“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新研究

文 / 王愛(ài)俠

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新研究

文 / 王愛(ài)俠

大學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校的學(xué)習(xí)生活經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等信息，是高等教育人才培養(yǎng)計(jì)劃中不可缺失的內(nèi)容。面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，能增強(qiáng)大學(xué)生檔案的保存、利用和開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)大學(xué)生檔案與社會(huì)信息的交流與融合，是高校改革的必由之路。面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大學(xué)生檔案管理工作缺乏有制約性的體制，工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺少信息安全意識(shí)。為了促進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作的順利開(kāi)展，要求建立安全的檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與信息技術(shù)素養(yǎng)，提高檔案管理信息安全意識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；大學(xué)生；檔案管理工作；改革創(chuàng)新

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，作為檔案工作的關(guān)鍵部分，高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新能使檔案工作更加有效地發(fā)揮作用。2015年，第十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)第三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理正式提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃。緊隨網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的要求，“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校檔案管理創(chuàng)新帶來(lái)了更加有力的支持，可以有效解決一些困難，并且大數(shù)據(jù)管理也為高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)造了一些新的發(fā)展前景。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)出一定的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)問(wèn)題，加速了創(chuàng)新管理與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，也使得高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新出現(xiàn)了一些困難。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新的作用和意義

（一）能夠提升檔案保存、使用和開(kāi)發(fā)的功能

以往大學(xué)生檔案管理工作都采用傳統(tǒng)的人工管理模式，其局限性很明顯，不僅在檔案檢索上效率低下，在翻閱檔案或查閱重要信息時(shí)，會(huì)浪費(fèi)大量的人力和時(shí)間，而且如果沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的整理會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)很大麻煩，容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，為了更好地服務(wù)大學(xué)生，必須對(duì)大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高工作效率，使數(shù)據(jù)得到有效傳輸，使信息得到有效共享。而“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃的提出，代表著傳統(tǒng)行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的政策支持，意味著信息技術(shù)發(fā)展的成熟?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”能夠?qū)鹘y(tǒng)行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)有效地結(jié)合，目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”為公共服務(wù)做出了重要的改革和貢獻(xiàn)，打破了傳統(tǒng)大學(xué)生檔案管理工作理念的束縛。與傳統(tǒng)人力管理相比，面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大學(xué)生檔案管理工作成了智能管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)的、人工管理方式，被電子文檔資料所代替，不但實(shí)現(xiàn)了檔案保護(hù)功能，避免了檔案資料的損壞與侵蝕，還真正節(jié)省了空間、節(jié)約了維護(hù)的費(fèi)用，節(jié)省了時(shí)間和人力，操作簡(jiǎn)單快捷，可為大學(xué)生提供更加便捷的方式和服務(wù)，為大學(xué)生的發(fā)展贏得更加廣闊的空間和范圍，并且大學(xué)生檔案管理改革創(chuàng)新注重給使用者提供不同的價(jià)值。另外，大學(xué)生檔案管理不斷地進(jìn)行更新，根據(jù)時(shí)代和教育發(fā)展的需求，為大學(xué)生提供便捷的實(shí)際服務(wù)，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理規(guī)范化。對(duì)大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和研究，實(shí)現(xiàn)對(duì)大學(xué)生檔案資源的不斷開(kāi)發(fā)和挖掘，為大學(xué)生發(fā)展提供便捷的服務(wù)。[1]

（二）是高校改革的必由之路

“互聯(lián)網(wǎng)+”為學(xué)生檔案管理的操作方式帶來(lái)了新的模式，實(shí)現(xiàn)了資源共享和檔案管理的系統(tǒng)性，提升了檔案管理的效率，傳統(tǒng)工作人員手工管理檔案被計(jì)算機(jī)管理模式與軟件代替。在信息化基礎(chǔ)上，大學(xué)生檔案管理工作利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)具有價(jià)值的學(xué)生檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，以提升檢索數(shù)據(jù)和查閱數(shù)據(jù)的速度。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”以來(lái)，信息技術(shù)為提高工作效率做出了重要貢獻(xiàn)，通過(guò)利用信息技術(shù)，各行各業(yè)能進(jìn)行更好地儲(chǔ)存。因此，跟隨時(shí)代不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案信息化管理是一種必然趨勢(shì)，也是高校改革的必經(jīng)之路。大學(xué)生檔案的建立是為了發(fā)揮其最大的意義和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案信息化管理，從而彰顯檔案的價(jià)值和意義，提高管理工作效率。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在一定的信息化技術(shù)平臺(tái)上，大學(xué)生檔案管理推出了數(shù)字化概念，為規(guī)范檔案信息化管理提供了基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了大學(xué)生檔案信息化管理，并且還聚集了高校各種信息資源。因此，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，大學(xué)生檔案管理工作發(fā)揮了檔案管理最多的價(jià)值和作用。

（三）增強(qiáng)了與社會(huì)信息的交流和融合

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文化信息和科技信息不斷更新交替，高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新要求工作人員必須具備常規(guī)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、信息技術(shù)素養(yǎng)，增強(qiáng)工作隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并且對(duì)常規(guī)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。大學(xué)生檔案管理工作旨在滿(mǎn)足高校查閱和社會(huì)服務(wù)的需求，采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，根據(jù)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)大學(xué)生在校期間的信息進(jìn)行建立、收集、整理和歸檔。隨著大學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，也增強(qiáng)了大學(xué)生的流動(dòng)性。并且作為文化和教育基地，學(xué)校搬遷和合并等都需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)文化信息作為教育發(fā)展的基礎(chǔ)，都需要對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行快捷的更新和管理。另外，為了促進(jìn)了大學(xué)生檔案的創(chuàng)新發(fā)展，大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新需要工作人員熟悉計(jì)算機(jī)操作，且具備更高的專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，只有這樣，才能使大學(xué)生檔案管理更加專(zhuān)業(yè)、快速地發(fā)展。因此，我們要面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代現(xiàn)實(shí)情況，有效地加強(qiáng)與社會(huì)之間的文化信息和科技信息的交流和溝通，為社會(huì)培養(yǎng)更多的人才，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生與社會(huì)接軌。[2]

二、面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

（一）缺乏有制約性的體制

根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)，2003年我國(guó)擁有212萬(wàn)高校畢業(yè)生，與2002年相比，增長(zhǎng)了46.2%。而到了2004年，增幅達(dá)到了32.1%，畢業(yè)生為280萬(wàn)人，畢業(yè)生總量為擴(kuò)招前的2.9倍，比2003年增加了68萬(wàn)人，由于大學(xué)生越來(lái)越多，從而給大學(xué)生檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因?yàn)楦咝．厴I(yè)生人數(shù)增多的同時(shí)，檔案管理工作人力卻沒(méi)有增加，導(dǎo)致檔案材料不齊全，學(xué)生檔案管理不規(guī)范等現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)與共享。但是隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，大學(xué)生檔案管理仍然由學(xué)校監(jiān)督管理，為了減少檔案管理成本，大學(xué)生檔案管理受高校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人決策影響很大，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管效果甚微，甚至檔案管理工作崗位有一些大學(xué)生兼職人員。另外，現(xiàn)行檔案管理缺乏一個(gè)主導(dǎo)機(jī)構(gòu)來(lái)統(tǒng)一檔案的收集、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用規(guī)則設(shè)置，大學(xué)生檔案管理部門(mén)歸口不一，即使有一些規(guī)定，也只是形式擺設(shè)，缺乏執(zhí)行力度，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案主導(dǎo)力缺失。并且一般情況下，高校都采用紙質(zhì)、電子兩種檔案管理介質(zhì)，高校學(xué)生檔案管理介質(zhì)不一，導(dǎo)致學(xué)生檔案沒(méi)辦法進(jìn)行統(tǒng)一的辨別，兩種檔案在信息錄入時(shí)缺項(xiàng)或者重復(fù)，降低了管理的強(qiáng)制力。[3]

（二）工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)

面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的大學(xué)生檔案管理的先進(jìn)系統(tǒng)不僅能保證電子信息檔案的安全，還能快速地進(jìn)行檔案管理，阻擋不法分子的惡意入侵。但目前，在我國(guó)的檔案界，文件和檔案術(shù)語(yǔ)的翻譯至今沒(méi)有統(tǒng)一答案，這表明我國(guó)對(duì)電子文件和電子檔案的概念尚未明確，電子檔案管理理論概念不清，更別說(shuō)實(shí)質(zhì)內(nèi)涵了。名詞概念模糊和使用不規(guī)范嚴(yán)重地影響了我國(guó)大學(xué)生檔案管理工作和理論探究的有序進(jìn)行，尤其是在實(shí)踐工作中，電子文件與電子檔案的區(qū)別沒(méi)有精確的統(tǒng)一概念，檔案人員的工作具有很大的隨意性，通常根據(jù)實(shí)際要自行命名和區(qū)分。隨意使用與模糊處理給檔案管理埋下了隱患，甚至準(zhǔn)確找到一份檔案要花費(fèi)大量時(shí)間，把電子檔案管理推向了復(fù)雜含混的數(shù)據(jù)深淵。其次，面對(duì)高校學(xué)生就業(yè)、創(chuàng)業(yè)方式多元化，學(xué)生檔案管理投遞方式落后，高校學(xué)生檔案管理者很難應(yīng)付檔案投遞單位復(fù)雜化的局面，現(xiàn)有學(xué)生檔案查詢(xún)、轉(zhuǎn)遞等工作沒(méi)有統(tǒng)一的技術(shù)要求。

（三）工作人員缺少信息安全意識(shí)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，電子檔案的管理工作不僅要求工作人員具有謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，同時(shí)還要求工作人員具備高度的責(zé)任心，擁有專(zhuān)業(yè)的工作技能，只有這樣，才能讓電子病毒和不法分子無(wú)機(jī)可乘。而事實(shí)上，在電子檔案管理專(zhuān)用電腦上，很多大學(xué)生檔案管理工作人員隨意安裝娛樂(lè)或者購(gòu)物軟件，輕則影響用戶(hù)使用，造成檔案管理系統(tǒng)緩慢甚至沖突；重則造成不可估量的損失，大學(xué)生信息被不法分子利用，導(dǎo)致含有病毒和木馬的程序入侵電腦。其次，部分工作人員對(duì)新型的存儲(chǔ)設(shè)備不夠了解，在下班前移交或錄入電子檔案資料時(shí)，使用諸如U盤(pán)等不安全載體，并且使用頻率越來(lái)越高，圖其簡(jiǎn)單方便。U盤(pán)可以隨意讀寫(xiě)，是移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，最容易傳播病毒，傳熱病毒的幾率很高。

三、面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新措施

（一）建立安全的檔案管理系統(tǒng)，確保大學(xué)生檔案的安全性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大學(xué)生檔案管理工作人員要具有一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積極引用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并和先進(jìn)的檔案管理部門(mén)接軌，對(duì)自身的缺點(diǎn)和不足進(jìn)行完善。同時(shí)，為了為理論研究和檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)，大學(xué)生檔案管理工作人員要不斷更新學(xué)習(xí)，從理論研究視角出發(fā)，充分理解檔案及相關(guān)概念和含義。一方面，為了更好地與社會(huì)進(jìn)行交流與合作，要準(zhǔn)確地翻譯檔案管理理論。為了確保通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便捷的會(huì)話(huà)層得到一定控制，在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的鏈接處，根據(jù)應(yīng)用協(xié)議、訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)、被訪(fǎng)問(wèn)者資源等，安裝防火墻設(shè)備，進(jìn)行方位控制規(guī)則設(shè)置。同時(shí)，防火墻設(shè)備自身要具備高度的安全性，只有這樣，才能保證整體安全性。另一方面， 為了保護(hù)大學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)資源安全，要對(duì)大學(xué)生檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行優(yōu)化，不管是內(nèi)部往來(lái)還是外部往來(lái)，為了確保訪(fǎng)問(wèn)不受影響，采用防御設(shè)備來(lái)防御木馬病毒，如：為了保證不受任何來(lái)源不安全因素的攻擊，布置精密的網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備。

（二）提升工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與信息技術(shù)素養(yǎng)，明確管理創(chuàng)新的向度

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中，高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新關(guān)鍵取決于專(zhuān)業(yè)技能和信息技術(shù)素養(yǎng)強(qiáng)的人才，他們的水平與發(fā)展決定了檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展。因此，為了提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與信息技術(shù)素養(yǎng)，需要提升檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，重視管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，增強(qiáng)其檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加大信息技術(shù)與辦公軟件的培訓(xùn)，從而增強(qiáng)檔案信息的數(shù)據(jù)挖掘與利用，使檔案管理工作人員成為復(fù)合型人才。此外，高校學(xué)生檔案管理還應(yīng)增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們掌握最新的管理技術(shù)，學(xué)習(xí)最新的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理理念。不僅如此，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中，高校學(xué)生檔案管理具有特殊的要求。為了提升工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，高校學(xué)生檔案管理要根據(jù)實(shí)際情況，提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量，重視檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，從而讓他們帶動(dòng)非專(zhuān)業(yè)工作人員。另外，學(xué)校檔案館要制定和實(shí)施統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理辦法和細(xì)則，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，出臺(tái)一套科學(xué)完善的檔案收集、歸檔、使用工作機(jī)制，建立和完善高校學(xué)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，使高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)正規(guī)化、科學(xué)化，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，明確管理創(chuàng)新的向度。[4]

（三）提高檔案管理信息安全意識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于大學(xué)生檔案關(guān)系到千千萬(wàn)萬(wàn)個(gè)學(xué)生的信息安全和管理工作的特殊性，檔案信息資料的安全受工作人員安全意識(shí)的影響很大，因此，要重視檔案工作人員的思想教育和職業(yè)道德的監(jiān)督。首先，要提高檔案信息管理人員處理應(yīng)急事件的能力，工作人員要學(xué)會(huì)利用識(shí)別防火墻的工作原理，減少信息泄露帶來(lái)的損失，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為，降低信息安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)黑客攻擊的跡象，并有效攔截網(wǎng)絡(luò)入侵病毒。其次，對(duì)上崗工作人員要進(jìn)行嚴(yán)格的信息安全教育，講解傳播U盤(pán)的危險(xiǎn)性和可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，不能使用U盤(pán)存放和移交資料，不在電子檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)用電腦上隨便安裝軟件；對(duì)來(lái)歷不明的文件，不要安裝，不輕易嘗試打開(kāi)，不安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，如果非要打開(kāi)不清楚的文件，要求檔案管理人員提高警惕性，慎重打開(kāi)。

[1]王靜.淺析高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西檔案,2013,(S1).

[2]于晨暉.新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)探討[J].黑龍江檔案,2016,(5).

[3]郎志英.高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展[J].信息化建設(shè),2016,(1).

[4]張峻山.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理與利用探討[J].黑龍江史志,2015,(9).

G647；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-9652（2016）06-0147-03

江蘇省教育廳高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下多元化多層次構(gòu)建地方本科高校師資隊(duì)伍研究”的階段性成果，項(xiàng)目編號(hào)：2016SJD880028。

（責(zé)任編輯：魏登云）

王愛(ài)俠（1975-），女，山東濰坊人，金陵科技學(xué)院軟件工程學(xué)院，碩士研究生，講師，綜合辦公室主任，研究方向：高等教育管理。