高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理的不足與完善

石小蕊，徐嵐

（蘇州大學(xué)醫(yī)學(xué)部生物化學(xué)與分子生物學(xué)系暨生化工程研究所，江蘇 蘇州 215123）

高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理的不足與完善

石小蕊，徐嵐

（蘇州大學(xué)醫(yī)學(xué)部生物化學(xué)與分子生物學(xué)系暨生化工程研究所，江蘇 蘇州 215123）

針對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室中小型儀器管理中存在的問(wèn)題，提出采用信息化技術(shù)建立采購(gòu)、維修、報(bào)廢系統(tǒng)，結(jié)合管理制度上優(yōu)化提高對(duì)中小型儀器的管理效率。

中小型儀器；信息化技術(shù)；管理制度

儀器設(shè)備是高校實(shí)驗(yàn)室的重要內(nèi)容之一，良好的儀器使用管理制度是實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)科研活動(dòng)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。高校儀器按管理方式大致分為：平臺(tái)共享的大型儀器和實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的中小型儀器兩類(lèi)。大型儀器管理上投入精力較多，一般有專(zhuān)職管理人員負(fù)責(zé)，對(duì)使用過(guò)程管理較嚴(yán)格[1,2]。而課題組內(nèi)部的實(shí)驗(yàn)室中小型儀器無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，使用人員不固定，使用頻率較高，管理制度不完善，在管理上存在許多問(wèn)題，制約著實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)耗材、辦公用品及大型設(shè)備基本已逐步實(shí)施信息化管理。而中小型設(shè)備則因種類(lèi)多，不同品牌性能差異大、維護(hù)維修復(fù)雜等原因，尚未納入信息化管理模式，管理工作量較大。鑒于信息化技術(shù)在高校實(shí)驗(yàn)室其他管理方面簡(jiǎn)化了管理過(guò)程，提高了管理效率，也可嘗試用于中小型儀器管理。

1　高校實(shí)驗(yàn)室中小型設(shè)備管理的現(xiàn)狀

1.1采購(gòu)體系零散

實(shí)驗(yàn)室中小型儀器因種類(lèi)繁多，且一些常用儀器如移液器、小型離心機(jī)等品牌眾多，同一品牌也有多家公司銷(xiāo)售，故采購(gòu)前往往需要貨比三家；購(gòu)買(mǎi)之后儀器需要作的固定資產(chǎn)備案，然后發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。因目前沒(méi)有中小型設(shè)備固定的采購(gòu)渠道，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)自行采購(gòu)價(jià)格上不夠優(yōu)惠，購(gòu)買(mǎi)、備案、報(bào)銷(xiāo)過(guò)程比較復(fù)雜，耗時(shí)較多，管理工作量大。

1.2售后維修拖沓

因許多品牌的儀器尚無(wú)官網(wǎng)直接銷(xiāo)售渠道，需要從中間代理商處購(gòu)買(mǎi)，這就使得儀器的銷(xiāo)售和售后維修脫節(jié)?，F(xiàn)有的報(bào)修過(guò)程需先報(bào)至代理商處，再由代理商轉(zhuǎn)至生產(chǎn)廠家，生產(chǎn)廠家安排工程師時(shí)間上門(mén)維修，周期一般需要一兩周，如若是外地廠家則周期更長(zhǎng)，影響實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。也因報(bào)修過(guò)程是多經(jīng)了代理商，增加了維修費(fèi)用。

1.3報(bào)廢體系不完善

高校實(shí)驗(yàn)室發(fā)展速度很快，儀器設(shè)備也會(huì)不斷地推陳出新，一些沒(méi)有維修價(jià)值的儀器需要及時(shí)報(bào)廢處理。因?qū)Ω咝Ｆ毡閷?duì)儀器的報(bào)廢關(guān)注度小，缺乏專(zhuān)門(mén)的報(bào)廢儀器回收或存放機(jī)構(gòu)，致使已申請(qǐng)過(guò)報(bào)廢的儀器，還是堆放在原地，占用實(shí)驗(yàn)室空間，阻礙新儀器的引入。

1.4監(jiān)督管理不到位

實(shí)驗(yàn)室常常有一部分不固定人員，如做畢業(yè)設(shè)計(jì)的本科生、臨床專(zhuān)業(yè)的研究生或借用儀器的學(xué)生，他們中有些人使用儀器不規(guī)范，使用后不進(jìn)行登記，或儀器出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不及時(shí)向管理員反映，增加了儀器損壞的頻率和管理上的難度；管理員日常工作量大，內(nèi)容比較繁瑣，下班時(shí)候也無(wú)法對(duì)儀器使用進(jìn)行監(jiān)督，造成了管理的缺失。

2　高校中小型設(shè)備管理體系的改革措施

2.1建立信息化的采購(gòu)、報(bào)修、報(bào)廢系統(tǒng)

信息化技術(shù)已被越來(lái)越廣泛的應(yīng)用于高校儀器管理層面，且大大提高了管理的效率[3]。儀器的管理的特殊性除了采購(gòu)、維修、報(bào)廢，還有中間復(fù)雜的監(jiān)督管理環(huán)節(jié)，因此我們實(shí)行信息化管理應(yīng)該從管理效益的最大化出發(fā)。鑒于儀器管理中的需求，我們擬建立的中小型設(shè)備采購(gòu)平臺(tái)可以包含以下三個(gè)模塊：設(shè)備采購(gòu)模塊、設(shè)備報(bào)修模塊和設(shè)備報(bào)廢模塊。

（1）儀器采購(gòu)模塊，采購(gòu)系統(tǒng)可以按照高校實(shí)驗(yàn)室里耗材采購(gòu)方式。學(xué)校在引入供貨商時(shí)，需嚴(yán)格審核，主要包括以下原則：品牌質(zhì)量好，價(jià)格優(yōu)惠，保障維修，廠家就近等。最好是廠家直接供貨，如廠家不能直接供貨，則可以選擇一級(jí)代理商，既保證供應(yīng)儀器的質(zhì)量，又便于提供后續(xù)的維修保障。另外采購(gòu)模塊可以和學(xué)校的儀器固定資產(chǎn)備案系統(tǒng)對(duì)接，即在采購(gòu)?fù)瓿商峤挥唵吻?，輸入儀器的存放地、保管人等信息，完成資產(chǎn)入庫(kù)環(huán)節(jié)。同一品牌的儀器可引入2~3個(gè)供應(yīng)商，方面采購(gòu)人作價(jià)格對(duì)比。師生可以在采購(gòu)平臺(tái)上按規(guī)格型號(hào)查找，選購(gòu)，提交訂單后代理商便可看到訂單，安排發(fā)貨。有特殊用途采購(gòu)系統(tǒng)里買(mǎi)不到的儀器，也可以自行采購(gòu)，然后在系統(tǒng)內(nèi)備案。

（2）儀器維修模塊，系統(tǒng)內(nèi)可設(shè)置維修申請(qǐng)單，即將所有設(shè)備的名稱(chēng)按類(lèi)別列出，可以直接選擇或設(shè)搜索框，報(bào)修人在系統(tǒng)內(nèi)搜到所要維修的儀器后，點(diǎn)擊名稱(chēng)可鏈接到該品牌的全部供應(yīng)商，選擇采購(gòu)時(shí)的供應(yīng)商，在相應(yīng)的維修申請(qǐng)單里描述儀器的損壞情況，并提交供貨商處理，供貨商根據(jù)維修單里具體損壞情況安排相應(yīng)的工程師上門(mén)維修；另外，也可在采購(gòu)時(shí)的訂單后添加維修單鏈接，按上述描述損壞情況并提交，以便供貨商看到報(bào)修情況也可以進(jìn)一步了解訂單采購(gòu)日期等信息。

（3）儀器報(bào)廢模塊，報(bào)廢模塊里可設(shè)置報(bào)廢申請(qǐng)單，即將要報(bào)廢儀器的購(gòu)買(mǎi)年份、固定資產(chǎn)編號(hào)、損壞程度圖片、是否有維修價(jià)值填寫(xiě)后提交設(shè)備管理處相關(guān)人員審核。審核通過(guò)后，小型儀器可以自行送至報(bào)廢點(diǎn)，大型儀器可以聯(lián)系相關(guān)人員上門(mén)來(lái)取，從而完成儀器的報(bào)廢過(guò)程。

2.2制定實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度和儀器操作規(guī)范

建立實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度，規(guī)范儀器操作，從源頭上減少儀器損壞頻率。本科生或研究生進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室前，要對(duì)他們進(jìn)行規(guī)范的儀器操作和實(shí)驗(yàn)室規(guī)則培訓(xùn)，對(duì)一些比較精密的儀器，可以請(qǐng)他們獨(dú)立操作演示，不規(guī)范的操作可以及時(shí)糾正。此外，還要培養(yǎng)學(xué)生愛(ài)護(hù)儀器的責(zé)任感，使用時(shí)輕拿輕放，使用過(guò)程注意防護(hù)，使用完畢后清潔儀器，也熟悉開(kāi)關(guān)過(guò)程等，在確保他能能夠獨(dú)立操作儀器后方可準(zhǔn)入實(shí)驗(yàn)室。

2.3實(shí)施儀器使用、借用登記制度

儀器借用在實(shí)現(xiàn)課題組間資源共享的同時(shí)也增加了儀器管理的難度，造成儀器故障管理員卻沒(méi)有通知的情況，因此中小型儀器需附有使用、借用登記表。凡使用儀器的人員都需登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括使用人、使用時(shí)間、使用前后儀器狀態(tài)，以及管理人員登記儀器維修情況，并建立儀器的使用檔案。這種登記制度不會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，能使管理員能及時(shí)了解儀器的運(yùn)行情況，同時(shí)該溯源式的管理也增加使用人員愛(ài)護(hù)儀器的責(zé)任感。

2.4研究生參與儀器的監(jiān)督管理

中小型儀器無(wú)專(zhuān)門(mén)的儀器管理員，在管理人員參與科研或?qū)嶒?yàn)教學(xué)工作或下班時(shí)間，會(huì)造成監(jiān)督管理上的缺失。研究生在實(shí)驗(yàn)室里時(shí)間最久，也是和儀器接觸最多的人員，對(duì)儀器的動(dòng)態(tài)更了解，因此讓研究生參與監(jiān)督管理更有利于彌補(bǔ)管理的漏洞[4]。某些因?yàn)槭韬鲈斐傻膯?wèn)題等，甚至?xí)l(fā)事故，一些如-20℃冰箱門(mén)未關(guān)緊過(guò)夜，滅菌鍋內(nèi)物品忘記取出等問(wèn)題如果監(jiān)督到位是可以避免的。因此應(yīng)對(duì)每臺(tái)儀器可以分配到人，負(fù)責(zé)監(jiān)督儀器的登記，以及晚上離開(kāi)實(shí)驗(yàn)室前檢查儀器是否關(guān)好，如果有問(wèn)題及時(shí)向管理員反饋。責(zé)任到人的監(jiān)督管理模式可以有償，增加研究生管理的積極性。

2.5定期的統(tǒng)一校驗(yàn)制度

對(duì)于某些特定的儀器或配件，如壓力鍋的壓力表、移液器的精確度等，需要定期進(jìn)行校驗(yàn)，可以有效避免潛在的安全隱患和提高儀器的使用壽命。校驗(yàn)過(guò)程可以學(xué)院或研究所或以課題組為單位，批量式向廠家提出申請(qǐng)，對(duì)同一種儀器集中進(jìn)行校驗(yàn)，這種定期的“團(tuán)購(gòu)式”的校驗(yàn)，減少?gòu)S家和各管理員的工作量，節(jié)省人力。

2.6建立儀器狀態(tài)檔案

實(shí)驗(yàn)室中小型儀器種類(lèi)較多，且時(shí)間越久數(shù)量會(huì)逐漸增加，不斷有新儀器的購(gòu)入，舊儀器的報(bào)廢，同時(shí)需做好儀器的檔案記錄，建立每臺(tái)儀器的購(gòu)買(mǎi)、維護(hù)、維修、校驗(yàn)、報(bào)廢檔案，方便學(xué)校定期的清查儀器時(shí)能了解儀器的狀態(tài)。統(tǒng)計(jì)同一類(lèi)的儀器的名稱(chēng)、購(gòu)買(mǎi)廠家、資產(chǎn)編號(hào)及數(shù)量，判斷是否滿(mǎn)足需要，也方便也為再次購(gòu)買(mǎi)作參考。

3　改革措施初步的可行性

信息化技術(shù)目前已被用于高校實(shí)驗(yàn)耗材、辦公用品采購(gòu)，是高校實(shí)驗(yàn)室管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的標(biāo)志[5]。中小型儀器在管理上和耗材和辦公用品有許多相通之處，因此建立中小型儀器信息化管理模式能夠大大減少了采購(gòu)管理工作量，提高管理效率，主要表現(xiàn)在：（1）實(shí)施溯源式管理，形成購(gòu)買(mǎi)-維修/校驗(yàn)-報(bào)廢一線(xiàn)式管理模式，提高管理效率。（2）將管理員從報(bào)修、敦促維修進(jìn)程的重復(fù)性勞動(dòng)中解脫出來(lái)，有更多的精力從事科研和教學(xué)活動(dòng)。（3）批量式的維修和校驗(yàn)有利于形成較大的客戶(hù)，享受廠家優(yōu)先或價(jià)格優(yōu)惠等。（4）入選的供貨商經(jīng)過(guò)學(xué)校招標(biāo)過(guò)程篩選，質(zhì)量和代理資格更有競(jìng)爭(zhēng)力，為產(chǎn)品質(zhì)量提供了保障。

制定儀器的管理制度，規(guī)范儀器操作，提高使用人愛(ài)護(hù)儀器的責(zé)任感，從源頭上減少儀器的損壞頻率和返修率，提高儀器所得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，延長(zhǎng)儀器的使用壽命，對(duì)管理儀器有很好的輔助作用。

4　結(jié)束語(yǔ)

高校生物學(xué)實(shí)驗(yàn)室中小型儀器是管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、瑣碎的，同樣也艱巨的、重要的工作，它需要多方面的支撐以及在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)[6]。當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室里單靠管理員人為監(jiān)督管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要從管理方式和制度上共同優(yōu)化。采用信息化管理技術(shù)和制度上改革相結(jié)合的管理方式則能有效的提高儀器管理的效率和質(zhì)量。

[1] 曹忠，張玲，譚亞非，等.借鑒國(guó)外管理模式淺談高校實(shí)驗(yàn)儀器管理[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2008,25(11):184~186.

[2] 高校精密貴重儀器管理現(xiàn)代化[J].實(shí)驗(yàn)研究與探索，2014,33(4):271~275.

[3] 信息化背景下高校實(shí)驗(yàn)室安全管理新趨勢(shì)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016,33(1):226~228.

[4] 大學(xué)生深度參與高校實(shí)驗(yàn)室管理模式的研究[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2016,33(1):247~249.

[5] 信息化技術(shù)在醫(yī)用耗材采購(gòu)使用管理中的應(yīng)用探討[J].專(zhuān)業(yè)論壇，2014,35(10):112~113.

[6] 高校生物學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全管理探索[J].實(shí)驗(yàn)研究與探索，2010,29(9):175~178.

G647

A

1671-0711（2016）09（上）-0038-02

N321500715（蘇州市科技計(jì)劃項(xiàng)目）。