試論人事檔案信息化建設(shè)的必要性及策略

劉之輝

秦皇島市人才交流服務(wù)中心，河北　秦皇島　066000

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試論人事檔案信息化建設(shè)的必要性及策略

劉之輝

秦皇島市人才交流服務(wù)中心，河北秦皇島066000

在我國市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的情況下，人事檔案已經(jīng)成為一種非常重要的資源，因此，加強(qiáng)人事檔案管理，加大其信息化建設(shè)力度，并促進(jìn)人事檔案管理模式不斷創(chuàng)新，在促進(jìn)社會、經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展上有著極大必要性。本文就人事檔案信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行闡述，提出人事檔案信息化建設(shè)的策略，以有效提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

人事檔案；信息化建設(shè)；必要性；策略

根據(jù)人事檔案管理工作的開展情況來看，信息化技術(shù)的合理應(yīng)用，是社會、經(jīng)濟(jì)等不斷發(fā)展的必然趨勢，不但能進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，還能促進(jìn)工作效率、工作質(zhì)量等有效提高，從而促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、人事檔案信息化建設(shè)的必要性

(一)隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的不斷推廣，社會信息化發(fā)展速度變得越來越快，因而信息資源在人們的生活、工作等多個(gè)方面占據(jù)的地位越來越重要。在這種形勢下，人事檔案所記載的每個(gè)人的成長過程，在人力資源管理中發(fā)揮的作用不斷提高，特別是信息技術(shù)的合理應(yīng)用、人事檔案管理的社會化發(fā)展等，使人事檔案信息化建設(shè)具有極大必要性，對于促進(jìn)我國信息化管理工作體系更加完善有著重要影響。

(二)在人事檔案信息化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是最主要的技術(shù)支撐，不但使原來通過紙質(zhì)方式承載相關(guān)信息的方式得到改變，還能實(shí)現(xiàn)各種信息資源在電腦中的有效存儲，從而為人事管理工作有序開展提供重要保障。因此，人事檔案信息化建設(shè)具有重要必要性，不但能保證人事信息的完整性，還能提高人事檔案信息的安全性，從而促進(jìn)人事檔案資源有效利用率進(jìn)一步提高。

(三)在人事檔案管理工作的正常開展中，很多新的信息需要收集、整理、加工和存儲等，而在信息化技術(shù)合理應(yīng)用的情況下，信息處理的工作效率可以得到有效提高，從而達(dá)到資源共享的目的。由此可見，人事檔案信息化建設(shè)有著極大必要性，不但能使繁瑣的人事檔案管理工作得到簡化，還能減少管理人員的工作量，對于提升管理人員的工作水平也有著極大作用，最終促進(jìn)人事檔案管理水平進(jìn)一步提升。

二、人事檔案信息化建設(shè)的策略

(一)注重人事檔案信息化建設(shè)的思想教育

在信息技術(shù)普遍運(yùn)用到各行業(yè)的情況下，人事檔案信息化建設(shè)，需要注重其思想教育，并重視自動化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和推廣，才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的即時(shí)性、動態(tài)性和快捷性等，最終促進(jìn)人事檔案管理水平進(jìn)一步提升。在實(shí)踐過程中，人事檔案管理信息化發(fā)展的思想教育，需要人事檔案管理人員做到如下幾點(diǎn)：一是，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的上進(jìn)心，并積極參與到各種先進(jìn)技術(shù)、知識的學(xué)習(xí)中，才能激發(fā)他們的創(chuàng)新思維，最終為人事檔案信息化建設(shè)提供重要基礎(chǔ)。二是，人事檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的檔案管理意識，才能提高人事檔案管理工作的全面性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，并在“以人為本”管理理念全面落實(shí)的基礎(chǔ)上，確保而更像管理工作有序進(jìn)行，對于促進(jìn)人事檔案管理人員工作熱情不斷提高有著極大作用。三是，人事檔案管理工作必須循序漸進(jìn)的開展，在結(jié)合實(shí)際情況的情況下，充分利用信息化技術(shù)，對于提高信息化系統(tǒng)的應(yīng)用水平有著極大作用，最終在綜合考慮自動化系統(tǒng)運(yùn)行情況、信息化管理內(nèi)容等的基礎(chǔ)上，及時(shí)解決當(dāng)前工作中存在的問題，對于真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)有著重要影響。

(二)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的一體化管理

在人事檔案信息化建設(shè)過程中，科學(xué)管理手段的合理運(yùn)用，是加強(qiáng)其過程管理的重要需求，不但能實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理，還能保證人事檔案信息的完整性、安全性和有效性等，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。與此同時(shí)，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的一體化管理，需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的支撐下，有序開展如下幾種業(yè)務(wù)：一是，檔案盤點(diǎn)；二是，檔案綜合查詢；三是，建檔管理；四是，檔案處理；五是，檔案借閱，等等，對于提高人事檔案信息傳送、整理、加工等多方面的質(zhì)量有著極大作用，最終促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)更快實(shí)現(xiàn)。

(三)合理優(yōu)化人事檔案信息化建設(shè)的環(huán)境

在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的情況下，合理優(yōu)化其環(huán)境，營造良好的購買好張氛圍，不但能提高工作人員的工作積極性，還能提高人事檔案工作效率，從而促進(jìn)人事檔案管理工作進(jìn)一步創(chuàng)新。在實(shí)踐過程中，人事檔案資源的有效開發(fā)，需要加強(qiáng)各部門的溝通與交流，才能促進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。與此同時(shí)，注重以人為本管理理念的落實(shí)，加強(qiáng)檔案管理制度的完善，培訓(xùn)和吸收專業(yè)的管理人才，并構(gòu)建合理的獎懲機(jī)制，讓管理人員全身心投入到本職工作上，對于大力推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)有著重要影響。

(四)加強(qiáng)人事檔案信息化管理軟件的研發(fā)

在不斷推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的情況下，加強(qiáng)人事檔案信息化管理軟件的研發(fā)，加大資金投入，并注重信息化操作平臺的科學(xué)構(gòu)建，對于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理目標(biāo)有著極大影響。因此，根據(jù)當(dāng)前人事檔案管理工作的具體情況，建立一套適用的、現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并具備如下幾種功能：一是，查詢；二是，格式與代碼管理；三是，交換；四是，維護(hù)，等等，才能獲得最完整的人事檔案信息，對于提高各種人事檔案資源的有效利用率有著重要作用。

三、結(jié)束語

總之，人事檔案在我國市場、經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展中占據(jù)的地位變得越來越重要，需要注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，并提高其信息化管理水平，才能真正實(shí)現(xiàn)人力資源的最有效共享。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化管理軟件的開發(fā)和加大投入力度，對于促進(jìn)我國人事檔案管理工作效率進(jìn)一步提高有著極大意義。

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