中國(guó)與新加坡檔案網(wǎng)站信息服務(wù)比較研究
——基于SMA和NAS網(wǎng)站的分析

文 / 趙麗 李江瑞

中國(guó)與新加坡檔案網(wǎng)站信息服務(wù)比較研究
——基于SMA和NAS網(wǎng)站的分析

文 / 趙麗 李江瑞

文章從網(wǎng)絡(luò)的視角分析了中新兩國(guó)檔案館信息服務(wù)建設(shè)狀況、存在的問題和可作借鑒的服務(wù)理念和方式，認(rèn)為國(guó)情的差異決定了兩國(guó)檔案網(wǎng)站信息服務(wù)功能的不同，中新檔案網(wǎng)站信息檢索服務(wù)各有千秋，值得互相學(xué)習(xí)和借鑒。兩國(guó)需要認(rèn)清自己在網(wǎng)站信息服務(wù)中的優(yōu)勢(shì)和不足，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步。

檔案網(wǎng)站；信息服務(wù)；中國(guó)；新加坡

檔案網(wǎng)站信息服務(wù)，即檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)這一媒介采用多種手段，向信息利用者傳輸政府公開信息或檔案信息，開發(fā)信息資源，最大限度地滿足公眾的政府信息知情權(quán)和檔案信息利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。SMA門戶網(wǎng)站和NAS門戶網(wǎng)站各具特色，SMA網(wǎng)站大氣蓬勃，充滿大都市的現(xiàn)代氣息，布局嚴(yán)整規(guī)范，給人以舒適感；NAS網(wǎng)站色彩清新，活潑自在，生意盎然。單從表面來(lái)看，兩個(gè)網(wǎng)站均表現(xiàn)為內(nèi)容豐富，信息服務(wù)功能龐大多樣，令人眼花繚亂。但是，經(jīng)過綜合考察，兩大檔案網(wǎng)站信息服務(wù)功能的深層差異便浮出水面。

下文試對(duì)這些差異做深入的比較分析。

一、不同國(guó)情基礎(chǔ)上中新兩國(guó)信息服務(wù)手段的差異

中國(guó)檔案事業(yè)采用的是“局館合一”的管理體制，同時(shí)擔(dān)負(fù)檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理的職能。檔案網(wǎng)站一方面發(fā)揮檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)功能，提供檔案信息網(wǎng)上檢索、舉辦網(wǎng)上展覽等；另一方面作為政府機(jī)構(gòu)之一的檔案局還擔(dān)負(fù)了政府信息公開和已公開現(xiàn)行文件查詢的行政職能。這在新加坡檔案網(wǎng)站上是不可能出現(xiàn)的。這是中國(guó)檔案網(wǎng)站的一大特色。中國(guó)的法規(guī)也賦予了檔案部門這種權(quán)力?！吨腥A人民共和國(guó)政府信息公開條例》第十六條規(guī)定，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向國(guó)家檔案館、公共圖書館提供主動(dòng)公開的政府信息。因此，中國(guó)的檔案網(wǎng)站一個(gè)很鮮明的信息服務(wù)功能就是，政府公開信息的查詢和已公開現(xiàn)行文件的查詢。上海市檔案館網(wǎng)站的政府公開信息查詢系統(tǒng)強(qiáng)大易用，可以按照行政機(jī)構(gòu)分類進(jìn)行瀏覽檢索，檢索目錄層次高達(dá)8級(jí)，分為市級(jí)機(jī)關(guān)和區(qū)縣級(jí)機(jī)關(guān)兩大類，可以直接下載閱讀全文。為了使市民更加快捷地搜索到所需信息，上海市檔案館網(wǎng)站還推出了“政府公開信息實(shí)用類目分類體系查詢”。這個(gè)分類體系區(qū)別于現(xiàn)有的單一按照政府部門職能對(duì)信息進(jìn)行分類的方法，而是以政府部門的職能分工為基礎(chǔ)，以市民日常生活中經(jīng)常會(huì)遇到的有關(guān)信息查詢問題為切入點(diǎn)，構(gòu)建了一個(gè)以使用方便為主要特點(diǎn)的政府公開信息類目查詢系統(tǒng)。例如，類目累擊率排名前十的分別是戶籍、檔案事業(yè)、房屋拆遷、勞動(dòng)關(guān)系、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工程建設(shè)管理、政策法規(guī)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、基礎(chǔ)教育和國(guó)有資產(chǎn)管理，用戶可以直接點(diǎn)擊相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行查詢。通過網(wǎng)絡(luò)民調(diào)的結(jié)果來(lái)看，大部分人認(rèn)為利用“政府公開信息實(shí)用分類體系”來(lái)查詢政府公開信息十分必要，實(shí)際操作便利，分類設(shè)置科學(xué)。

此外，上海市檔案館網(wǎng)站還提供已公開現(xiàn)行文件查詢服務(wù)，包括全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)、國(guó)務(wù)院和上海市各職能機(jī)構(gòu)的已公開現(xiàn)行文件查詢，并提供全文查詢下載服務(wù)，方便易用。這些都是新加坡國(guó)家檔案館網(wǎng)站上看不到的。這是中國(guó)檔案網(wǎng)站特有的一種信息服務(wù)功能。中國(guó)的公共檔案館承擔(dān)了比新加坡檔案館更多的職責(zé)。它不僅僅是一個(gè)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，同時(shí)還擔(dān)負(fù)著面向社會(huì)公眾的政府信息知情權(quán)的保障和服務(wù)工作。這是中國(guó)檔案部門的一種榮耀，應(yīng)該矢志不移地做好這項(xiàng)工作。

二、在網(wǎng)站信息服務(wù)理念上中新兩國(guó)的差距

中國(guó)檔案網(wǎng)站信息服務(wù)理念不及新加坡，這是我們不得不承認(rèn)的事實(shí)。

首先，這表現(xiàn)在親民理念上。中國(guó)和新加坡的兩個(gè)檔案網(wǎng)站都公布了參觀訪問檔案館的地址和聯(lián)系方式，NAS公布了最近的地鐵站、公交車服務(wù)線路甚至最近的停車地點(diǎn)，詳盡而周到。NAS的聯(lián)系方式更是具體，粗略統(tǒng)計(jì)了一下，NAS網(wǎng)站中公布了不下4個(gè)電子郵箱、7個(gè)電話號(hào)碼和2個(gè)傳真。從這些聯(lián)系方式中我們可以發(fā)現(xiàn)，NAS網(wǎng)站信息服務(wù)分工明確，有網(wǎng)站方案、活動(dòng)或改進(jìn)提高等反饋意見的聯(lián)系方式，有一般館藏詢問的聯(lián)系方式（免費(fèi)）、流動(dòng)展覽的聯(lián)系方式、預(yù)訂檔案館出版物的聯(lián)系方式，甚至還有公眾如果在訪問NAS離開后發(fā)現(xiàn)個(gè)人財(cái)務(wù)遺失的聯(lián)系方式，考慮周到貼心。而中國(guó)SMA只給出了一個(gè)生硬的表格，簡(jiǎn)略地介紹SMA的地址和唯一的公開聯(lián)系方式，其中差距，不言自明。

其次，這表現(xiàn)在信息服務(wù)宣傳理念上。毫無(wú)疑問，中新檔案信息服務(wù)的最終目標(biāo)都是為了服務(wù)公眾，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展。但是新加坡善于宣傳自己的檔案信息服務(wù)理念，打造一種綠色和親民的服務(wù)形象，并讓這種理念深入人心，走進(jìn)公眾。這種理念宣傳在NAS網(wǎng)站上隨處可見。例如，NAS在網(wǎng)站顯眼位置高調(diào)亮出自己的檔案館新標(biāo)志，并做詳盡介紹：整個(gè)標(biāo)志象征著檔案在這個(gè)信息時(shí)代的能動(dòng)性作用；波浪式的特征說明NAS在國(guó)家檔案事業(yè)中既是數(shù)字時(shí)代政府記錄的保管者，又是民族共同記憶的知識(shí)庫(kù)；而零落疏散的像素和正方形則象征著NAS對(duì)檔案的積極利用，推動(dòng)公眾更好地理解和感受新加坡的歷史和遺產(chǎn)，培養(yǎng)一個(gè)剛健自強(qiáng)、永恒持續(xù)的民族。NAS推出了命名為a2O的檔案信息一站式門戶，更是蘊(yùn)含了一種嶄新的服務(wù)理念，即a2O是對(duì)H2O的一個(gè)比喻，而H2O是生活中不可缺少的元素，所以跟人類需要水來(lái)生存一樣，檔案網(wǎng)站信息服務(wù)不是可有可無(wú)的，也是我們生活中不可缺少的組成部分。這種理念也是NAS網(wǎng)站信息服務(wù)的奮斗目標(biāo)，即把a(bǔ)2O打造成公眾生活的必需元素。更令人佩服的是NAS還精巧地對(duì)a2O進(jìn)行形象宣傳，包括圖片和視頻：一個(gè)剛剛開啟的易拉罐，噴涌而出的是檔案照片、錄像帶、錄音帶、縮微膠片、文物、紙質(zhì)文件，下方是一個(gè)標(biāo)語(yǔ)——百分百純遺產(chǎn)，您生活的新元素（100% Pure Heritage. The New Element in You）。這很好地闡釋了NAS將a2O打造成生活必需元素的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)理念。我們?cè)赟MA的網(wǎng)站上看不到類似這樣的靈感和創(chuàng)意，呈現(xiàn)在公眾眼前的只是一個(gè)布局規(guī)整、按部就班的檔案網(wǎng)站，欠缺文化理念的宣傳，文化吸引力顯得不足。NAS的網(wǎng)站宣傳實(shí)踐值得中國(guó)檔案網(wǎng)站學(xué)習(xí)。

再次，這表現(xiàn)在檔案信息服務(wù)集成理念上。NAS注重檔案網(wǎng)站信息服務(wù)的集成。NAS開發(fā)的a2O網(wǎng)上檔案館入口可以在線查閱NAS的檔案資源寶庫(kù)，獲取新加坡文化遺產(chǎn)原始資源。a2O的最大特點(diǎn)就是對(duì)網(wǎng)站檔案信息服務(wù)進(jìn)行集成，該入口集成的服務(wù)項(xiàng)目包括8大數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的在線檢索服務(wù)、流動(dòng)展覽宣傳及網(wǎng)上預(yù)訂服務(wù)、NAS參觀網(wǎng)上預(yù)定服務(wù)、重要網(wǎng)站銜接服務(wù)、館藏精品檔案網(wǎng)絡(luò)展示和網(wǎng)上展覽服務(wù)、電子商務(wù)照片服務(wù)、檔案利用和法律知識(shí)普及服務(wù)、趣味服務(wù)等8項(xiàng)服務(wù)。用戶只要登陸a2O便可以在導(dǎo)航地圖的指引下足不出戶地享受NAS提供的各種信息服務(wù)，方便而又快捷，堪稱NAS信息服務(wù)的最大亮點(diǎn)。值得指出的是，a2O憑借著出色的信息服務(wù)理念不斷獲得國(guó)際大獎(jiǎng)。2004年，NAS因?yàn)閍2O的實(shí)施而贏得了斯德哥爾摩科技挑戰(zhàn)賽的“電子文化”類大獎(jiǎng)；2005年7月，a2O作為新加坡的最佳“電子文化”，被提名世界信息峰會(huì)大獎(jiǎng)。

相比NAS的強(qiáng)大網(wǎng)站集成功能，SMA網(wǎng)站的各種信息服務(wù)功能分散在網(wǎng)站的各個(gè)角落里，如“網(wǎng)上查檔”在網(wǎng)站的左上角，“網(wǎng)上展覽”又分布在網(wǎng)站的右下角，全宗目錄只有點(diǎn)擊網(wǎng)站的英文版才能找到，各種功能不能呼應(yīng)，各自為政，給利用者利用檔案信息帶來(lái)諸多不便。

三、中新檔案網(wǎng)站目錄檢索各有千秋

SMA網(wǎng)站檔案目錄檢索工具包括：介紹性目錄，如全宗指南（386個(gè)）、專題指南（15個(gè)）；查檢性目錄，包括分類目錄、專題目錄（15個(gè)）、工商登記索引；館藏性目錄，如全宗目錄（英文）、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄。各種目錄構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的目錄檢索體系，包括瀏覽檢索和專題檢索兩種。其一是瀏覽檢索，可供瀏覽檢索的館藏檔案及資料包括四大班子檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)事業(yè)檔案、革命歷史檔案、民國(guó)檔案、日偽時(shí)期檔案、同業(yè)公會(huì)檔案、租界檔案、特藏檔案、專門檔案、聲像檔案、中文資料和外文資料，可謂無(wú)所不包。通過該系統(tǒng)，用戶可以自定義檢索項(xiàng)目，包括檔案存址、正題名、第一責(zé)任者、起始時(shí)間、終止時(shí)間、保管期限、提要、密級(jí)、記錄來(lái)源代碼；可以選擇顯示級(jí)別，包括文件級(jí)和案卷級(jí)；可以自定義以上9種顯示項(xiàng)；還可以網(wǎng)上預(yù)約申請(qǐng)調(diào)卷。其二是專題檢索。SMA提供的專題檢索范圍包括檔案資料、照片、音視頻資料和專題索引四項(xiàng)，內(nèi)容龐大，資料豐富，大部分提供網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷服務(wù)。

NAS網(wǎng)站檔案目錄檢索工具沒有SMA網(wǎng)站這么多的種類，沒有全宗指南、專題指南，沒有全宗目錄和專題目錄，也沒有瀏覽檢索和專題檢索的入口。NAS提供的只是單一的經(jīng)過整合的八大數(shù)據(jù)庫(kù)組成的檢索總庫(kù)。這八大數(shù)據(jù)庫(kù)具體指政府檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)GRID、演講文本自動(dòng)檢索系統(tǒng)STARS、私人檔案信息系統(tǒng)PRISM、新加坡制圖和建筑檔案數(shù)據(jù)庫(kù)CARDS、口述歷史檔案數(shù)據(jù)庫(kù)CORD、新加坡圖片檔案庫(kù)PICAS、新加坡影音檔案庫(kù)MISAS和新加坡海報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)POSTERS。各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都是基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)都擁有強(qiáng)大的檢索引擎，如CARDS檢索引擎。在引擎中輸入檢索詞進(jìn)行檢索可以得到檢索地圖的題名、描述、出版商、日期、比例、索取號(hào)等搜索結(jié)果，復(fù)制需要經(jīng)過NAS的書面允許。同時(shí)，NAS適應(yīng)電子政務(wù)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)整合的趨勢(shì)，對(duì)這8大數(shù)據(jù)庫(kù)在網(wǎng)上進(jìn)行了整合，使檢索引擎更加強(qiáng)大，用戶可以自由選擇檔案信息的載體進(jìn)行組合檢索，比如可以同時(shí)檢索同一主題下的紙質(zhì)檔案、照片和影音檔案。

中新檔案目錄檢索工具各有千秋。顯然，NAS網(wǎng)上查檔的優(yōu)勢(shì)在于8大數(shù)據(jù)庫(kù)的整合。其實(shí)質(zhì)是一種主題法的目錄組織和檢索形式，即通過輸入檢索主題對(duì)全庫(kù)進(jìn)行檢索；而SMA則是一種分類法為主的目錄組織和檢索形式。我國(guó)檔案編目受目錄學(xué)的影響，多年來(lái)一直采用分類法。事實(shí)證明，分類法和主題法各有長(zhǎng)短，沒有孰優(yōu)孰劣，不能把兩者對(duì)立起來(lái)。分類法的基本原則是知識(shí)的系統(tǒng)性。它從事物之間的關(guān)系出發(fā)，可以滿足各種程度的族性檢索，但在滿足專指性檢索要求方面的能力卻不理想?！爸黝}法的基本原則是知識(shí)的特指性，它從事物本身出發(fā)，集中了用不同觀點(diǎn)、不同方法研究該事物的一切文獻(xiàn)資料，因而有利于按特性進(jìn)行檢索，但用同樣方法和觀點(diǎn)研究不同對(duì)象的資料卻被分開了。”[1]可見，兩種方法的優(yōu)缺點(diǎn)是互補(bǔ)的。目前的文獻(xiàn)工作者越來(lái)越感到，要建立一個(gè)高功能的檢索體系，應(yīng)該尋求兩者的結(jié)合而不是兩者的對(duì)立，合則雙美，離則兩傷。但是“合”也不能同時(shí)編制兩套目錄。這是不現(xiàn)實(shí)的。目前學(xué)界的普遍觀點(diǎn)是確定一種目錄為主導(dǎo)目錄，同時(shí)采用輔助目錄加以補(bǔ)充，以彌補(bǔ)主導(dǎo)目錄本身的不足。[2]顯然，SMA由于存在專題目錄等較合理的目錄體系，一定程度上彌補(bǔ)了分類法目錄的不足，雖然這離真正的分類法還有一定的距離。

就像當(dāng)年WTO官員在調(diào)查完上海發(fā)展態(tài)勢(shì)后定下“中國(guó)是發(fā)達(dá)國(guó)家”的錯(cuò)誤結(jié)論一樣，一個(gè)上海當(dāng)然不能代表全中國(guó)。SMA網(wǎng)站的信息服務(wù)工作要改進(jìn)的地方還不少，中國(guó)其他地區(qū)的檔案網(wǎng)站要做的工作則更多。通過和新加坡的比較，我們可以更清楚地看到自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，便于改進(jìn)不足，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，新加坡也要學(xué)習(xí)和借鑒中國(guó)檔案網(wǎng)站的長(zhǎng)處，取長(zhǎng)補(bǔ)短，更好地服務(wù)于民眾。

[1]吳寶康.當(dāng)代中國(guó)檔案學(xué)論[M].北京:檔案出版社,1988:188.

[2]桂玉蘭.澳大利亞、新加坡檔案館印象[J].北京檔案,2008,(1).

G270.7；G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-9652（2016）06-0045-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

李江瑞（1981- ），女，陜西科技大學(xué)檔案館，館員，研究方向：檔案信息資源管理。

趙麗（1989- ），女，上海市政總院，館員，研究方向：電子文件、檔案公共服務(wù)。