Millennium系統(tǒng)圖書驗收模塊的應用優(yōu)勢

文 / 李衛(wèi)芳

Millennium系統(tǒng)圖書驗收模塊的應用優(yōu)勢

文 / 李衛(wèi)芳

圖書驗收是圖書館工作的重要組成部分之一，Millennium系統(tǒng)中驗收工作主要有兩項功能：產(chǎn)生館藏記錄和經(jīng)費管理。作者結(jié)合自己在圖書驗收工作中的應用心得，全面論述了Millennium系統(tǒng)在圖書驗收方面的優(yōu)勢，同時指出系統(tǒng)中也存在一些小問題，并提出解決的對策。

Millennium系統(tǒng)；圖書驗收；操作應用

Millennium系統(tǒng)是美國INNOVATIVE公司開發(fā)的一個功能齊全的圖書館集成管理系統(tǒng)，是當前世界上最先進的圖書館自動化系統(tǒng)之一，在國內(nèi)外擁有眾多用戶。其操作方便，功能齊全，結(jié)構(gòu)嚴謹，得到用戶的廣泛認可。2006年，暨南大學圖書館引進Millennium系統(tǒng)，經(jīng)過10年的使用，取得了一定的經(jīng)驗和成果。本文將結(jié)合6年多的中文圖書驗收實踐，具體討論Millennium系統(tǒng)驗收模塊應用的優(yōu)勢和存在的問題[1]。

一、Millennium系統(tǒng)圖書驗收模塊的優(yōu)勢

（一）可自行設置模板

Millennium系統(tǒng)提供模板設置的功能，利用模板把共性的參數(shù)預先設好，這樣不必每條數(shù)據(jù)去添加，提高效率的同時也提高了準確率。模板有多種，包括書目記錄模板、訂購記錄模板、館藏記錄模板等等。每個模板中又分別有定長字段和變長字段。

驗收工作的任務之一即是產(chǎn)生館藏記錄，相對應的就是館藏記錄模板，該模板的定長字段依次有工作人員代碼、裝幀、資料類型（中文普通圖書、境外原版書、光盤附件等，這些選項均可由系統(tǒng)管理員根據(jù)各館的需要而設）、館藏地、圖書狀態(tài)（訂購中、驗收中、編目中、在館、外借中等）。

變長字段有條碼號、驗收批號、注記等。需要特別說明的是驗收批號。Millennium系統(tǒng)本來沒有專設批號，系統(tǒng)管理員考慮到我館之前驗收習慣及便于統(tǒng)計，特把其中一個變長字段（Internal Note）專門自定義為批號字段。

我館的驗收批號由一串字符和數(shù)字組成的代碼構(gòu)成，依次代表文獻類型（中文圖書、西文圖書、光盤附件分別用L、E、F字母來代表）、年份、流水號、書商代碼。如我們要驗收2016年第一批從購書中心購買的中文新書，其驗收批號就設為“L2016001cb083”即可[2]。

這樣設置批次，能很方便地做好驗收統(tǒng)計工作。根據(jù)前方一致的原則，數(shù)據(jù)提取時條件設為批次以“L2016”開頭的，就把2016年驗收的所有中文圖書都提取了，做到準確且方便。

批號中加書商代碼是為了方便區(qū)分新書是從那個書商購置的，我們設“cb083”代表“購書中心”。

（二）支持多種形式圖書的驗收

大家知道，圖書不僅有單本書還有多卷書，入藏的書不僅有購買的，也有贈書等其它渠道來的，Millennium系統(tǒng)提供了相應的驗收形式。

1.單卷書驗收。Millennium系統(tǒng)提供了兩個驗收界面，分別是快速驗收和訂購驗收界面，由于館藏記錄中的定長字段“經(jīng)費”和“館藏地”取自訂購信息，驗收時要核對訂購記錄中的這兩個字段，所以我館不用快速驗收，一直在訂購驗收界面進行圖書驗收。

我館具體的驗收流程是：在訂購驗收界面，掃描ISBN號檢索出圖書的訂購信息，核對題名、作者、發(fā)行者、冊數(shù)、價格是否和驗收的新書相同，如無誤，進入書目記錄，核對新書的出版社、出版年、版次與系統(tǒng)中相同后，光標放在書目記錄的題名字段，進行查重，確認館藏無，再點擊“個別登賬”，無需點擊存盤，系統(tǒng)會自動存盤后退回檢索點。即完成對該種圖書的驗收。

驗收中，還需注意以下兩點：一是即使模板中設了經(jīng)費和館藏地，這兩個值系統(tǒng)仍取自訂購記錄，不一致時建議修改好訂購記錄中的價格和館藏地后，再進行驗收。對于訂購價格與到書價格不同的圖書，除了在訂購記錄項上可改正，Millennium系統(tǒng)訂購驗收界面還提供了另一種方法，就是在點擊了驗收訂購記錄后，驗收界面提供了可選擇修改價格的選項，只要去掉選項的“鉤”，就可以進行書價的提示修改。二是訂購記錄中的復本數(shù)與實際到書的復本數(shù)不相符時，需先將訂購記錄中的復本數(shù)改為與實際到書的復本數(shù)相符后，再進行驗收[2]。

2.多卷書的驗收。多卷書是同一種著作分成若干卷( 冊) 出版的圖書。一套多卷書具有一個共同的總書名，各分卷( 冊) 圍繞一個中心主題，由不能獨立成書的各分卷( 冊) 共同構(gòu)成一個聯(lián)系緊密的整體[3]。多卷書有的整套只有一個ISBN號和總價，不注明單冊價；有的各分冊分別有獨立的ISBN號和單價。

Millennium系統(tǒng)具有自動處理多卷書的功能，當驗收整套只有一個ISBN號和總價的多卷書時，只需點擊新增館藏，系統(tǒng)就會彈出一個選項界面，按要求填入起始條碼號、起始卷數(shù)和最后卷數(shù)，就可以一次完成一套有100冊以上的多卷書的驗收，省時又省力。節(jié)省由于逐本錄入而花費大量的時間和重復工作。

3.光盤附件的驗收。由于光盤附件的驗收需要修改驗收批號，將類目由“L”改為“F”，這樣如果書和光盤同時驗收，就要不斷更改驗收批號，給驗收工作帶來不便，還容易出錯，所以，我們在驗收每批圖書時，先把帶光盤附件的書挑出放一邊，等其它書都驗收完后，再統(tǒng)一驗收帶有光盤附件的圖書。這樣只需要改一次驗收批號。

4.無訂購記錄圖書的驗收。Millennium系統(tǒng)同時還支持無訂購記錄圖書的驗收，特別適用于贈書等非購買且需要入藏的圖書。這類書沒有用到文獻購置費，不需要與經(jīng)費掛鉤，所以不必做訂購記錄，也不必做財經(jīng)記錄。有書目記錄后，直接點擊“attach new item”產(chǎn)生館藏記錄。為了方便統(tǒng)計贈書量，我們設有專門的贈書批號，如國內(nèi)贈送書批號為L2016001cg001。這樣要統(tǒng)計每年的中文贈書，用批號統(tǒng)計十分方便。

（三）具有強大而靈活的統(tǒng)計功能

Millennium系統(tǒng)在每一個子模塊（采訪、編目、期刊、流通模塊）中都設有“Create lists”功能鍵，構(gòu)建檢索式，提取各種符合條件的數(shù)據(jù)，可對這些數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計及批處理。這項功能是Millennium系統(tǒng)最明顯的優(yōu)勢，實際工作中也用得非常多。有關(guān)文獻有肖麗萍的《Millennium系統(tǒng)編目模塊的應用與問題分析》。

用戶可以根據(jù)不同的目的，從書目、館藏等記錄中找到所需要的各種字段（包括定長和變長）定為檢索條件進行檢索，找出符合自己要求的記錄集合。設定檢索式時，可以針對某一個索引組、某一字段或子字段，利用=、≥、含有、介于等數(shù)學表達式，結(jié)合“與”、“或”、“非”等邏輯條件[4]。

具體到驗收工作，也常常需要統(tǒng)計，包括新書批次統(tǒng)計、個人工作量統(tǒng)計、一定時期各入藏文獻的統(tǒng)計、某一類文獻的入藏統(tǒng)計等等，都是利用資料檔進行。資料檔形成后，利用“Statistics”功能鍵，即可統(tǒng)計出這批數(shù)據(jù)對應的定長字段數(shù)據(jù)。具體如下：

1.新書批次統(tǒng)計。每批新書驗收完后，需要在系統(tǒng)中統(tǒng)計出整批書的種數(shù)、冊數(shù)和價格是否與書商提供的一致。例如要統(tǒng)計出2016年第一批新書的種數(shù)、冊數(shù)和價格，只要設定條件為ITEM Internal Note equal to “L2016001”。簡單的表達式，很快就抓取出這批新書的數(shù)據(jù)，再點擊“Statistics”查看結(jié)果。如果價格與書商提供的不同，我們可把已抓取的資料檔的內(nèi)容，應用系統(tǒng)的導出功能，輕易地輸出數(shù)據(jù)，用Excel表格形成文檔，再與書商提供的清單核對，從而找出價格不符的原因。

2.工作量統(tǒng)計。工作量的統(tǒng)計有個人的工作量和總的工作量。我館的圖書驗收工作進行定量管理，所以，常常用到工作量統(tǒng)計，算出每個人驗收工作的完成情況。驗收主管定期統(tǒng)計總的驗收工作量。個人工作量統(tǒng)計除了時間限定外，選取定長字段中的工作人員代碼即可提取數(shù)據(jù)?？偟尿炇展ぷ髁砍藭r間限定外，加上批號限定（如以L2016開頭的）即可。

3.某一類文獻的入藏統(tǒng)計。比如統(tǒng)計金融學相關(guān)文獻的入藏量，抓資料檔時只要設定條件為BIBLIOGRAPHIC Call No. starts with “F830”即可。統(tǒng)計入藏到特藏室的文獻量，只要設定條件為ITEM Location equal to “mmra”。如果需要統(tǒng)計某一時期的文獻量，抓資料檔時設定條件加上時間限定就可以了。

（四）清晰的發(fā)票管理

驗收工作除了產(chǎn)生館藏記錄，還有一個很重要的功能就是對相應文獻支出金額的管理和統(tǒng)計。Millennium系統(tǒng)對經(jīng)費有較為嚴格的管理體系，每張發(fā)票對應哪些訂購記錄都要一清二楚。在國外，書商的票據(jù)信息可接收到Millennium系統(tǒng)中，一張票據(jù)及其所對應的圖書很便捷地反映出來。中國用戶則只能自建這兩者間的關(guān)聯(lián)信息，這就是Millennium系統(tǒng)中的發(fā)票錄入工作。具體操作如下：

錄入發(fā)票： 每批新書驗收完，統(tǒng)計無誤，等發(fā)票到后，進入Invoice（發(fā)票）界面，選個session→錄入發(fā)票號、發(fā)票日期，并逐條檢索和選取該發(fā)票對應的訂購記錄。按Use this record，錄入冊數(shù)與每種書的總碼洋。

若一張發(fā)票當次工作時間內(nèi)不能完成，退出前需要點擊“Suspend”然后“Quit”，一張發(fā)票對應的所有圖書錄入完后點擊“Finish”。 核對驗收統(tǒng)計中的數(shù)據(jù)與session中的數(shù)據(jù)是否相符，確認無誤的情況下進行發(fā)票過帳(Post)，這樣即完成一條財經(jīng)記錄。

優(yōu)惠情況在最后的地方Service Charge or Discount中，用一個負數(shù)“-”體現(xiàn)優(yōu)惠總額。

二、Millennium系統(tǒng)存在的問題及對策

Millennium系統(tǒng)具有先進的可操作性，簡易的可學性，但驗收過程中也發(fā)現(xiàn)一些問題，主要有：

（一）驗收模塊

一些定長字段的值默認前一條記錄的默認值的產(chǎn)生，通常能簡化工作，但在有改變的情況下，也容易造成漏改從而出錯。

如Item Type，驗收光盤時原來Item Type是“73光盤”，驗收圖書時，Item Type應是“1”（中文購書），但系統(tǒng)還是默認前一條記錄的值“73光盤”。驗收人員稍微不專心，沒有再次核對這一字段，就會產(chǎn)生錯誤的到書類型，從而影響采訪人員的統(tǒng)計工作，并增加典藏人員的查錯、輸出清單等工作。

要解決這個問題，一是重新改模板；二是在輸入新記錄時，先把Item Type改為“1”（中文購書），存盤→瀏覽，再次重新操作驗收圖書。

（二）條碼判重功能

條碼判重功能在圖書驗收工作中是非常重要的一個功能，如果系統(tǒng)中不具有此功能，就有可能造成多種不同的書用同一條碼號而不被發(fā)現(xiàn)，從而影響?zhàn)^藏數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

Millennium系統(tǒng)驗收模塊點擊Receive進行驗收時（用attach new item時不存在這問題），輸入已經(jīng)用過的條碼，無任何提示條碼已經(jīng)在系統(tǒng)存在，從而造成一個條碼重復使用而不被發(fā)覺。這一問題已多次提交公司要求解決，目前沒有解決的情況下，用戶可用以下方法盡量避免出錯：一是由驗收主管定期檢查系統(tǒng)中的條碼有無重復被用；二是驗收人員在驗收過程中做到認真負責，保證質(zhì)量，避免重復輸入條碼。因為圖書驗收工作是單調(diào)的重復工作，容易產(chǎn)生倦惰心理，造成失誤。因此，可以定期開展針對性的技能培訓，提升驗收人員的業(yè)務能力；圖書館內(nèi)部館員間也可以通過定期交流會等形式參與互動，相互傾聽和學習，共同進步，共同成長[5]。

（三）發(fā)票錄入功能較煩瑣

每批新書驗收完核對無誤后，需手工逐種輸入ISBN號檢索錄入，每批新書都有幾百種以上，且每個發(fā)票資料檔(session)對應的訂購記錄不能超過500種。

為解決這一問題，我館采取了以下兩種方法：一是把每批書的種數(shù)控制在500種以內(nèi)；二是為了提高錄入的準確性與效率，與書商協(xié)商，要他們把新書清單中的ISBN號改為可用照碼器讀取的條形碼，這樣掃一下就準確地獲得了ISBN值，不用敲打13個數(shù)字，大大提高了發(fā)票錄入的速度和準確率。

三、 結(jié)語

綜上所述，Millennium系統(tǒng)驗收模塊具有的優(yōu)勢是顯而易見的，使用方便，提供了一整套驗收業(yè)務的規(guī)范操作，有效提高了數(shù)據(jù)質(zhì)量，能方便地統(tǒng)計各種數(shù)據(jù)；同時Millennium系統(tǒng)融入了一切以讀者為中心的服務理念，開創(chuàng)性地集成了薦購、預約、圖書到期提示等功能，使圖書館人性化服務理念得到更好地發(fā)揮。

[1]肖麗萍.Millennium系統(tǒng)編目模塊的應用與問題分析[J].現(xiàn)代情報,2009,(7):174-176.

[2]譚靜.充分發(fā)掘匯文Libsys 5.0功能提高圖書驗收效率[J].大學圖書情報學刊,2013,(4):30-32.

[3]季水娟,嚴美麗.對多卷書分類、著錄排架的探討[J].圖書館論壇,2005,(5):165-167.

[4]李阿瑩.試論高校圖書館服務模式的轉(zhuǎn)型[J].教育探索,2007,(8):91-92.

[5]甯佐斌.智慧圖書館員素質(zhì)培養(yǎng)淺析[J].山西檔案,2015,(6):48-50.

G250.7 文獻標識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0111-03

（責任編輯：魏登云）

李衛(wèi)芳（1970-），女，廣東梅縣人，暨南大學圖書館采編部，研究方向：圖書館館藏建設。