內(nèi)部審計(jì)檔案工作信息化管理研究

文·康云鳳

內(nèi)部審計(jì)檔案工作信息化管理研究

文·康云鳳

眾所周知，內(nèi)部審計(jì)檔案是各單位中的審計(jì)部門，在執(zhí)行自身工作職責(zé)以及審計(jì)調(diào)查工作期間所收集、制作以及使用的記錄材料，如文字材料、圖表材料、音頻視頻材料以及實(shí)體資料等。其中包含了眾多的檔案分項(xiàng)，不僅是審計(jì)成果的直接表現(xiàn)，還是內(nèi)部審計(jì)工作的有效記錄，同時其還能作為評定審計(jì)工作質(zhì)量、探究審計(jì)工作開展情況的有效參考。然而就現(xiàn)階段內(nèi)部審計(jì)工作來看，以往較為傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)檔案在存儲以及共享等方面還有諸多的不足，還需要進(jìn)一步的完善和解決。

一、審計(jì)檔案工作的特點(diǎn)簡析

（一）專業(yè)性

在單位各項(xiàng)工作開展過程中，審計(jì)工作是具有一定特殊性的職能活動，而審計(jì)檔案就是對其工作成效進(jìn)行記錄的直接表現(xiàn)，因此在檔案進(jìn)行制定、立卷、歸檔等方面均對審計(jì)工作的專業(yè)性進(jìn)行有效反映[1]。

（二）程序性

在審計(jì)工作進(jìn)行過程中，其中包含了眾多的工作項(xiàng)目，這些項(xiàng)目其中的任何一項(xiàng)都不能缺失，一旦出現(xiàn)缺失就會對審計(jì)工作的成效造成影響，使其不能正常的對單位各項(xiàng)事項(xiàng)進(jìn)行良好的反映。審計(jì)工作流程是由確定相應(yīng)的審計(jì)對象、抽調(diào)人員組建審計(jì)調(diào)查小組、制定審計(jì)技術(shù)、向?qū)徲?jì)對象出審計(jì)通知、執(zhí)行具體審計(jì)技術(shù)、給出相應(yīng)的審計(jì)報告、收集被審計(jì)對象自身意見、審計(jì)報告的有效審定、最終確定審計(jì)結(jié)論以及處理結(jié)果等環(huán)節(jié)組成。所以，在審計(jì)檔案工作開展過程中，一定要按照實(shí)際的工作流程來進(jìn)行，進(jìn)而對審計(jì)工作進(jìn)行良好且真實(shí)的反應(yīng)。

（三）成套性

內(nèi)部審計(jì)檔案是將每一個審計(jì)項(xiàng)目作為相應(yīng)的單位，由相關(guān)資料和內(nèi)容所構(gòu)成的文件，并且其中的檔案內(nèi)容是密不可分的。而通常情況下，這部分文件會經(jīng)過準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段以及終結(jié)階段以后形成，因此其自身體現(xiàn)了審計(jì)工作的連續(xù)性與完整性[2]。

（四）公正性

眾所周知，內(nèi)部審計(jì)工作是一項(xiàng)具有客觀性、公平性的監(jiān)督活動，相應(yīng)的審計(jì)部門以國家相關(guān)法律作為審計(jì)工作開展的依據(jù)，其審計(jì)結(jié)論也體現(xiàn)著法律能效與社會化的性質(zhì)，而檔案工作則將這項(xiàng)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動的成效以及結(jié)論進(jìn)行直接體現(xiàn)，所以在建檔歸檔過程中，不僅要確保審計(jì)材料是真實(shí)可信的，還要保證各項(xiàng)材料簽署完整，盡可能的體現(xiàn)其自身所具有的公正性。

二、傳統(tǒng)審計(jì)工作的現(xiàn)狀分析

首先，在以往的檔案管理模式背景下，審計(jì)檔案必須按照相應(yīng)的工作流程來構(gòu)成相應(yīng)的審計(jì)案卷，之后再上交給檔案管理部門[3]。而想要對審計(jì)檔案進(jìn)行查看，就需要通過多各個部分的審批，再由專人按照相應(yīng)的類別、目錄、頁碼等進(jìn)行查閱，所以查詢檔案的速度受到人為因素的影響而得不到提升，這樣以來就會給審計(jì)檔案的利用帶來許多的不便。

其次，由于審計(jì)工作中會涉及到諸多的資料，一旦建檔立卷人員不能夠全面的掌握其中的相應(yīng)事項(xiàng)，就可能會管理欠缺的現(xiàn)象發(fā)生，使得其不能有效的回想起審計(jì)工作的完成過程。

最后，傳統(tǒng)的審計(jì)檔案工作進(jìn)行過程中，會涉及到巨大的工作量，由于人為因素的實(shí)際影響，使得檔案建檔、分類等方面效率較低，進(jìn)而對審計(jì)工作效率的提升造成影響。

三、審計(jì)檔案工作朝信息化管理模式上發(fā)展的必然趨勢

第一，對審計(jì)檔案工作實(shí)施信息化管理，能夠提升檔案查閱的速度和效率，只需對查閱者進(jìn)行相應(yīng)授權(quán)就可以讓其獲得所需的審計(jì)檔案。并且信息化管理也在一定程度上避免了檔案資料因?yàn)楸４娌划?dāng)而損壞或者是丟失的現(xiàn)象，還緩解了因?yàn)橘Y料眾多而存儲空間不足的現(xiàn)象，也有效的保證了審計(jì)事項(xiàng)的完整性以及健全性[4]。同時，信息化管理還能實(shí)現(xiàn)對檔案的整理以及歸類等，并在傳統(tǒng)的檔案信息基礎(chǔ)上構(gòu)建切實(shí)有效的監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而保證審計(jì)檔案的應(yīng)用價值。此外，信息化管理能夠推動檔案管理朝著規(guī)范化以及制度化的方向上發(fā)展，使其使用更加便捷和安全。

第二，隨著計(jì)算機(jī)水平的提升，辦公無紙化就成為設(shè)計(jì)辦公發(fā)展的缺失，而審計(jì)工作的寬度以及廣度必然會得到相應(yīng)的拓展。因此在信息時代背景下，審計(jì)工作方式也必將發(fā)生改變，其對數(shù)據(jù)處理以及存儲媒介也隨之改變。所以，電子審計(jì)檔案的出現(xiàn)取代了傳統(tǒng)審計(jì)工作的模式，也只有編寫完整的數(shù)據(jù)庫，才能盡可能的確保審計(jì)線索得到保證，確保審計(jì)檔案中涵蓋的各方面內(nèi)容具有全面性以及完整性。以往傳統(tǒng)的審計(jì)檔案的容量以及涉及面會受到保存介質(zhì)的影響，不能融合大量的信息，所以不能對審計(jì)過程的進(jìn)行反映，因此其自身所具備的局限性就被體現(xiàn)出來，而信息化管理模式的使用則有效的改變了這一現(xiàn)狀，因此，信息化管理是傳統(tǒng)審計(jì)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

第三，經(jīng)濟(jì)水平的提升以及管理決策規(guī)范化、科學(xué)化，使得審計(jì)檔案自身的信息性和資源性，使得其自身作用更加明顯。所以，如何保證審計(jì)檔案管理各方面水平的提升，使其更好的為經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及戰(zhàn)略性的決策等方面進(jìn)行更好的服務(wù)，就成為內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作人員需要進(jìn)行考慮的問題。因此，只有實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)檔案的信息化管理，才能有效打破其原來形式的束縛，進(jìn)而推動審計(jì)工作各方面水平的提升。

四、內(nèi)部審計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效路徑

（一）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

將審計(jì)檔案管理由人工方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變的初期階段，可以使用紙質(zhì)與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，等到管理模式逐漸趨于成熟后，再逐漸減少紙質(zhì)檔案管理的數(shù)量，并逐漸向無紙化方向上過渡，進(jìn)而保證審計(jì)檔案自身的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。雖然這種雙重審計(jì)檔案模式的使用會增加工作量，但是卻有效降低了日常管理以及查詢等方面的工作強(qiáng)度，既可以保證檔案工作的實(shí)際成效，也保證了檔案管理的規(guī)范性以及完整性[5]。

（二）加快信息化軟件的開發(fā)水平

想要保證審計(jì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，就要提升對其管理軟件的開發(fā)力度以及應(yīng)用水平，建立完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。而相應(yīng)工作人員就可以利用相關(guān)軟件，在其基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效查詢，提升查詢速度，進(jìn)而保證單位內(nèi)部審計(jì)檔案工作水平的有效提升。因此在信息時代的背景下就要推動其管理模式向信息管理方面的轉(zhuǎn)變，就成為單位自身內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作水平的提升關(guān)鍵。

總而言之，就現(xiàn)階段實(shí)際情況來說，以往傳統(tǒng)管理模式下的審計(jì)檔案工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段單位內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際需求，因此想要提升審計(jì)檔案的利用效率和水平，就需要朝信息化管理上轉(zhuǎn)變，因?yàn)檫@樣不僅能夠提升檔案質(zhì)量，還能提升信息資源共享以及使用效率，進(jìn)而為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及各項(xiàng)水平的提升奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的飛躍，更好的促進(jìn)單位的發(fā)展和建設(shè)。

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[1]李濤.淺析內(nèi)部審計(jì)檔案的管理[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013（10）:139.

[2]李學(xué)軍，王偉，陳建萍等.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理淺析[J].卷宗，2015（3）:31-31.

[3]王素紅.內(nèi)部審計(jì)檔案質(zhì)量管理問題及對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（33）:228-229.

[4]郭曙.關(guān)于高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理的思考[J].現(xiàn)代審計(jì)與經(jīng)濟(jì)，2013（4）:37-38.

[5]陳啟蘊(yùn)，孫欣南.淺析內(nèi)部審計(jì)檔案管理中的問題及對策[J].中國外資（下半月），2013（10）:309-309.

（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院）