yè)遭受巨大損失,同時(shí)盡量減少紙質(zhì)檔案的利用。
電力企業(yè)的檔案管理應(yīng)納入法制軌道,促進(jìn)檔案管理的制度化和規(guī)范化。首先,加強(qiáng)法制宣傳,如《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育,切實(shí)落實(shí)國(guó)家相關(guān)檔案管理的政策方針,提高檔案管理的法制化水平。其次,依法治檔。電力企業(yè)的檔案管理工作要用相關(guān)法律法規(guī)來(lái)約束自己的行為,提高依法治檔的自覺性和檔案管理水平。
隨著電力企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大,電力企業(yè)要看到自身檔案管理中存在的問題,注重檔案管理的改革創(chuàng)新,努力促進(jìn)檔案管理水平的提高,促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化,以高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理來(lái)促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。電力企業(yè)要充分利用信息化技術(shù),注重檔案管理信息化建設(shè)。與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新,不斷尋求檔案管理的改革創(chuàng)新。
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[2]董教素.淺析電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013(5).