高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理的不足與完善

石小蕊，徐嵐

（蘇州大學(xué)醫(yī)學(xué)部生物化學(xué)與分子生物學(xué)系暨生化工程研究所，江蘇 蘇州 215123）

高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理的不足與完善

石小蕊，徐嵐

（蘇州大學(xué)醫(yī)學(xué)部生物化學(xué)與分子生物學(xué)系暨生化工程研究所，江蘇 蘇州 215123）

針對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理中存在的問題，提出采用信息化技術(shù)建立采購、維修、報(bào)廢系統(tǒng)，結(jié)合管理制度上優(yōu)化提高對(duì)中小型儀器的管理效率。

中小型儀器；信息化技術(shù)；管理制度

儀器設(shè)備是高校實(shí)驗(yàn)室的重要內(nèi)容之一，良好的儀器使用管理制度是實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)科研活動(dòng)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。高校儀器按管理方式大致分為：平臺(tái)共享的大型儀器和實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的中小型儀器兩類。大型儀器管理上投入精力較多，一般有專職管理人員負(fù)責(zé)，對(duì)使用過程管理較嚴(yán)格[1,2]。而課題組內(nèi)部的實(shí)驗(yàn)室中小型儀器無專人負(fù)責(zé)，使用人員不固定，使用頻率較高，管理制度不完善，在管理上存在許多問題，制約著實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)耗材、辦公用品及大型設(shè)備基本已逐步實(shí)施信息化管理。而中小型設(shè)備則因種類多，不同品牌性能差異大、維護(hù)維修復(fù)雜等原因，尚未納入信息化管理模式，管理工作量較大。鑒于信息化技術(shù)在高校實(shí)驗(yàn)室其他管理方面簡(jiǎn)化了管理過程，提高了管理效率，也可嘗試用于中小型儀器管理。

1　高校實(shí)驗(yàn)室中小型設(shè)備管理的現(xiàn)狀

1.1采購體系零散

實(shí)驗(yàn)室中小型儀器因種類繁多，且一些常用儀器如移液器、小型離心機(jī)等品牌眾多，同一品牌也有多家公司銷售，故采購前往往需要貨比三家；購買之后儀器需要作的固定資產(chǎn)備案，然后發(fā)票報(bào)銷。因目前沒有中小型設(shè)備固定的采購渠道，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)自行采購價(jià)格上不夠優(yōu)惠，購買、備案、報(bào)銷過程比較復(fù)雜，耗時(shí)較多，管理工作量大。

1.2售后維修拖沓

因許多品牌的儀器尚無官網(wǎng)直接銷售渠道，需要從中間代理商處購買，這就使得儀器的銷售和售后維修脫節(jié)?，F(xiàn)有的報(bào)修過程需先報(bào)至代理商處，再由代理商轉(zhuǎn)至生產(chǎn)廠家，生產(chǎn)廠家安排工程師時(shí)間上門維修，周期一般需要一兩周，如若是外地廠家則周期更長(zhǎng)，影響實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。也因報(bào)修過程是多經(jīng)了代理商，增加了維修費(fèi)用。

1.3報(bào)廢體系不完善

高校實(shí)驗(yàn)室發(fā)展速度很快，儀器設(shè)備也會(huì)不斷地推陳出新，一些沒有維修價(jià)值的儀器需要及時(shí)報(bào)廢處理。因?qū)Ω咝Ｆ毡閷?duì)儀器的報(bào)廢關(guān)注度小，缺乏專門的報(bào)廢儀器回收或存放機(jī)構(gòu)，致使已申請(qǐng)過報(bào)廢的儀器，還是堆放在原地，占用實(shí)驗(yàn)室空間，阻礙新儀器的引入。

1.4監(jiān)督管理不到位

實(shí)驗(yàn)室常常有一部分不固定人員，如做畢業(yè)設(shè)計(jì)的本科生、臨床專業(yè)的研究生或借用儀器的學(xué)生，他們中有些人使用儀器不規(guī)范，使用后不進(jìn)行登記，或儀器出現(xiàn)問題時(shí)不及時(shí)向管理員反映，增加了儀器損壞的頻率和管理上的難度；管理員日常工作量大，內(nèi)容比較繁瑣，下班時(shí)候也無法對(duì)儀器使用進(jìn)行監(jiān)督，造成了管理的缺失。

2　高校中小型設(shè)備管理體系的改革措施

2.1建立信息化的采購、報(bào)修、報(bào)廢系統(tǒng)

信息化技術(shù)已被越來越廣泛的應(yīng)用于高校儀器管理層面，且大大提高了管理的效率[3]。儀器的管理的特殊性除了采購、維修、報(bào)廢，還有中間復(fù)雜的監(jiān)督管理環(huán)節(jié)，因此我們實(shí)行信息化管理應(yīng)該從管理效益的最大化出發(fā)。鑒于儀器管理中的需求，我們擬建立的中小型設(shè)備采購平臺(tái)可以包含以下三個(gè)模塊：設(shè)備采購模塊、設(shè)備報(bào)修模塊和設(shè)備報(bào)廢模塊。

（1）儀器采購模塊，采購系統(tǒng)可以按照高校實(shí)驗(yàn)室里耗材采購方式。學(xué)校在引入供貨商時(shí)，需嚴(yán)格審核，主要包括以下原則：品牌質(zhì)量好，價(jià)格優(yōu)惠，保障維修，廠家就近等。最好是廠家直接供貨，如廠家不能直接供貨，則可以選擇一級(jí)代理商，既保證供應(yīng)儀器的質(zhì)量，又便于提供后續(xù)的維修保障。另外采購模塊可以和學(xué)校的儀器固定資產(chǎn)備案系統(tǒng)對(duì)接，即在采購?fù)瓿商峤挥唵吻?，輸入儀器的存放地、保管人等信息，完成資產(chǎn)入庫環(huán)節(jié)。同一品牌的儀器可引入2~3個(gè)供應(yīng)商，方面采購人作價(jià)格對(duì)比。師生可以在采購平臺(tái)上按規(guī)格型號(hào)查找，選購，提交訂單后代理商便可看到訂單，安排發(fā)貨。有特殊用途采購系統(tǒng)里買不到的儀器，也可以自行采購，然后在系統(tǒng)內(nèi)備案。

（2）儀器維修模塊，系統(tǒng)內(nèi)可設(shè)置維修申請(qǐng)單，即將所有設(shè)備的名稱按類別列出，可以直接選擇或設(shè)搜索框，報(bào)修人在系統(tǒng)內(nèi)搜到所要維修的儀器后，點(diǎn)擊名稱可鏈接到該品牌的全部供應(yīng)商，選擇采購時(shí)的供應(yīng)商，在相應(yīng)的維修申請(qǐng)單里描述儀器的損壞情況，并提交供貨商處理，供貨商根據(jù)維修單里具體損壞情況安排相應(yīng)的工程師上門維修；另外，也可在采購時(shí)的訂單后添加維修單鏈接，按上述描述損壞情況并提交，以便供貨商看到報(bào)修情況也可以進(jìn)一步了解訂單采購日期等信息。

（3）儀器報(bào)廢模塊，報(bào)廢模塊里可設(shè)置報(bào)廢申請(qǐng)單，即將要報(bào)廢儀器的購買年份、固定資產(chǎn)編號(hào)、損壞程度圖片、是否有維修價(jià)值填寫后提交設(shè)備管理處相關(guān)人員審核。審核通過后，小型儀器可以自行送至報(bào)廢點(diǎn)，大型儀器可以聯(lián)系相關(guān)人員上門來取，從而完成儀器的報(bào)廢過程。

2.2制定實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度和儀器操作規(guī)范

建立實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度，規(guī)范儀器操作，從源頭上減少儀器損壞頻率。本科生或研究生進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室前，要對(duì)他們進(jìn)行規(guī)范的儀器操作和實(shí)驗(yàn)室規(guī)則培訓(xùn)，對(duì)一些比較精密的儀器，可以請(qǐng)他們獨(dú)立操作演示，不規(guī)范的操作可以及時(shí)糾正。此外，還要培養(yǎng)學(xué)生愛護(hù)儀器的責(zé)任感，使用時(shí)輕拿輕放，使用過程注意防護(hù)，使用完畢后清潔儀器，也熟悉開關(guān)過程等，在確保他能能夠獨(dú)立操作儀器后方可準(zhǔn)入實(shí)驗(yàn)室。

2.3實(shí)施儀器使用、借用登記制度

儀器借用在實(shí)現(xiàn)課題組間資源共享的同時(shí)也增加了儀器管理的難度，造成儀器故障管理員卻沒有通知的情況，因此中小型儀器需附有使用、借用登記表。凡使用儀器的人員都需登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括使用人、使用時(shí)間、使用前后儀器狀態(tài)，以及管理人員登記儀器維修情況，并建立儀器的使用檔案。這種登記制度不會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，能使管理員能及時(shí)了解儀器的運(yùn)行情況，同時(shí)該溯源式的管理也增加使用人員愛護(hù)儀器的責(zé)任感。

2.4研究生參與儀器的監(jiān)督管理

中小型儀器無專門的儀器管理員，在管理人員參與科研或?qū)嶒?yàn)教學(xué)工作或下班時(shí)間，會(huì)造成監(jiān)督管理上的缺失。研究生在實(shí)驗(yàn)室里時(shí)間最久，也是和儀器接觸最多的人員，對(duì)儀器的動(dòng)態(tài)更了解，因此讓研究生參與監(jiān)督管理更有利于彌補(bǔ)管理的漏洞[4]。某些因?yàn)槭韬鲈斐傻膯栴}等，甚至?xí)l(fā)事故，一些如-20℃冰箱門未關(guān)緊過夜，滅菌鍋內(nèi)物品忘記取出等問題如果監(jiān)督到位是可以避免的。因此應(yīng)對(duì)每臺(tái)儀器可以分配到人，負(fù)責(zé)監(jiān)督儀器的登記，以及晚上離開實(shí)驗(yàn)室前檢查儀器是否關(guān)好，如果有問題及時(shí)向管理員反饋。責(zé)任到人的監(jiān)督管理模式可以有償，增加研究生管理的積極性。

2.5定期的統(tǒng)一校驗(yàn)制度

對(duì)于某些特定的儀器或配件，如壓力鍋的壓力表、移液器的精確度等，需要定期進(jìn)行校驗(yàn)，可以有效避免潛在的安全隱患和提高儀器的使用壽命。校驗(yàn)過程可以學(xué)院或研究所或以課題組為單位，批量式向廠家提出申請(qǐng)，對(duì)同一種儀器集中進(jìn)行校驗(yàn)，這種定期的“團(tuán)購式”的校驗(yàn)，減少廠家和各管理員的工作量，節(jié)省人力。

2.6建立儀器狀態(tài)檔案

實(shí)驗(yàn)室中小型儀器種類較多，且時(shí)間越久數(shù)量會(huì)逐漸增加，不斷有新儀器的購入，舊儀器的報(bào)廢，同時(shí)需做好儀器的檔案記錄，建立每臺(tái)儀器的購買、維護(hù)、維修、校驗(yàn)、報(bào)廢檔案，方便學(xué)校定期的清查儀器時(shí)能了解儀器的狀態(tài)。統(tǒng)計(jì)同一類的儀器的名稱、購買廠家、資產(chǎn)編號(hào)及數(shù)量，判斷是否滿足需要，也方便也為再次購買作參考。

3　改革措施初步的可行性

信息化技術(shù)目前已被用于高校實(shí)驗(yàn)耗材、辦公用品采購，是高校實(shí)驗(yàn)室管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的標(biāo)志[5]。中小型儀器在管理上和耗材和辦公用品有許多相通之處，因此建立中小型儀器信息化管理模式能夠大大減少了采購管理工作量，提高管理效率，主要表現(xiàn)在：（1）實(shí)施溯源式管理，形成購買-維修/校驗(yàn)-報(bào)廢一線式管理模式，提高管理效率。（2）將管理員從報(bào)修、敦促維修進(jìn)程的重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來，有更多的精力從事科研和教學(xué)活動(dòng)。（3）批量式的維修和校驗(yàn)有利于形成較大的客戶，享受廠家優(yōu)先或價(jià)格優(yōu)惠等。（4）入選的供貨商經(jīng)過學(xué)校招標(biāo)過程篩選，質(zhì)量和代理資格更有競(jìng)爭(zhēng)力，為產(chǎn)品質(zhì)量提供了保障。

制定儀器的管理制度，規(guī)范儀器操作，提高使用人愛護(hù)儀器的責(zé)任感，從源頭上減少儀器的損壞頻率和返修率，提高儀器所得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，延長(zhǎng)儀器的使用壽命，對(duì)管理儀器有很好的輔助作用。

4　結(jié)束語

高校生物學(xué)實(shí)驗(yàn)室中小型儀器是管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、瑣碎的，同樣也艱巨的、重要的工作，它需要多方面的支撐以及在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)[6]。當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室里單靠管理員人為監(jiān)督管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要從管理方式和制度上共同優(yōu)化。采用信息化管理技術(shù)和制度上改革相結(jié)合的管理方式則能有效的提高儀器管理的效率和質(zhì)量。

[1] 曹忠，張玲，譚亞非，等.借鑒國外管理模式淺談高校實(shí)驗(yàn)儀器管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2008,25(11):184~186.

[2] 高校精密貴重儀器管理現(xiàn)代化[J].實(shí)驗(yàn)研究與探索，2014,33(4):271~275.

[3] 信息化背景下高校實(shí)驗(yàn)室安全管理新趨勢(shì)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016,33(1):226~228.

[4] 大學(xué)生深度參與高校實(shí)驗(yàn)室管理模式的研究[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016,33(1):247~249.

[5] 信息化技術(shù)在醫(yī)用耗材采購使用管理中的應(yīng)用探討[J].專業(yè)論壇，2014,35(10):112~113.

[6] 高校生物學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全管理探索[J].實(shí)驗(yàn)研究與探索，2010,29(9):175~178.

G647

A

1671-0711（2016）09（上）-0038-02

N321500715（蘇州市科技計(jì)劃項(xiàng)目）。