新時期電力企業(yè)檔案管理實踐與探索

張立秋

（國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司通遼供電公司 內(nèi)蒙古 通遼 028000）

新時期電力企業(yè)檔案管理實踐與探索

張立秋

（國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司通遼供電公司 內(nèi)蒙古 通遼 028000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的發(fā)展，社會生活的信息化水平越來越高，信息技術(shù)走入企業(yè)辦公，企業(yè)檔案管理的信息化水平提高。在電力企業(yè)中，檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重點，做好檔案管理可以促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高，促進(jìn)企業(yè)工作效率的提高。在新時期里，信息化技術(shù)為電力企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展方向，檔案管理開始走向現(xiàn)代化方向。

電力企業(yè)；檔案管理；重要性；實踐；探索

電力企業(yè)檔案是記錄電力企業(yè)歷史發(fā)展的真實寫照，伴隨著我國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，以往的電力企業(yè)管理已經(jīng)不能應(yīng)對當(dāng)前的社會發(fā)展了。目前的電力企業(yè)已經(jīng)暴露出許多問題急需解決，尤其是電力企業(yè)檔案管理問題。為了更好的與社會發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng)，電力企業(yè)必須做出調(diào)整，勇于創(chuàng)新，與時俱進(jìn)。在解決電力企業(yè)檔案問題這個難題的同時，也要將這次改革看成一種機遇，為未來的電力工業(yè)建立良好的發(fā)展平臺。

一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作不可或缺的一部分，也是電力企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，是電力企業(yè)贏得市場競爭主動權(quán)的有力保證。一個科學(xué)有效的電力企業(yè)管理制度不僅可以提升企業(yè)的競爭力，還可以為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。電力企業(yè)檔案記錄著電力企業(yè)活動最原始的數(shù)據(jù)，對生產(chǎn)經(jīng)營有著十分重要的作用，是電力企業(yè)成長發(fā)展歷程的真實寫照。當(dāng)電力企業(yè)出現(xiàn)意外情況時，可以通過查詢電力企業(yè)檔案找出相應(yīng)的應(yīng)對措施，這樣既提高了工作效率，還增加了工作經(jīng)驗。換句話說，電力企業(yè)管理就是電力企業(yè)不可估量的寶貴財富。因此，就目前我國的電力企業(yè)管理情況來看，檔案部門需要加強對檔案管理的重視，應(yīng)該以科學(xué)創(chuàng)新的理念，制定出適合現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案管理制度，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，為電力企業(yè)發(fā)展提供有力的資源，促進(jìn)電力企業(yè)向著更好更強的方向發(fā)展。

二、新時期電力企業(yè)檔案管理的探索

1.強化管理，優(yōu)化檔案管理隊伍建設(shè)

要提高檔案管理水平，那么首先必須有一支精干的檔案管理隊伍，電力企業(yè)要強化管理，優(yōu)化檔案管理隊伍建設(shè)勢在必行。

（1）提高思想認(rèn)識，將檔案管理作為一項基礎(chǔ)統(tǒng)籌工作來抓，在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建出多層管理體制，企業(yè)總經(jīng)理親自抓檔案管理工作，檔案管理部門負(fù)責(zé)人做好管理工作，各個科室的檔案人員做好各個檔案的收集、整理、保存等工作，形成三層檔案管理組織結(jié)構(gòu)。將檔案管理工作與員工的業(yè)績考核結(jié)合起來，并輔之以合適的激勵機制，促使相關(guān)工作人員不斷提高自身素質(zhì)，提高工作效率，促進(jìn)檔案的有序管理。

（2）規(guī)范管理工作流程。電力企業(yè)的檔案非常多，分為很多不同類型，因此，首先要對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分，然后對檔案進(jìn)行劃分，明確每種類型檔案的記錄、保存方式，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

（3）監(jiān)督指導(dǎo)到位。定期組織檔案管理人員對各個部門進(jìn)行檔案管理指導(dǎo)，定期對下屬公司進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在電力工程項目中，事前下發(fā)檔案管理任務(wù)書，事后監(jiān)督檢查檔案管理情況，事后驗收檔案管理，全過程控制檔案管理，提高檔案管理水平。

2.規(guī)范電力企業(yè)檔案管理制度

在建立健全電力企業(yè)檔案管理制度的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，在掌握電力企業(yè)檔案管理工作具體細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)上使現(xiàn)有的法律法規(guī)更加規(guī)范。同時還要強調(diào)責(zé)任制，將明確的分工理念融入到檔案管理工作中去，嚴(yán)控管理流程。在實際管理中，不能僅僅依靠法律文件，還要結(jié)合具體而細(xì)化的責(zé)任管理方法，通過細(xì)化的責(zé)任編制方案可以避免出現(xiàn)資料整理上的麻煩，明確資料收集的方向。檔案管理制度的建設(shè)一定要突出較強的可操作性以及科學(xué)合理性，使其按照一定的順序進(jìn)行，對過程中的歸檔范圍和立卷歸檔以及交接驗收進(jìn)行更加明確的規(guī)定。此外，還要落實檔案整理入檔責(zé)任制，以此提高員工的檔案意識，保證檔案管理的內(nèi)容更加完整、服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)、系統(tǒng)信息傳遞更加準(zhǔn)確、操作流程更加規(guī)范。

3.促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)已深入到社會生活的方方面面，電力企業(yè)電子檔案也越來越多，但是，電力企業(yè)卻并沒有為檔案管理建設(shè)起專門的信息化系統(tǒng)。在當(dāng)前形勢下，電力企業(yè)要加大檔案管理投入，利用信息化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行改革。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。其次，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和信息數(shù)字設(shè)備，聘請專門人員來建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)，充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源，促進(jìn)信息化建設(shè)。最后，信息化系統(tǒng)投入運行之后，要有專門的管理人員對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)管理，保證信息系統(tǒng)的安全運行，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。

4.做好檔案利用服務(wù)工作

檔案管理的重點是提高檔案的利用水平，使歷史檔案真正為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。因此，企業(yè)要做好檔案利用服務(wù)工作。首先，檔案管理人員根據(jù)檔案管理制度來形成科學(xué)合理的檔案保存方法，建設(shè)完善的檔案檢索系統(tǒng)，要利用檔案時，可以迅速通過檢索系統(tǒng)獲知檔案的信息。其次，減少紙質(zhì)化檔案的利用，多利用電子檔案。使用電子檔案后，可以多個人同時利用一份檔案，也可以實現(xiàn)快速利用檔案的目的，節(jié)約時間。當(dāng)然，檔案的原件必須是以紙質(zhì)檔案存在，這樣避免因電子檔案丟失導(dǎo)致企業(yè)遭受巨大損失，同時盡量減少紙質(zhì)檔案的利用。

5.加強法制宣傳，提高“依法治檔”的自覺性

電力企業(yè)的檔案管理應(yīng)納入法制軌道，促進(jìn)檔案管理的制度化和規(guī)范化。首先，加強法制宣傳，如《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育，切實落實國家相關(guān)檔案管理的政策方針，提高檔案管理的法制化水平。其次，依法治檔。電力企業(yè)的檔案管理工作要用相關(guān)法律法規(guī)來約束自己的行為，提高依法治檔的自覺性和檔案管理水平。

三、結(jié)語

隨著電力企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，電力企業(yè)要看到自身檔案管理中存在的問題，注重檔案管理的改革創(chuàng)新，努力促進(jìn)檔案管理水平的提高，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，以高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理來促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。電力企業(yè)要充分利用信息化技術(shù)，注重檔案管理信息化建設(shè)。與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，不斷尋求檔案管理的改革創(chuàng)新。

[1]吳淑麗.加強電力企業(yè)檔案管理之我見[J].科技資訊，2013（1）.

[2]董教素.淺析電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013（5）.