淺談流動(dòng)人員人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

李靜丹

新鄉(xiāng)縣勞動(dòng)就業(yè)局，河南　新鄉(xiāng)　453731

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淺談流動(dòng)人員人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

李靜丹*

新鄉(xiāng)縣勞動(dòng)就業(yè)局，河南新鄉(xiāng)453731

流動(dòng)人員人事檔案管理為現(xiàn)代社會(huì)人力資源的管理提供了與人事相關(guān)的數(shù)據(jù)及信息支持，是為促進(jìn)人才合理流動(dòng)及資源優(yōu)化配置的重要社會(huì)活動(dòng)，可以說(shuō)，流動(dòng)人員人事檔案管理在一定程度上影響了社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。文章分析了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理所存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

流動(dòng)人員；人事檔案；問(wèn)題

流動(dòng)人員人事檔案，即流動(dòng)人員在不斷移動(dòng)空間位置的過(guò)程當(dāng)中所形成的與社會(huì)團(tuán)體和組織相關(guān)的，用于記錄及反映個(gè)人經(jīng)歷、才能、表現(xiàn)等方面以個(gè)人為單位的集中保存起來(lái)的各類(lèi)信息材料的集合[1]。雖然近些年來(lái)我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理取得了一定成績(jī)，但同時(shí)我們也應(yīng)正確面對(duì)其所存在的部分問(wèn)題，并及時(shí)采取相應(yīng)的措施以不斷提高管理水平。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

近些年來(lái)，在政府的高度重視下，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理的體制逐步健全，管理機(jī)構(gòu)及管理范圍的設(shè)置也越來(lái)越合理，但是不可否認(rèn)的是，由于流動(dòng)人員的規(guī)模巨大且形式多樣，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理仍存在亟待解決的問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，信息收集困難。因流動(dòng)人員規(guī)模巨大，流動(dòng)的頻繁性，導(dǎo)致人事檔案信息難以收集。另因部分企業(yè)未履行其為相關(guān)人事檔案管理機(jī)構(gòu)提供員工在職期間的新材料，導(dǎo)致流動(dòng)人員的人事檔案難以及時(shí)更新，致使流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)較多疏漏。此外，還有些流動(dòng)人員的檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，認(rèn)為檔案管理毫無(wú)用處，也不愿自行補(bǔ)齊相關(guān)檔案信息，甚至有些流動(dòng)人員已與相應(yīng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)脫離，對(duì)自身人事檔案“不聞不問(wèn)”，使得人事檔案成為“棄檔”、“死檔”，導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案缺失。

第二，檔案管理人員數(shù)量不足、水平較低。據(jù)相關(guān)調(diào)查研究表明，多數(shù)縣級(jí)流動(dòng)人員人事管理檔案的管理人員為兼職人員，只有少部分縣市設(shè)置了專(zhuān)職的檔案管理人員；省級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)通常會(huì)安排3-5個(gè)專(zhuān)職管理人員[2]。由此可以看出，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理存在嚴(yán)重人數(shù)不足情況。此外，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理人員還存在水平較低，專(zhuān)業(yè)技能較差且素質(zhì)不高。

第三，檔案管理的信息化程度較低。大部分流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)仍采取傳統(tǒng)的管理方式，有些即使用到部分現(xiàn)代化管理手段，但因設(shè)備不齊，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度較低。此外，多數(shù)檔案管理部門(mén)未對(duì)所收集的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)整理，只是將其裝在袋中、鎖入柜中，導(dǎo)致檔案的利用率不高，無(wú)法發(fā)揮檔案管理的信息支持作用。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)策

流動(dòng)人員人事檔案是對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行才能考察、品格評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，為此必須高度重視流動(dòng)人員的人事檔案管理工作。針對(duì)當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理所存在的問(wèn)題，可采取以下措施加以解決：

第一，加強(qiáng)人事檔案信息收集，建立科學(xué)有效的流動(dòng)人員人事檔案收集機(jī)制。首先，為使流動(dòng)人員人事檔案能夠完整，相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度，以明確歸檔的時(shí)間、范圍、要求及程序等，實(shí)現(xiàn)歸檔的制度化。其次，利用轉(zhuǎn)正定級(jí)、檔案工資、職稱(chēng)評(píng)定等活動(dòng)及時(shí)向單位或是個(gè)人征集相關(guān)信息，如未歸檔信息、檔案中缺失信息等，以不斷完善人事檔案。再次，在與單位或是個(gè)人簽訂代管人事檔案合同時(shí)，要在合同當(dāng)中明確單位及人個(gè)的向人事檔案代理管理機(jī)構(gòu)提供相關(guān)檔案信息的義務(wù)，如在合同中明確規(guī)定由代理單位負(fù)責(zé)本單位流動(dòng)人員人事檔案信息的收集、審核及形成工作，并應(yīng)及時(shí)向代理機(jī)構(gòu)提供歸檔材料。

第二，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能及素質(zhì)。管理人員的專(zhuān)業(yè)技能及素質(zhì)直接影響了人事檔案管理的水平和效率，為此，從主觀方面，應(yīng)有意識(shí)地提高檔案管理人員的技能及素質(zhì)。首先，要求管理人員需具備較高的政治素質(zhì)，因檔案管理工作具很強(qiáng)的政策性，若不能及時(shí)了解并掌握國(guó)家相關(guān)人才、人事政策法律、法規(guī)，流動(dòng)人員人事檔案管理工作也就失去了方向和意義。其次，要求管理人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)，熟練掌握流動(dòng)人員人事檔案管理的基本方法，包括整理方法、分類(lèi)方法、鑒別方法、檢索方法等。再次，要求管理人員具備一定的現(xiàn)代化管理技術(shù)，如利用光盤(pán)、數(shù)據(jù)庫(kù)等存儲(chǔ)人事檔案信息，以推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展。

第三，創(chuàng)新服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)各類(lèi)信息化軟件已廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域、各行業(yè)，流動(dòng)人員人事檔案管理也需不斷引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)及檢索等功能，創(chuàng)新服務(wù)，以加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。首先，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化。利用掃描儀或是人工手動(dòng)，將流動(dòng)人員檔案信息存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)當(dāng)中，同時(shí)采取相關(guān)處理技術(shù)，將文字、圖片、聲音、圖像、視頻等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，使實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)學(xué)化和信息化，同時(shí)也有利于日常查閱及統(tǒng)計(jì)。其次，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案庫(kù)管理。針對(duì)當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案的“看堆守?cái)偂钡墓芾矸绞剑瑸槟苓m應(yīng)檔案管理信息的相關(guān)要求，就必須實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)管理的現(xiàn)代化?？山?zhuān)門(mén)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并得瞬移網(wǎng)絡(luò)鏈接建立一個(gè)開(kāi)放式的數(shù)據(jù)庫(kù)群。再次，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)。通過(guò)建立局域網(wǎng)，同時(shí)充分利用互聯(lián)網(wǎng)和黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息共享，從而為社會(huì)及企業(yè)提供更多優(yōu)質(zhì)人才檔案信息服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

因流動(dòng)人員規(guī)模巨大，且流動(dòng)形式多樣，再加上管理人員有主觀影響因素，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在此背景下，為能提高我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理水平，一方面要不斷完善檔案信息，同時(shí)采取科學(xué)合理的管理方式，以提高檔案管理水平，另一方面要有意識(shí)地提高管理人員素質(zhì)，并采取現(xiàn)代化的管理手段，以提高檔案管理效率。

[1]韓玲.淺談流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題[J].電子制作，2014(20)：273.

[2]王興娟.流動(dòng)人員人事檔案管理的問(wèn)題分析及完善對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015(34)：348.

李靜丹(1985-)，女，漢族，河南新鄉(xiāng)人，本科，新鄉(xiāng)縣勞動(dòng)就業(yè)局，助理檔案管理員，研究方向：檔案管理。

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