新形勢下檔案管理信息化的研究

薛建平

（河北省灤平縣公安交通警察大隊(duì) 068250）

新形勢下檔案管理信息化的研究

薛建平

（河北省灤平縣公安交通警察大隊(duì) 068250）

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

檔案管理；信息化；新形勢；研究

在科技日新月異、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，在我們對信息資源共享的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)對檔案管理如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化作出探討，致力于提高檔案信息技術(shù)的建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在現(xiàn)階段，盡管已經(jīng)有許多單位開始實(shí)施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。根據(jù)本人的工作經(jīng)驗(yàn)，文書檔案和人事檔案室一般在較高樓層，和辦公室相距較遠(yuǎn)，不便于查閱紙質(zhì)檔案，且經(jīng)常閱讀也會(huì)對檔案造成一定損壞。當(dāng)前許多領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案工作重視不夠，對檔案信息化工程認(rèn)知不夠，因而對其投入的力度也不大。且當(dāng)前檔案沒有專職人員管理檔案，檔案管理人員缺乏信息化的培訓(xùn)。為了能夠更好發(fā)揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應(yīng)面對現(xiàn)實(shí)，積極尋求有效可行的方法，推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化管理。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

在檔案信息化建設(shè)的發(fā)展中，由于設(shè)備簡陋、經(jīng)費(fèi)不足、不夠重視等多方面問題，導(dǎo)致部分單位信息化的管理手段較為落后，對檔案的信息化建設(shè)及整體優(yōu)勢的發(fā)揮造成了阻礙。

（二）檔案信息的制度不規(guī)范

一般單位的檔案室缺少專門存儲(chǔ)檔案的磁介質(zhì)設(shè)備，而數(shù)字檔案對于設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，這對檔案信息的管理帶來一定的困擾。且由于單位使用的是局域網(wǎng)，員工只能根據(jù)各自權(quán)限讀取文件，且沒有具體文件路徑，往往隨意存儲(chǔ)文件，不便查閱。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)不重視

檔案信息化沒有直接經(jīng)濟(jì)效益，只有潛在的經(jīng)濟(jì)效益。而單位領(lǐng)導(dǎo)往往在此方面的規(guī)劃上面，存在著花錢費(fèi)力立檔的看法，并沒有考慮到長久的利益，因而對其發(fā)展不夠重視。

（四）信息安全較差

信息化、網(wǎng)絡(luò)化在帶來便利的同時(shí)，也存在很大的安全問題。近年來，由于計(jì)算機(jī)病毒和黑客威脅信息安全，帶來的安全損失逐年增長。除去外來侵入的安全隱患，計(jì)算機(jī)本身的防護(hù)措施如不到位，有可能會(huì)導(dǎo)致檔案與電子文件產(chǎn)生沖突，造成數(shù)據(jù)庫破壞，公務(wù)系統(tǒng)癱瘓。

（五）資源共享未達(dá)到需求

檔案信息化建設(shè)要求很強(qiáng)的開放性，滿足公眾對于檔案的多樣化需求是要靠檔案信息的開發(fā)共享才能完成。但當(dāng)前在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員思想較為保守，對于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏差。許多人認(rèn)為所謂檔案信息化即為檔案數(shù)字化，但檔案的數(shù)字化只起到提高查詢效率的作用，沒實(shí)現(xiàn)信息的共享，不能提供方便檔案的信息查閱服務(wù)。

三、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

檔案的信息化符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需求，隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，檔案的管理方式逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，如文件的起草、催辦、歸檔等過程的統(tǒng)一事項(xiàng)和管理都在計(jì)算機(jī)和電子通訊技術(shù)中。將辦公的各步驟納入網(wǎng)絡(luò)管理中，使檔案信息的查閱具有更高的真實(shí)性。系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，保障了檔案在共享中的完整性。這些變化預(yù)示檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和電子化是當(dāng)前檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)節(jié)信息化，加速檔案信息自動(dòng)化的建設(shè)，提升系統(tǒng)的整體功能，建立健全檔案信息機(jī)制迫在眉睫。

四、檔案信息化建設(shè)對策

（一）加強(qiáng)監(jiān)管，形成制度化管理流程

單位的領(lǐng)導(dǎo)核心部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理部門進(jìn)行深入的檢查，依照《檔案法》條例規(guī)定，，確保檔案管理工作納入法制軌道。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)強(qiáng)化檔案規(guī)范查處意識(shí)，嚴(yán)肅處理檔案管理中存在的不合法行為。在進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督過程中，應(yīng)加大檢查力度，杜絕從輕處理現(xiàn)象，維護(hù)檔案法規(guī)，確保單位內(nèi)部檔案的安全管理流程。

（二）加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備

擁有配套的軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息化管理的必要條件，主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件三個(gè)部分。對于應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)當(dāng)將開放性與包容性放在首位，同時(shí)兼顧應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展性。作為一個(gè)軟件存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全性，并能夠根據(jù)情況，靈活操作平臺(tái)各個(gè)板塊。其功能性也應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。其中所運(yùn)用到的關(guān)鍵技術(shù)是在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息領(lǐng)域最優(yōu)發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理的軟件和硬件設(shè)備，提高檔案管理的技術(shù)含量，有效實(shí)現(xiàn)該技術(shù)的先進(jìn)性。

（三）建立高素質(zhì)的企業(yè)檔案群體

建立一支具有很高的文化素質(zhì)。業(yè)務(wù)能力的檔案隊(duì)伍是當(dāng)前企業(yè)檔案群體建設(shè)的首要任務(wù)。首先，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理群體的政治素養(yǎng)，按照國家和黨的政策和單位的規(guī)章制度來辦事，將為人民服務(wù)放在首要位置。其次，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理群體的文化素養(yǎng)。要做好檔案管理工作，不僅需要管理人員掌握專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)掌握必要的科學(xué)文化知識(shí)和文字基礎(chǔ)。最后，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理群體的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分掌握檔案管理相關(guān)的專業(yè)性知識(shí)和理論，依照檔案特有的特點(diǎn)，完善、準(zhǔn)確管理檔案信息，提供及時(shí)、有效地服務(wù)。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案事業(yè)的重要組成和發(fā)展方向，也是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，更是實(shí)現(xiàn)高信息提供服務(wù)的必經(jīng)之路。因此，應(yīng)當(dāng)加快腳步進(jìn)行檔案信息化和現(xiàn)代化，促使事業(yè)單位早日完成檔案信息化建設(shè)。