新形勢(shì)下高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

邵 婧

西北大學(xué)，陜西 西安 710069

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新形勢(shì)下高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

邵 婧*

西北大學(xué)，陜西 西安 710069

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)下，高校畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)形勢(shì)日益嚴(yán)峻，畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作面臨一系列亟待改進(jìn)的問(wèn)題。為了加強(qiáng)高校畢業(yè)學(xué)生的檔案管理工作，本文試圖通過(guò)比較分析法，以西蒙的有限理性模型為指導(dǎo)，根據(jù)高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題，探討改進(jìn)高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策。

畢業(yè)學(xué)生檔案；人事檔案；轉(zhuǎn)遞

一、引言

高校畢業(yè)學(xué)生檔案是高等學(xué)校畢業(yè)學(xué)生個(gè)人信息和學(xué)歷信息的真實(shí)記錄，是畢業(yè)學(xué)生在校期間的道德誠(chéng)信情況、個(gè)人學(xué)業(yè)情況、學(xué)術(shù)研究情況、社會(huì)活動(dòng)情況、身心素質(zhì)情況等方面的佐證材料，是我國(guó)人事檔案的重要組成部分。目前，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)下，高校畢業(yè)學(xué)生人數(shù)逐年增多，就業(yè)形勢(shì)日趨嚴(yán)峻，做好畢業(yè)學(xué)生的檔案管理工作，真實(shí)再現(xiàn)畢業(yè)學(xué)生的綜合素質(zhì)，促進(jìn)畢業(yè)學(xué)生提升就業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力，推動(dòng)就業(yè)工作的良性循環(huán)是新形勢(shì)下亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。

(一)高校畢業(yè)學(xué)生檔案與人事檔案的含義

1.高校畢業(yè)學(xué)生檔案。高校畢業(yè)學(xué)生檔案是指高等學(xué)校畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。它真實(shí)記錄并詳盡反映了高校學(xué)生在校期間的政治面貌、德能勤績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷等方面的情況，是高校畢業(yè)學(xué)生在校期間的履歷證明，是用人單位選拔人才和考察員工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。[1]高校畢業(yè)學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生本人、就業(yè)單位、政府部門具有十分重要的意義。

2.人事檔案。人事檔案是中國(guó)人事管理制度的重要特色文件，[2]是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的紀(jì)實(shí)性個(gè)人資料。它是個(gè)人身份、知識(shí)水平、工作履歷等方面的客觀證據(jù)，與個(gè)人的工資待遇、勞動(dòng)保障、社會(huì)福利、組織關(guān)系等密切相關(guān)，具有法律效用。人事檔案是記載人生軌跡的重要材料。[3]

3.高校畢業(yè)學(xué)生檔案與人事檔案的聯(lián)系。高校畢業(yè)學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是高校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)及其以后工作單位選拔、任用、培養(yǎng)、考核工作的重要依據(jù)。在畢業(yè)學(xué)生簽訂就業(yè)協(xié)議，并在學(xué)生工作部門領(lǐng)取報(bào)到證以后，學(xué)校把報(bào)到證白聯(lián)等一系列相關(guān)材料放入畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案之中，并把檔案材料轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)學(xué)生就業(yè)單位的人事部門或者委托的人才交流中心。從學(xué)生持報(bào)到證去單位報(bào)到的那一刻起，畢業(yè)學(xué)生檔案就轉(zhuǎn)化為人事檔案。

人事檔案是人事管理活動(dòng)的產(chǎn)物，是個(gè)人在不同時(shí)期履歷的真實(shí)記錄。[4]人事檔案主要記錄個(gè)人在求學(xué)期間和工作以后的相關(guān)經(jīng)歷以及德才表現(xiàn)，特別是包含了工作以后的工資待遇、勞動(dòng)保障、社會(huì)福利等情況，它具有真實(shí)性和隱秘性，與個(gè)人的社會(huì)權(quán)益密切相關(guān)。

高校畢業(yè)學(xué)生檔案是高校學(xué)生求學(xué)期間的人生軌跡。人事檔案是人事管理活動(dòng)的產(chǎn)物。他們都是以個(gè)人為單位，是個(gè)人在不同時(shí)期履歷的真實(shí)記錄。人事檔案可以包含學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，在國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，人事檔案具有相當(dāng)重要的作用。

(二)比較分析法

比較分析法是指觀察兩種或者兩種以上的同類事物，認(rèn)識(shí)他們的特點(diǎn)，尋找其本質(zhì)特征的研究方法。我們運(yùn)用比較分析法中的歸納對(duì)比法，以畢業(yè)學(xué)生檔案內(nèi)涵為索引，分析比較學(xué)生檔案和人事檔案的聯(lián)系，探討完善畢業(yè)學(xué)生檔案即“學(xué)籍檔案”的管理方法，不斷提升經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的工作水平。

(三)有限理性模型

有限理性模型就是決策尋求滿意解模型。建立在“經(jīng)濟(jì)人”假說(shuō)之上的完全理性決策理論是一種理想模式，不可能成為指導(dǎo)實(shí)際工作的依據(jù)。西蒙(Herbent Simon)提出了滿意標(biāo)準(zhǔn)和有限理性標(biāo)準(zhǔn)(Bounded Rationality Model)，用“社會(huì)人”取代“經(jīng)濟(jì)人”，大大拓展了決策理論的研究領(lǐng)域。[5]有限理性模型又稱西蒙模型或者西蒙最滿意模型(Simmon's Bounded Rationality Model)，這是一個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的模型，它認(rèn)為人的理性是處于完全理性和完全非理性之間的一種有限理性。這種理論對(duì)于指導(dǎo)高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作具有重要的意義。

二、高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

黨的“十八”大以來(lái)，檔案工作引起了人們的重視，檔案責(zé)任得到了有效地落實(shí)，檔案管理取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展。但是，在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案工作仍然存在一些不盡如人意的地方，其主要表現(xiàn)為：一些地區(qū)和部門不夠重視檔案工作，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件需要進(jìn)一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。[6]高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作同樣存在一些亟待改進(jìn)的問(wèn)題。

(一)學(xué)校不夠重視畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作

學(xué)校不夠重視畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作，既缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，又缺乏行之有效的實(shí)施細(xì)則。學(xué)校普遍重視學(xué)生的就業(yè)率和就業(yè)質(zhì)量，輕視學(xué)生的檔案管理工作，忽視學(xué)生的檔案意識(shí)教育。致使學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，不夠熟悉檔案歸檔流程和檔案查閱流程。嚴(yán)重制約了高校畢業(yè)學(xué)生的檔案管理工作。

(二)畢業(yè)學(xué)生檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，歸檔材料不夠完整

畢業(yè)學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容不夠規(guī)范，歸檔材料不夠完整，用人單位人事檔案部門要求的畢業(yè)學(xué)生檔案材料各不相同。有人在干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)自己的學(xué)籍檔案材料不全，查補(bǔ)檔案材料困難。造成這一現(xiàn)象的原因主要有：畢業(yè)學(xué)生檔案和人事檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠明晰，轉(zhuǎn)遞、接收、銜接過(guò)程不夠流暢，導(dǎo)致檔案歸檔材料不夠完整。有些畢業(yè)學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)，檔案材料就不完整，時(shí)隔多年才被發(fā)現(xiàn)；有些單位在收到畢業(yè)學(xué)生檔案時(shí)，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或者不能完全歸檔；有些單位在檔案管理工作中造成紕漏。如此等等，造成畢業(yè)學(xué)生檔案材料不夠完整。

(三)檔案轉(zhuǎn)遞不夠規(guī)范，造成畢業(yè)學(xué)生檔案出現(xiàn)誤投或者錯(cuò)投現(xiàn)象

2014年度以前，高校畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的規(guī)定，采用機(jī)要轉(zhuǎn)遞。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，統(tǒng)招統(tǒng)分大、中專學(xué)生畢業(yè)以后，具備干部身份，涉及安排工作、供應(yīng)糧油等問(wèn)題，檔案信息屬于機(jī)密內(nèi)容。所以，畢業(yè)學(xué)生檔案通過(guò)機(jī)要渠道轉(zhuǎn)遞，或者通過(guò)專人專車接送轉(zhuǎn)遞。這種轉(zhuǎn)遞方式的優(yōu)點(diǎn)是能夠保證檔案材料不致丟失。但是，如果學(xué)生提供的就業(yè)單位機(jī)要地址不夠準(zhǔn)確，就可能造成檔案誤投或者錯(cuò)投。而且，畢業(yè)學(xué)生檔案以機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞，郵寄時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低，浪費(fèi)公共資源。

2015年度國(guó)家改革畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式，采用郵政快遞渠道轉(zhuǎn)遞畢業(yè)學(xué)生檔案。采用這種轉(zhuǎn)遞方式的優(yōu)點(diǎn)是郵寄時(shí)間短，工作效率高。但是，郵寄費(fèi)用大，可能還會(huì)出現(xiàn)延誤、丟件現(xiàn)象。由于國(guó)家以前禁止采用普通方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)學(xué)生檔案，今年不少二、三線城市沒有接到采用郵政快遞方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)學(xué)生檔案的通知，導(dǎo)致2015屆不少畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案被拒，無(wú)法順利落戶。

此外，有些學(xué)校為了工作方便，直接把學(xué)籍檔案交給畢業(yè)學(xué)生，或者由畢業(yè)學(xué)生自行轉(zhuǎn)遞，造成了大量“口袋檔案”現(xiàn)象的出現(xiàn)。

(四)在畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作中，存在人檔分離、戶檔分離、人檔戶分離、檔案滯留等情況

人檔分離是指有些學(xué)生本人和戶籍關(guān)系在一地域，學(xué)籍檔案在另一地域的情況。例如：張三工作單位在青海省西寧市，戶籍關(guān)系也在青海省西寧市，檔案關(guān)系掛靠在西安市人才交流中心。

戶檔分離是指有些學(xué)生本人和學(xué)籍檔案在一地域，戶籍關(guān)系在另一地域的情況。例如：李四工作單位和檔案關(guān)系在上海市，戶籍關(guān)系在青海省西寧市。

人檔戶分離是指有些學(xué)生本人、戶籍關(guān)系、學(xué)籍檔案都不在同一地域。例如，王五本人在上海市打工，戶籍關(guān)系在青海省西寧市，檔案關(guān)系寄存在西安市上學(xué)時(shí)的高校。

檔案滯留是指在畢業(yè)學(xué)生檔案管理過(guò)程中，有關(guān)主體違反相關(guān)規(guī)定，或者由于不同地域的檔案管理規(guī)定相互矛盾，造成事實(shí)上的“死檔”或者“口袋檔案”的現(xiàn)象。例如：人檔戶分離的王五的學(xué)籍檔案存放在學(xué)校的時(shí)間超過(guò)兩年，就會(huì)變成“死檔”或者“口袋檔案”，造成檔案滯留。因?yàn)殛兾魇〗逃姓芾聿块T規(guī)定：只為沒有工作單位，并且畢業(yè)時(shí)間在兩年以內(nèi)的學(xué)生辦理改派手續(xù)；或者只為有工作單位，并且畢業(yè)時(shí)間在一年以內(nèi)的學(xué)生辦理改派手續(xù)。超過(guò)期限，則不予辦理改派手續(xù)。

三、高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

現(xiàn)行高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作體系不夠健全，檔案管理工作制度不夠規(guī)范，需要探討一種有效的改進(jìn)方案。西蒙的有限理性模型有助于我們研究改進(jìn)此類工作。西蒙認(rèn)為人是“社會(huì)人”，人的理性是處于完全理性和完全非理性之間的一種有限理性，決策只要尋求“滿意”即可達(dá)到目的。[7]為了解決高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，筆者通過(guò)比較分析法中的歸納對(duì)比法，以西蒙有限理性模型為指導(dǎo)，結(jié)合高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出下列改進(jìn)措施。

(一)國(guó)家層面加強(qiáng)高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作，完善相關(guān)法律法規(guī)，制訂實(shí)施細(xì)則，抓好落實(shí)工作

1.完善高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例及其相應(yīng)實(shí)施細(xì)則，制訂高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，理順學(xué)籍檔案與人事檔案的銜接流程，提高社會(huì)建檔、立檔、歸檔意識(shí)。

2.規(guī)范高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作，消除地方性法規(guī)的矛盾與沖突，取消不合理的規(guī)章條例，提高檔案立法工作水平。

3.加強(qiáng)社會(huì)資源管理，從社會(huì)人力資源管理角度逐步解決人檔分離、戶檔分離、人檔戶分離、檔案滯留等問(wèn)題，最大限度的發(fā)揮社會(huì)人力資源管理效能。

(二)學(xué)校層面規(guī)范高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作體系，提升高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理干部的業(yè)務(wù)水平，按規(guī)立檔、科學(xué)歸檔、及時(shí)轉(zhuǎn)檔，加強(qiáng)學(xué)生檔案教育工作，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)

1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，嚴(yán)格立檔，科學(xué)歸檔，制定高校畢業(yè)學(xué)生檔案工作的相關(guān)規(guī)定，完善高校畢業(yè)學(xué)生的檔案工作流程，做好畢業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作。

2.培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，提升學(xué)生檔案管理工作水平，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理干部的業(yè)務(wù)能力。

3.加強(qiáng)學(xué)生檔案教育工作，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)。在新生入學(xué)教育和就業(yè)指導(dǎo)課程中加入檔案知識(shí)專題講座，促使學(xué)生了解檔案歸檔流程和檔案轉(zhuǎn)遞方式，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。

(三)社會(huì)層面在高校畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，人力資源管理部門可以組織快遞公司競(jìng)標(biāo)，提高畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作效率，降低畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作成本

1.人力資源管理部門在組織快遞公司競(jìng)標(biāo)活動(dòng)中，可以嘗試收取一定比例的快遞保證金，如果快遞公司全年沒有出現(xiàn)延誤、丟件現(xiàn)象，快遞保證金予以返還；如果快遞公司出現(xiàn)延誤、丟件現(xiàn)象，則用以補(bǔ)償延誤、丟件學(xué)生的損失，并且依照不同延誤、丟件情況對(duì)快遞公司進(jìn)行處罰。快遞公司的畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞情況應(yīng)該記錄在案，作為競(jìng)標(biāo)活動(dòng)的參考。

2.人力資源管理部門在畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞競(jìng)標(biāo)文件中應(yīng)當(dāng)增加相應(yīng)條款，要求快遞公司設(shè)立專用通道、使用專業(yè)信封、選派專門人員、做好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，保證每位畢業(yè)學(xué)生的檔案材料都能夠及時(shí)轉(zhuǎn)遞到相關(guān)單位。

(四)工作層面引入信息技術(shù)，在條件成熟的情況下，為高校畢業(yè)學(xué)生建立電子檔案，加快高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化步伐

高等學(xué)校要與人力資源管理部門、教育行政管理部門、人才交流中心等機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系，積極搭建畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作平臺(tái)，促使用人單位充分了解畢業(yè)學(xué)生的基本情況，增強(qiáng)畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力。高校要努力提高檔案管理的專業(yè)化水平和信息化水準(zhǔn)，引入安全監(jiān)管機(jī)制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)和高校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)服務(wù)工作的需要，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，要注意保護(hù)高校畢業(yè)學(xué)生的檔案信息和個(gè)人隱私，防止泄密。通過(guò)信息技術(shù)提高畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

[1]李玲.論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[D].安徽：安徽大學(xué)，2012.5.

[2]莫克.人事檔案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[3]莫克.人事檔案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[4]李玲.論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[D].安徽：安徽大學(xué)，2012.5.

[5]謝明.公共政策概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2014：121-122.

[6]趙長(zhǎng)明.交往行動(dòng)理念下的學(xué)校管理問(wèn)題研究[J].中國(guó)管理信息化，2012(20).

[7]趙長(zhǎng)明，唐學(xué)亮.高職院校大學(xué)生三生教育路徑研究[J].才智，2012(23).

邵婧(1983-)，女，陜西西安人，西北大學(xué)公共管理學(xué)院。

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