檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究進(jìn)展

衛(wèi)淼長春市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林長春　130051

檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究進(jìn)展

衛(wèi)淼
長春市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林長春130051

醫(yī)院檔案是醫(yī)院是醫(yī)院在經(jīng)營和管理過程中的寶貴醫(yī)療資料，其記錄著各類疾病的臨床醫(yī)治經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)學(xué)研究、病源追蹤、疫情防治及醫(yī)療水平的提高提供理論依據(jù)，做好醫(yī)院檔案管理，建立規(guī)范、完整的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理更加科學(xué)化及信息化，其不僅是醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)療進(jìn)步的必要前提，也是保障人民身心健康的重要措施，該研究就目前醫(yī)院檔案管理中所存在的一些問題，提出檔案管理模式改革后醫(yī)院檔案管理的相關(guān)運(yùn)行策略。

檔案管理；模式改革；應(yīng)用進(jìn)展

檔案是醫(yī)院管理醫(yī)院員工的重要組成部分，是一個(gè)員工工作中的原始憑據(jù)，記錄員工個(gè)人發(fā)展、技術(shù)發(fā)展的全過程，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案信息管理的建設(shè)，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措，在既往檔案管理過程中，一直存在一些問題［1］，隨著代化醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院管理要求更高。以往的檔案工作管理方式已不適合現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著醫(yī)務(wù)人員數(shù)量的增加，流動(dòng)性增大，醫(yī)院檔案管理工作面臨新的改建，例如，進(jìn)一步完善和規(guī)范的檔案管理制度，一些資料缺失，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案管理人員的水平較差等，檔案管理需要與信息化接軌，使得在當(dāng)今社會(huì)主義體制下，要對檔案管理模式予以轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，體現(xiàn)醫(yī)院管理能力，目前只有在對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及其存在問題充分了解的前提下，進(jìn)一步采取針對性的對策，提出科學(xué)的管理檔案的對策，才能夠更好地做好醫(yī)院檔案管理工作，提高管理水平，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)療領(lǐng)域中的作用。

1　醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)落后

因醫(yī)院檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜、載體復(fù)雜，管理難度大，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)也面臨著許多困難，各家醫(yī)院檔案管理軟件、管理信息系統(tǒng)多種多樣，模塊之間存在兼容性低的特點(diǎn)。且在院內(nèi)，不同部門管理各自的系統(tǒng)，各部門的檔案信息資源成為了相對獨(dú)立的個(gè)體，資源無法得到有效的共享。建設(shè)資金投入不足，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽干機(jī)、空調(diào)等設(shè)施陳舊老化不能及時(shí)更新，辦公室、庫房混用，不能做到檔案庫房、辦公室、閱檔室、微機(jī)室分開。資金投入醫(yī)療技術(shù)，忽視檔案管理工作，沒有充分利用計(jì)算機(jī)各種軟件等現(xiàn)代化的檔案管理，很多檔案管理仍然以手工編輯、檢索，降低了檔案管理效率和質(zhì)量。

1.2檔案信息化管理的意識淡薄

因職能部門的分工更加細(xì)化，醫(yī)院信息化系統(tǒng)所形成的電子文件往往存在于多個(gè)職能部門的日常工作中，各科室間管理分散，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)主要抓臨床業(yè)務(wù)，重醫(yī)療、輕后勤，沒有把人事檔案的管理納入醫(yī)院發(fā)展與管理中來，檔案管理工作得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒有樹立檔案就是資源，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院發(fā)展的觀念。而工作人員管理意識淡薄，這些均制約了醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)［2］。

1.3檔案信息化建設(shè)缺乏具有相關(guān)人才

檔案部門工作人員的年齡結(jié)構(gòu)層次較大，醫(yī)院檔案管理人員面臨老齡化，知識結(jié)構(gòu)比較陳舊。而專業(yè)的檔案管理人員不是計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)，缺乏計(jì)算機(jī)知識，對檔案管理的各種操作系統(tǒng)沒有了解或不會(huì)操作，檔案管理知識的復(fù)合型人才缺乏，是導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化程度比較低的主要原因。很多醫(yī)院都重視臨床人才的引進(jìn)，沒有將培養(yǎng)檔案管理人員納入工作計(jì)劃，而高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才也不會(huì)選擇到醫(yī)院從事檔案管理工作。導(dǎo)致先進(jìn)的管理缺乏活力的人和創(chuàng)新性理念，更無法契合新醫(yī)改的新要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用程度不高使得在檔案信息的整理和檢索上現(xiàn)代化程度比較低，整體上導(dǎo)致了醫(yī)院現(xiàn)代化管理程度不高。

1.4電子檔案管理模式有待進(jìn)一步改進(jìn)

各個(gè)職能部門未對電子檔案的歸檔管理制定完善的標(biāo)準(zhǔn)，沒有明確電子文件的歸檔范圍，分類管理以及細(xì)則等，導(dǎo)致醫(yī)院的重要電子檔案的破壞，對正常的工作生活帶來重復(fù)和浪費(fèi)，影響到了醫(yī)院檔案信息化的正常發(fā)展［3］。

2　醫(yī)院檔案管理模式改革策略

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，其主要改革策略有以下幾點(diǎn)。

2.1加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的利用

數(shù)字化以及信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的基本工具，目前除個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，但對于三甲醫(yī)院還要繼續(xù)加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息的合理利用，雖然傳統(tǒng)的檔案信息資源管理更新已經(jīng)結(jié)束，但長久以來，醫(yī)院檔案管理模式和軟件系統(tǒng)還存在老化，所以在醫(yī)院檔案信息資源管理的過程中，需要對管理的理念不斷更新，軟件系統(tǒng)還需要升級和維護(hù)，要加強(qiáng)檔案管理過程中的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，不斷整合數(shù)字檔案信息資源，促進(jìn)檔案資源管理水平的不斷提升，建立相對獨(dú)立的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)［4］，與當(dāng)前的院內(nèi)辦公網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)區(qū)分開來，進(jìn)行數(shù)字檔案硬件建設(shè)的過程中，根據(jù)人員的流動(dòng)性，職稱的變化性，存儲(chǔ)、查詢等及時(shí)更改。定期完善基礎(chǔ)設(shè)施，與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)軟件建設(shè)，改善和完善已經(jīng)建立操作系統(tǒng)，確保系統(tǒng)更加安全可靠，盡可能滿足各種資料信息以及數(shù)據(jù)管理的正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院中各個(gè)辦公系統(tǒng)的銜接。

2.2提高醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)人引進(jìn)專業(yè)人才

檔案管理人員是直接接觸檔案管理工作的人員，直接參與醫(yī)院檔案工作管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平對檔案的管理效果將產(chǎn)生直接的影響，醫(yī)院檔案管理者的培訓(xùn)工作是檔案管理工作先決條件，檔案專業(yè)的研究生、本科生還是醫(yī)院重點(diǎn)缺少的人才，相對缺乏專業(yè)性人才。進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有醫(yī)院檔案人員的能力培養(yǎng)，先從通過檔案管理宣傳教育工作開展，在主觀認(rèn)識上使得院內(nèi)工作人員的檔案意識增強(qiáng)，具有責(zé)任感和使命感，促進(jìn)管理水平得到顯著的提高，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。由檔案管理專業(yè)人員實(shí)施管理工作，并對他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，具備利用信息化軟件管理檔案的能力。

院內(nèi)可以開展多種培訓(xùn)形式，將培訓(xùn)的內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，如講課、經(jīng)驗(yàn)交流、具體問題現(xiàn)場演示，定期檢查工作等突出實(shí)用性以及針對性的方式，使他們熟練掌握檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，抓住工作重點(diǎn)，真正能夠掌握到醫(yī)院檔案管理的基本知識，提高對醫(yī)院檔案管理的認(rèn)知程度。作為檔案管理人員端正態(tài)度，積極學(xué)習(xí)，找到工作中的不足之處，不斷提高自己的管理水平與技能，才能更加詳細(xì)、科學(xué)地管理醫(yī)院檔案，滿足醫(yī)院對檔案管理工作的需要，提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，以便為醫(yī)院人力資源提供更好的服務(wù)［5］。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要明確檔案管理者的職責(zé)分工，具體工作細(xì)劃到人，明確主要工作的總體發(fā)展方向，實(shí)踐中找出最適合本醫(yī)院的管理方式。此外，由于當(dāng)前檔案管理需要逐步實(shí)現(xiàn)信息化［6］，所以在對檔案管理人才的選拔方面，需要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，選擇具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員參與到檔案管理過程中，對在崗人員加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提升其業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)素養(yǎng)，在培訓(xùn)過程中，采取長訓(xùn)以及短訓(xùn)相結(jié)合的方式，定期對其業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固其計(jì)算機(jī)操作能力，從而使得醫(yī)院的檔案管理效率進(jìn)一步提高。

2.3提高檔案保存工作的質(zhì)量

隨著信息化的發(fā)展，各行各業(yè)工作中都應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代化設(shè)施的投入。充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案管理的信息數(shù)據(jù)平臺，將醫(yī)院檔案資料輸入、掃描、存儲(chǔ)到計(jì)數(shù)機(jī)內(nèi)，大大提高信息的利用效率，這樣能夠大量存儲(chǔ)檔案并提高檔案的安全系數(shù)。

2.4健全管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理

長久以來，醫(yī)院重業(yè)務(wù)輕文檔，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率的下降，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)若對醫(yī)院的檔案工作依舊停留在傳統(tǒng)檔案保管上，將很大程度上制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，所以進(jìn)一步明確和規(guī)范檔案管理機(jī)制，對于提高醫(yī)院檔案管理水平有著十分重要的意義。相關(guān)人員需要明確檔案維護(hù)的完整以及安全的意義［8］，要在檔案保管的具體工作中做到規(guī)范地收集檔案并完整歸檔，防止檔案被破壞，確保檔案安全。檔案部門要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立起一整套適應(yīng)于本醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)的管理制度。以制度的建設(shè)作為總綱領(lǐng)，分管醫(yī)院檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)加大監(jiān)管力度，督促相關(guān)工作人員嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集和上報(bào)。

2.5實(shí)行集中統(tǒng)一管理，健全管理制度

需要集中統(tǒng)一管理，設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案管理，規(guī)范和完善管理流程，健全各項(xiàng)檔案管理制度，明確醫(yī)院各個(gè)職能部門的歸檔及分享職能，制定必要的輔助考核機(jī)制，確保各類檔案完整、及時(shí)的歸檔。加快相關(guān)法律法規(guī)的完善，這樣就能夠使得檔案的管理有據(jù)可查，明確的標(biāo)準(zhǔn)有利于規(guī)范工作人員的行為規(guī)范。最終使得檔案管理有法可依。同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院職工對檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高職工對檔案的了解與認(rèn)識，從而更好地配合檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作，保證檔案的真實(shí)性和完整性。確立統(tǒng)一的技術(shù)操作規(guī)范，統(tǒng)一的電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性，建立健全電子檔案管理制度［9］。

3　結(jié)語

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的日常管理中十分重要。對醫(yī)院的正常發(fā)展起到十分關(guān)鍵的作用。在科技飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于檔案管理中，過去的檔案管理存在的問題也逐漸被解決，使得檔案管理水平得到了有效的提高，醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理改革模式中應(yīng)從對管理機(jī)制、管理制度的健全以及檔案管理人員素質(zhì)的提高等方面積極改善，使得檔案管理水平得到全面提高，更好地服務(wù)于醫(yī)院工作。

［1］李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.中國醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2011，8 （3）：125-126.

［2］李秀云，李莉，段慧，等.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動(dòng)化的管理對策［J］.中國醫(yī)刊，2014（10）：101-102，104.

［3］申琪，李敏.醫(yī)院檔案管理改革若干問題分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）：191.

［4］呂雙文.對醫(yī)院檔案管理改革的思考［J］.黑龍江科技信息，2009（8）：172.

［5］何立卡.思想政治工作在醫(yī)院人力資源管理中應(yīng)用探討［C］//中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、科技與企業(yè)雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.軟科學(xué)論壇-公共管理體制改革與發(fā)展研討會(huì)論文集.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、科技與企業(yè)雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2014：1.

［6］馬亮.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的新思路［J］.卷宗，2015，5 （9）：106.

［7］曾紅華.醫(yī)院人力資源檔案管理與相關(guān)法規(guī)研究［J］.黑龍江史志，2014（7）：73-74.

［8］黃衛(wèi)東.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究［J］.中國管理信息化，2015（7）：181-182.

［9］張軼森，杜鵬飛.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析［J］.信息技術(shù)與信息化，2014（10）：134-135.

Application Research Process of File Management Mode Reform in the Hospital File Management

WEI Miao
Maternal and Child Health and Family Planning Center，Changchun，Jilin Province，130051 China

Hospital files are the valuable medical data of hospital in the operation and management process，and they record the clinical medical experience of various diseases and provide theoretical basis for the medical research，disease source tracing，epidemic prevention and cure and improvement of medical level，doing a good job in the hospital file management，constructing standardized and complete file management system，improve the professional quality of file management staff and realize the file management more scientific and informational are not only the necessary preconditions of hospital development and medical process but also the important measures of ensuring the people's mental and physical health.The paper puts forwards the relevant operation strategies of hospital file management after the file management mode reform aiming at some problems existing in the hospital file management at present.

File management；Mode reform；Application process

R47

A

1672-5654（2016）07（b）-0147-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.20.147

衛(wèi)淼（1982.6-），女，吉林人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

（2016-04-19）