出版社檔案管理的隱患和升級

文 / 黃樂 張志軍

出版社檔案管理的隱患和升級

文 / 黃樂 張志軍

隨著出版社事業(yè)的發(fā)展，出版社的數(shù)字化檔案管理的方法暴露出一些安全隱患，如存檔不完整、版本混亂、修訂錯誤等。數(shù)字化版本亟待升級的問題包括數(shù)據(jù)收集與修改的同步、檔案版本的回溯、圖片檔案檢索、客戶關(guān)系檔案共享、版權(quán)保護(hù)、提升企業(yè)文化、檔案管里制度的重建以及檔案管理人員素養(yǎng)的提升等。

檔案管理；書稿檔案；版本回溯

出版社的檔案內(nèi)容可以分為三大類：一是技術(shù)檔案，主要包括編務(wù)檔案、書稿檔案、質(zhì)量檔案；二是經(jīng)營檔案，主要包括發(fā)行檔案、財務(wù)檔案；三是行政檔案，主要包括文書檔案和人事檔案。[1]隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大部分檔案信息已電子化，基本實現(xiàn)了出版社各類檔案的數(shù)字化管理。各種電子資源信息既方便了出版社日常工作中的查閱、檢索和存儲，也提供了資源共享的手段。數(shù)字化管理在推動出版社圖書檔案管理中的現(xiàn)實意義日益顯現(xiàn)。

然而，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展迅猛的出版社圖書出版事業(yè)仍然不完全相匹配。一些安全隱患隨著數(shù)字化的推廣逐步顯現(xiàn)出來，目前的檔案管理也暴露出對一些出版需求的無奈。出版社最核心的業(yè)務(wù)是內(nèi)容生產(chǎn)和經(jīng)營，最核心的檔案是書稿檔案和經(jīng)營檔案。本文以復(fù)旦大學(xué)出版社的檔案管理現(xiàn)狀為背景，針對這兩種檔案在當(dāng)前暴露出來的一些隱患和存在的一些經(jīng)營需求，提出一些看法和建議。

一、書稿檔案管理中的幾種安全隱患

書稿檔案指出版社歸檔保存的已出版圖書的原稿、校樣和設(shè)計樣（如封面稿）等。原稿是由作者撰寫、翻譯、繪制或者攝制的文字或圖片稿件，可用手寫稿或者電子稿的形式提交給出版社。責(zé)任編輯以此為基礎(chǔ)，對原稿進(jìn)行編輯加工后提交給排版人員進(jìn)行排版。校樣指校對人員對照原稿對排版打印樣進(jìn)行校對后的樣稿，一般有一校樣、二校樣、三校樣和核紅樣等。設(shè)計樣主要指封面設(shè)計、裝幀設(shè)計和插圖設(shè)計等。[1]此類檔案是傳統(tǒng)圖書出版流程中審稿、排版、校對、裝幀設(shè)計等主要工作步驟產(chǎn)生的實物資料，集中體現(xiàn)了出版社的核心工作內(nèi)容。[2]

圖書重印時，可能需要對圖書打一點補丁，即對原版圖書進(jìn)行文字、圖片乃至封面的少量修改。修改后的電子文檔和最初存儲的圖書檔案構(gòu)成了同一本圖書的兩個不同印刷文本檔案。如果再次重印，理論上這本圖書還可以有更多版本的檔案。這要求出版社在印前和印刷部門一起保存，并對這些文檔進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的管理，容不得半點差錯。然而，具體工作中，恰恰由于檔案保存不妥的原因，可能帶來一些安全隱患。

首先，書稿檔案的不完整不能體現(xiàn)出版社的核心工作內(nèi)容。目前，由于工作過程電子化程度高了，通常印前部門只存儲了書稿一版一次的最后可以提交印刷的電子文件，不僅沒有保存作者提交的原稿、各校次的文檔，甚至重印中的各補丁版本也沒有完整地保留，即這種工作模式?jīng)]有完整地保留編輯、校對和美術(shù)設(shè)計人員再創(chuàng)造的印記。而這些印記是出版活動的最重要的核心成果，僅僅憑借現(xiàn)在簡單的審稿記錄檔案并不能充分體現(xiàn)編輯的創(chuàng)造力。如果作者或讀者發(fā)現(xiàn)出版社的工作硬傷，出版社作為責(zé)任主體是沒有辦法精準(zhǔn)追責(zé)的，很多時候責(zé)任追不到排印部門。排印部門、校對部門造成的差錯很難認(rèn)定，有可能會誤傷責(zé)任編輯。

其次，印刷檔案的多個版本造成圖書重印時版本差錯。圖書重印修改的補丁通常由于數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)不到印前檔案部門而造成原稿存檔和印刷廠的最后版本略有不同。而同一個印刷廠家則會同時持有打過和沒打過補丁的兩種以上印刷版本（有可能打若干次補?。?。

筆者曾經(jīng)任責(zé)任編輯的一本計算機圖書，一版二次印刷時做了些許修改（即打了一次補丁）。一版三次印刷時，印刷廠錯誤地使用了一版一次的印刷文件，從而造成補丁白打的印刷事故。這里，出版社如何流轉(zhuǎn)印刷文檔同時有效監(jiān)管印刷廠所用印刷版本，是杜絕此類出版事故的根本。此后，出版部門為了保證永遠(yuǎn)使用最新的印刷檔案，徹底廢除了一切圖書的舊版本印刷檔案，即只保留最后一次印刷的文件，這樣的矯枉過正又導(dǎo)致了本文中要探討的另外一種問題。

再次，圖書修訂過程反復(fù)出現(xiàn)錯誤。筆者曾任責(zé)編的一本教材，參考文獻(xiàn)中誤將一位作者的名字寫成“劉艷妮”，筆者在重印時給予了糾正，修改成了正確的“劉燕妮”。若干年后，本書修訂，為了節(jié)省作者的時間，同時也為了提高審稿的效率，降低原稿差錯率，[3]筆者按照慣例向印前部門申請了原書的書稿檔案作為修訂源文件，不曾想，這個源文件中并沒有把“劉燕妮”這個“補丁”修訂存檔，依然保存的是一版一次當(dāng)中的“劉艷妮”，而圖書作者、責(zé)編、校對都忽略了參考文獻(xiàn)的再次認(rèn)定，造成之前錯誤的反復(fù)出現(xiàn)，而且是一種低級錯誤。結(jié)果，劉燕妮告上法庭，認(rèn)為出版社再次出錯是一種故意侵權(quán)，出版社為此付出了代價。這樣的錯誤事后看來很低級，但是由于書稿檔案補丁沒有及時存檔的原因，還是出現(xiàn)了。

二、現(xiàn)有檔案管理的升級需求

（一）檔案數(shù)據(jù)收集、修改的同步需求

出版社的各個部門之間都有使用圖書檔案數(shù)據(jù)的需求，如果對同一本圖書的檔案采集的數(shù)據(jù)不能統(tǒng)一的話，勢必造成混亂。特別是，圖書出版以后，如果對一些檔案信息如定價、合作條件進(jìn)行變更的話，相關(guān)數(shù)據(jù)使用部門都必須同步得到變更才能保證不發(fā)生混亂。圖書的定價如果變更了的話，銷售部門需要及時了解，出版社的門戶網(wǎng)站要及時更新，進(jìn)而相關(guān)的電商都要通知到。出版合同（涉及稿酬內(nèi)容或者經(jīng)銷協(xié)議）變更的話，財務(wù)部門要第一時間了解等。這些貌似基本的“道理”在出版社運營當(dāng)中并非合情合理地得到落實。一方面它取決于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步程度，另一方面它也取決于工作流程的設(shè)計、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的周到與及時度。特別是，出版社的門戶網(wǎng)站主要是給讀者看的，出版社的工作人員很少瀏覽，如果數(shù)據(jù)不及時同步更新的話，門戶上信息出錯的可能性是最大的，而門戶網(wǎng)站的管理和維護(hù)人員常常是最后一個得到數(shù)據(jù)。

為解決同步問題，需要出版社有專門的機構(gòu)統(tǒng)一管理所有的檔案信息。以復(fù)旦大學(xué)出版社為例，各個部門采集數(shù)據(jù)的源頭常常不同：宣傳部門習(xí)慣于在圖書出版前向責(zé)編采集數(shù)據(jù)；書目編制人員則在某個固定時間向總編辦采集圖書檔案；門戶網(wǎng)站一般是圖書出版后一周內(nèi)以樣書為源采集。由于時間差的關(guān)系，加之?dāng)?shù)據(jù)沒有集中保存，當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化的時候，這幾個相關(guān)部門一般沒有同步修改的工作制度。因此，業(yè)內(nèi)急需在出版社的辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中解決數(shù)據(jù)同步的問題，避免不同窗口看到的同一本書的重要信息有不同呈現(xiàn)。

（二）檔案版本回溯的需求

版本回溯，是指當(dāng)一本書有若干個版本的時候（修訂是很平常很重要的事），讀者某一天也許并不需要最高的那個版本，這時出版社要有能力及時提供之前的低版本產(chǎn)品。

筆者曾經(jīng)編過一本計算機圖書，在第二版出版后，遭到一些使用單位的反對，理由是計算機的使用平臺版本太高，學(xué)校機房一時難以同步升級，還是要沿用第一版。糟糕的是，出版科認(rèn)為，已經(jīng)改版的圖書要重印第一版的話，當(dāng)時是需要重新出片才能印刷的，為此要額外多花出片成本和時間成本。由于當(dāng)時重印的量比較小，無菲林技術(shù)，還不能呈現(xiàn)雙色印刷，社里寧肯浪費訂單也沒有重印，十分可惜地丟掉了一個用書客戶。現(xiàn)如今，雖然菲林可以不用了，但是類似的版本回溯需求還是存在的，特別是一些應(yīng)用型學(xué)科教材，技術(shù)更新快，有些慢一拍的讀者會有低版本的需求。

此外，經(jīng)典的圖書再版時，也會有類似需求。復(fù)旦大學(xué)出版社在再版南懷瑾的著作時，發(fā)現(xiàn)讀者更認(rèn)同第一版南先生清風(fēng)道骨的肖像封面，然而遍尋這張照片卻找不到，原因是隨著版本的升級所有的圖書檔案都一起升級而沒有保存舊版本。

（三）圖片檔案檢索的需求

每本圖書都需要封面設(shè)計，每個封面都涉及圖片檔案。由于出版社每年的出書量不斷增加，美術(shù)人員的工作量也日益增多。通常，出版社會購買美術(shù)圖庫以供封面設(shè)計，圖庫中的圖片理論上是出版社每本圖書可以共享的，因此，有可能會出現(xiàn)不同的封面在設(shè)計時選擇相同圖庫中圖片的情況。如果正好是不同的美術(shù)編輯，簽審的領(lǐng)導(dǎo)又不是同一個人，封面設(shè)計出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象就會發(fā)生。如果封面重復(fù)發(fā)生在同一套叢書里，情況就更為糟糕。為此，如何利用圖片檢索技術(shù)對此種圖片雷同現(xiàn)象進(jìn)行防范，是出版社檔案管理的一個課題。

（四）客戶關(guān)系檔案共享的需求

出版社的銷售工作是劃片的，即一個業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)某個固定區(qū)域的銷售工作。銷售中會建立各種客戶關(guān)系。由于工作的需要，業(yè)務(wù)員的負(fù)責(zé)片區(qū)有發(fā)生變動的可能。這時就需要將這個業(yè)務(wù)員之前建立的客戶關(guān)系移交給下一個業(yè)務(wù)員。然而，已經(jīng)實現(xiàn)銷售的客戶關(guān)系可以順利移交，那些沒有實現(xiàn)銷售的潛在客戶關(guān)系也應(yīng)該移交，因為前期的投入是出版社，客戶關(guān)系的所有者應(yīng)該屬于出版社而非個人，不能移交是出版社的損失。同理，編輯的作者網(wǎng)絡(luò)理論上也屬于出版社，而不是編輯個人。一個負(fù)責(zé)任的編輯，會在工作變動時或者離退休時將自己的作者關(guān)系移交給出版社。

為了完整地保留出版社的這些無形財富，辦公自動化系統(tǒng)中都應(yīng)該對業(yè)務(wù)員或者編輯工作過程中產(chǎn)生的各種業(yè)務(wù)關(guān)系（檔案）進(jìn)行有效記錄、保存、跟蹤，以期最大限度地傳承、拓展業(yè)務(wù)。

（五）版權(quán)保護(hù)的需求

隨著印刷技術(shù)的進(jìn)步，絕大多數(shù)的圖書印刷已經(jīng)開始使用無菲林技術(shù)。這在降低成本、提高效率的同時，也給版權(quán)保護(hù)帶來新的課題。[4]無菲林印刷使用的軟件格式是普通的PDF格式，從方正排版格式到PDF格式的轉(zhuǎn)換只需要使用很小的軟件插件就可以進(jìn)行。軟件的拷貝自然比菲林要容易得多，且無成本。出版社對印刷廠的版權(quán)監(jiān)控其實已經(jīng)不存在。如何杜絕無良盜印似乎已經(jīng)變得無解。不僅如此，由于PDF文件的便捷和普遍，如果為了滿足圖書用戶的一些需求（比如有些教師讀者提出需要使用圖書源文件做課件），隨意復(fù)制出版社書稿檔案的話，勢必造成版權(quán)的流失，甚至有惡意抄襲的情況發(fā)生。

因此，檔案的電子化固然優(yōu)勢很多，缺點也是明顯的。[5]新的版權(quán)保護(hù)技術(shù)手段既是檔案管理升級的需求，也是業(yè)內(nèi)的重要職責(zé)。

（六）提升企業(yè)文化的需求

檔案管理的水準(zhǔn)高低也是企業(yè)文化的重要內(nèi)容之一。一個擅長打理、珍惜“羽毛”的企業(yè)，會把出版社的一切榮譽、經(jīng)驗、教訓(xùn)、活動都珍藏在案，如數(shù)家珍。愛社如愛家，出版社的歷史文化、傳承、業(yè)績等，都可以通過企業(yè)的檔案來完整體現(xiàn)。

出版社作為一個傳承文化的使者，顯然，自身的文化傳承也十分必要。目前，出版社這方面的積累還十分粗淺甚至無序，亟待專人專責(zé)整理、歸檔、定期整理。

（七）檔案管里制度的重建需求

基于電子檔案管理固有的規(guī)律和特點，相應(yīng)的檔案管理制度（包括建檔立卷借閱等各方面）只有與之相適應(yīng)，才能使檔案管里人員有法可依、有章可循，杜絕泄密的發(fā)生。我們應(yīng)建立和升級配套的專人專管制度，明確管理人員的崗位職責(zé)，建立各類電子文件歸檔制度、存儲備份制度、利用制度、保密制度、責(zé)任追究制度、應(yīng)急預(yù)案等。[6]

（八）提升檔案管理人員素養(yǎng)的需求

檔案管理的數(shù)字化、信息化，圖書檔案結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，既要求優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，又要求檔案管理人員除了具有必要的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)外，還必須根據(jù)圖書出版的流程，掌握必要的多媒體信息處理能力、數(shù)據(jù)庫處理能力以及新媒體使用能力；隨著出版數(shù)據(jù)庫的規(guī)模化、多媒體化，管理人員必須不斷完善知識結(jié)構(gòu)，掌握數(shù)字化檔案管理的新技術(shù)，全面把握書籍出版的工作過程，實時溝通編務(wù)、財務(wù)、經(jīng)營等各部門信息，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，實現(xiàn)出版內(nèi)部各個子系統(tǒng)的統(tǒng)一。

出版社的檔案管理是個系統(tǒng)工程，要在總體規(guī)劃下將檔案資源進(jìn)行充分、合理存儲與利用，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的有序化以及資源的優(yōu)化整合。在制定和實施總體規(guī)劃的過程中，應(yīng)該堅持系統(tǒng)性原則、實用性原則、規(guī)范性原則、安全性原則等；應(yīng)該通過辦公自動化和檔案管理的一體化來實現(xiàn)出版社的數(shù)據(jù)一體化；在人員的規(guī)劃方面，應(yīng)該做到人員齊備（增加檔案管里人手）、設(shè)備齊備（現(xiàn)代化的管理工具）和技術(shù)齊備（人員的專業(yè)素養(yǎng)以及使用技術(shù)），從而重建出版社的保障體系。只有通過檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)的制定及體系結(jié)構(gòu)的健全，才能最終實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

[1]張燕.出版社檔案管理的特點與內(nèi)容分類[J].新西部月刊,2009,(3).

[2]李申.出版社檔案管理的特點、問題及改革措施[J].知識窗:教師版,2015,(12).

[3]邵麗鷗.淺論出版行業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理[J].新聞傳播,2011,(6).

[4]陸靜一.出版社圖書檔案數(shù)字化管理探討[J].出版廣角,2015,(10).

[5]劉國梁.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與弊端[J].卷宗,2015,(4).

[6]王玉杰.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].科技展望,2015,(33).

G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0069-03

（責(zé)任編輯：虞志堅）

黃樂(1966-)，女，廣東人，復(fù)旦大學(xué)出版社，副編審，研究方向：學(xué)前教育、新媒體融合幼兒讀物。

張志軍，復(fù)旦大學(xué)出版社理科編輯室編輯。