菏澤市優(yōu)撫對象電子檔案掃描工作啟示

文·任維娜

菏澤市優(yōu)撫對象電子檔案掃描工作啟示

文·任維娜

自2012年10月份開始，按照山東省民政廳建立“金民工程”的要求，菏澤市開展了優(yōu)撫對象電子檔案掃描錄入工作。近兩年來，筆者在實際工作中歸納了一些優(yōu)撫對象電子檔案掃描中遇到的問題，有針對性提出了一些意見和建議，希望能夠對于民政檔案工作有一定的借鑒作用。

一、優(yōu)撫對象電子檔案掃描的背景及意義

2011年全國民政信息化工作推進會，明確提出了要加快我國民政信息化建設步伐。10月，山東省民政廳《關于下發(fā)“金民工程”市、縣級民政部門和相關單位建設技術要求的通知》和《關于加快市級民政數(shù)據(jù)分中心和民政政務外網(wǎng)建設的通知》，要求在全省民政系統(tǒng)實施“金民工程”。優(yōu)撫信息系統(tǒng)是金民工程的重要組成部分，被省廳確定為首要建設的四大業(yè)務系統(tǒng)之一。優(yōu)撫信息化建設是優(yōu)待撫恤管理工作的基礎性工程，優(yōu)撫對象電子檔案掃描是民政信息化建設的重要組成部分，也是提高民政工作質量和工作效率的有效手段，更是公平服務的重要保證。做好這項工作，關系到優(yōu)撫對象政策的落實和社會的和諧穩(wěn)定，對于有效改進優(yōu)撫工作方式，提高優(yōu)撫工作效率，推動優(yōu)撫政務公開具有重要意義。

二、優(yōu)撫檔案數(shù)字化掃描存在的問題

（一）優(yōu)撫對象檔案掃描不規(guī)范

優(yōu)撫檔案掃描錄入工作流程，主要包括檔案整理、掃描準備、正式掃描、圖像處理等，其中檔案整理和正式掃描是最容易出現(xiàn)問題的兩個環(huán)節(jié)，整理的不規(guī)范性直接降低了掃描的速度，并且?guī)砺吲c重復掃描的問題。正式掃描這一環(huán)節(jié)中參數(shù)設置不規(guī)范也會導致計算機存儲空間與錄入圖像的清晰度之間的不平衡。檔案整理與正式掃描過程中對檔案原件處理不當也會對檔案造成一定程度的損害。主要表現(xiàn)在，一是漏掃描部分原始檔案記載信息。有的原始檔案頁面折字或遮字，信息沒有全部掃描出來；有的只掃描其中一部分，少掃描或漏掃，如在多張審批表或身份證明中只掃描了一張，無法證明檔案材料的連續(xù)關系。二是對列為不需要進行數(shù)字化處理的對象進行掃描，如已經(jīng)掃描過原件的復印件、優(yōu)撫對象住院病歷中的臨時醫(yī)囑單等無須列入數(shù)字化處理的對象，進行了掃描。二是重復掃描同一份檔案文件。由于檔案整理不規(guī)范，在掃描時掃描人員為了追求掃描速度很容易忽視掃描原件的內(nèi)容，在不經(jīng)過認真核實的情況下，對已經(jīng)案卷內(nèi)存在的重復檔案進行掃描。

（二）優(yōu)撫檔案掃描重使用輕管理

優(yōu)撫檔案的數(shù)字化是一項程序繁瑣、環(huán)環(huán)相扣的工作，掃描工作量大，而檔案數(shù)字化后的管理工作至關重要，影響到“金民工程”優(yōu)撫業(yè)務辦理的質量。因檔案掃描后期管理工作主要體現(xiàn)在對掃描件的檢測與檔案的還原兩個方面，后期管理不力將造成數(shù)字化檔案的不規(guī)范性，也會減損原有檔案的憑證價值與歷史價值。主要表現(xiàn)在，一是不注重紙質檔案使用后的歸檔。有些掃描檔案人員并不注重檔案的后期還原工作，還原后的優(yōu)撫檔案經(jīng)重新裝訂與封裝，序號混亂、紙張破損等現(xiàn)象時有發(fā)生。工作人員以為完成前期掃描工作便可，損害了檔案的原貌，同時也直接造成了檔案憑證價值與史料價值的缺損，這種行為違犯了本末倒置的錯誤，沒有抓住優(yōu)撫業(yè)務信息化的根本目的，將手段與目的混為一談，致使檔案重新裝訂與原貌不符。二是不注重損毀檔案的安全維護。實施檔案掃描的操作過程，須對原有優(yōu)撫檔案進行撤架、拆封、編號、標記、掃描、還原等一系列的處理工作，這一過程如操作不當會對檔案有一定的損害，比如掃描人員在登記、標注時，書寫字體偏大過重，易破壞原始檔案的原貌，尤其是一些建國前后入伍老退役軍人的部隊原始檔案，由于年代已久，紙張脆弱，受損程度更大，或者在掃描過程中對檔案原件壓制用力，翻頁時動作幅度較大，也容易對檔案原件造成損傷。三是不注重電子檔案的及時補錄。在掃描時發(fā)現(xiàn)缺失或遺漏部分檔案的情況，沒想到及時解決，而是繼續(xù)掃描齊全的檔案，就容易導致過后忘記補錄或尋找缺失部分。

三、做好優(yōu)撫檔案掃描工作的對策

（一）做好檔案掃描的前期處理

優(yōu)撫檔案掃描前期處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、頁面修整等。掃描前，要整理好需掃描的檔案目錄，如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內(nèi)頁數(shù)標注是否有誤等，對所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號，并確定相關的字段名和字段類型。對模糊不清的檔案進行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復雜多樣，字跡清晰度和紙張質量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當進行整理，視需要進行登記或作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。在拆除原檔案裝訂時，要注意保護檔案原件，頁面需修整的要按規(guī)定維護。為避免出現(xiàn)重復掃描、拆好的檔案大量堆積或檔案丟失等情況，筆者認為應該拆裝檔案與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，亦可以兩個人為一個小組，進行分工協(xié)作，一個人負責拆裝，一個人負責掃描。

（二）規(guī)范有關操作流程與標準

規(guī)范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據(jù)可依，防止無效勞動的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費。一是明確責任，以防在出現(xiàn)問題時互相扯皮，以及由于責任不明確造成管理上的混亂。二是規(guī)范操作流程，確保各個環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的優(yōu)撫檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。三是統(tǒng)一掃描數(shù)據(jù)質量標準，如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數(shù)的要求。同時，還應該加強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

（三）做好檔案掃描的后續(xù)維護

對于掃描檔案的維護，主要是確保檔案信息的完整性以及對掃描質量的保障。一是做好對掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中，由于工作不慎，可能會導致某份檔案或一卷檔案內(nèi)個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出，必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩，因此應該對掃描檔案做好審查工作，謹防漏掃或重掃給檔案帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好檔案信息的質量控制。掃描時，避免盲目追求速度，而忽視質量，牢記掃描質量是最重要的，在掃描過程中，對因操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的，要重新掃描，對因有些檔案原件本身就是復印件或紙張陳舊、色澤明暗不均、局部有污點，在掃描的圖像上又出現(xiàn)重度陰影的，掃描后就需要由掃描人員對其進行潔凈處理，圖像歪斜的進行糾偏，重度陰影的需將陰影部分利用軟件處理。三是做好檔案的清點和移交。對完成掃描的檔案原件要進行檢查。檔案裝訂后，要對每卷檔案進行檢查。檢查中容易出現(xiàn)的問題主要有，少量目錄裝訂順序有誤，備考表裝訂有脫落現(xiàn)象，檔案實體卷內(nèi)頁碼有錯，這些都是需要引起注意的地方。在歸還檔案室時，還要對檔案做最后一次檢查，清點檔案數(shù)量，確保檔案的完整性。在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應該履行有關交接手續(xù)，對檔案進行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，對庫房中其他檔案造成感染和破壞。

（四）做好檔案掃描人員的保障工作

掃描人員是掃描工作的主體，是最為積極的主動因素。給予工作人員適當?shù)年P注，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進。一方面是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到優(yōu)撫業(yè)務對掃描工作進度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度，使他們在相對寬松的任務要求下開展工作。菏澤市制定了一年內(nèi)完成工作任務的目標，經(jīng)過全體優(yōu)撫工作者的共同努力，僅用10個月就全面將原有紙質檔案完成掃描錄入。目前，工作步入正軌，做到了隨產(chǎn)生檔案材料隨時掃描錄入，實現(xiàn)省、市、縣、鄉(xiāng)四級網(wǎng)絡化辦公。二是專業(yè)知識的加強。檔案人員的素質直接影響優(yōu)撫信息化建設的進程，要提高工作人員的素質，不僅要掌握掃描技能，還要使其參加各種檔案業(yè)務學習，有牢固的檔案專業(yè)知識，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，掌握現(xiàn)在信息技術，如計算機通信、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡技術及其他專業(yè)領域的相關知識，為金民工程信息化管理水平的提高提供良好的人力資源。

（作者單位：菏澤市民政局）