信息化管理在高校人事檔案管理中的運用

文 / 曹卓瑜

信息化管理在高校人事檔案管理中的運用

文 / 曹卓瑜

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科技生產(chǎn)力水平不斷提高，各領(lǐng)域的信息化程度都不斷加強。目前，數(shù)字化校園的建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展工作的重中之重，也為檔案工作的信息化管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)。如何在這個大環(huán)境中更好地開展高校干部人事檔案的信息化管理工作，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，是高校面臨的一個重要難題，也是從事干部人事檔案管理工作的相關(guān)人員面臨的一次重大挑戰(zhàn)，如何攻堅克難，穩(wěn)步推進，文章從高校這一社會層面出發(fā)，針對干部人事檔案管理的實際狀況，指出其存在的問題，闡明了高校實現(xiàn)干部人事管理信息化的重要性和必要性，并從學(xué)校實際出發(fā)提出了干部人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。

高校；干部人事檔案；信息化管理

在當(dāng)前高校中負(fù)責(zé)干部人事檔案管理的主要為組織與人事等部門，其依據(jù)相關(guān)的規(guī)定與要求，負(fù)責(zé)干部的選拔、培養(yǎng)與任用工作。干部人事檔案中記錄了干部的工作履歷、思想政治面貌、業(yè)務(wù)水平與技術(shù)能力、工作業(yè)績等內(nèi)容，能夠從歷史層面上全面地反映出干部的實際狀況。數(shù)字化校園建設(shè)的大環(huán)境下，為了充分展現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代信息資源共享和信息化管理模式共建，干部人事檔案管理將實現(xiàn)各項資源的共享，為從事干部人事檔案管理的工作人員提出了技術(shù)要求和業(yè)務(wù)能力的鍛煉。只有實現(xiàn)干部人事檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，充分提高管理水平，并為相關(guān)方面提供高效的服務(wù)。

一、高校干部人事檔案的現(xiàn)實狀況

目前，全國絕大部分高校干部人事檔案工作仍處于創(chuàng)建和發(fā)展時期，檔案管理手段還處于相對落后的狀態(tài)：首先，高校干部人事檔案管理意識缺乏，其規(guī)范整理的重要性認(rèn)識不足，缺乏相關(guān)的配套管理機制和完善的管理制度；其次，教職工的干部人事檔案管理存在諸多問題，由于人才資源配置市場化，人才流動頻繁性導(dǎo)致“人檔分離”現(xiàn)象時有發(fā)生，造成干部人事檔案材料的缺漏、不完善、不規(guī)范[1]；再次，高校經(jīng)費投入不足，導(dǎo)致干部人事檔案的現(xiàn)代化管理手段滯后，更缺乏深度的開發(fā)和利用；最后，高校干部人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才匱乏。

目前，圖像數(shù)據(jù)庫要么是以數(shù)據(jù)信息組成文件名的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)分類與查找，要么是將圖像數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器端；這兩種方法都存在不可避免的弊端：首先，是由于圖像數(shù)據(jù)的屬性信息只存在于文件名中，從而限制了查找的高效性和數(shù)據(jù)屬性描述的可擴展性；其次，在圖像數(shù)據(jù)庫的檢索過程中，是通過服務(wù)器端的計算機程序完成，從而增加了服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，尤其是外部訪問量增大時，這種檢索速度的影響將尤為明顯[2]。

干部人事檔案是組織、人事部門考察、任用干部的重要依據(jù)。從現(xiàn)實狀況來看，高效干部人事檔案管理已經(jīng)成為高校人事變動中最關(guān)鍵的依據(jù)，關(guān)系到高校教職工的穩(wěn)定性和高校的切身利益，與高校的可持續(xù)發(fā)展緊密地聯(lián)系在一起。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，高校招生規(guī)模擴大，高校用人制度變得規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，與時俱進的發(fā)展，對于人事檔案管理要從自身根本利益出發(fā)，重視個人檔案的重要性，推陳出新，努力推進信息化管理的建設(shè)步伐。利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實現(xiàn)干部人事檔案信息管理的現(xiàn)代化，各項數(shù)據(jù)將實現(xiàn)動態(tài)管理，在相關(guān)部門內(nèi)實現(xiàn)資源共享，使干部人事檔案能夠充分發(fā)揮各項功能，真正從單純的紙質(zhì)管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，深挖干部人事檔案的信息價值，推進干部人事檔案管理水平的提高，為高校各項人事工作提供更充足、更便捷、更準(zhǔn)確的服務(wù)。

二、高校干部人事檔案信息化的重要性

1.干部人事檔案信息化是高校信息化建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代全球信息數(shù)據(jù)管理平臺逐步建立，任何信息數(shù)據(jù)都越來越透明，越來越公開，推進信息化管理成為高校干部人事制度改革的必然要求，利用信息化發(fā)展的機遇，搭建信息化銜接平臺，調(diào)整整體性人才資源配置，能夠更好地為高校人力資源開發(fā)與管理提供準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。目前，高校各職能部門要以服務(wù)于學(xué)校的總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和學(xué)校各項工作順利開展，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺，在標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全、豐富的基礎(chǔ)上整合信息資源，實現(xiàn)各部門資源共享的無縫銜接，促使干部人事檔案信息化建設(shè)與本單位各職能部門之間的兼容。

經(jīng)過“分析”時代和“綜合”時代的“故紙堆生活”，聞一多的學(xué)術(shù)研究也進入“從詩到詩”的第二次轉(zhuǎn)向了，即從“唐詩研究”轉(zhuǎn)向“詩的史”。解詁《詩經(jīng)》，校補《楚辭》，甚至用人類學(xué)、社會學(xué)、考古學(xué)、民俗學(xué)的方法研究神話之后，聞一多逐漸從“史”的角度把握中國文學(xué)的特性和文學(xué)發(fā)展的動向。20世紀(jì)40年代初，聞一多初具編撰文學(xué)史的計劃，他認(rèn)為:“寫文學(xué)史必須從自己對作品的切實研究入手，不可抄襲他人的陳說。基礎(chǔ)要廣、要厚，但最重要的必須先懂作品。”［12］

2.干部人事檔案的信息化是干部人事檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。干部人事檔案整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，類目眾多、管理環(huán)節(jié)繁瑣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里面包含的主要內(nèi)容如個人基本信息、考核材料、薪級工資產(chǎn)生的材料等因邏輯關(guān)系、歸檔要求不同被重復(fù)記錄，這為干部人事檔案管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)，也大大降低了檔案信息資源的共享和整合。創(chuàng)建干部人事檔案信息管理平臺，可以準(zhǔn)確詳實地記錄教職工的基本信息情況，及時更新教職工有關(guān)學(xué)歷、職稱等信息，方便組織人事部門針對個人的基本信息、技術(shù)職稱、業(yè)績考核、薪級晉升等信息數(shù)據(jù)一目了然，準(zhǔn)確掌握。從而實現(xiàn)信息資源的數(shù)據(jù)整合，為干部人事檔案管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.使用技術(shù)通用數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，完善信息數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)資源共享。干部人事檔案信息化的有效管理離不開數(shù)據(jù)庫，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享和整合，就要達到各類數(shù)據(jù)系統(tǒng)的無縫銜接，信息數(shù)據(jù)采集軟件必須具有通用性。對此，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)干部人事檔案管理工作需要，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，研發(fā)或委托開發(fā)出一個相對穩(wěn)定的適應(yīng)業(yè)務(wù)工作需要和發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)要符合學(xué)校和檔案工作的發(fā)展需求，設(shè)計簡單易于操作、功能齊全相對穩(wěn)定，且具有很好的兼容性，能夠與上級組織部門的組工內(nèi)網(wǎng)實現(xiàn)無縫銜接和資源共享，以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

4.遵循安全性原則，提升干部人事檔案信息管理的安全水平。干部人事檔案信息管理工作具有多種特殊性，因此，規(guī)范管理制度和管理程序有助于檔案材料的保管與保密。在信息化建設(shè)的過程中，安全性方面主要包括存儲與使用兩方面的安全。前者基于干部人事檔案的保管環(huán)境以及信息數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)來考慮的，而后者則更多的考慮干部人事檔案的信息數(shù)據(jù)使用過程中的安全性，如采集、整理與共享等方面。構(gòu)建有效的信息數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制尤為重要，應(yīng)采取相應(yīng)的技術(shù)手段和合理有效的保密措施，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，辦公電腦不聯(lián)網(wǎng)，運用先進的安全保密技術(shù)，全面強化安全管理，使得整個系統(tǒng)的安全性與可靠性都得到有效提升。開展建設(shè)工作，嚴(yán)守《保密法》及其相關(guān)法律法規(guī)，加強檔案管理人員的法制觀念和保密意識，增強責(zé)任心，促進各項信息與數(shù)據(jù)被正確地使用。相關(guān)技術(shù)人員可以借助各種信息間的關(guān)系，融合領(lǐng)先的安全保障技術(shù)，如防火墻、數(shù)字簽名、殺毒軟件與CA認(rèn)證等，來杜絕信息數(shù)據(jù)的外泄，提高其安全性[3]。

他是一個典型的安徽商人，不怕試錯，不斷在工藝、配方、營銷、渠道等方面進行創(chuàng)新，實現(xiàn)了整個炒貨行業(yè)的“革命”，憑借著小小的瓜子便赫然起家，成就了30多億元身家的人生傳奇。

三、干部人事檔案信息化管理的有關(guān)措施

2.認(rèn)識到干部人事檔案管理重要性，積極推進干部人事檔案管理的信息化建設(shè)工作。高校干部人事檔案信息化建設(shè)工作覆蓋廣泛，涉及大量繁雜內(nèi)容，對技術(shù)有著非常高的要求。對此，首先，要加大干部人事檔案工作的宣傳力度，提高各單位各部門對于人事檔案的認(rèn)知程度，使得其從思想上重視人事檔案；其次，應(yīng)針對信息化建設(shè)工作的需要，設(shè)置專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，從組織結(jié)構(gòu)上保障信息化建設(shè)工作。相關(guān)小組成員的職能劃分應(yīng)明確，在實際工作中應(yīng)相互協(xié)調(diào)，共同解決各種問題；最后，不斷完善該方面的各項保障機制，在充分利用現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上，開源節(jié)流，廣集資金，保證干部人事檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理平臺所需經(jīng)費。

1.重視檔案材料收集與整理工作，豐富檔案內(nèi)容，為信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。收集與整理工作是開展干部人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是后續(xù)各項創(chuàng)新與拓展服務(wù)領(lǐng)域的源頭。因此，要在準(zhǔn)確把握和維護檔案材料真實性和完整性的基礎(chǔ)上，建立健全干部人事檔案的收集歸檔制度以及其他相關(guān)配套制度和管理辦法，積極主動地收集和補充干部人事檔案各類材料，對于年度考核、薪級晉升、表彰獎勵等材料可按照計劃定期到相關(guān)部門進行收集歸檔，開展干部人事檔案的信息化管理工作，準(zhǔn)確提供真實、可靠、完整的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)。

干部人事檔案的信息化實際上指的是檔案目錄進行數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)。把部分紙質(zhì)檔案的信息材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成完整齊全的信息數(shù)據(jù)庫，才能通過計算機的管理，對檔案信息進行分類、提取、分析和加工[2]。

3.干部人事檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理是提高服務(wù)水平、拓展服務(wù)領(lǐng)域的有效手段。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作具有強烈的實體性，相關(guān)工作人員采用手動的方式來對大量的材料進行收集、整理與編號等。整個工作過程要花費大量的時間與人力資源，工作準(zhǔn)確性與工作效率都不高。在查閱與檢索方面，以往需要工作人員從庫房進行紙質(zhì)化的查找操作，再將目標(biāo)內(nèi)容進行復(fù)印或抄錄。然而因為各個部門職能不同，利用的對象不一，對同樣的信息往往需要多次查閱，不但耗費了大量的資源，造成資源的浪費，還打擊了工作人員的積極性，并且導(dǎo)致相當(dāng)一部分紙質(zhì)材料的磨損和破壞。對此，延長干部人事檔案紙質(zhì)材料的使用壽命就顯得尤為迫切和重要。實現(xiàn)干部人事檔案的信息化管理，一定程度上保護了紙質(zhì)材料免于損壞，也推動了檔案管理工作自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，拓展了干部人事檔案的服務(wù)領(lǐng)域和渠道，工作人員只需將干部人事檔案信息數(shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，就可以從數(shù)據(jù)庫中獲得教職工的信息數(shù)據(jù)，這既有利于提高干部人事檔案的利用水平，也為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門準(zhǔn)確掌握教職工信息提供了快捷高效的使用平臺。

4.干部人事檔案管理的信息化能夠促進干部人事檔案管理水平的提高，對工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平提出了迫切要求。干部人事檔案信息化的有效管理，將以往該方面的有關(guān)理論和現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效融合，結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢，深化服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)方式，不斷拓展和豐富服務(wù)領(lǐng)域，不斷提升高校人事檔案的社會價值，從而達到各項資源充分利用的目的，充分實現(xiàn)其服務(wù)功能。干部人事檔案管理人員既是人事檔案信息的管理者，又是人事檔案信息的開發(fā)者，每個高校干部人事檔案管理者不僅要有良好的職業(yè)道德，還要有精湛的專業(yè)知識與熟練的業(yè)務(wù)技能，只有這樣才能適應(yīng)新形勢，使所管理的高校干部人事檔案在高校發(fā)展中發(fā)揮更大作用。人事檔案信息化管理，為人事檔案管理人員帶來了機遇和挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員在工作中不斷開拓進取、勇于創(chuàng)新提出了更高要求。

5.努力培養(yǎng)復(fù)合型人才，加強干部人事檔案管理方面的人力資源建設(shè)。為高校發(fā)展及有關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)的干部人事檔案管理工作服務(wù)的重要目標(biāo)，相關(guān)工作人員應(yīng)熟練掌握信息管理技術(shù)，勝任各項具體工作。由于檔案管理的信息化，文檔處理的一體化，檔案保存的技術(shù)化，需要配備政治強、業(yè)務(wù)精的專業(yè)技術(shù)人才從事此類工作，這就對干部人事檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要成為檔案業(yè)務(wù)工作領(lǐng)域的專家里手，做到術(shù)有專攻，學(xué)有所長；更要了解人事檔案管理工作的歸檔流程、計算機技能及相關(guān)理論知識，成為既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的新的復(fù)合型人才。以信息共享、整合、利用為原則，努力打造信息化管理平臺，使得這項工作能夠走向可持續(xù)發(fā)展的道路，充分發(fā)揮其人文關(guān)懷作用，創(chuàng)建一支高素質(zhì)的專業(yè)化隊伍。

剃頭師傅只顧干自己的活，眼睛盯在顧客頭上，很專注的樣子。顧客跟他說話，他就回話，說的是方言，外地人也聽不懂。

6.加強系統(tǒng)的應(yīng)用與維護，提升其使用價值。開展干部人事檔案管理工作，要在日常管理維護中，本著方便、快捷、有效、實用的原則，注意將現(xiàn)代干部人事檔案管理信息技術(shù)與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮信息化管理技術(shù)在干部管理方面的優(yōu)勢，探索將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過程，以干部檔案管理的信息化促進干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

綜上所述，高校干部人事檔案的信息化管理是面對大數(shù)據(jù)時代提出的與時俱進的思想理念，為提高工作效率，增強檔案管理人員的工作積極性做出的舉措，更是進一步提升干部人事檔案社會價值和利用水平的一項民生工程，要充分發(fā)揮信息資源的有利地位，注重日常的各項工作，從基礎(chǔ)工作入手，細(xì)化管理，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的水平，為高校人力資源的開發(fā)與利用發(fā)揮積極有效的作用。

[1]李慧敏.新時期加強高校人事檔案管理工作的思考[J].科技信息,2009,(25).

[2]張晶.探析高校干部人事檔案信息化建設(shè)[J].科學(xué)時代,2013,(2).

[3]董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].濟南:山東大學(xué),2008.

G275.9；G647.24 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0072-03

（責(zé)任編輯：魏登云）

曹卓瑜（1980-），女，山東曹縣人，貴州師范大學(xué)檔案館人事檔案室，軟件工程碩士，主任，館員，主要負(fù)責(zé)干部人事檔案的歸檔整理、編目裝訂以及數(shù)字化掃描工作。