淺談民生檔案的管理工作
——以濟陽縣為例

文·馮玉靜

淺談民生檔案的管理工作
——以濟陽縣為例

文·馮玉靜

“民惟邦本， 本固邦寧”， 民生問題自古以來就是關系國家民族穩(wěn)定和諧、經(jīng)濟社會繁榮昌盛的頭等大事。檔案工作作為維護史實、傳承文明、服務社會的基礎性工作， 關注民生、保障民生、解決民生問題應是檔案部門義不容辭的職責。民生檔案從內(nèi)涵上來講，是指機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的專門檔案，是民生問題的原始記錄和真實反映。從外延上看，民生檔案是指教育、就業(yè)、分配、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、公共管理等民生領域中形成的各類涉民檔案。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，群眾對檔案利用的需求日益增長，檔案館、檔案室和有關部門保存的大量民生檔案，已經(jīng)成為破解社會矛盾、調(diào)處民間糾紛，保障人民群眾合法利益的重要憑證。那么，在新的形勢和條件下，如何做好民生檔案工作，就成了擺在我們檔案人面前的一個新課題。

一、濟陽縣民生檔案工作的現(xiàn)狀

（一）民生檔案的建檔工作扎實推進

縣檔案局按照“建檔對象一個不漏、歸檔材料一份不少”的要求，加強對社會保障、新農(nóng)合等民生領域建檔工作的監(jiān)管、指導和服務。目前，全縣14%的村已達到全市新農(nóng)村建設檔案工作示范村，70%的村莊達到新農(nóng)村建設檔案工作規(guī)范化標準，村民檔案、土地承包檔案和計劃生育檔案的建檔率達到100%，縣民政局低?？啤⒒橐龅怯浱?、縣農(nóng)醫(yī)辦均建立了綜合檔案室，新型農(nóng)村醫(yī)療合作保險參保對象建立了完整的檔案。

（二）民生檔案資源建設和整合力度不斷加大

近年來，我縣檔案部門本著“以人為本”的服務理念，加大對婚姻、人事、土地等與人民群眾生活密切相關的檔案資源的收集力度，不斷提高館藏民生檔案的比重。據(jù)統(tǒng)計，截至2014年底，縣檔案館已接收婚姻檔案735卷、婚姻證明9382件；接收人事檔案1364卷。實現(xiàn)了多種民生檔案資源的整合和共享。

（三）民生檔案資源開發(fā)利用工作取得明顯成效

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，個人利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體，越來越多的普通百姓開始走進檔案館。2014年，我縣檔案館共接待查檔者1570人次、利用檔案3685卷次，其中公民個人利用檔案達到了1235人次、2895卷次，占總利用人次的78.6%。由此可見，民生檔案的建立、保存和利用，對保障人民群眾的切身利益有著舉足輕重的作用。

二、濟陽縣的民生檔案工作存在的問題

（一）部分單位對民生檔案工作還不夠重視

一些部門對民生檔案工作的重要性認識不足，認為這是“軟任務”拖得起；有的單位領導檔案意識淡薄，讓檔案工作處于無序管理、自生自滅狀態(tài)；有的部門把檔案看作是壟斷資源，既不依法向國家檔案館移交，也不向社會提供利用，等等。

（二）檔案行政管理部門對民生檔案工作監(jiān)管難度大

縣檔案局作為檔案工作的主管部門，對民生檔案工作負有監(jiān)督、指導的責任。但是由于民生檔案工作牽涉人事、勞動保障、民政、教育、衛(wèi)生、城建、林業(yè)、國土等多個職能部門，與鎮(zhèn)、行政村和社區(qū)等大量基層組織密切相關，任務重、頭緒多、工作量大，人手緊張的檔案部門常常感到力不從心。另外，在民生檔案工作中由于牽頭管理部門不明確、部門間協(xié)調(diào)不配合等問題，也造成了檔案部門難以有效地對此參與和監(jiān)管。

（三）民生檔案資源的管理存在安全隱患

一是縣檔案局（館）現(xiàn)有的庫房均建于上世紀80年代初，庫房面積過小，庫容量已近飽和，無法滿足更多民生檔案的接收進館需要。二是庫房設計不夠合理，保管條件達不到防潮防霉、防蟲防熱等方面的要求，導致部分檔案已出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡模糊褪色等現(xiàn)象。三是社保中心、醫(yī)保中心、農(nóng)村新型合作醫(yī)療辦公室等單位多數(shù)沒有綜合性檔案室，每年新增的檔案只能分散保存在各個業(yè)務部門或個人手中，給民生檔案的安全留下了很大的隱患。

（四）民生檔案的社會共享度不高

社會保險、社會救助、最低保障、再就業(yè)等民生檔案與群眾日常生產(chǎn)生活密切相關，利用比較頻繁，然而這些領域的檔案工作才剛剛起步，檔案管理和利用服務手段比較落后，檔案信息社會共享度不高，難以滿足群眾的利用需求。土地、房產(chǎn)、公證等檔案與各職能部門的業(yè)務工作密切相關，導致這部分檔案大多分散保存于相關部門，難以集中統(tǒng)一管理并向公眾開放，給檔案利用造成極大不便。

三、做好民生檔案工作的基本原則

（一）堅持保管與利用相結合

檔案部門必須一手抓收集、管理，一手抓開發(fā)、利用。要重點加強婚姻登記、復員退伍軍人、獨生子女等民生領域的建檔工作，著力規(guī)范村務公開檔案、村民檔案、流動人口檔案、低收入家庭檔案、特殊和困難人群檔案、城市拆遷檔案等的管理。同時，要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用，圍繞關系人民群眾切身利益的重大專題，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立直接服務公眾的重要專題數(shù)據(jù)庫和檔案編研產(chǎn)品。

（二）堅持城市與農(nóng)村相結合

一方面要加強和規(guī)范城市街道、社區(qū)檔案室建設，并以此為依托，建立健全城市低保戶檔案、“零就業(yè)”家庭檔案、住房困難家庭檔案、殘疾人檔案等民生檔案，使之成為保管和利用城市民生檔案的基礎平臺。另一方面要加強和規(guī)范鎮(zhèn)（街道）、行政村檔案室建設，進一步推進行政村檔案室規(guī)范化建設，重點抓好村民檔案、流動人口檔案、土地確權、村務公開和民主管理檔案等民生熱點領域建檔工作，使之成為保管和利用農(nóng)村民生檔案的基礎平臺，真正讓關系群眾利益的事都有檔可查、有據(jù)可依、有證可憑。

（三）堅持繼承與創(chuàng)新相結合

在長期的實踐中，檔案管理工作形成了一套行之有效的方式方法，需要繼續(xù)予以重視和運用，但隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，信息網(wǎng)絡化、檔案數(shù)字化正日益改變著傳統(tǒng)的管理模式和方式。必須堅持在繼承中創(chuàng)新、在創(chuàng)新中提高。檔案部門要積極適應時代發(fā)展要求，有序推進數(shù)字檔案館工程，優(yōu)先完成民生檔案數(shù)字化任務，逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過各類信息網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

四、做好民生檔案工作的主要舉措

（一）加強領導，形成齊抓共管的民生檔案工作格局

民生檔案工作與民生問題一樣，錯綜復雜，涉及面廣，做好民生檔案工作既是一項長期性的基礎工作，又是一項綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方面的支持配合，合力推進。各級黨委、政府要加強對民生檔案工作的領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，切實把民生檔案工作列入議事日程，納入民生工作的計劃和考核內(nèi)容。勞動保障、民政、衛(wèi)生、教育、移民等部門，作為民生檔案的主要形成和使用單位，要做到認識到位、重點突出、明確責任，依法科學管理，確保民生檔案的安全，促進民生檔案的利用。檔案行政管理部門應本著以保障和改善民生為重點的社會建設和管理工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，積極關注民生工作的熱點，依法加強對民生檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查，通過組織培訓、上門指導、執(zhí)法檢查等形式，使民生檔案工作健康、持續(xù)、穩(wěn)步地發(fā)展。同時，要積極通過新聞媒體、網(wǎng)站、信息和簡報等手段，開展多層次、多形式、多渠道的宣傳，普及民生檔案知識，提高各級領導和有關部門對民生檔案工作重要性和必要性的認識，形成人人關注民生檔案工作、自覺做好民生檔案工作的良好氛圍。

（二）強化監(jiān)管，推進民生檔案管理向縱深發(fā)展

要使民生檔案管理工作有個良好的開端，健康的發(fā)展，檔案及各有關職能部門要切實承擔起歷史賦予的責任，加強行業(yè)監(jiān)管，主動提供服務。在具體工作中，要做到“三個超前”。一要超前控制。民生檔案不僅信息面廣、利用頻率高，而且價值系數(shù)大，群眾特別關注，各職能部門對該收集、應收集的民生檔案要做到建檔對象一個不漏，建檔資料齊全完整。檔案行政管理部門要以實施國家檔案局8 號令為契機，會同有關專業(yè)主管部門共同研究，聯(lián)合制訂各專業(yè)領域檔案管理辦法，將各類民生檔案的管理納入到檔案基礎業(yè)務建設范疇，爭取早日建立起比較完備的民生檔案管理制度。二要超前監(jiān)管。要通過法律的、行政的、經(jīng)濟的手段，規(guī)范管好、用好民生檔案并確保這些重要信息的長期安全、永久可靠。要通過不間斷的開展專項執(zhí)法檢查和依法監(jiān)管工作，增強各部門依法管理民生檔案的意識，及時發(fā)現(xiàn)和改正民生檔案工作中存在的問題，確保民生檔案的安全保管和有效利用，推動民生檔案工作步入法制化軌道。三要超前服務。檔案管理部門和檔案工作者在民生檔案工作中要發(fā)揮主力軍作用，不僅要積極主動地為各級領導當好參謀、謀劃方案，而且要將業(yè)務培訓與具體指導結合起來，通過檔案目標管理認定、檔案年檢、考核或示范檔案室創(chuàng)建活動等多種形式，幫助、督促各單位提高民生檔案業(yè)務水平，做好民生檔案管理工作，扎實推進各相關單位民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設。

（三）注重整合，提高區(qū)域民生檔案資源的共享度

豐富民生檔案信息資源是做好民生檔案工作的關鍵?？h檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領域。要積極調(diào)整館藏收集范圍，切實加強婚姻登記、山林定權、土地、社會保障等與老百姓利益密切相關的檔案的收集，加強民間保存的檔案、記錄普通百姓生活工作狀況的檔案資料的收集，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。要本著“先用先整、突出重點”的原則，深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源，加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，使所有民生相關檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。特別是針對當前縣檔案館庫容過小、保管硬件落后的現(xiàn)狀，要采取切實有效的應對措施。一方面，要通過加大館藏檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀工作力度，盡量騰出空間，在確保安全的前提下讓更多貴重的檔案及時進館保存。另一方面，對一些利用率較高，但難以提前移交進館的民生檔案資源，要通過電子文件在線接收、全文數(shù)字化、目錄移交等方式， 掌握數(shù)量，整合本區(qū)域各類涉及民生的現(xiàn)行文件和檔案信息。同時，要逐步將檔案局的綜合管理系統(tǒng)作為本縣民生檔案的數(shù)據(jù)平臺，將不同行業(yè)、部門的相關民生檔案信息進行集中整合，實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

（四）創(chuàng)新手段，充分發(fā)揮民生檔案的信息服務功能

利用檔案為百姓、為民生服務是檔案工作的宗旨和目標?？h檔案館要堅持以民生需求為導向，采取開放服務、咨詢服務、網(wǎng)絡服務等多種方式，努力向社會大眾提供檔案信息資源服務。一是要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過開發(fā)關系人民群眾切身利益的重要檔案編研產(chǎn)品，打造面向民眾的展覽精品，組織開展家庭建檔、地契展等活動，使普通百姓在利用檔案維權的同時，又能充分享受到檔案文化的獨特魅力。二是要加強檔案信息開發(fā)的“內(nèi)外”合作?？h檔案館要積極通過與其他單位合作開發(fā)，進一步密切檔案工作與社會各方面的關系，逐步解決當前館藏檔案信息內(nèi)容不夠豐富、開發(fā)力量不足、經(jīng)費緊張和檔案信息開發(fā)利用水平不高等方面的問題。同時，通過合作，使檔案工作更好地貼近社會，融入社會、服務大眾，創(chuàng)造出更好的社會效益和經(jīng)濟效益。

（作者單位：濟陽縣檔案局）