基于提升計生檔案服務(wù)和管理能力的探究

都本芹

雙遼市茂林鎮(zhèn)計生辦，吉林　雙遼　136400

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基于提升計生檔案服務(wù)和管理能力的探究

都本芹

雙遼市茂林鎮(zhèn)計生辦，吉林雙遼136400

隨著社會的發(fā)展，如今我國對人口和計劃生育檔案管理提出了更高的要求。計生檔案作為各項檔案的重要組成部分，對其的管理應(yīng)當(dāng)具有先進性、規(guī)范性、科學(xué)性等。但在實際管理中，傳統(tǒng)管理觀念、經(jīng)費等因素嚴重制約了計生管理能力的提升，致使無法合理開發(fā)和應(yīng)用計生檔案資源。本文主要分析了計生檔案管理服務(wù)原則，并針對加強計生檔案管理的措施進行了研究和探討。

計生檔案；管理能力；服務(wù)措施

隨著檔案管理理念的進步，傳統(tǒng)計生檔案管理方法受到了人們的詬病。如今我國人口和計劃生育工作向著法制化和制度化方向發(fā)展，傳統(tǒng)計生檔案管理步伐滿足人口和計劃生育工作的需求，因此計生檔案管理部門需要提升計生檔案管理能力，合理開發(fā)應(yīng)用計生檔案管理資源，促進我國人口和計劃生育工作的發(fā)展。

一、計生檔案管理服務(wù)原則

計劃生育工作是促進我國進步的重要措施，而計生檔案作為計劃生育工作所產(chǎn)生的資料，其對于推動我國計劃生育工作法制化發(fā)展起到重要的作用，因此檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理服務(wù)原則加強計生檔案管理。

(一)計生檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)原則

傳統(tǒng)檔案管理方式下，工作人員主要是作為計生檔案實體的保管人員，沒有合理利用檔案資源。而隨著管理觀念的變換，如今檔案管理工作更加注重合理利用，因此需要采用先進的管理措施進行計生檔案的管理，如采用網(wǎng)絡(luò)化管理方式，即計生檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為領(lǐng)導(dǎo)核心，計生局各科室落實工作任務(wù)，并收集相關(guān)信息資料，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門組成工作小組，采用責(zé)任落實制度，確保所有工作人員都需要承擔(dān)一定的責(zé)任。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門既相互獨立，又相互監(jiān)督和制約。

(二)計生檔案管理職責(zé)分明原則

計生檔案管理工作人員的主要責(zé)任是保障計生檔案的完整性，即檔案不可丟失、不可損壞、不可散亂等，工作人員需要時刻保持警惕，嚴格按照檔案管理制度明確自身職責(zé)，完成檔案保管工作。

(三)計生檔案管理工作制度原則

工作制度作為工作人員遵守規(guī)章制度的依據(jù)，計生檔案管理部門需要制定科學(xué)合理的計生檔案管理工作制度，如采用月、季度、年終考核制度等考察工作人員的工作態(tài)度，并以計生檔案收集、上報、整理和存檔作為考核內(nèi)容，確保工作人員嚴格按照相關(guān)規(guī)范和標準進行操作。計生檔案部門還應(yīng)當(dāng)注重計劃生育項目檢查治療登記制度，統(tǒng)計各計生服務(wù)站相關(guān)資料。

(四)計生檔案管理科學(xué)化原則

為了提高計生檔案管理和要利用效率，工作人員需要采用檔案分類管理的方式，即針對計生檔案內(nèi)容設(shè)置合理的類目體系，并根據(jù)類目體系實施歸檔制度。另外工作人員要依據(jù)計生檔案工作檢查制度完善檔案檢查工作，做好年度檔案收集和整理，提高檔案開發(fā)利用的效率和質(zhì)量

二、加強計生檔案管理的措施

(一)規(guī)范計生檔案管理程序

計生檔案管理工作主要分為收集、整理、檢定、保存和錄入等不同的階段，工作人員需要確保各階段工作的有序性。由于計生檔案存放時間較久，很多檔案存在重復(fù)或失去考察價值等問題，工作人員需要做好普查工作，將沒有利用價值的檔案及時進行處理。另外工作人員還需要加強計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對檔案信息進行統(tǒng)一管理，快速調(diào)取和清理檔案，提高工作效率。同時工作人員還需要進行檔案重組，盡量將關(guān)聯(lián)較大的檔案組合在一起，提高查詢工作效率。

(二)加快計生檔案信息化進程

建立計生電子檔案勢在必行，檔案管理部門需要依據(jù)不同檔案的重要程度、價值大小、是否開放等進行加工整理，對于開放的核心檔案優(yōu)先整理。另外在進行檔案內(nèi)容錄入時，需要將案卷分為三個層次進行輸入，即參考價值不高的檔案進行案卷級錄入，對于內(nèi)容相同且排在一起的檔案進行合級錄入，對于價值高、比較重要的檔案進行文件級錄入，以期提高錄入效率，加快信息化進程。

(三)優(yōu)化計生檔案管理隊伍

隨著計算機技術(shù)在計生檔案管理中的應(yīng)用及檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，如今檔案管理人員不僅需要做好檔案保管工作，還需要熟練應(yīng)用計算機對檔案進行收集、保存和整理等，即工作人員必須具備一定的信息技術(shù)和較強的檔案管理知識。檔案管理部門需要加強對工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育，采用多元化、立體型教學(xué)模式進行培訓(xùn)，確保工作人員了解當(dāng)前檔案工作的發(fā)展趨勢，熟練運用科學(xué)的檔案管理方法，有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了充分發(fā)揮計生檔案的作用，使其推動我國人口和計劃生育工作進一步發(fā)展，需要加強對計生檔案的管理。檔案管理部門需要融合先進的管理理念，采用合理的管理措施，并加強對管理隊伍的教育和培訓(xùn)，提高計生檔案管理能力，為計劃生育工作做出貢獻。

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C924.21；G271

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