提升檔案管理現(xiàn)代化水平淺析

文·潘涓

提升檔案管理現(xiàn)代化水平淺析

文·潘涓

近年來，隨著辦公自動化水平的不斷提高和檔案信息量的快速遞增，僅靠手工進(jìn)行的紙質(zhì)檔案管理已越來越不能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。在此背景下，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺組成的檔案管理現(xiàn)代化結(jié)構(gòu)體系優(yōu)勢日益凸顯。檔案管理現(xiàn)代化主要是以計(jì)算機(jī)作為電子檔案的存儲載體，它將大大節(jié)省檔案存儲空間，并且使得查找和管理檔案更為便利，從而大大提高了工作效率，逐漸成為檔案管理現(xiàn)代化較為理想的選擇。

一、提升檔案管理現(xiàn)代化水平的具體任務(wù)

檔案管理現(xiàn)代化主要是借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化存儲、流轉(zhuǎn)與利用。它包括檔案資源數(shù)字化處理、檔案數(shù)字化信息資源庫建設(shè)，并借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息資源共享。具體任務(wù)有以下四個(gè)方面。

一是提高思想認(rèn)識水平，為檔案管理現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。思想認(rèn)識水平直接決定了檔案管理工作的現(xiàn)代化水平高低。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先要更新傳統(tǒng)觀念，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識，從思想上高度重視檔案管理現(xiàn)代化工作，不斷接收先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法。同時(shí)，通過媒體等各種渠道大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性和優(yōu)越性，營造促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的良好社會氛圍。

二是加大設(shè)施設(shè)備投入，為檔案管理現(xiàn)代化提供平臺支撐?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理現(xiàn)代化工作的基本保障。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)軟、硬件建設(shè)尤為重要。檔案管理單位必須在軟件和硬件建設(shè)上予以必要的經(jīng)費(fèi)保證，以確保充分利用現(xiàn)代化的管理手段、設(shè)備和保護(hù)措施，推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化，從而不斷提升檔案管理工作科學(xué)化、信息化水平。

三是創(chuàng)新工作方式機(jī)制，為檔案管理現(xiàn)代化提供制度保證。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是社會發(fā)展的不竭動力。不斷創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是檔案管理現(xiàn)代化的重要保證，也是檔案管理現(xiàn)代化的重要組成部分。創(chuàng)新機(jī)制主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念，不斷建立健全和完善各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，積極探索檔案分類集中管理體制，從而實(shí)現(xiàn)用科學(xué)的管理方法指導(dǎo)檔案管理工作現(xiàn)代化的持續(xù)健康發(fā)展。

四是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化提供智力支持。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須有一支掌握現(xiàn)代化技術(shù)，具有管理才能和專業(yè)知識的人才隊(duì)伍。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作管理人員僅僅掌握專業(yè)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須掌握相關(guān)的各種學(xué)科知識，特別是計(jì)算機(jī)方面的現(xiàn)代科學(xué)知識。各級檔案管理部門要重視檔案管理人才的培養(yǎng)，抓好人才培養(yǎng)中長期規(guī)劃與實(shí)施，從而實(shí)現(xiàn)人才的梯次健康發(fā)展和更新接替。

二、提升檔案管理現(xiàn)代化水平的具體建議

（一）更新檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作

思想觀念的及時(shí)更新是打贏檔案管理現(xiàn)代化之戰(zhàn)的“先遣部隊(duì)”。沒有檔案管理觀念的更新，即使擁有再先進(jìn)的檔案管理“武器”，還是不能有效解決現(xiàn)有檔案管理和檔案事業(yè)不斷發(fā)展之間的矛盾。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是在更新思想觀念的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的又一重要保障。各級檔案管理單位和有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步建立健全檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，扎實(shí)做好計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)工程建設(shè)，利用規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）健全集中管理機(jī)制，抓好統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，檔案現(xiàn)代化的管理體制同時(shí)存在管理相對分散和使用效率不高的問題，主要是管理相對分散，這一問題已成為制約檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)主要因素。檔案

集中管理從制度上保證了檔案的系統(tǒng)化綜合管理和查找利用，如果檔案管理分散且各單位都建立各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，勢必造成信息資源的網(wǎng)片分割和重復(fù)浪費(fèi)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息現(xiàn)代化的核心和基礎(chǔ)，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，要經(jīng)過一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。當(dāng)前，首要任務(wù)是盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的相對集中，在此基礎(chǔ)上，把數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式庫群，從而大幅度提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

（三）重視人才培養(yǎng)和引進(jìn)，提升科學(xué)管理決策水平

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化還有一個(gè)關(guān)鍵因素就是人才隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案管理現(xiàn)代化的水平。加快檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的更新，多途徑、多層次培養(yǎng)復(fù)合型人才，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化水平的最根本的對策。因此，必須采取積極措施加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，建立人員穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理現(xiàn)代化人才隊(duì)伍，抓好業(yè)務(wù)知識更新培訓(xùn)，使檔案管理人員及時(shí)掌握信息技術(shù)的新知識，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時(shí)，要從檔案管理實(shí)際需求和社會效益等多方面進(jìn)行綜合分析，不斷加強(qiáng)和完善檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，提出中、長期發(fā)展目標(biāo)，制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和具體實(shí)施方案，為各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供翔實(shí)的理論參考和數(shù)據(jù)支持。

檔案工作的現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)性工程，需要各級有關(guān)部門和檔案管理單位共同努力，牢固樹立現(xiàn)代化管理意識，從檔案管理基礎(chǔ)工作做起，在廣泛采取先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，積極構(gòu)筑檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺。作為檔案管理工作人員，更要身體力行，求真務(wù)實(shí)，勇于開拓，在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，為檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：菏澤市人事考試中心）